Windows SharePoint Services テクノロジを使用してチームをオンラインに移行する

対象アプリケーション

Microsoft Windows® SharePoint® Services のテクノロジ

次のような状況に聞き覚えはありませんか。

  • チームはドキュメントやアイデアをやり取りしたり、共有したりする必要がある。

  • 組織は、紙、電話、電子メール メッセージ、共有フォルダーから、Windows SharePoint Services テクノロジによるオンライン グループ作業に移行したいと考えている。

  • まったく新しい、すぐに使える SharePoint サイトを取得して所有しているが、どうしたらよいかわからない。

これに該当する場合、チームをオンラインに移行してみてはどうでしょうか。チームをオンラインに移行するのは、複雑なプロセスのように思えたり、どこから始めればよいかわからない場合もあります。以下では、SharePoint サイトを使用してチームのオンラインへの移行を開始する方法について説明します。

手順 1: サイトを取得する

会社は、従業員用にセットアップされたサイトを既に持っている場合があります。その場合、そのサイトから始めることができます。このようなサイトがない場合は、コンテンツのオンラインへの移行を開始する前に、サイトを作成する必要があります。サイトを作成する場合、最も柔軟に対応できるチーム サイト テンプレートを使用します。このテンプレートには、すべての種類の既定のリストとドキュメント ライブラリが含まれているので、最も多くの選択肢があります。

サイトがまだない場合は、次のいずれかの方法を実行して、サイトを作成します。

  • セルフサービス ​​サイト作成を使用してトップ レベル Web サイトを作成する

    方法

    1. サイト コレクションのトップレベル サイトに移動します。

      注: このお知らせは、仮想サーバーのルート ディレクトリにあるサイト コレクションのトップレベル サイトでのみ表示されます。別のサイト コレクションに位置している場合は、このリンクは表示されません。次の「別の SharePoint サイトの下にサイトを作成する」を試します。

      サブサイトに位置している場合、トップ リンク バーの [<親サイト名> まで] リンクをクリックして、親サイトに移動します。トップレベル サイトに到達するまで、この手順を繰り返します。

    2. トップレベル サイトのホームページで、[お知らせ] をクリックします。

    3. セルフサービス サイト作成というタイトルのお知らせをクリックします。

      注: このお知らせが一覧にない場合は、サーバー管理者に連絡して、[セルフサービス サイト作成] ページのアドレス (URL) を取得します。

    4. メッセージの本文で、[Web サイトの作成] ページへのリンクをクリックします。

    5. [タイトルと説明] セクションで、新しいサイトの名前と説明を入力します。

    6. [Web サイトのアドレス] セクションで、ユーザーが新しいサイトに移動する際に使用する Web アドレス (URL) を入力します。

      アドレスの最初の部分は自動入力されています。

    7. [電子メール アドレス] セクションで、このサイトに関する通知の受信に使用する電子メール アドレスを入力します。

    8. [言語] セクションで、新しい Web サイトで使用する言語を選択します。

    9. [OK] をクリックします。

    10. [テンプレートの選択] ページで [チーム サイト] テンプレートをクリックし、[OK] をクリックします。

    注: この手順を実行するには、セルフサービス サイト作成を有効にする必要があり、セルフ サービス サイト作成を使用するための適切な権限が必要です。

  • 別の SharePoint サイトの下にサイトを作成する

    方法

    1. トップ リンク バーで [作成] をクリックします。

    2. [Web ページ] セクションで [サイトとワークスペース] をクリックします。

    3. [タイトルと説明] セクションで、新しいサイトの名前と説明を入力します。

    4. [Web サイトのアドレス] セクションで、ユーザーが新しいサイトに移動する際に使用する Web アドレス (URL) を入力します。

      アドレスの最初の部分は自動入力されています。

    5. [権限] セクションで、このサイトに現在の Web サイトと同じアカウント情報とサイト グループ情報を使用するかどうかを指定します。

    6. [作成] をクリックします。

    7. [テンプレートの選択] ページで [チーム サイト] テンプレートをクリックし、[OK] をクリックします。

      注: 固有の権限を有効にすると、サブサイトでは、親サイトのユーザー アカウントとサイト グループのコピーが保持されます。必要のないアカウントおよびサイト グループを削除でき、必要に応じて新しいアカウントおよびサイト グループを追加できます。さらに、サブサイトは、別のサイト グループが指定されない限り、匿名 (ゲスト) ユーザーに関して、親サイトと同じサイト グループ設定を保持します。

