Access データ収集の返信を管理する

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この記事では、データ収集の返信を表示する方法、メールの処理設定を確認する方法、一般的な種類のエラーメッセージや返信に関する問題のトラブルシューティングを行うための手順について説明します。

[データ収集メッセージの管理] ダイアログボックスを使用すると、電子メールの受信者に送信したデータ収集メッセージと、それらの各メッセージに対して受信した返信を Outlook の受信トレイで管理することができます。

[データ収集メッセージの管理] ダイアログ ボックス

ダイアログボックスが表示されていない場合は、次の操作を実行して開きます。

  1. 管理対象のメッセージが含まれているデータベースを開きます。

  2. [外部データ] タブの [データの収集] グループで、[返信の管理] をクリックします。

目的に合ったトピックをクリックしてください

返信を表示する

ここでは、データ収集フォームを電子メールで送信した後に発生します。受信者は、[ 返信] をクリックし、フォームに入力して、 [送信] をクリックして、メッセージに応答します。このセクションでは、返信を表示する方法と、それらのいずれかが正しく処理されていない場合の対処法について説明します。返信を自動または手動で処理するかどうかを選択した場合は、手動で返信を開くことも、回答者を確認することもできます。返信用の行列のオプションを設定する方法の詳細については、記事「メールで収集したデータを Access データベースに追加する」を参照してください。

返信を表示するには、次の操作を行います。

  1. Microsoft Outlook 2007 または2010を開き、データ収集の返信を保存するように指定したフォルダーを参照します。

    ヒント: フォルダーの名前を覚えていない場合は、[外部データ] タブの [データの収集] グループで [返信の管理] をクリックします。[データ収集メッセージの管理] ダイアログボックスの [ Outlook フォルダー ] 列に、返信を表示するメッセージに対応する行のフォルダー名を検索します。

  2. Outlook で返信を開くには、返信をダブルクリックします。送信者によって完了したフォームが表示されます。

返信メッセージへの返信は、Access によって処理されません。そのため、受信者からの1つ以上のフォームが空、不完全、または正常に完了していない場合は、[返信] コマンドを使用するのではなく、元の電子メールメッセージをそれらのユーザーに再送信する必要があります。データ収集メッセージを再送信する方法の詳細については、「データ収集メッセージを再送する」を参照してください。

同様に、要求を他のユーザーに送信する場合は、元のメッセージを転送するのではなく、再送信する必要があります。

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返信を自動的に処理するための設定を確認する

返信を自動的に処理するように選択した場合は、次の操作を行って、返信が正しく処理されることを確認します。

  • 返信ごとに、[フラグの設定]、[データ収集の状態]、[カテゴリ] 列の値を確認します。

    ヒント: [フラグの設定]、[データ収集の状態]、[カテゴリ] の順に列が表示されない場合は、[フィールドの選択]を使用して追加します。列見出しを右クリックし、[フィールドの選択] をクリックします。[フィールドの選択] ダイアログボックスで、各フィールドをドラッグして、既存の列見出しの右または左にドロップします。

    Outlook フォルダーで、[フラグの設定] が [データの収集] 操作に成功した場合、[データ収集の状態] 列が空白になっていて、[分類項目] 列に緑色のインジケーターがある場合、返信は正常に完了しました。処理.

  • さらに、コピー先のテーブルの内容を確認して、収集したデータが新しいレコードとして保存されていることを確認したり、既存のレコードの更新として表示したりすることもできます。

    注: 受信者が Hotmail または Yahoo のいずれかを使用してデータ収集フォームを送信した場合、電子メールの返信からデータを追加することはできません。

自動処理された応答の問題のトラブルシューティング

メールの受信者は、フォームに入力して返信として送信したことを報告する場合があります。ただし、Access または Outlook で予期される結果が表示されない場合があります。例えば:

  • Access では、コピー先のテーブルにデータが表示されません。新しいレコードが追加されていないか、既存のレコードが更新されていません。

  • Outlook のメッセージの [データ収集の状態] 列には、エラーメッセージまたは文字列 "メッセージが未処理です。" と表示されます。さらに、メッセージの [分類項目] 列に赤色の四角形が表示されるか、空白になっています。

このような問題が発生している場合は、「データ収集の応答が自動的に処理されない」のトラブルシューティングの手順を参照してください。

また、自動処理を正しく設定していることを確認したい場合は、「電子メールで収集したデータを Access データベースに追加する」を参照してください。

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返信を手動で処理する

返信を手動で処理するには、Outlook からエクスポート操作を開始する必要があります。一度に1つの返信のみをエクスポートできます。[データ収集の状態] 列が [電子メールを使用してデータを収集する] に設定されている返信を避けます。成功しました。この状態は、返信が既に正常に処理されていることを示します。[データ収集の状態] 列が [未処理メッセージ] に設定されている返信は、手動で処理する必要があります。この列にエラーメッセージがある返信は、自動的に処理されなかったため、手動でエクスポートする前にトラブルシューティングを行う必要があります。トラブルシューティングのヘルプについては、「データ収集の返信が自動的に処理されない」を参照してください。

  1. Outlook で、手動で処理する返信を右クリックします。

  2. [ Microsoft Office access にデータをエクスポートする] をクリックします。

  3. [ Microsoft access へのデータのエクスポート] ダイアログボックスで、返信の詳細を確認し、[ OK ] をクリックしてエクスポートします。エクスポート操作が成功した場合は、メッセージデータがデータベースに正常にエクスポートされていることがわかります。操作に失敗した場合は、エラーが発生したためにメッセージにデータをインポートできず、その後に失敗した問題の説明が表示されます。次の表は、エクスポート操作が失敗する原因となる可能性がある問題を示しています。

