Word 文書を電子メールで校閲者に送信する

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Microsoft Office Outlook 2007 を Microsoft Office Word 2007 と共に使用することにより、文書を複数の校閲者に効率的に送信できます。各受信者は、Office Word 2007 の [変更履歴の記録] 機能を使用することにより、コメントや変更履歴を作成できます。校閲済みの文書が返されたら、変更内容を確認し、すべての校閲者による変更を 1 つの Word 文書に組み込むことができます。

この記事の内容

手順 1: Word 2007 でクイック アクセス ツールバーに送信のレビュー] コマンドを追加します。

手順 2: Office Outlook 2007 を使用して、確認のための Word 2007 文書を送信します。

手順 3: を確認して、Word 文書を結合します。

手順 1: Word 2007でクイック アクセス ツールバーに送信のレビュー] コマンドを追加します。

Word 2007 の [校閲者へ送信] コマンドを使用すると、1 回のクリックで文書を校閲者に送信する準備を整えることができます。このコマンドは、Microsoft Office Fluent ユーザー インターフェイスの一部であるリボンからは利用できません。ただし、リボンの最上部に表示されるクイック アクセス ツールバーにこのコマンドを追加できます。

  1. クイック アクセス ツールバーの横にある下向き矢印をクリックします。

  2. [その他のコマンド] をクリックします。

    クイック アクセス ツール バー メニューをカスタマイズする

  3. [コマンドの選択] ボックスの一覧の [リボンにないコマンド] をクリックします。

  4. コマンドの一覧を下へスクロールし、[校閲者へ送信] をクリックします。

  5. [追加] をクリックします。

    [Word のオプション] ダイアログ ボックス

    1. [リボンにないコマンド] をクリックします。

    2. [校閲者へ送信] をクリックします。

    3. [追加] をクリックします。

  6. [OK] をクリックして、[Word のオプション] ダイアログ ボックスを閉じます。

[校閲者へ送信] が Word 2007 のクイック アクセス ツールバーに表示されます。

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手順 2: Office Outlook 2007 を使用して Word 2007 文書を校閲者に送信する

Word 2007 文書を校閲者に送信する準備ができたら、次の操作を行います。

  1. Word 2007 のクイック アクセス ツールバーの [校閲者へ送信] をクリックします。

    対象の Word 文書が添付された状態で Outlook の新規電子メール メッセージが開きます。既定では、メッセージの本文に "添付したドキュメントをレビューしてください" というテキストが表示されます。

    注: [校閲者へ送信] コマンドを使用する前に、Word 2007 文書を保存する必要があります。

  2. 必要に応じて、メッセージの件名や本文を変更します。

  3. 他の Outlook メッセージの宛先を指定するときと同じように、宛先を指定します。

    ヒント: 自分やメッセージの受信者に対して、簡単にアラームを追加できます。[メッセージ] タブの [オプション] で [フラグの設定] をクリックします。アラームの間隔をクリックするか、アラームを受信者に対して設定する場合は [受信者用にフラグを設定する] をクリックします。[フラグの内容] ボックスでは、既定の "ご参考までに" というテキストを置き換えて、独自のアラーム用のメッセージに変更できます。

  4. [送信] をクリックします。

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手順 3: Word 文書の変更内容を確認して反映する

変更履歴とコメントを含む Word 文書をユーザーに戻り、ときに、コンピューターのハード ディスク ドライブにドキュメントを保存します。添付ファイルを保存する方法の詳細については、表示、開くには、および添付ファイルの保存を参照してください。

1 つの文書の複数の版を扱う方法は 2 つあります。1 つ目は、2 つの文書を比較して比較結果を保存する方法です。この方法では、2 つの文書間の相違のみが示されます。2 つ目は、文書の複数の版を 1 つの新しい Word 文書に組み込む方法です。組み込みが完了したら、1 つの文書内ですべての変更箇所を確認し、反映したり元に戻したりできます。