    注: これらの手順を実行するには、サブサイトの作成権限を持つサイトのグループのメンバーである必要があります。既定では、サブサイトの作成権限は管理者サイト グループに含まれます。

手順 2: チームのニーズを把握する

サイトの作成は簡単なプロセスで、サイトに含めるコンテンツを決定します。これには多少の時間がかかります。チームのメンバーであれば、おそらく、チームが使用する情報とその格納場所はわかっているはずです。多少の時間をかけて、入手した情報と、オンライン化する必要がある情報を評価します。

オンライン化を検討する情報:

  • ドキュメント (プロジェクトのドキュメント、プラン、提案、プレゼンテーション、入札など、チームが閲覧または投稿する必要があるすべてのもの)。

  • チームのスケジュール (休日のスケジュール、個々の作業と休暇のスケジュール、プロジェクトのスケジュールなど)。共有イベントを自分のサイトにログし、予定表ビューに表示できます。

  • 連絡先情報 (チーム メンバー、パートナー、顧客、仕入先とベンダーなど)。内部と外部の連絡先の個別の連絡先リストを作成できます。また、フィールドを使用してこれらを 1 つのリストにまとめて、並べ替えやフィルター処理を行うこともできます。

  • タスクまたは割り当て (誰が何をするか)。

  • 頻繁に使用する他の Web サイト (関連するプロジェクトやチームに関するサイトなど) へのリンク。

  • チーム全体が知る必要がある重要なお知らせやニュース。

これは、最初にオンライン化が必要となる可能性のある情報にすぎません。チームに確認して、チームが何を必要としているかを把握してください。SharePoint サイトの組み込みのリストのいずれとも合致しないニーズがあっても、問題ありません。それを格納するカスタム リストをいつでも作成できます。

手順 3: チームが集まるサイトを作成する

オンラインに移行するには、チームの共同作業の方法を変更する必要があり、この変更を成功させるには、チームにとって魅力的で、整理され、(特に) 関連性のあるサイトを作成する必要があります。

注: このセクションの手順を実行するには、サイトの Web デザイナー サイト グループまたは管理者サイト グループのメンバーである必要があります。

サイトを作成するには、既定のサイトから始めて、次の手順を実行します。

サイトのカスタマイズ

チームに合わせて既定のアイテムをカスタマイズできます。イベントを予定表に表示する必要がある場合でも、問題ありません。予定表ビューに変更できます。

ホーム ページをカスタマイズして組織のロゴを表示したり、テーマを適用してサイト全体にカスタム タッチを追加したりすることができます。個々のリストでは、必要なデータを表示するために列を追加または削除できます。たとえば、連絡先リストに、内部と外部の両方のパートナーを含める場合は、内部または外部の列を追加できます。また、そのリストのビューを変更して、使用する列のみを含めたり、チームにとってよりわかりやすい方法でデータを表示したりすることもできます。たとえば、イベント リストを変更して、リストではなく予定表形式で表示することができます。

  • ホーム ページの画像を変更する

    方法

    1. サイトのホーム ページで、[共有ページの変更] をクリックし、[共有 Web パーツの変更] をポイントして、[サイト イメージ] をクリックします。

    2. [サイト イメージ ツール] ウィンドウの [イメージへのリンク] フィールドで、使用するイメージ ファイルの完全な Web アドレスを入力して、[OK] をクリックします。

  • テーマを適用する

    まったく異なる複数のテーマから選択できます。たとえば、コンパス テーマは、次のように表示されます。

    コンパス テーマのプレビュー

    ソノラ テーマは、次のように表示されます。

    Sonora テーマのプレビュー

    方法

    1. トップ リンク バーで [サイトの設定] をクリックします。[サイトの設定] ページの [カスタマイズ] セクションで、[サイトにテーマを適用] をクリックします。