手動で処理された返信の問題のトラブルシューティング

問題または[データ収集の状態] 列のメッセージ

原因

解決策

返信を右クリックしても、[ Microsoft access にデータをエクスポート] コマンドが表示されません。

選択されたメッセージは、有効なデータ収集応答ではありません。

指定されたフォルダーからのデータ収集応答ではないメッセージを削除します。

返信が正しいフォルダーに移動されていません。

メッセージに対する元の返信のみが、指定されたフォルダーに移動します。

自分のメッセージに対する返信 ([送信済みアイテム] フォルダーのメッセージのコピーを使って返信を生成した場合を除きます) と、ディスカッションに使われる電子メールメッセージのスレッドの一部である返信が、指定したフォルダーに移動されない場合があります。

その他の原因としては、Access がインストールされていない場合、または応答を処理するために必要なアドインが見つからないか破損していることが考えられます。

返信のいずれかが処理されない場合は、[送信済みアイテム] フォルダーにある送信済みメッセージに含まれるフォームに入力します。

返信の返信にユーザーがフォームに入力した場合は、元のメッセージに返信するようにユーザーに依頼します。

アドインが見つからないか、破損していると思われる場合は、Outlook に切り替えて、次の手順を実行します。

  1. [オプション] をクリックし、[ Outlook のオプション] ダイアログボックスで、[アドイン] をクリックします。

  2. [アクティブなアプリケーションアドイン] で、[ Microsoft access Outlook アドインのデータ収集と公開] が表示されていることを確認します。

[無効なアプリケーションアドイン] の下のエントリが表示された場合は、[管理] ボックスの矢印をクリックし、[無効になっているアイテム] を選択し、[無効になったアイテム] ダイアログボックスで、[ Microsoft access Outlook アドイン for Data Collection] を選び、[発行] をクリックして [有効にする]。

データの収集と公開のために Microsoft access Outlook アドインが表示されない場合は、access をもう一度インストールしてみてください。

データベースが見つかりません。データベースを探し、データを手動でインポートします。

データベースは、別の場所に移動されたか、名前が変更されたか、削除したか、破損しています。

データベースを元の場所に復元してから、もう一度試してください。

データベースは既に使用されています。

データベースは排他モードで開かれ、排他ロックが解放されるまでデータベースに変更を加えることはできません。

データベースを排他モードで開いたユーザーに対して、通常モードでデータベースを閉じて開くように依頼します。次に、手動で返信をエクスポートします。

テーブル、クエリ、またはフィールドがありません。

変換先のテーブルまたはクエリが削除されたか、名前が変更されたか、またはその構造は、フォームの内容をテーブルに追加できないように変更しました。

不足している宛先テーブルとクエリを作成するか、新しいデータ収集メッセージを作成して送信します。

フォームが破損しているか、変更されています。

返信のフォームが破損しているか、または他のユーザー (受信者または送信者) がフォームを変更しました。

受信者がフォームを変更した場合は、フォームを再送信し、返信を手動でエクスポートするように依頼します。

元のメッセージのフォームが破損しているか無効である場合は、新しいメッセージを作成して送信する必要があります。

処理を完了するために必要な情報が不足しています。

更新する必要がある既存のレコードへの返信をマッピングするために必要な情報が不足しています。

メッセージ設定は Outlook と同期されている必要があります。[Access] の [外部データ] タブの [データの収集] グループで、[返信の管理] をクリックします。[返信の管理] ダイアログボックスで、メッセージを選びます。[メッセージの詳細] の下に、警告ボックスが表示されます。警告をクリックして設定を同期し、ダイアログボックスを閉じます。Outlook に切り替えて、手動で返信をエクスポートします。

データを追加または更新できないのは、一意の値のみを受け取るフィールドで重複する値が発生するためです。

インデックス付きプロパティがYes (重複なし)に設定されているフィールドには、重複する値を含めることはできません。フォームフィールドに割り当てられている値がテーブルの対応するフィールドに既に存在する場合、操作は失敗します。

受信者に別の返信を送信してもらい、フォームフィールドに別の値を設定します。

入力した値は、選択肢の一覧に含まれているアイテムではありません。

フォームには、値を検索する必須フィールドが含まれていますが、ユーザーがフィールドの値を指定していないか、フィールドの"プロパティがYesに設定されていて、ユーザーがリストにない値を指定しています。

すべてのフィールドに入力した後で、受信者に返信を再送信するように依頼するか、フォームを入力して保存してから、もう一度エクスポートします。

フォームフィールドの値が無効です。

受信者は、1つ以上のフィールドに無効なデータを入力しました。

すべてのフィールドに入力した後で、受信者に返信を再送信するように依頼するか、フォームに入力して保存してから、もう一度エクスポートしてください。

[返信] には、入力する必要があるフォームが含まれています。完了したら、この電子メールメッセージの差出人に送信します。

受信者はフォームに入力しませんでした。

フォームに入力した後で、受信者に別の返信を送信するように依頼します。

元のメッセージが一部のユーザーに届いていない場合は、メッセージを転送するのではなく、再送してみてください。詳細については、「メッセージを再送する」を参照してください。データ収集メッセージを再送信します。

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