Access アセットデータベーステンプレートを使用する

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Access アセットデータベーステンプレートを使用する ユーザーが所有または管理しているコンピューター、office 機器、またはその他の何かを追跡します。このバージョンの一般的な Access テンプレートでは、アセットの詳細の検索、列の表示と非表示の切り替え、メールメッセージの送信、アセットの所有者の住所のマップを行うこともできます。

資産データベース テンプレートを使用する

作業の開始

この記事では、アセットデータベーステンプレートを使用するための基本的な手順について説明します。

使用するデータベースを準備する

  • 初めてデータベースを開くと、[作業の開始] ページが表示されます。次にデータベースを開いたときにこのページが表示されないようにするには、[このデータベースを開いたときに作業を開始する] チェックボックスをオフにします。

    [作業の開始] ページを閉じて、データベースの使用を開始します。

  • すべてのデータベースコンテンツが有効になっていることを確認するには、次の手順を実行します。

    1. メッセージ バーの [オプション] をクリックします。

    2. [Microsoft Office セキュリティ オプション] ダイアログ ボックスで、[このコンテンツを有効にする] をクリックし、[OK] をクリックします。

      データベースのコンテンツを有効にする方法の詳細については、「データベースを信頼するかどうかを決定する」を参照してください。

電子メールを使用してデータを収集する

電子メールメッセージにデータ入力フォームを送信することによって、ユーザーからの資産情報を収集できます。ユーザーが完成したフォームを返すと、データを処理して、アセットリストに保存することができます。

  1. [アセットリスト] フォームで、[データの収集] をクリックします。

  2. 2. [電子メールメッセージを使ってデータを収集する] ウィザードの指示に従って、指定された電子メールの受信者からデータを収集します。

退職した資産を表示または非表示にする

廃止された資産は、現在の日付またはその前に廃止日があるアイテムです。資産は、古い、壊れている、または未使用の場合に廃止されることがあります。[資産リスト] フォームで、廃止された資産を表示または非表示にすることができます。

  • [資産リスト] フォームで、[廃止の表示] チェックボックスをオンまたはオフにします。

資産または連絡先を検索する

[クイック検索] ボックスを使用すると、資産リストフォームの資産と、連絡先リストフォームの連絡先をすばやく見つけることができます。

  • 検索するテキストをクイック検索ボックスに入力し、enter キーを押すか、[ Go] をクリックします。

    Access では、リストをフィルター処理して、検索したテキストが含まれているレコードのみを表示します。全リストに戻るには、[すべてのレコードを表示] をクリックします。

アセットリストをフィルター処理する

[アセットリスト] フォームでは、アセットのリストをフィルター処理して、将来使用するためにお気に入りのフィルターを保存することができます。

  1. フィルターを適用するには、フォームを右クリックし、目的のフィルターを選択します。

  2. [フィルターの保存] をクリックします。

  3. [フィルターの詳細] フォームで、フィルターの名前と説明を入力し、[閉じる] をクリックします。

  4. [お気に入りのフィルター ] ボックスを使用して、保存したフィルターを適用するか、([フィルターのクリア])をクリックしてフィルターを削除します。

列を表示または非表示にする

[資産リスト] フォームと [連絡先リスト]フォームでは、一部のフィールド (列) は既定で非表示になっています。表示するフィールドを変更するには、次の操作を行います。

  1. [フィールドの表示/非表示] をクリックします。

  2. [の再表示] ダイアログボックスで、目的の列の横にあるチェックボックスをオンにします。列を非表示にするには、チェックボックスをオフにします。

資産または連絡先の詳細を表示する

[資産の詳細] フォームと [連絡先の詳細] フォームを使って、アイテムの詳細情報を表示して入力できます。資産の詳細または [連絡先の詳細] フォームを表示するには、次の操作を行います。

  • [アセットリスト] フォームまたは [連絡先リスト] フォームで、表示するアイテムの横にある [開く] をクリックします。

画像を追加する

[資産の詳細] フォームと [連絡先の詳細] フォームで、画像やその他の添付ファイルを追加できます。

  • 図枠の下にある [ +/-イメージ] をクリックします。

  • [添付ファイル] ダイアログ ボックスで、[追加] をクリックします。

  • [ファイルの選択] ダイアログボックスで、ファイルが格納されているフォルダーを参照します。

  • 追加するファイルを選択し、[開く] をクリックします。

  • [添付ファイル] ダイアログ ボックスで [OK] をクリックします。

注: ドキュメントやスプレッドシートなどのさまざまなファイルの種類を含む、アイテムごとに複数のファイルを添付できます。

Microsoft Office Outlook 2007から連絡先を追加する

Office Outlook 2007を使用している場合は、情報を再入力しなくても、そのプログラムから連絡先やアセットの所有者を追加できます。

  1. [連絡先リスト] フォームで、[ Outlook から追加] をクリックします。

  2. [追加する名前の選択] ダイアログボックスで、データベースに追加する名前を選びます。

  3. [追加] をクリックし、[OK] をクリックします。

連絡先の住所の地図を表示する

連絡先の住所を入力している場合は、[連絡先の詳細] フォームで、その場所の地図を表示できます。

  • [クリックしてマップ] をクリックします。

レポートを表示する

資産データベースには、すべての資産、資産の詳細、退職した資産連絡先のアドレス帳など、複数のレポートが含まれています。レポートを表示するには:

  • ナビゲーションウィンドウの [レポート] で、表示するレポートをダブルクリックします。

独自のカスタムレポートを作成することができます。詳細については、記事「簡単なレポートを作成する」を参照してください。

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