    2. [Web サイトへのテーマの適用] ページでテーマを選択し、[適用] をクリックします。

  • 列を追加または変更する

    方法

    1. リスト、ドキュメント ライブラリ、またはディスカッション掲示板を表示するページで、[設定と列の変更] をクリックします。

    2. [] セクションで、列を編集し、列名をクリックします。列を追加するには、[新しい列の追加] をクリックします。

    3. フォームに入力し、[OK] をクリックします。

    注: 列の種類を変更する場合、一部の種類のデータは変換できません。たとえば、複数のテキスト行を含む列を数値の列に変更すると、既存のテキスト データは失われます。

  • 列を削除する

    方法

    1. リスト、ドキュメント ライブラリ、またはディスカッション掲示板を表示するページで、[設定と列の変更] をクリックします。

    2. [] セクションの [列 (クリックして編集)] リストで、削除する列の名前をクリックします。

    3. ページの下部にある [削除] をクリックします。

    特定の組み込みの列 (タイトルなど) は削除できません。

  • 既定のビューを変更して新しい列を含める

    方法

    1. リストを表示するページで、[設定と列の変更] をクリックします。

    2. [ビュー] セクションの [ビュー (クリックして編集) ] 列で、ビュー名をクリックします (たとえば、連絡先リストの場合、既定のビューは [すべての連絡先])です。

    3. [] セクションで、新しい列名の横にある [表示] チェック ボックスをオンにします。

    4. ページの下部にある [OK] をクリックします。

  • リストの予定表ビューを作成する

    既定では、イベント リストには予定表ビューがあるので、このリストの予定表ビューを作成する必要はありません。他のリスト用に、日付や時刻の情報を含む予定表ビューを作成する場合、簡単に作成できます。

    予定表ビューは、次のように表示されます。

    予定表ビュー

    方法

    1. リストを表示するページで、[設定と列の変更] をクリックします。

    2. [ビュー] セクションで、[新しいビューの作成] をクリックします。

    3. [<リスト名>] ページで次の操作を実行します。[ビューの作成] ページで、[予定表ビュー] をクリックします。

    4. フォームに入力して、どの列を予定表の基本とするか、およびデータを日単位、週単位、または月単位のどのビューで表示するかを指定し、[OK] をクリックします。

      日付または時刻の情報を含む列を取り出すと、[を基にした予定表] リストと [以下で指定した期間を基にした予定表] リストが生成されます。たとえば、既定では、連絡先リストには日付情報を含む 2 つの列 (変更日時と作成日時) があります。これらの列のいずれかを予定表の基にするか、列の値の間の間隔を表示できます。

サイトの作成

既定のアイテムが十分ではない場合、必要な項目をいつでも作成できます。カスタム リスト、追加のドキュメント ライブラリ、特別なプロジェクト用のサブサイトなどを作成できます。たとえば、次のような場合があります。

  • 複数の予定表が必要な場合は、予定表をもう 1 つ作成します。サイト内で、既定のリストまたはライブラリの新しいインスタンスを作成できます。

    方法

    1. サイトのトップ リンク バーで、[作成] をクリックします。

    2. 作成するリストの名前をクリックします。

    3. フォームに入力し、[作成] をクリックします。

  • 標準のリストに収まらないデータを表示する必要がある場合は、カスタム リストを作成します。

    方法

    1. サイトのトップ リンク バーで、[作成] をクリックします。

    2. [カスタム ​​リスト] セクションで、[カスタム ​​リスト] をクリックします。

    3. フォームに入力し、[作成] をクリックします。

    4. [<リスト名>] ページの [操作] セクションで、[設定と列の変更] をクリックします。

    5. [] セクションで、[新しい列の追加] を使用して、リスト内に必要な列を作成し、[ビュー] リストで [すべてのアイテム] をクリックして、そのビューに列を追加します。

  • Web ページ全体が必要な場合は、ユーザー設定の HTML コードとリスト データを格納する Web パーツ ページを作成します。

    複数の Web パーツ ページのレイアウトから選択できます。たとえば、右端列、ヘッダー、フッター、上端行、3 列のレイアウトでは、次のようなゾーンを含むページが表示されます。

    Web パーツ ページ レイアウト

    方法

    1. サイトのトップ リンク バーで、[作成] をクリックします。

    2. [Web ページ] セクションで、[Web パーツ ページ] をクリックします。

    3. フォームに入力し、[作成] をクリックします。

      注: Web パーツ ページは、ドキュメント ライブラリ内に作成されます。ただし、Web パーツ ページには、どこからでもリンクできます。たとえば、Windows SharePoint Services テクノロジと互換性のある Web ページ エディター (Microsoft Office FrontPage 2003 など) でサイド リンク バーをカスタマイズした場合は、サイド リンク バーからリンクできます。詳細については、この記事の後半にある「サイド リンク バーをカスタマイズする」を参照してください。

