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ビジネス ドキュメントへの正確な、最新データの反映を簡単に、効率的に行うにはどうすればよいでしょうか。Microsoft SharePoint の外部データ列と Word のコンテンツ コントロールを組み合わせて、Microsoft Word 2013 文書の本文で外部ソースのデータを使うことができます。たとえば、SAP や Dynamics CRM などの業務区分別 (LOB) データベースに格納されている顧客名、会社名、電話番号を使って、ドキュメント ライブラリに一般的な取引契約書を作成する場合などが考えられます。
詳細については、外部データに関するコンテンツを検索しをドキュメント ライブラリまたはフォーム ライブラリのファイル テンプレートの設定を参照してください。
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始める前に
外部データを使うには、データに安全にアクセスできるよう、いくつかの必須タスクを実行する必要があります。後続の手順を計画するには、次に示す情報が役に立ちます。また、外部データを使うときに問題が発生した場合にも、この情報で問題を特定できます。外部データにアクセスするには、ユーザーまたは管理者は次の手順を行う必要があります。
外部データ ソースを準備する 適切なユーザーがデータにアクセスでき、データが不適切なユーザーの手に渡らないようにするために、管理者はアカウントを作成してデータ ソースへの権限を設定することが必要になる場合があります。外部データベースでは、管理者は必要最低限のものしか結果に表示しないテーブル、ビュー、クエリなどを作成して、パフォーマンスを向上させることができます。
SharePoint サービスおよびアカウントを構成する 管理者は、Business Data Connectivity Service、Secure Store Service をアクティブにする必要があります。
Secure Store Service を構成する 管理者は、外部データ ソースに最適なアクセス モードの決定、ターゲット アプリケーションの作成、ターゲット アプリケーションに対する資格情報の設定を行う必要があります。
Business Connectivity Service を構成する 管理者は、外部コンテンツ タイプを作成したユーザーに Business Data Connectivity メタデータ ストアへのアクセス許可を与えると共に、外部リストの基礎になる外部コンテンツ タイプへのアクセス権を適切なユーザーに与える必要があります。
外部コンテンツ タイプを作成する ユーザーは、接続、権限、操作の方法、列、フィルター、および外部データ ソースからデータを取得するために使用されるその他のメタデータに関する情報などの、外部コンテンツ タイプを定義する必要があります。
Office 製品が使用可能な状態になっていることを確認 Office 製品で外部データを同期するには、必要がありますがある Windows 7 以降と次のフリー ソフトウェア製品、SQL Server Compact 4.0、.NET Framework 4 と WCF Data Services 5.0 for OData V3 (必要に応じて、ユーザーが自動的には、各クライアント コンピューターでメッセージが表示されたら、[ソフトウェアをダウンロードするのには)。また、確認の Office インストールのオプション、 Business Connectivity Services が有効になっている (これが既定値です)。このオプションは、次の Business Connectivity Services Client Runtime のインストール: キャッシュ、外部データとの同期、外部コンテンツ タイプにビジネス データをマップ、Office 製品で外部アイテム ピッカーを表示、ユーザー設定の実行Office 製品の内部ソリューションします。
構造化ドキュメントについて
構造化ドキュメントは、ドキュメント内のコンテンツの配置場所、コンテンツの種類、コンテンツが編集可能であるかどうかを制御します。構造化ドキュメントには、次のようなものがあります。
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変更してはならない法律用語を含む法的ドキュメント。
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一般的なビジネス提案書で、作者が役職、メール アドレス、電話番号、名前を入力する必要があるもの。
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最新の顧客データを自動的に含める請求書。
Word 2013 で構造化ドキュメントを作成するには、コンテンツ コントロールを使ってコンテンツの配置の固定、コンテンツの種類の指定 (テキスト、日付、画像など)、色の指定を行い、編集を制御します。また、コンテンツ コントロールを対応する外部データ列に自動的にリンクできます。
リストまたはライブラリに外部データ列を作成する
注: 外部データ列の作成には、リストまたはライブラリでの投稿権限以上の権限が必要です。
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SharePoint サイトに移動し、リストまたはライブラリを表示します。
注: 外部リストには外部データ列は追加できません。
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[リスト] または [ライブラリ]をクリックし、[リストの設定] または [ライブラリの設定] をクリックします。
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[列] の [列の作成] をクリックします。
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列の名前 (たとえば Customer) を入力し、[列の型] の [外部データ] をクリックします。
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[外部コンテンツ タイプ] で [外部コンテンツ タイプの選択] をクリックし、外部コンテンツ タイプのリストから、[Customer] などの適切なアイテムを選びます。
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次のいずれかの操作を行って、外部コンテンツ タイプに対して定義した操作を処理する方法を決定します。
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1 つ以上の操作のメニューを表示するには、[操作メニューの表示] をクリックします。
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外部データ列が選択されたときに既定の操作を実行するには、[この列を外部コンテンツ タイプの既定アクションにリンクする] をクリックします。
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[列を追加して、これらの各追加フィールドを表示] で、[すべてのフィールドを選択する] をクリックするか、BusinessName や BusinessPhone など、1 つ以上の特定のフィールド名を選びます。
コンテンツ コントロールで外部データを表示するための Word テンプレートを作成する
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SharePoint ドキュメント ライブラリで、[ライブラリ]、[ライブラリの設定] の順にクリックします。
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[全般設定] で [詳細設定] をクリックします。
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[ドキュメント テンプレート] セクションの [テンプレートの URL] で、[テンプレートの編集] をクリックします。
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Word 2013 を開いた後にドキュメント情報パネルを表示または非表示にするには、[開発] タブの [テンプレート] グループで [ドキュメント パネル] をクリックし、[ドキュメントを開くときと、初めて保存するときにドキュメント情報パネルを必ず表示する] をオンまたはオフにして、[OK] をクリックします。
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ドキュメントごとに表示する標準テキストを追加します。
たとえば、販売提案書に必要な契約に関する "決まり文句" を追加することができます。
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[挿入] タブの [テキスト] グループで [クイック パーツ] をクリックし、[文書のプロパティ] を指定して、外部データ列に基づくフィールドをそれぞれクリックして、コンテンツ コントロールとしてドキュメントの本体にドラッグします。
たとえば、CustomerName、BusinessName、BusinessPhone をクリックしてドラッグします。
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[ファイル] をクリックして >保存し、[終了Word 2013します。
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SharePoint のドキュメント ライブラリの [詳細設定] ページで [OK] をクリックします。
Word 文書を作成しデータを入力する
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ドキュメント ライブラリで、[ドキュメント]、[新しいドキュメント] の順にクリックします。
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標準テキストを必要に応じて編集、変更します。
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外部データ列の正確な値を入力するには、外部データ アイテムの選択を含むコンテンツ コントロールを選びます。
たとえば、正しい顧客名を選ぶと、Customer、BusinessName、BusinessPhone のそれぞれの値は自動的に入力されます。
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[ファイル]、[保存]の順にクリックして Word を終了します。
外部データ列の値が Word 文書に保存され、ドキュメント ライブラリの保存されたドキュメントの対応する外部データ列の値として表示されます。
