Word 差し込み印刷用に、Excel データ ソースを準備する

Word 差し込み印刷のプロセスの重要な手順として、データ ソースのセットアップと準備があります。タブ区切り (.txt) ファイルまたはコンマ区切り値 (.csv) ファイルをインポートして、既存の Excel データ ソースを使用したり、新しいデータ ソースを構築したりすることができます。データ ソースをセットアップし、準備が完了したら、動的データ交換 (DDE) の [差し込み印刷ウィザード] を使用するか、あるいは手動で差し込み印刷する方法を使用して、差し込み印刷を実行できます。

差し込み印刷用に既存の Excel データ ソースを使用しない場合は、.txt または .csv ファイルの連絡先一覧やアドレス帳を使用できます。[テキスト ファイル ウィザード] が、.txt または .csv ファイルに含まれるデータを Excel に取り込む作業を行います。

  1. Excel を開きます。

  2. [データ] タブで、[外部データの取り込み]、[テキストから] の順に選びます。

    [データ] タブの [テキスト ファイル] オプションが強調表示されています。

  3. 目的の .txt または .csv ファイルを選び、[インポート] を選びます。

  4. [テキスト ファイル ウィザード] の [元のデータ形式] ウィンドウで、[区切り記号付き] を選択します。

    Excel でテキストから外部データを​​取り込む、テキスト ファイル ウィザード、手順 1/3

  5. インポートするファイルに先頭行がある場合は、[プレビュー] ウィンドウの上の [先頭行をデータの見出しとして使用する] チェック ボックスをオンにして、[次へ] を選択します。

  6. [区切り記号] ウィンドウで、データに使われている区切り記号 (タブやコンマなど) に対応するチェック ボックスをオンにして、[次へ] を選びます。

    区切り記号のオプションがテキスト インポート ウィザードで強調表示されています。

    ヒント: [データのプレビュー] ウィンドウに、結果が表形式で表示されます。

  7. [データのプレビュー] で、郵便番号が含まれる列を選び、[列のデータ形式] で [文字列] を選びます。

    テキスト インポート ウィザードで [列のデータ形式] の [テキスト] オプションが強調表示されています。

    注: 

    • 利用できる書式形式は、[標準]、[文字列]、[日付] です。列にデータ形式を適用するたびに、その列の表見出しに形式の名前が表示されます。

    • パーセンテージ、通貨の値など、数値データが含まれている列には、ファイルのインポート後、書式設定のみ行うことができます。詳細な情報については、"Excel の数値データを書式設定する" のサブセクションを参照してください。

  8. 必要に応じて手順 7 を繰り返し、変更する列と適用するデータ形式を選びます。

  9. [Finish] を選びます。

  10. [データのインポート] ダイアログ ボックスで、[既存のワークシート] とセル アドレスの既定の設定に同意して、[OK] を選びます。

    [データのインポート] ダイアログ ボックスで、既存のワークシート、既定の設定、または新規のワークシートにデータを配置するように選択する

    注意: [データのインポート] ダイアログ ボックスのセル アドレスには、現在選択されているセルが表示されます。名前付きセル アドレスを使って、データのインポートが開始されます。

  11. 終了後、新しいファイル名でデータ ソースを保存します。

Excel で数値データを書式設定する

Word の差し込み印刷で使用できるように、Excel の新規または既存のデータ ソースの任意の数値データ (パーセンテージや通貨の値など) を書式設定します。差し込み印刷中にパーセンテージや通貨として表示されるように設定した数値データを保持するには、"手順 2: 差し込み印刷のために動的データ交換 (DDE) を使用する" セクションの手順に従います。

Word の差し込み印刷のメーリング リストで使用する Excel のデータ ソースで、数値データの列の書式設定が正しいことを確認します。数値を含む列が特定のカテゴリ (通貨など) と一致するように書式を設定します。