  • 自分のドキュメントを整理する必要がある場合は、関連するドキュメントをまとめるためのフォルダーをドキュメント ライブラリ内に作成します。

    ドキュメント ライブラリのフォルダーは、ファイル システムのフォルダーと非常によく似ています。

    ドキュメント ライブラリ内のフォルダー

    方法

    1. 変更するドキュメント ライブラリのツールバーで、[新しいフォルダー] をクリックします。

    2. [名前] ボックスに、フォルダーの名前を入力し、[保存して閉じる] をクリックします。

  • サイド プロジェクトがある場合は、そのプロジェクト用のサブサイトを作成します。

    方法

    1. サイトのトップ リンク バーで、[作成] をクリックします。

    2. [Web ページ] セクションで [サイトとワークスペース] をクリックします。

    3. フォームに入力し、[作成] をクリックします。

サイトの再配置

必要な情報だけを表示するようにホーム ページをカスタマイズできます。既定では、ホーム ページに常に表示する必要があるものはありません。チームの最も重要な情報を公開します。ホーム ページは、別の Web パーツ ページにすぎません。このため、Web パーツを追加、削除、再配置して、ページの表示内容を簡単に変更できます。

  • ホーム ページに Web パーツを追加する

    方法

    1. サイトで、[サイトの設定] をクリックします。

    2. [サイトの設定] ページの [カスタマイズ] セクションで、[ホームのカスタマイズ] をクリックします。

    3. [Web パーツの追加] ウィンドウで、リスト、ドキュメント ライブラリ、またはその他のアイテムを参照して、追加する Web パーツを見つけます。

    4. 追加する Web パーツの名前をクリックし、ホーム ページ上の表示したい位置にドラッグします。

      また、Web パーツの名前をクリックし、[Web パーツの追加] ウィンドウの [追加先] ボックスで、Web パーツを表示するゾーンを選択して、[OK] をクリックします。

    5. Web パーツの追加が完了したら、[Web パーツの追加] ウィンドウの [閉じる] ボタン [閉じる] ボタン をクリックします。

  • ホーム ページ上で Web パーツを移動する

    方法

    1. ホーム ページで、[共有ページの変更]、[このページのデザイン] の順にクリックして、編集モードを開始します。

      [共有ページの変更] ではなく [個人用ページの変更] が表示された場合、共有ビューに切り替える必要があります。[個人用ページの変更] をクリックし、[共有ビュー] をクリックします。次の手順に進みます。

    2. 移動する Web パーツのタイトル バーをクリックし、Web パーツを新しい位置にドラッグします。

    3. 再配置が完了したら、[共有ページの変更]、[このページのデザイン] の順に再度クリックして、表示モードに戻ります。

  • ホーム ページから Web パーツを削除する

    方法

    1. ホーム ページで、[共有ページの変更]、[このページのデザイン] の順にクリックして、編集モードを開始します。

      [共有ページの変更] ではなく [個人用ページの変更] が表示された場合、共有ビューに切り替える必要があります。[個人用ページの変更] をクリックし、[共有ビュー] をクリックします。次の手順に進みます。

    2. 削除する Web パーツのタイトル バーで、[Web パーツ メニュー] ボタン [Web パーツ] メニュー ボタン をクリックし、[閉じる] をクリックします。

      注: 必ず、[削除] ではなく [閉じる] をクリックします。

    3. 再配置が完了したら、[共有ページの変更]、[このページのデザイン] の順に再度クリックして、表示モードに戻ります。

  • サイド リンク バーをカスタマイズする

    サイド リンク バーは、Microsoft Office FrontPage 2003 または別の SharePoint 互換 Web ページ エディターを使用してカスタマイズできます。FrontPage で、サイトのホーム ページ (default.aspx) を開き、カテゴリ (ドキュメント、画像、リスト、ディスカッション、アンケート) のいずれかをクリックしてリンクを追加します。詳細については、FrontPage のヘルプ システムのトピック「Change the Windows SharePoint Services Quick Launch Bar by using FrontPage 2003 (FrontPage 2003 による Windows SharePoint Services サイド リンク バーの変更)」を参照してください。

サイトの削除

次に、不要な既定のアイテムを削除します。お知らせが必要なくなった場合、削除します。後で必要になる場合に備えて、別のお知らせリストをいつでも作成できます。

既定のリストはすべて、[作成] ページで簡単に再作成できるので、不要になった既定のリストは、後で必要になるかどうかを気にすることなく削除できます。これは、既定のリスト (リンク、お知らせ、連絡先、イベント、タスク、案件) に限られます。既に情報を含むリストやカスタマイズされたリストまたは完全にカスタムのリストは簡単に再作成できないので、注意が必要です。再度必要になることがないかどうかを再確認してから削除してください。

