Access または Excel を使用してデータを管理する

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Microsoft Access、Microsoft Excel は困難を使用するプログラムを決定する多くの類似点を持っています。たとえば、両方のプログラム大量のデータを保存、強力なクエリと、そのデータを細かく分析ツールを実行できする必要があるデータを取得する高度な計算を実行できます。

ただし、各プログラムには、管理しているデータとそのデータを操作するものの種類に応じて、クリアの利点があります。たとえば、複数のユーザーがアクセスできる形式でデータの整合性を維持するために、目的の場合は、アクセスが最適な選択 Excel は、複雑な数値データを詳しく分析するのに適しています。

多くの場合に採用ごとに最適な方法は、目的の両方のプログラムを使用できます。一般に、アクセスはデータの管理をお勧めします。 をして、整理、簡単に検索するには、利用可能な複数のユーザーが同時に支援します。Excel では、データ分析の方が良いでしょう。 複雑な計算を実行すると、予測される結果の表示、高品質のグラフを作成します。データと Excel の分析を格納する Access を使用している場合は、両方のプログラムのメリットを享受できます。

使用するプログラムを決定する前にことになる各プログラムの主な利点を比較する、どちらか一方、まったくする結果を達成するために、両方のプログラムを操作する方法について説明することをお勧めしている場合を理解します。

注: すべての Microsoft Office スイート、Excel、ですが、すべてのスイート アクセスします。

各プログラムの主な利点を比較します。

右のプログラムを選ぶことは、アクセスして、最高のパフォーマンスと正確に情報を更新する場合に重要です。プログラムは、タスクを実行するに最適な方法を確認、データの記憶域、データ分析、複数のユーザーのグループ作業とセキュリティに関するお探しの各プログラムされている主な利点を比較する役立ちます。

リレーショナル データとフラット   プログラムは、データを格納する最適な決定するためには、次の質問自分: データをリレーショナルがかどうか。1 つのテーブルまたはワークシートで効率的に含まれるデータは、フラットまたはリレーショナルデータと呼ばれます。たとえば、各顧客の住所と連絡先のユーザーを 1 つだけを使って、顧客が簡単なリストを作成する場合は、Excel があることをお勧めします。ただしより複雑な課金および顧客ごとに、または顧客ごとに複数の担当者の出荷先住所が含まれている顧客リストを保存する場合は、アクセス、良いソリューションです。

リレーショナル データベースでは、複数のテーブルに情報を整理します。適切に設計されたリレーショナル データベースでは、各テーブルは、フラットし、データの 1 つだけの種類に関する情報が含まれています。たとえば、顧客データベースを作成する場合、お客様の名前必要があります保存する 1 つのテーブルで別のテーブルには、それらの顧客の請求と出荷先住所を保存する必要がありますが、します。顧客ごとに複数のアドレスを持つことができます、もう一度アドレスごとに顧客名を入力せずに顧客ごとに複数のアドレスを入力できるは、個別の名前からアドレスを格納するをお勧めします。

外部データと地域   Access を使用して、クエリを表示して、せずにインポートしてデータを編集できるように、さまざまな外部データ ソースからデータを接続することができます。たとえば、Access では、Microsoft SQL Server データベース、dBASE ファイル、またはその他の多くのデータ ソースと、Outlook フォルダーの既存のデータに接続するためのコマンドを提供します。さまざまなデータ ソースの Access、SQL Server と Analysis Services データベース、テキスト、XML ファイルなど、ODBC および OLE DB データ ソースに接続するのには、Excel を使用することができます。ただし、Excel のユーザー インターフェイスのソース データを変更するデータを編集することはできません。

Access と Excel の両方Windows SharePoint Servicesリスト内のデータに接続するためのコマンドを提供します。ただし、Excel は、読み取り専用 SharePoint リストに接続しました。一方、アクセスしてから閲覧や SharePoint リストにデータを編集できます。

柔軟性とデータの整合性   一意識別子、データの整合性を保持し、なしの 2 つの行 (またはレコード) がまったく同じデータが含まれていることを確認します。一意識別子には、検索するデータを並べ替えるときに、データを取得する最も簡単な方法も提供します。Access では、各レコードの一意の識別子を自動的に生成するのにオート ナンバー型のデータ型を使用することができます。1 つのテーブル内のレコードを別のテーブル内の 1 つまたは複数のレコードに関連付けるには、これらの識別子を使用できます。

