Word 2016 for Mac で宛名の差し込みを使用してフォーム メール メッセージを作成する

レターを多数のユーザーにメールで送信する場合、各受信者に合わせてメールをカスタマイズするには、宛名の差し込みを使用します。書式設定が同じで、かつ同じテキストを使用する電子メール メッセージをカスタマイズするバッチを作成することができます。メール メッセージの特定のセクションのみが変化し、カスタマイズされます。宛名の差し込みでは、ユーザー グループへのメッセージのブロードキャストの場合とは異なり、メッセージの各受信者がそれぞれ単独の受信者となります。

宛名の差し込みプロセスを使用してメール メッセージを作成するには、次の 3 つのファイルが必要です。

  • メイン文書
    この文書はメール メッセージであり、差し込み文書の各バージョンで同一のテキストが含まれます。

  • メーリング リスト
    これはデータ ソースであり、通常はメール メッセージに情報を入力するために使用される Excel スプレッドシートです。メーリング リストにはたとえば名前が入っており、メイン文書はリスト内の名前に送られる電子メールです。

  • 差し込み文書
    この文書はメイン文書とメーリング リストの組み合わせです。宛名の差し込みを使用すると、メーリング リストから情報が取得され、それがメイン文書に挿入されます。これにより、メーリング リスト内のユーザーごとにカスタマイズされた差し込み文書が作成されます。

宛名の差し込みプロセスでは最初に、メイン文書を作成します。

  1. [差し込み文書] タブで [差し込み印刷の開始]、[電子メール メッセージ] の順に選択します。

    メールへの宛名の差し込み

  2. Word で、すべてのユーザーに送信するメール メッセージを入力します。

Excel スプレッドシートの最初の行はヘッダー レコードです。この行の各列には、情報のカテゴリを示すラベル名を入力します。たとえば、メール アドレス名前番地市区町村都道府県郵便番号などです。それ以降の各行には、各受信者の 1 つのデータ レコードが含まれます。リストに空白の行や列があってはなりません。

ヒント: Outlook のアドレス帳の Excel スプレッドシートを作成するには、連絡先をタブ区切り (.txt) ファイルにエクスポートした後、.txt ファイルを Excel で開きます。詳細については、「Outlook アイテムをエクスポートまたは手動でアーカイブする」を参照してください。

  1. Excel スプレッドシートの最初の行に、受信者の列ラベルを入力します。たとえば、1 列目に「メール アドレス」、2 列目に「」、3 列目に「」などと入力します。

    重要: 1 列目には各受信者のメール アドレスを入力することをお勧めします。

  2. 2 行目以降には、受信者のメール アドレスを入力します。

  3. [ファイル] メニューの [保存] を選んでファイル名を入力します。

    注: スプレッドシートの場所を覚えておきます。後で差し込み文書にリンクするときに必要になります。

  4. スプレッドシートを保存して閉じます。

    注: リストが含まれる Excel スプレッドシートを閉じないと、または宛名の差し込みが終了する前にスプレッドシートを再び開くと、差し込みを完了できません。

[差し込み文書] タブで、[宛先の選択] を選択してオプションを選択します。

[差し込み文書] タブで [宛先の選択] が強調表示され、オプションが一覧表示されています

オプション

説明

新しい一覧を作成する

宛名の差し込みの設定中に新しいアドレス一覧を開始する

既存の一覧を使用する

Excel スプレッドシートまたは別の種類のデータ ファイルを住所一覧として使用する

Outlook の連絡先から選択

アドレス一覧に Outlook 連絡先から直接名前を選択する

Apple の連絡先

アドレス一覧に Apple アドレス帳から直接名前を選択する

FileMaker Pro

FileMaker Pro データベースからデータをインポートする

新しい一覧を作成する

Word の [一覧のフィールドの編集] ダイアログ ボックスには、名、姓、住所など、いくつかの基本的な情報のためのフィールドが自動的に作成されます。エントリの入力時にフィールドに入力できるように新しいフィールド (メッセージ フィールドなど) を追加する場合は、ここで行います。

  1. [新しいフィールド名] に追加するフィールドの名前を入力し、[+] プラス記号をクリックします。

    ヒント: フィールドの順序を変更するには、移動するフィールドを選択し、上下の方向キーを使用してフィールドを移動します。

  2. すべてのフィールドの設定が済んだら、[作成] を選択して新しい一覧を作成します。

既存の一覧を使用する

  1. 使用するファイルを参照して [開く] を選択します。

  2. [ブックを開く] ダイアログ ボックスで、使用するスプレッドシートを選択し、次のいずれかの操作を行います。

    • スプレッドシート全体を使用するには、[セルの範囲] を空白のままにします。

      または

    • 使用するデータのセル範囲を入力します。

  3. [OK] を選びます。

Outlook の連絡先から選択

  1. [宛先のフィルター] を選択し、追加する宛先を選択します。

  2. [クエリ オプション] ダイアログ ボックスで、[宛先の選択] の [すべてのレコード] を選択します。

  3. 連絡先の一覧で、宛名の差し込みに含める連絡先を選択し、[OK] を選択します。

Apple の連絡先

  1. [宛先のフィルター] を選択し、追加する宛先を選択します。

  2. [クエリ オプション] ダイアログ ボックスの [Apple グループ連絡先] で、宛名の差し込みに含めるグループを選択して、[OK] を選択します。

FileMaker Pro

  1. 使用するファイルを参照して [開く] を選択します。

  2. [区切り文字の指定] ダイアログ ボックスで、各データ フィールドを区切るフィールド区切り文字および各データ レコードを区切るレコード区切り文字を選択して、[OK] を選択します。

  1. [差し込み文書] タブで、[差し込みフィールドの挿入] を選択し、追加するフィールドを選択します。

    [差し込み文書] タブで [差し込みフィールドの挿入] が強調表示されています

  2. メイン文書内で、[フィールドをこのボックスへドラッグするか、またはテキストを入力してください。] ボックスをクリックし、このテキストをクリックして削除します。

  3. メール メッセージに含めるフィールドを追加して書式を設定し、[OK] を選択します。

  1. どのようなメール メッセージが作成されるかを確認するには、[差し込み文書] タブで [結果のプレビュー] を選択します。

    [差し込み文書] タブで [結果のプレビュー] が強調表示されています

    注: 各メール メッセージをスクロールするには、[差し込み文書] タブで左右の矢印ボタンを使用します。

  2. さらに書式設定を変更するには、[結果のプレビュー] を選択します。差し込みフィールドを追加したり、削除したりできます。

  3. 希望するメッセージができたら、[差し込み文書] タブで [完了と差し込み]、[電子メールに差し込み] の順に選択し、宛名の差し込みを完了します。

    ヒント:  既定のメール プログラムを選択していない場合は、[電子メールに差し込み] を使用できません。

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