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Windows 版 Outlook のアーカイブ

Windows 版 Outlook のアーカイブ

Outlook では、メッセージをアーカイブする方法がいくつかあります。 使用可能な方法は、Outlook で設定したメール アカウントの種類によって異なります。

すべてのアカウントは、[アーカイブ] フォルダーにアクセスできます。 Office 365、Outlook.com、および Exchange アカウントの場合は、[アーカイブ] フォルダーは、受信トレイ、送信済みアイテム、および削除済みアイテム フォルダーのように、Outlook の既定のフォルダーの 1 つです。 このフォルダーは削除できません。 Exchange または Exchange Online アカウントを使用して Outlook を使用している場合は、[アーカイブ] フォルダーにアイテム保持ポリシーなどのフォルダーのポリシーが適用されます。

POP および IMAP アカウントの場合は、[アーカイブ] フォルダーを作成するか、既存のフォルダーを [アーカイブ] フォルダーとして指定して使用することができます。 Office 365 または Exchange アカウントの [アーカイブ] フォルダーの場所を変更することはできません。

[アーカイブ] ボタンを使用してメッセージを [アーカイブ] フォルダーに移動しても、メールボックス サイズは小さくなりません。 メールボックスのサイズを小さくする必要がある場合は、Office 365 for Enterprise のオンライン アーカイブを使用するか、アイテムを手動で整理することができます。

[アーカイブ] ボタンを使用してメッセージをアーカイブする

リボンの [削除] グループにある [アーカイブ] ボタンを使用すると、1 件以上のメッセージを削除せずに [アーカイブ] フォルダーに移動することができます。 [アーカイブ] 機能を使用することには、いくつかの利点があります。

  • アイテムをアーカイブしても、検索ボックスから、または [アーカイブ] フォルダーに移動して、簡単に探すことができます。 既定により、[検索] ボックスに語句を入力すると、Outlook によりメールボックス内のすべてのフォルダーが検索されます。

  • アイテムは、[アーカイブ] フォルダー経由で、スマートフォンやその他のデバイスから利用できます。

Outlook でアイテムをアーカイブする

  1. 受信トレイまたは他のフォルダーからアーカイブするメッセージを 1 つまたは複数選択します。

  2. [削除] グループで、[アーカイブ] を選択します。 BackSpace キーを使用して、選択した 1 つまたは複数のメッセージを即座にアーカイブすることもできます。

    ワンクリック アーカイビング

    注: Office 365、Exchange、Exchange Online、および Outlook.com アカウントの場合は、これまでにこの機能を使用したことがない場合でも、[アーカイブ] フォルダーは既に存在します。 Outlook フォルダー リストに表示されます。 フォルダーが表示されないときに、Outlook 2016 または Outlook for Office 365 を使用している場合は、[ファイル]、[Office アカウント]、[更新オプション]、[今すぐ更新] の順に移動します。

  3. メッセージは [アーカイブ] フォルダーに移されます。 間違ってメッセージをアーカイブした場合は、[アーカイブ] フォルダーに移動して、メッセージを受信トレイに戻してください。

: [アーカイブ] ボタンは、Outlook 2016、Outlook 2019、および Outlook for Office 365 にのみ表示されます。 以前のバージョンの Outlook では、リボンに [アーカイブ] ボタンがありません。

キーボードを使用してメッセージをアーカイブする

BackSpace キーをクリックして、選択した 1 つまたは複数のメッセージをアーカイブすることができます。 Delete キーをクリックすると、メッセージは [削除済みアイテム] フォルダーに移動します。 Backspace キーの動作を変更することはできません。 

注: メッセージが、閲覧ウィンドウではなく独立したウィンドウで開いている場合は、BackSpace キーを押してもメッセージはアーカイブされません。 BackSpace キーでメッセージをアーカイブできるようにするには、メッセージを閉じて、閲覧ウィンドウに表示されている状態にする必要があります。 メッセージが新しいウィンドウで開いているときにそのメッセージをアーカイブする唯一の方法は、リボンの [アーカイブ] ボタンを使用することです。

Outlook for Office 365 の BackSpace キーでアーカイブ操作を無効にする方法

BackSpace キーによりアイテムが [アーカイブ] フォルダーに移動されないようにするには、次のレジストリ エントリを追加してこの機能を無効にできます。
 

重要
このセクションの手順には慎重に従ってください。 レジストリを誤って変更すると、深刻な問題が発生する可能性があります。 レジストリを変更する前に、問題が発生した場合に備えて、復元できるようにレジストリをバックアップしてください。


グループ ポリシー レジストリ パス:
HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\policies\Microsoft\office\16.0\outlook\options
名前:DisableOneClickArchive
種類: DWORD
値:1