Access がデータに適用される構造により、データの整合性を確保します。「改ページ時 1」のレコードを作成することができないように、別のテーブルの対応する既存の値を 1 つのテーブルの新しいレコードがあることが、access に要求できます。たとえば、顧客の情報が含まれていません受注する必要はありません。Access では、Orders テーブルのすべての新しいレコードが含まれている顧客の対応する値には、[得意先] テーブルには要求できます。これは、ために必要な値の対応が参照整合性と呼ばれます。

独自の制約とさらにデータが正しく入力されていることを確認するためのルールを適用することができます。Excel では、その他のフリー フォームの方法でデータを入力することができますが、Excel がリレーショナル データをサポートしていないために、参照整合性をサポートすることはできません。ただし、データの入力規則] コマンドを使用すると、Excel でデータの入力を制御します。

クエリ   データを表示するには、さまざまな方法は、条件やイベントを変更することによって多くの場合がある場合、アクセスに保存して、データを操作するに適して可能性があります。Access では、構造化照会言語 (SQL) クエリを使用して、1 つのテーブルまたは複数のテーブルでデータが含まれているかどうかに行と列の必要なデータだけをすばやく取得できます。集計フィールドを作成するのには、クエリで式を使用することもできます。式を使用して、Access では、Excel で数式を使用して、値を計算するプロセスに似ています。データを集計して、合計、平均、カウントなどの集計値を表示する Access のクエリを使用することもできます。

モデリング   Excel では、 What-If 分析ツールを使用して、ワークシート モデルの結果を予測することができます。What-if 分析を使用すると、最善のケースなど、データのさまざまなシナリオと最悪のシナリオを実行し、いくつかのシナリオの概要のレポートの結果のデータを比較することができます。Access では類似の機能は有効ではありません。

Pivoting およびグラフ   2 つのプログラムには、ピボット テーブル レポートとピボット グラフを作成できます。ただし、Excel では、レポートとグラフの機能は、Access よりも高度なピボット テーブルが用意されています。 多くの部分のピボット テーブル レポートを作成するか、定期的にグラフを本格的な検索を入力する場合は、ピボット テーブル レポートまたはピボット テーブルが Access で同じ機能ではなく Excel でグラフを使用する必要があります。

Windows SharePoint Services と、ネットワーク ファイル共有などの共同作業環境で使用できる Access と Excel の両方がデータを複数のユーザーがアクセスできるように違いがあります。

複数のユーザーがデータにアクセス   通常の操作で複数のユーザーが同時に、1 つのデータベースを開くアクセスすることができます。Access が編集されているデータだけをロックするために、この動作します。その結果、他のユーザーは、競合せずに別のレコードを編集することができます。Excel では、ユーザーが同時にではなく、さまざまな時点でそのブックのデータを使用するときの他のユーザーが複数のユーザーのグループ作業機能の最適なブックを共有することができます。実際には、Access データベースのユーザーが、データのセットで共同作業し、Excel ブックのユーザーがドキュメントで共同作業します。

共同作業のための Windows SharePoint Services の使用   2 つのプログラムでは、Microsoft Windows SharePoint Services テクノロジを SharePoint リストとドキュメント ライブラリなどを統合します。

Access には、さまざまな SharePoint サイト上の複数のユーザーと連携する方法が用意されています。たとえば、Windows SharePoint Services のドキュメント ライブラリにデータベース全体をアップロード、フォームと Windows SharePoint Services のビューとして利用可能なレポートを作成してデータベースに保存されているデータをリンクする SharePoint リストにします。

Excel には、SharePoint Services サイト上の複数のユーザーと共同作業を 1 つの方法が用意されています。Windows SharePoint Services のドキュメント ライブラリなど、個々 のユーザーをチェック アウトできます、ブックに加え、その他のユーザーが同時にブックを変更するを防ぐには、ブックをアップロードできます。ユーザーできるブックを編集するドキュメント ライブラリからことを確認せずに場合に他のユーザーとデータの競合を避けるために調整する必要があります。

共同作業用のネットワーク フォルダーを使用します。   Access データベースを共有ネットワーク フォルダーに保存する場合、複数のユーザーは、データベースを開くし、そのデータを同時に使用します。個々 のレコードは、ユーザーは、それらを編集するときにロックされます。共有ネットワーク フォルダーに Excel ブックを保存すると、1 つのユーザーは、一度にブックを編集できます。目的を表示するには、複数のユーザーは中に他のユーザーが編集されても、それらのユーザーは、ブックを編集しているユーザーが閉じるまでに、データへの変更を加えるできませんブックを開くことができます。

