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Business Contact Manager でプロジェクト タスクを使用する

ビジネス プロジェクトを完了するために、プロジェクトを一連のプロジェクト タスクに分割し、実行する順序に整理し、チームのメンバーに割り当てることができます。

各タスクに開始日と期限を割り当てます。 タスクの進捗状況に応じて、完了レベルを更新できます。 この情報を使用すると、タイムライン上のビジネス プロジェクトの進捗を横棒グラフで確認することができます。 これにより、進捗状況と完了までのプロセスが見える化されます。

この記事では、プロジェクト タスクの作成、割り当て、更新、追跡を行う方法について説明します。

プロジェクト タスクを含むレコードを削除する方法の詳細については、「Business Contact Manager のレコードを削除する」を参照してください。

目的に合ったトピックをクリックしてください

プロジェクト タスクを作成して割り当てる

割り当てられたプロジェクト タスクを更新する

ビジネス プロジェクトにリンクされているプロジェクト タスクを追跡する

プロジェクト タスクをタイムラインのグラフで表示する

プロジェクト タスクを作成、割り当てする

販売プレゼンテーションなどのビジネス プロジェクトを作成するときは、いくつかのプロジェクト タスクを含めることができます。 次に例を示します。

  • プレゼンテーションの場所を準備する

  • ケータリングの軽食を準備する

  • 販売資料の作成、配布を行う

Business Contact Manager データベース を共有しているユーザーに、これらのタスクを割り当てることができます。

注: プロジェクト タスクにファイルやメール メッセージをリンクさせることはできませんが、プロジェクト タスク レコードの [コメント] セクションにファイルやメール メッセージなどを添付できます。

新しいプロジェクト タスクを作成する

  1. ナビゲーション ウィンドウの [Business Contact Manager] で、[プロジェクト マネジメント] をクリックします。

  2. リボンの [新規作成] グループで、[新しいプロジェクト タスク] をクリックします。

プロジェクト タスク フォームに入力する

プロジェクト タスク フォームには、[全般] ページと [詳細] ページが含まれます。 既定では、[全般] ページが表示されます。

[全般] ページ

このビューを使用すると、プロジェクト タスクが割り当てられているユーザー、リンク先のビジネス プロジェクト、期限、ステータスなどのプロジェクト タスクに関する情報を記録できます。

プロジェクト タスク情報セクション
  1. [件名] ボックスに、プロジェクト タスクの名前を入力します (必須)。

  2. プロジェクトタスクをチームメンバーまたは従業員に割り当てる    [担当者] ボックスの一覧で、ユーザーの名前をクリックします。

    注: 割り当て先 リストに表示される名前は、Business Contact Manager データベースを共有している従業員です。 データベースを共有する方法については、「Business Contact Manager のデータを他のユーザーと共有する」を参照してください。

リンクされたプロジェクト セクション
  1. [リンク先] ボタンをクリックして、このプロジェクト タスクのリンク先のビジネス プロジェクトを選択します (必須)。

    注: 1 つのプロジェクト タスクは、1 つのビジネス プロジェクトにリンクできます。 このプロジェクトのタスクをビジネス プロジェクト フォームから作成した場合は、この情報はすでに入力されています。

プロジェクト タスク設定セクション
  1. [開始日] と [期限] ボックスに、タスクの開始日と期限を入力します。

    開始日に関する情報は、リボンの下のレコードの先頭に追加されます。

  2. [進捗状況] ボックスで、プロジェクト タスクの進捗状況の説明をクリックします。

  3. [達成率] ボックスに、0 から 100 までの数値を入力します。

  4. このプロジェクト タスクに割り当てられたユーザーからの注意が必要な場合、[要注意] チェック ボックスを選択します。

ユーザーの Outlook の To Do バーのタスク リストに、タスクが追加されます。

  1. [優先度] ボックスで、プロジェクト タスクの優先度レベルを []、[標準]、または [] から選択します。

リストをカスタマイズするには、[このリストを編集] をクリックします。 

  1. [アラーム] チェック ボックスをオンにして、このプロジェクトのタスクの所有者へのアラームを設定してから、矢印をクリックして日付と時刻を選択します。

[コメント] セクション
  1. [コメント] フィールドに、コメントを入力または貼り付けするか、もしくはファイルまたはメール メッセージなどの Outlook のアイテムを添付します。

    注: [コメント] フィールドに、添付されたファイルと Outlook アイテムのリストが表示されます。 アイテムは、リンク先のビジネス プロジェクトの履歴ページには表示されません。

  2. [タイムスタンプの追加] ボタンをクリックし、コメントに日付と時刻を追加します。

  3. プロジェクト タスクに関する情報の入力を完了した場合は、[保存して閉じる] をクリックします。 未完了の場合は、この記事の次のセクションに進んでください。

[詳細] ページ

このページを使用すると、完了日、作業時間、払い戻しや追跡などが必要な経費情報を記録できます。

  1. 詳細ページを表示するには、リボンの [表示] グループで [詳細] をクリックします。

  2. プロジェクト タスクが完了した日付を、[完了日付] ボックスに入力します。

  3. このタスクの予定作業時間の合計時間数を、[作業時間の合計] ボックスに入力します。

  4. 実績作業時間数を、[実績作業時間] ボックスに入力します。

  5. このプロジェクト タスクの支払請求可能な経費を、[経費情報] ボックスに入力します。

  6. [保存して閉じる] をクリックします。

ヒント:  プロジェクト タスクを保存後、そのタスクの詳細はリンク先のビジネス プロジェクトの [プロジェクト タスク情報] セクションに表示されます。

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プロジェクト タスクを割り当てる

注: 他のユーザーと Business Contact Manager データベースを共有している場合、他のユーザーにプロジェクトのタスクを割り当てることのみが可能です。 データベースを共有する方法については、「Business Contact Manager のデータを他のユーザーと共有する」を参照してください。