Office カスタマイズ ツール (OCT) のレジストリ パス:HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\microsoft\office\16.0\outlook\options
名前:DisableOneClickArchive
種類: DWORD
値:1

注: この修正は、永続的バージョンの Outlook には適用されません。

[アーカイブ] フォルダーを見つける方法

[アーカイブ] フォルダーは、フォルダー一覧にあります。 フォルダー一覧を表示するには、[表示]、[フォルダー ウィンドウ]、[標準] の順に選択します。

[フォルダー ウィンドウ] メニューで、[標準] が選択されています。

[アーカイブ] フォルダーを見つける方法

既定では、フォルダー一覧の上部にある現在のメールボックスの検索機能を使用して Outlook アイテムを検索すると、Outlook は、メールボックス全体を検索します。

メールボックスの検索

[アーカイブ] フォルダーのみを検索範囲として指定する場合は、最初にフォルダー一覧で [アーカイブ] フォルダーを選択します。 検索ボックスは、[アーカイブ] フォルダーのみを検索できるようになりました。

アーカイブ フォルダーの検索

オンライン アーカイブとの違い

[オンライン アーカイブ] は、通常よりも大きなメールボックスを使用する企業向けの Office 365 ユーザーを対象とした機能です。 対象となるユーザーは、[オンライン アーカイブ] の機能により、古いメールの削除を防ぐことができます。 ユーザーの [オンライン アーカイブ] は、フォルダーの構造内で、Outlook の第二のアカウントのように動作します。 そのため、[受信トレイ] から [オンライン アーカイブ] 内を検索することはできません。

[オンライン アーカイブ] が有効な場合、管理者やユーザーは、[アーカイブ ポリシー] を使用して、自動的に古いメッセージを [オンライン アーカイブ] に移動するように、メールボックスを設定することができます。

アーカイブとオンライン アーカイブを使用するとき

[アーカイブ] 機能を使用して、[受信トレイ] 内にある返信済みや対応済みのメッセージを常に取り除くことをお勧めします。 アーカイブをファイル フォルダーのように考えてください。 [アーカイブ] フォルダーにアイテムを保存し、引き続き簡単にアクセスできます。 また、お好みで、メッセージを削除したり、特定のフォルダーに移動したりすることもできます。

Office 365 Enterprise 組織でのメールボックスのサイズが大きいユーザーについては、アイテムを [オンライン アーカイブ] に移動するように [アーカイブ ポリシー] を設定することを管理者にお勧めします。移動する時期は 1 年後、あるいはユーザーに割り当てたメールボックスの容量が 1 年未満でいっぱいになる場合は、それよりも早い時期に設定します。 この設定により、新規メール用のスペースを確保するために、ユーザーが古いメールを削除する必要はありません。 指定した期間よりも古いメールは、[受信トレイ] フォルダーとローカルの [アーカイブ] フォルダーの両方から移動できます。

アーカイブについてよく寄せられる質問

Office 365、Exchange、Exchange Online、または Outlook.com アカウントを使用している場合は、アーカイブ アイテムの保存場所を変更することはできません。 [アーカイブ] フォルダーは Outlook の既定のシステム フォルダーの 1 つなので、名前変更、移動、または削除を行うことはできません。 Gmail、Yahoo、または iCloud などの POP または IMAP アカウントを使用している場合は、 [ファイル]、[メールボックスの設定]、[ツール]、[アーカイブ フォルダーの設定] の順に選択して [アーカイブ] フォルダーの場所を変更することができます。

アーカイブは、よく知られた機能で、Outlook Mobile、Outlook Web App、Outlook.com で既に利用でき、Gmail などの他のメール プロバイダーでも採用されています。 名前が有名であり、また、[オンライン アーカイブ] が既存の機能であることから、この両方の点を維持することに決めました。

[古いアイテムの整理] は、古い Outlook の機能で、古いメールを.pst ファイルに自動的に移動します。 つまり、メッセージがサーバーから削除され、検索が困難になります。 AutoArchive.pst ファイルを含むハード ドライブが使用できなくなると、これらのメッセージは失われることになります。 [オンライン アーカイブ] は、エンタープライズ レベルの [古いアイテムの整理] です。

[オンライン アーカイブ] を持っておらず、IT 部門が [古いアイテムの整理] 機能を無効にしていない場合、[古いアイテムの整理] を使用できます。 Outlook 2016 の [古いアイテムの整理] についての詳細は、「Archive older items manually in Outlook for Windows. (Windows 版 Outlook で古いアイテムを手動でアーカイブする)」を参照してください。

アーカイブ機能は、Windows 版の Outlook、Outlook Mobile、Outlook on the web、および Outlook.com で幅広く利用できます。 [グループ ポリシー] を使用して、[アーカイブ] 機能を無効にすることはできません。

詳細情報は以下をご参照ください。

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