Word for Mac の差し込み印刷用に Excel データ ソースを準備する

宛名の差し込みに使用する連絡先リストを作成してあるものとします。連絡先が Excel スプレッドシートになっている場合は、宛名の差し込みを実行するときにデータが失われないように、郵便番号を文字列として書式設定します。連絡先をテキスト (.txt) ファイルまたはコンマ区切り値 (.csv) ファイルから新しいスプレッドシートにインポートする場合、テキスト ファイル ウィザードを使用してデータのインポートと書式設定を行うことができます。

手順 1: Excel にデータ ソースをセットアップする

Word の差し込み印刷用のデータ ソースとして、既に Excel スプレッドシートを使用している場合は、このトピックの手順 2 に進みます。データ ソースが .txt または .csv ファイル (たとえば、Gmail の連絡先を含む) の場合は、テキスト ファイル ウィザードを使って Excel にデータをセットアップします。

  1. Excel を開き、[データ] タブで [テキスト ​​ファイル] を選びます。

    [データ] タブで、[テキスト ファイル] を選ぶ

  2. 目的の .csv または .txt ファイルを選び、[インポート] を選びます。

  3. テキスト ファイル ウィザードで、[次へ] を選びます。

  4. [区切り記号] で、データに使われている区切り記号 (タブやコンマなど) に対応するチェック ボックスをオンにしてに、[次へ] を選びます。

    ヒント: [選択したデータのプレビュー] ウィンドウに、結果が表形式で表示されます。

    テキストのインポート ウィザードの手順 2

  5. [選択したデータのプレビュー] で、郵便番号が含まれる列を選び、[列のデータ形式] として [文字列] を選びます。

    テキスト インポート ウィザードの手順 3

  6. 必要に応じて手順 5 を繰り返し、変更する列と適用するデータ形式を選びます。

    注: 列にデータ形式を適用するたびに、その列の表見出しに形式の名前が表示されます。

  7. [Finish] を選びます。

  8. [データのインポート] ダイアログ ボックスで、データを保存する場所を選び、[OK] を選びます。

    注: 新しいファイル名でスプレッドシートを保存します。

手順 2: Excel スプレッドシートの数値データに書式を設定する

宛名の差し込みを行うときの郵便番号のゼロが失われないようにするには、郵便番号の列を文字列として書式設定します。

  1. スプレッドシートを開き、郵便番号を含む列を選びます。

  2. [ホーム] タブの [表示形式] ボックスで [文字列] を選びます。

    [ホーム] タブの [表示形式] で [文字列] を選ぶ

注記: 

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