  1. Excel のデータ ソースを開きます。

  2. 書式設定する列を選択します。

  3. [ホーム] タブの [数値] グループで、[表示形式] (標準) ボックスの下矢印を選択して、一覧からオプションを選びます。

    Excel の場合、[ホーム] タブの [数値] グループで、[全般] ボックスの下矢印を選択して、使用する数値の書式設定を選びます。

  4. 必要に応じて、手順 2 と 3 を繰り返します。

  5. 完了したら、[保存] を選びます。

パーセンテージや通貨の値など、書式設定された数値を含む Excel のデータ ソースを保有している場合、数値データの一部には、差し込み印刷中、書式設定を維持できないものがあります。お好みの差し込み印刷の結果を入手して、Excel の数値データ形式を保持するには、DDE を使用します。

[動的データ交換] を使用するか使用しないで、Excel のデータ形式を Word の差し込みフィールドと比較する

  1. Word を開き、[ファイル]、[オプション]、[詳細設定] の順に選びます。

  2. [全般] で、[文書を開くときにファイル形式の変換を確認する] チェック ボックスをオンにします。

    [文書を開くときにファイル形式の変換を確認する] オプション

  3. [OK] を選びます。

  4. [差し込み印刷] タブで、[差し込み印刷の開始]、[差し込み印刷ウィザード] の順に選びます。

    Word の [差し込み印刷] タブで [差し込み印刷の開始] を選択し、[差し込み印刷ウィザード] を選びます

  5. [宛先の選択] で、差し込み印刷] ウィンドウでは、[既存のリストを使用する] を選びます。

    Word では、[差し込み印刷] グループの [差し込み印刷ウィザード] を選ぶと、[差し込み印刷] の作業ウィンドウが開く

  6. [既存のリストを使用する] で [参照] を選び、書式設定されたスプレッドシートを開きます。

  7. [データ ファイル形式の確認] ダイアログ ボックスで、[すべて表示] チェック ボックスをオンにして、[MS Excel ワークシート DDE (*.xls)]、[OK] の順に選びます。

    [データ ファイル形式の確認] ダイアログ ボックス

  8. [Microsoft Excel] ダイアログ ボックスで、[スプレッドシート全体]、[OK] の順に選択します。

    Word の Microsoft Excel ダイアログ ボックス

  9. [差し込み印刷の宛先] ダイアログ ボックスが開いたら、[OK] を選びます。

    [差し込み印刷の宛先] ダイアログ ボックスには、メーリング リストのデータ ソースとして使用する Excel スプレッドシートの内容が表示されます

  10. 引き続き「手紙」、「メール メッセージ」、「ラベル」、「封筒」の差し込印刷を行います。

ヒント: データ ファイルを開くたびに、Word がメッセージを開かないように設定できます。メーリング リストに接続して、[ファイル]、[オプション]、[詳細設定] の順にアクセスします。[全般] で、[文書を開くときにファイル形式の変換を確認する] チェック ボックスをオフにします。

注: 

  • 機械翻訳についての免責事項: この記事の翻訳はコンピューター システムによって行われており、人間の手は加えられていません。マイクロソフトでは、英語を話さないユーザーがマイクロソフトの製品、サービス、テクノロジに関するコンテンツを理解するのに役立てるため、こうした機械翻訳を提供しています。記事は機械翻訳されているため、用語、構文、文法などに誤りがある場合があります。

  • この記事の英語版を参照するには、ここ をクリックしてください。Microsoft コミュニティの他のメンバーと一緒に、Community Translation Framework (CTF) を使ったこの記事の改善にご協力ください。記事内の文章にマウス ポインターを合わせて、CTF ウィジェットの [翻訳を改善します] をクリックしてください。CTF の詳細については、ここ をクリックしてください。CTF を使用すると弊社の サービス利用規約 に同意したことになります。

スキルを磨く
トレーニングの探索
新機能を最初に入手
Office Insider に参加する

この情報は役に立ちましたか?

ご意見をいただきありがとうございます。

フィードバックをお寄せいただき、ありがとうございます。Office サポートの担当者におつなぎいたします。

×