どちらのオプションでも、一度に扱えるのは、元の文書と校閲済みのもう 1 つの版だけです。他に校閲済みの版がある場合は、それぞれの版に対して手順を繰り返します。

比較結果を保存するオプションを使用して 2 つの文書を比較する

このオプションでは、2 つの文書が比較され、文書間で変更された部分だけが表示されます。比較対象の文書は変更されません。この種類の比較結果は、既定では別の新しい文書として表示されます。

多数の校閲者からの変更を比較する必要がある場合は、このオプションを使用しないでください。代わりに、[複数の編集者による変更を 1 つの文書に組み込みます] をクリックします。

  1. Word 2007 の [校閲] タブの [比較] で [比較] をクリックします。

    Word のリボンの画像

  2. [文書の 2 つの版を比較します (比較結果を保存)] をクリックします。

  3. [元の文書] で、元の文書として使用する文書を指定します。

  4. [変更された文書] で、比較対象の文書を指定します。

  5. [オプション] をクリックし、文書内で比較する箇所についてオプションを選択します。[変更箇所の表示] で、変更を文字レベルで表示するか単語レベルで表示するかを選択します。

    別の新しい文書に変更を表示しない場合は、どちらの文書に変更を表示するかを選択します。

    重要: [オプション] で選択したオプションは、次回文書を比較するときの既定のオプションになります。

  6. [OK] をクリックします。

  7. 比較する文書のどちらかに変更履歴が含まれている場合は、Word 2007 にメッセージ ボックスが表示されます。変更を反映して文書を比較する場合は、[はい] をクリックします。

  8. 新しい文書が表示され、元の文書内の変更履歴は反映され、変更された文書に加えられた変更だけが変更履歴として表示されます。

    比較対象の文書自体は変更されません。

複数の文書のコメントと変更内容をまとめる

校閲のために文書を複数の校閲者に送信した場合、一度に 2 つずつ文書をまとめて、すべての校閲者による変更を 1 つの文書に組み込むことができます。

  1. Word 2007 の [校閲] タブの [比較] で [比較] をクリックします。

    Word のリボンの画像

  2. [組み込み] をクリックします。

  3. [元の文書] で、複数のソースからの変更をまとめる文書の名前をクリックします。

    ] 一覧で、文書が表示されない場合は、参照元の ボタン をクリックします。

  4. [変更された文書] で、いずれかの校閲者による変更を含む文書を指定します。

  5. [オプション] をクリックします。

  6. [変更箇所の表示] で、文書の比較対象についてのオプションを選択します。

    Word 2007 の既定の設定では、単語全体に対する変更が表示されます。たとえば、cat という単語を cats に変更した場合、文書では文字 s だけではなく、cats という単語全体が変更された箇所として表示されます。

  7. [変更の表示対象] で、[元の文書] をクリックします。

  8. [OK] をクリックします。

    [OK] をクリックしたときに画面に表示される文書を変更するには、[比較] の [比較元の文書を表示しない] または [元の文書を表示] をクリックします。

  9. 手順 1. ~ 8. を繰り返します。Word 2007 によって、すべての変更が元の文書に組み込まれます。

注: Word で一度に保存できる書式変更は 1 セットだけです。したがって、複数の文書をまとめる場合、元の文書の書式設定を保持するか、編集後の文書の書式設定を使用するかを指定する必要があります。書式変更の履歴を残す必要がない場合は、[文書の比較] ダイアログ ボックスの [書式設定] チェック ボックスをオフにします。

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注: 機械翻訳についての免責事項: この記事の翻訳はコンピューター システムによって行われており、人間の手は加えられていません。マイクロソフトでは、英語を話さないユーザーがマイクロソフトの製品、サービス、テクノロジに関するコンテンツを理解するのに役立てるため、こうした機械翻訳を提供しています。記事は機械翻訳されているため、用語、構文、文法などに誤りがある場合があります。

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