両方のプログラムのような機能を提供: パスワードと暗号化-データの損失を防ぐため、不正アクセスからのデータの保護に役立ちます。ただし、どのユーザー レベルのデータ保護機能で Access と Excel のような違いがあります。

データ損失防止   Access では、作業内容は、予期しないエラーが発生した場合することはありません (設定されている場合) の作業量が失われるように、継続的に保存されます。ただし、Access では、継続的に作業内容が保存されるためこともコミットしないを後で決定を変更します。希望どおりにデータベースを復元できるように、ニーズに合ったスケジュール上のデータベース ファイルのバックアップ コピーを作成する必要があります。データベース全体を復元するには、バックアップからまたは表だけまたは必要なその他のデータベース オブジェクトを復元することができます。ファイル システムのバックアップ ユーティリティを使用している場合は、データを復元するファイル システムのバックアップからデータベースのコピーを使用することもできます。Excel では、データを更新するときに、指定した間隔で自動回復用データを保存できます。

ユーザー レベルのデータの保護   Excel では、列と行のデータを非表示にして重要なまたは個人的なデータをビューから削除し、[非表示のデータへのアクセスを制御するワークシート全体を保護できます。ワークシートまたは要素の保護に加えてもをロックして、他のユーザーが重要なデータを誤って変更されないようにするため、ワークシートのセルのロックを解除できます。

ファイル レベルのセキュリティ   ファイル レベルで許可されていないユーザーがデータを見られないようにするのに暗号化 2 つのプログラムを使用できます。データベース ファイルまたはブックを開く、 パスワードを入力することを要求することもできます。また、 デジタル署名を使用することによって、データベース ファイルまたはブックを保護できます。

データへのアクセスを制限します。   Excel では、データへのアクセスまたはその他のユーザーへのアクセスを持っているデータを変更できないようにする読み取り専用のアクセス権を設定するアクセス許可をユーザーに基づくを指定できます。ユーザー レベル セキュリティ機能は提供されませんが、Access は、ユーザーのセキュリティ モデルに接続する任意のデータベース サーバーをサポートします。たとえば、SharePoint リストにリンクすると、アクセスは SharePoint リストのユーザーのアクセス許可を heeds します。データにアクセス許可のないユーザーを保持する場合は、パスワードを設定して、データベースを暗号化することができます。ユーザーは、Excel などの別のプログラムを使用してアクセスする場合でも、データベースからデータを閲覧するためのパスワードを入力してください。

データを保護する方法の詳細については、 Access 2007 データベースを保護し、保護と Excel でのセキュリティを参照してください。

Access を使用する場合

非常に一般的には、アクセスをお勧め定期的の履歴の記録とデータを記録する必要があるとし、表示、エクスポート、またはそのデータのサブセットを印刷するときにします。Access フォームは、データを操作するための Excel ワークシートのよりも方が便利なインターフェイスを提供します。頻繁に実行されるアクションを自動化するために Access を使用することができ、[Access のレポートを使用すると、印刷または電子フォームのデータを集計します。Access には、データの他の構造できるデータの種類を制御するたとえば、入力すると、どのような値を入力できると、1 つのテーブルのデータが他のテーブルのデータに関連する方法を指定することができます。この構造を使用して、適切な種類のデータのみが入力されていることを確認できます。

Access でワークシートとほぼ同じを検索するテーブルのデータの保存、Access のテーブルは、他のテーブルに格納されているデータに関連して複雑なクエリ用に設計されたします。

次のような場合に Access を使用します。

  • 多数のユーザーがデータベースで作業する可能性がある場合、堅牢なオプションを安全に利用できるレコードのロックと競合の解決方法など、データの更新を処理する.