  1. ナビゲーション ウィンドウの [Business Contact Manager] で、[プロジェクト マネジメント] をクリックします。

  2. [リスト] ウィンドウの [プロジェクト タスク] タブをクリック後、プロジェクト タスクをダブルクリックして開きます。

  3. プロジェクト タスク レコードの [割り当て先] リストで、名前をクリックします。

    注:  他のユーザーとデータベースを共有している場合にのみ、[割り当て先] リストに名前が表示されます。

  4. [保存して閉じる] をクリックします。

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割り当てられたプロジェクト タスクを更新する

ビジネス プロジェクトの進捗状況を最新に保つには、ユーザーがプロジェクト タスクの作業を行う度に進捗状況を更新する必要があります。 プロジェクト タスクが割り当てられたら、Outlook の To Do バーに表示されます。

方法

  1. Outlook では、リボンの [表示] タブをクリックします。

  2. [レイアウト] グループの [To Do バー] をクリックし、次の操作を行います。

  3. To do バーが表示されない場合は、[標準] をクリックします。

  4. To do バーにタスク リストが含まれていない場合は、前の手順を繰り返し、[タスク リスト] をクリックします。

プロジェクト タスクを更新する

  1. ナビゲーション ウィンドウの [Business Contact Manager] で、[プロジェクト マネジメント] をクリックします。

  2. [リスト] ウィンドウの [プロジェクト タスク] タブで、プロジェクト タスクをダブルクリックして開きます。

  3. [プロジェクトのタスクの設定] セクションで、現在の状態、達成率、ビジネス プロジェクト所有者の注意が必要かどうかを更新します。

  4. [コメント] セクションで、他のファイルから コメント を貼り付けたり、このフィールドに直接コメントを入力できます。 [タイムスタンプの追加] ボタンをクリックして、コメントに日付と時刻を追加します。

  5. [保存して閉じる] をクリックします。

注:  プロジェクト タスク レコードを保存した後、このタスクの最新情報はリンクされたビジネス プロジェクト レコードの [プロジェクト タスク情報] セクションに表示されます。

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ビジネス プロジェクトにリンクされているプロジェクト タスクを追跡する

ビジネス プロジェクトの所有者は、Project Tasks-Due Next などのプロジェクト タスクのガジェットを表示したり、またはビジネス プロジェクト レコードの [プロジェクト タスク情報] セクションでプロジェクト タスクを表示することによって、プロジェクトのタスクの進捗状況を追跡できます。

プロジェクト タスクのガジェットは、すべてのビジネス プロジェクトのすべてのプロジェクト タスクに関する情報を表示します。

プロジェクト管理ワークスペースでガジェットを表示する方法については、[Business Contact Manager でガジェットを使用する] を参照してください。

個々のビジネス プロジェクトのプロジェクト タスクを表示する

  1. ナビゲーション ウィンドウの [Business Contact Manager] で、[プロジェクト マネジメント] をクリックします。

  2. [リスト] ウィンドウの [ビジネス プロジェクト] タブで、確認するビジネス プロジェクトをダブルクリックします。

    [プロジェクト タスク情報] セクションに、各プロジェクト タスクに関する情報が表示されます。 プロジェクト タスクをダブルクリックして開くと、詳細な情報が表示されます。

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プロジェクト タスクをタイムラインのグラフで表示する

  1. ナビゲーション ウィンドウの [Business Contact Manager] で、[プロジェクト マネジメント] をクリックします。

  2. リボンの [レポート] タブをクリックします。

  3. [プロジェクト管理] グループで、[プロジェクト タスク] をクリック後、[プロジェクト タスク - すべて] を選択します。

  4. レポート ウィンドウのリボンの [並べ替えとフィルター] グループで、[フィルター] をクリックします。

  5. [プロジェクト タスクのフィルター処理] ダイアログ ボックスの [フィルター オプションの設定] タブをクリックします。

  6. [フィールド名] リストで、[リンク先] をクリックします。 [比較] リストで [次の値と等しい] をクリック後、[比較対象] ボックスに追跡するビジネス プロジェクト名を入力します。

  7. [OK] をクリックします。

  8. リボンの [表示] グループで [グラフ] をクリックします。

    ビジネス プロジェクトのプロジェクト タスクは、タイムライン上に緑色のタスク バーとして表示されます。 タスク バーの黒い線は、完了したタスクの割合を示します。

ヒント: その他のグラフ要素を表示できます。 リボンの [グラフ] グループで [ラベル] をクリックし、表示するラベルを選択します。

レポートおよびフィルターの詳細については、「Business Contact Manager でレポートとグラフを使用する」および「Business Contact Manager でレコードをフィルターする」を参照してください。

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注:  このページは、自動翻訳によって翻訳されているため、文章校正のエラーや不正確な情報が含まれている可能性があります。 私たちの目的は、このコンテンツがお客様の役に立つようにすることです。 情報が役に立ったかどうか、ご意見をお寄せください。 参考までに、こちらから英語の記事をお読みいただけます。

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