注: 1 つ以上のアイテムが含まれている既定のリストを削除する場合は、最初にリストをバックアップすることをお勧めします。リストをバックアップするには、リストをスプレッドシートにエクスポートするか、またはリスト テンプレートとして保存し、コンテンツを含めることができます。リストをテンプレートとして保存する方法の詳細については、Windows SharePoint Services のヘルプ システムのトピック「リスト テンプレートを管理する」を参照してください。

  • 既定のリストを削除する

    方法

    1. ホーム ページまたは [ドキュメントとリスト] ページで、削除する既定のリストをクリックします。

    2. リストにデータが含まれていないことを確認します。

      注: 多くの場合、既定のリストには、例または作業の開始点として、1 つのアイテムが含まれています。たとえば、お知らせリストには、「Windows SharePoint Services について」というタイトルのアイテムが含まれます。このアイテムは、リストを再作成するときに再度作成できるので、リストと共に削除しても問題ありません。一方、お知らせリストとすべてのお知らせが、チーム メンバーによって作成されたものである場合、それらを削除することはできません。

    3. [アクション] リストで、[設定と列の変更] をクリックします。

    4. [<リスト名> のカスタマイズ] ページの [全般設定] セクションで、[このリストの削除] をクリックします。

    5. リストを削除してもよいかどうかを確認するメッセージ ボックスが表示されたら、リストを削除する場合は [OK] をクリックし、リストをサイトに残す場合は [キャンセル] をクリックします。

    Windows SharePoint Services には、削除の取り消し機能はありません。カスタム リストを削除した場合、またはリストやドキュメント ライブラリからデータ、アイテム、ドキュメントを削除した場合、復元できるサーバー バックアップがある場合を除いて、そのリストやデータは完全に削除されます。

サイトのセキュリティ保護

サイトの管理者は、サイトにアクセスできるユーザーを決定する責任があります。サイト内のデータの読み取り、追加、変更が可能なユーザーを制御します。ユーザーのサイトへのアクセスを制御するには、ユーザーをサイトのメンバーとして追加した後、サイト グループ (サイト全体へのアクセス許可に使用) を通じて、または特定のリストに対する権限を個々に付与することにより、権限を割り当てます。

サイトのセキュリティを考慮する際には、次の点に注意する必要があります。

  • サイトでユーザーに必要な権限は何か。

    最初は最も低いレベルのアクセス権 (たとえば、閲覧者サイト グループ) をユーザーに割り当て、高度な権限 (投稿者サイト グループ、Web デザイナー サイト グループなど) は、本当に必要とするユーザーに付与することをお勧めします。ユーザーを追加し、サイト グループを通じて権限を付与します。

    方法

    1. サイトで、[サイトの設定] をクリックします。

    2. [管理] セクションで、[ユーザーの管理] をクリックします。

    3. [ユーザーの管理] ページで、[ユーザーの追加] をクリックします。

    4. ウィザードの手順に従って、ユーザーを追加し、サイト グループに割り当てます。

  • すべてのユーザーがすべてのリストに対して同じレベルのアクセス権を必要とする場合は、必ず、機密情報や制限付きの情報をセキュリティで保護してください。

    一部のユーザーのみがアクセスする必要があるリストがある場合は、リストに対する権限を使用して、リストに読み取りまたは書き込み可能なユーザーを制限します。

    方法

    1. リスト ページの [操作] リストで、[設定と列の変更] をクリックします。

    2. [<リスト名> のカスタマイズ] ページで、[このリストの権限の変更] をクリックします。

    3. [権限の変更: <リスト名>] ページで、次のいずれかの操作を行います。

      • リストに対して特定の権限を持つユーザーを追加するには、[ユーザーの追加] をクリックし、ウィザードの手順に従って、ユーザーを追加し、権限を割り当てます。

      • ユーザーを削除するには、ユーザー名の横にあるチェック ボックスをオンにして、[選択したユーザーの削除] をクリックします。

      • ユーザーの権限を変更するには、ユーザー名の横にあるチェック ボックスをオンにして、[選選択したユーザーの権限の編集] をクリックします。

  • 新しいコンテンツを追加する前に承認を必要とするドキュメント ライブラリがある場合、

    コンテンツの承認機能を使用して、ドキュメント ライブラリに追加される内容を規制することができます。

    方法

    1. ドキュメント ライブラリ ページの [操作] リストで、[設定と列の変更] をクリックします。

    2. [<リスト名> のカスタマイズ] ページで、[全般設定の変更] をクリックします。

    3. [ドキュメント ライブラリの設定] ページで、次の操作を実行します。<ライブラリ名> ページの [コンテンツの承認] セクションにある [送信されたアイテムに対するコンテンツの承認を必須にする] で、[はい] をクリックします。

