Windows 版 Outlook 2016 のアーカイブ

Windows 版 Outlook 2016 のアーカイブ

Outlook 2016 には、[アーカイブ] フォルダーにメッセージを送信するクイック アーカイブ機能がリボンの [ホーム] タブに含まれています。一般法人向け Office 365 のユーザーも [オンライン アーカイブ] にアクセスすることができます。

:  Outlook 2016、Outlook for iOS、Outlook for Android、および Outlook on the web にわたってアーカイブ機能をサポートするために、[アーカイブ] フォルダーが自動的に作成されます。 このフォルダーでは、メールの削除など、ご自分のメールボックスのアイテム保持ポリシーが考慮されます。

一度の操作でメッセージをアーカイブする

[ホーム] タブの [削除] グループにある [アーカイブ] ボタンを使用すると、1 件以上のメッセージを削除せずに [アーカイブ] フォルダーに移動することができます。[アーカイブ] 機能を使用することには、いくつかの利点があります。

  • アイテムをアーカイブしても、検索ボックスから、または [アーカイブ] フォルダーに移動して、簡単に探すことができます

  • アイテムは、[アーカイブ] フォルダー経由で、スマートフォンやその他のデバイスから利用できます。

[アーカイブ] フォルダーにメッセージを移動しても、メールボックスのサイズは小さくなりません。メッセージは、まだメールボックスに保存されていますが、別のフォルダーにあります。

  1. フォルダーからアーカイブするメッセージを 1 つまたは複数選択します。

  2. [ホーム] タブの [削除] グループで、[アーカイブ] を選びます。

    ワンクリック アーカイビング

    注: [アーカイブ] フォルダーは、前に使用したことがなくても、既に存在しています。Outlook フォルダー リストに表示されます。 

  3. メッセージは [アーカイブ] フォルダーに移されます。間違ってメッセージをアーカイブした場合は、[アーカイブ] フォルダーに移動して、メッセージを受信トレイに戻してください。

[オンライン アーカイブ] とはどのような関係がありますか。

[オンライン アーカイブ] は、通常よりも大きなメールボックスを使用する企業向けの Office 365 ユーザーを対象とした機能です。対象となるユーザーは、[オンライン アーカイブ] の機能により、古いメールの削除を防ぐことができます。ユーザーの [オンライン アーカイブ] は、フォルダーの構造内で、Outlook の第二のアカウントのように動作します。そのため、[受信トレイ] から [オンライン アーカイブ] 内を検索することはできません。

[オンライン アーカイブ] が有効な場合、管理者やユーザーは、[アーカイブ ポリシー] を使用して、自動的に古いメッセージを [オンライン アーカイブ] に移動するように、メールボックスを設定することができます。

[アーカイブ] と [オンライン アーカイブ] の使用に関する推奨事項

新しい [アーカイブ] 機能を使用して、[受信トレイ] 内にある返信済みや対応済みのメッセージを常にクリーンアップすることをお勧めします。または、お好みで、メッセージを削除したり、特定のフォルダーに移動したりできます。

Office 365 Enterprise 組織でユーザーが大きなメールボックスを使用する場合、アイテムを [オンライン アーカイブ] に移動するように [アーカイブ ポリシー] を設定することを管理者にお勧めします。移動する時期は 1 年後、あるいはユーザーに割り当てたメールボックスの容量が 1 年未満でいっぱいになる場合は、それよりも早い時期に設定します。この設定により、新規メール用のスペースを確保するために、ユーザーが古いメールを削除する必要はありません。指定した期間よりも古いメールは、[受信トレイ] フォルダーやローカルの [アーカイブ] フォルダーから移動することができます。

アーカイブについてよく寄せられる質問

2 つの理由により、[アーカイブ] ボタンのコピー先として、[オンライン アーカイブ] を使用することはできません。

  1. [受信トレイ] を検索しても、既定により、[オンライン アーカイブ] を検索できません。アーカイブしたメールは、簡単に取得できるように、検索できるようになっています。

  2. [オンライン アーカイブ] は、Outlook Mobile を含み、すべてのバージョンの Outlook で利用できません。メールを [オンライン アーカイブ] に移動すると、スマートフォンからアーカイブしたメールにアクセスするのが困難になります。

アーカイブは、よく知られた機能で、Outlook Mobile、Outlook Web App、Outlook.com で既に利用でき、Gmail などの他のメール プロバイダーでも採用されています。名前が有名であり、また、[オンライン アーカイブ] が既存の機能であることから、この両方の点を維持することに決めました。

アーカイブ機能と [オンライン アーカイブ] は関連しており、上記で推奨されるように、組み合わせて使用されるはずです。

[古いアイテムの整理] は、古い Outlook の機能で、古いメールを.pst ファイルに自動的に移動します。つまり、メールがサーバーから削除され、検索するのが困難になります。この .pst ファイルを含むハード ドライブが使用できなくなると、この [アーカイブ] が失われることになります。[オンライン アーカイブ] は、エンタープライズ レベルの [古いアイテムの整理] です。この新しいアーカイブ機能は、[古いアイテムの整理] と組み合わせて使用できます。

[オンライン アーカイブ] を持っておらず、IT 部門が [古いアイテムの整理] 機能を無効にしていない場合、[古いアイテムの整理] を使用できます。Outlook 2016 の [古いアイテムの整理] についての詳細は、「Archive older items manually in Outlook for Windows. (Windows 版 Outlook で古いアイテムを手動でアーカイブする)」を参照してください。

アーカイブ機能は、Windows 版の Outlook、Outlook Mobile、Outlook on the web、および Outlook.com で幅広く利用できます。[グループ ポリシー] を使用して、[アーカイブ] 機能を無効にすることはできません。

詳細情報は以下をご参照ください。

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