Word の宛名の差し込み用に Excel 2016 のデータ ソースを準備する

Word の宛名の差し込み用に Excel 2016 のデータ ソースを準備する

Word の差し込み印刷に使用する連絡先一覧とその他のデータが構築されました。データ ソースが既存の Excel スプレッドシートの場合、差し込み印刷用にデータを準備する必要があります。ただし、データ ソースがタブ区切り (.txt) ファイルやコンマ区切り値 (.csv) ファイルの場合は、まずデータを Excel にインポートしてから、差し込み印刷用に準備する必要があります。

注: 以前のバージョンの Excel では、Word の [差し込み印刷ウィザード] と組み合わせて [動的テータ交換] (DDE) を使用できましたが、現在 Excel では、DDE をサポートしていません。次のバージョンの Excel でこの機能の復活をご希望の場合は、「Excel Suggestion Box (Excel ご意見箱)」にコメントをお寄せください。

手順 1: Excel にデータ ソースをセットアップする

Word の差し込み印刷用のデータ ソースとして、既に Excel スプレッドシートを使用している場合は、このトピックの手順 2 に進みます。データ ソースが .txt または .csv ファイル (Gmail の連絡先を含むなど) の場合は、[テキスト ファイル ウィザード] を使用して、Excel にデータをセットアップします。

  1. Excel を開きます。

  2. [データ] タブで、[外部データの取り込み]、[テキストから] の順に選びます。

    [データ] タブの [テキスト ファイル] オプションが強調表示されています。

  3. 目的の .txt または .csv ファイルを選び、[インポート] を選びます。

  4. [テキスト ファイル ウィザード] の [元のデータ形式] ウィンドウで、[区切り記号付き] を選択します。

    Excel でテキストから外部データを​​取り込む、テキスト ファイル ウィザード、手順 1/3

  5. インポートするファイルに先頭行がある場合は、[プレビュー] ウィンドウの上の [先頭行をデータの見出しとして使用する] チェック ボックスをオンにして、[次へ] を選択します。

  6. [区切り記号] ウィンドウで、データに使われている区切り記号 (タブやコンマなど) に対応するチェック ボックスをオンにして、[次へ] を選びます。

    区切り記号のオプションがテキスト インポート ウィザードで強調表示されています。

    ヒント: [データのプレビュー] ウィンドウに、結果が表形式で表示されます。

  7. [データのプレビュー] で、郵便番号が含まれる列を選び、[列のデータ形式] で [文字列] を選びます。

    テキスト インポート ウィザードで [列のデータ形式] の [テキスト] オプションが強調表示されています。

    注: 列に標準、文字列、日付などのデータ形式を適用するたびに、その列の表見出しに形式の名前が表示されます。

  8. 必要に応じて手順 7 を繰り返し、変更する列と適用するデータ形式を選びます。

  9. [Finish] を選びます。

  10. [データのインポート] ダイアログ ボックスで、[既存のワークシート] とセル アドレスの既定の設定に同意して、[OK] を選びます。

    [データのインポート] ダイアログ ボックスで、既存のワークシート、既定の設定、または新規のワークシートにデータを配置するように選択する

    注意: [データのインポート] ダイアログ ボックスのセル アドレスには、現在選択されているセルが表示されます。名前付きセル アドレスを使って、データのインポートが開始されます。

  11. 新しいファイル名でスプレッドシートを保存します。

.txt または .csv ファイルが正常にインポートされたら、手順 2 に進みます。

手順 2: データ ソースを準備する

Word の差し込み印刷のメーリング リストで使用する Excel のデータ ソースで、数値データの列の書式設定が正しいことを確認します。数値を含む列が特定のカテゴリ (通貨など) と一致するように書式を設定します。

カテゴリにパーセンテージを選んだ場合は、パーセンテージの書式設定がセルの値に 100 を乗算することにご注意ください。このような乗算係数を回避したい場合は、パーセンテージ列の書式設定に文字列を選択します。また、郵便番号が含まれている列は、差し込み印刷中にデータを保持するために、文字列として書式設定する必要があります。文字列として書式設定されない場合、差し込み印刷中にコードの先頭のゼロ (00399 など) が消えます。

  1. Excel のデータ ソースを開き、郵便番号を含む列を選びます。

  2. [ホーム] タブの [数値] グループで、[表示形式] (標準) ボックスの下矢印を選択して、一覧からオプションを選びます。

    Excel の場合、[ホーム] タブの [数値] グループで、[全般] ボックスの下矢印を選択して、使用する数値の書式設定を選びます。

差し込みフィールドの前後に、適切な記号が追加されていることを確認します。たとえば、記号が省略された場合に、通貨とパーセンテージの値がどのように表示されるかを次に示します。

差し込み印刷の文書には、"50.00 の寄付" と "20 ディスカウント" と表示されます。

記号を含めると、数値の意味がわかりやすくなります。

差し込み印刷した結果、"$50.00 の寄付" と "20% ディスカウント" と表示されます。

差し込み印刷する文書で、差し込みフィールドの前後に次のように記号を追加します。

たとえば、フィールド名が "寄付" の先頭にはドル記号が、フィールド名が "パーセント" の後ろにはパーセント記号が差し込み印刷の文書に表示されるとします。

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