    4. [OK] をクリックします。

目的は、サイトにアクセスするユーザーを認識し制御することなので、サイトを展開する前に、適切なユーザーを追加し、それらのユーザーに、サイトに対する適切な権限を付与していることをご確認ください。

手順 4: 試してみる

サイトを作成したら、希望どおりに動作するかどうかを確認します。いくつかの実際の情報または一時的な情報をリストに追加します。1 つまたは 2 つのドキュメントをアップロードします。必要な情報が希望どおりに表示されるかどうかを確認します。不要な情報は削除し、不足している情報を追加します。ホーム ページ上で Web パーツを移動します。ビューを調整します。これらのすべてのタスクに関するヘルプは、「手順 3: チームが集まるサイトを作成する」、および Windows SharePoint Services のヘルプ システムを参照してください。

サイトが希望どおりに動作するようになったら、他のユーザーを参加させます。

手順 5: ユーザーに公開する

大規模に展開するときが来ました。この段階で、すべてのユーザーのサイトへの追加と適切な権限の付与が完了したことになります。準備ができたら、ユーザーに電子メール メッセージを送信してサイトを公開します (ユーザーをまだ追加していない場合は、ユーザーの追加 ウィザードを使用して、電子メール メッセージを送信することができます)。メッセージで、新しいサイトの場所と表示可能な内容をユーザーに通知します。カスタマイズされたホーム ページは、ユーザーが使用を開始するのに適した場所であり、既定では、「ユーザーの追加」電子メール メッセージに含まれます。

これはユーザーが期待していたサイトであるか、ユーザーが必要とするサイトであるかなど、フィードバックの収集を開始することもできます。ユーザーがサイトに関するフィードバックを提供したり、必要とする内容を伝えたりするための方法を提供することをお勧めします。フィードバック ループを作成する方法としては、次のようなものがあります。

  • リストのフォームに、提案ボックスを設ける。

    ヒント: カスタム リストを作成して、提案者、提案、およびフォローアップ (または状況) のフィールドを含める。「提案ボックス」という名前のリストを作成し、必ずサイド リンク バーに表示する。

  • フォーム Web パーツを使用して、ホーム ページにフィードバック フォームを作成する。

    HTML および JavaScript の知識がある場合は、自分に自動的に通知するフォーム、または提案をリストに記録するフォームをプログラムすることができます。

  • フィードバックのメール アドレスをホーム ページに追加する。

    コンテンツ エディター Web パーツを使用して、「お問い合わせ先:」 というテキストを追加し、メール アドレスへのハイパーリンクを含める。

  • アンケートを送信する。

    [作成] ページを使用して、ユーザーの意見を求めるアンケートを作成します。アンケート名を「サイトに関するフィードバック」とし、ユーザーがホーム ページを表示したときに確認できるように、サイド リンク バーに含めます。

多くのフィードバックを得られなくても、驚かされることがあるかもしれません。また、一部のコンテンツを移動した後、そのコンテンツへのリンクが機能しなくなっていることや、昨日掲載したばかりのドキュメントを見つけられないユーザーがいることを認識する必要もあります。

手順 6: 最新の状態を維持する

展開後、少しは安心できます。ただし、どのサイトも多少の保守が必要であることを忘れないでください。以下に、サイトを最新の状態に維持するための提案をいくつか紹介します。

  • サイトを定期的にチェックして、ホーム ページに重要な事柄がまだあるかどうどうかを確認します。チーム (メンバーシップや目的) に変更があった場合は、必ずサイトに反映させます。

  • フィードバック ループを使用して、更新や修正が必要なものを判断します。ユーザーが、次の火曜日の会議に出される軽食の担当者を何度も質問してくる場合、「おやつのスケジュール」を追加する必要があります。

  • 利用状況分析データを調べて、利用頻度が最も高いコンテンツと最も低いコンテンツを確認します。6 か月間使用されていない場合、そのまま使用する必要があるでしょうか。また、アーカイブできるでしょうか。

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