  • フラットまたはリレーショナル テーブルとして送信されたデータ セットにテーブルを追加する必要がある可能性がある場合します。

  • 複雑なクエリを実行したい。

  • さまざまなレポートや宛名ラベルを作成したいです。

  • 連絡先を管理します。   連絡先と住所を管理して、[Access でレポートを作成するしたり、定型書簡や封筒、宛名ラベルを印刷する Microsoft Office Word を使用してデータを結合できます。

  • 在庫および資産管理   自宅または会社でアイテムの一覧を作成し、写真やその他の関連するドキュメントをデータとともに保存できます。

  • 順序の管理   製品、顧客、受注に関する情報を入力し、従業員、地域、期間、またはその他の値の売り上げ高を表示するレポートを作成できます。

  • タスクの管理   グループの連絡先、タスクを追跡し、新しいタスクを同時に他のユーザーは同じデータベース内の既存のタスクの更新を入力できます。

  • 貸出ライブラリを整理します。   Access を使用するには、Cd、ブックのデータを格納して管理ようにそれらを貸出がだれにします。

  • イベントの計画   イベントの日付、場所、および参加者に関する情報を入力し、スケジュールやイベントに関する概要を印刷できます。

  • 米国食品安全追跡   レシピを記録し、ログイン食事し、アクティビティを実行します。

Excel を使用する場合

スプレッドシート プログラムとして Excel は、1 つまたは複数のワークシートが含まれるブックに大量のデータを格納できます。ただし、Access など、データベースの管理システムとして使用する代わりには、Excel はデータ分析と計算に最適です。この柔軟なプログラムを使用するには、そのデータのピボット データ、必要な方法で計算を実行する単純および複雑な数式を作成、本格的な外観のグラフのさまざまな種類のデータを表示するデータを分析するためのモデルを構築します。

次のような場合に Excel を使用します。

  • 複数のテーブルを使用しているリレーショナル データベースではなく、データのフラットまたはリレーショナル ビューが必要なデータがほとんど数値とします。

  • 頻繁にデータの計算や統計的な比較を実行します。

  • コンパクトかつ柔軟なレイアウトで階層データを表示するピボット テーブル レポートを使用します。

  • 定期的にグラフを作成して、Excel で使用できる、新しいグラフの形式を使用する予定です。

  • 条件付き書式アイコンは、データ バーを使用してデータを強調し、カラー スケールします。

  • エンジニア リング、統計] など、データの what-if 分析の高度な操作を実行して、回帰分析します。

  • 単純な一覧については、個人的に使用するか、限られた共同作業用のアイテムの追跡したいです。

  • Accounting   多く書で Excel の強力な計算機能を使用することができます: たとえば、キャッシュ フロー計算書、損益計算書、または、損益計算書します。

  • 予算   個人用やビジネス ニーズをかどうかが関連すると、Excel のあらゆる種類の予算を作成することができます: たとえば、マーケティング予算計画、イベント予算、または、年金予算します。

  • 請求と販売   Excel は、請求と販売データを管理するための便利なと簡単に必要なフォームを作成することができます: たとえば、売上請求書、梱包明細、または発注書。

  • レポート   Excel データ分析の反映やデータの集計のさまざまな種類のレポートを作成することができます: たとえば、プロジェクトのパフォーマンスを測定するレポートのデータを予測、データ、または現在の日の差異] データを集計します。

  • 計画   Excel が本格的な計画や便利予定表を作成するための優れたツール、毎週のクラス計画、マーケティング調査計画、年末の税計画、またはな毎週の食事、パーティ、休暇の計画などです。

  • 追跡   タイム シートまたはリスト内のデータを追跡するための Excel を使用して、タイム シートなど、作業や機器を追跡する在庫リストを追跡するため。

  • 予定表の使用   グリッドのような本来の理由により、Excel に適しています、あらゆる種類の予定表を作成するなど、学校用カレンダーを追跡する活動学校がその年の中に、ビジネス イベントおよびマイルス トーンを追跡する会計年度の予定表などのします。

これらのカテゴリのいずれかの便利な Excel テンプレートは、Microsoft Office Online のExcel 用のテンプレートを参照してください。

Access と Excel を組み合わせて使う.

両方のプログラムが提供することがあるの主な利点を利用することがあります。たとえばを計算して、データを分析する Excel でワークシートを作成したが、ワークシートがも大きくなり、複雑なと、他の多くのユーザーが、データにアクセスする必要があります。この時点をインポートしたり、ワークシートを Access にリンクする Excel での作業ではなくデータベースとして使用することがあります。または、詳細な Excel のピボット テーブル レポートと本格的な Excel のグラフを作成する Access データベースのデータがあると仮定します。

いずれのプログラムを使用すると、最初に、常にデータを転送できます、1 つのプログラムから、他の作業を続行することができます。場合、またはデータ接続を使用しない場合は、コピー、インポートする、またはエクスポートして Access Excel からに (またはその反対に) にデータをインポートできます。

2 つのプログラム間でデータを交換する方法の詳細については、 Excel へのアクセスにからデータを移動するを参照してください。

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