Web で共有する Access データベースを作成する

Access 2010 と Access Services (SharePoint のコンポーネント) を使って Web データベース アプリケーションを作成することができます。これは、次のようなことに役立ちます。

  • データへのアクセスを保護、管理する

  • 組織全体で、またはインターネットを介してデータを共有する。

    注:  Web データベースを使うには、ユーザー アカウントが必要です。匿名アクセスはサポートされません。

  • Access を使う必要のないデータベース アプリケーションを作成する

この記事では、Access Web データベースのデザイン概要を示します。デスクトップ データベースのデザイン概要については、「新しいデスクトップ データベースを作成する」と「データベース設計の基本」をご覧ください。

この記事の内容

概要

Web データベースを作成する

アプリケーションの変更を発行、同期する

概要

Access 2010 と Access Services (SharePoint のオプション コンポーネント) の組み合わせは、Web 上で使用可能なデータベースを作成するためのプラットフォームとなります。Access 2010 と SharePoint を使って Web データベースをデザインし、発行すると、SharePoint アカウントを持つユーザーがその Web データベースを Web ブラウザーの中で使用できるようになります。

仕組み

Web データベースを発行すると、Access Services によって SharePoint サイトが作成され、ここにデータベースが格納されます。すべてのデータベース オブジェクトとデータが、そのサイトの SharePoint リストに移動します。次のビデオで、このプロセスを説明しています。

お使いのブラウザーではビデオがサポートされていません。 Microsoft Silverlight、Adobe Flash Player、Internet Explorer 9 のいずれかをインストールしてください。

SharePoint の閲覧者は、SharePoint サイトに対する各自のアクセス許可に応じて、発行されたデータベースを使うことができます。

  • フル コントロール    データとデザインを変更できます。

  • 投稿    データは変更できますが、デザインは変更できません。

  • 読み取り    データは読み取れますが、変更はできません。

この Web データベースを Access で開き、デザインを変更してから、変更内容を同期させます。これで実質的に、変更内容が SharePoint サイトに保存されたことになります。次のビデオで、デザイン変更を Web データベースの発行後に行うプロセスを説明しています。

お使いのブラウザーではビデオがサポートされていません。 Microsoft Silverlight、Adobe Flash Player、Internet Explorer 9 のいずれかをインストールしてください。

さらに、Web データベースをオフラインにし、そのオフライン バージョンを使った後、オンラインに戻したときにデータの変更とデザインの変更を同期できます。

注: Web データベースを作成するには、その Web データベースの発行先となる SharePoint サイトに対する "フル コントロール" アクセス許可が必要です。SharePoint のアクセス許可の詳細については、「関連項目」を参照してください。

フォームとレポートはブラウザーで実行される

フォームやレポート、ほとんどのマクロは、ブラウザー内で実行されます。これにより、Access では、画面上のデータが最新の情報に更新されるとき、ページ全体を最新の情報に更新する必要がありません。

フォームを作成することで、ユーザーによるアプリケーション操作を支援できます。新しいコントロールである移動コントロールを使うと、ユーザーの操作支援の目的で、標準 Web スタイルのナビゲーション ボタンを簡単にフォームに追加できます。

注: ナビゲーション ウィンドウ (データベース内のオブジェクトを参照するために Access で使う機能) は、Web ブラウザーでは使うことはできません。

データは SharePoint リストに保存される

テーブルはすべて SharePoint リストになり、レコードはリスト アイテムになります。これにより、SharePoint のアクセス許可を使って Web データベースへのアクセスを制御できるほか、他の SharePoint 機能を活用できます。

セキュリティに関するお知らせ :  リンク先でユーザー アカウントがサポートされる場合に、ユーザー名とパスワードを保存すると、それらや、リンクされたテーブルの接続文字列は、暗号化されません。SharePoint リストへのリンクを含むデータベースで、リンクにユーザー名とパスワードが含まれる場合、悪意のあるユーザーは保存された資格情報を使ってリンク先であるリストを変更する可能性があります。接続文字列によって資格情報が保存されていない場合でも、悪意のあるユーザーは、SharePoint サイトで既に十分なアクセス許可を保有する協力者の支援によってアクセス許可を変更できます。発行された Web データベースのリストへのリンクを含むデータベースのコピーを共有する場合はご注意ください。

クエリとデータ マクロはサーバーで実行される

SQL 処理はすべてサーバーで実行されます。結果セットへのトラフィックが抑えられるので、ネットワークのパフォーマンスが向上します。

イントラネットやインターネット

組織のイントラネット内の SharePoint サーバーに発行することも、インターネットに発行することもできます。Microsoft は、インターネット接続可能なホステッド型の SharePoint ソリューションを提供しています。

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Web データベースを作成する

このセクションでは、主な新しい機能について説明し、Web データベースを作成するのに実行する必要のある、基本的な設計タスクの手順を示します。

このセクションの内容

始める前に

テンプレートの使用を検討する

最初に空の Web データベースを作成する

Web テーブルを設計する

集計フィールドを追加する

データの入力規則を設定する

2 つの Web テーブル間のリレーションシップを作成する

データシート ビューでルックアップ フィールドを変更する

データ マクロを使ってデータの整合性を維持する

Web クエリを作成する

Web フォームを作成する

Web レポートを作成する

ナビゲーション フォームを作成し、起動時に表示する既定のフォームとして設定する

始める前に

Web データベースのデザインを開始する前に実行する必要のあるタスクがいくつかあります。特に経験を積んだ Access 開発者の場合、Web データベースとデスクトップ データベースのデザインの違いも把握しておく必要があります。

  • データベースの目的を決定する    明確な計画を作成して、詳細なデザインを行うときに適切な決定を下すことができるようにします。

  • 必要な情報を見つけ、整理する    Web データベースではリンク テーブルを使うことはできません。データベースを発行する前に、データベースにないデータをインポートしてください。デザインを開始する前にデータを揃えておくことで、後でデータがない問題に直面して、存在しないデータを含めるためのデザイン再調整を行わずに済みます。

  • 発行に使う SharePoint サイトを特定する    SharePoint なしでは発行できません。デザイン中にブラウザーでデザインをテストする場合 (悪いアイデアではありません)、まず発行する必要があります。

  • セキュリティの計画を立てる    SharePoint セキュリティの利点を利用して、Web データベースへのアクセスを制御できます。セキュリティをデザインに組み込むことができるようにするために、早い段階でセキュリティを計画します。

デスクトップ データベースと Web データベースのデザインの違い

Access Services では、デスクトップ データベースで使用できるデータベース機能の一部を使用できません。ただし、デスクトップ データベースの機能で実現できるシナリオの多くに対応できる新機能が追加されています。

次の表は、デスクトップのみの機能と、同じシナリオをサポートする新機能の一覧です。

シナリオ

デスクトップのみの機能

新機能

データベース オブジェクトのデザイン

デザイン ビュー

拡張データシート ビュー、レイアウト ビュー

合計、平均、グループなど、集計データの確認

集約関数

データ マクロ、レポート内のグループ関数

イベントのプログラミング

VBA

マクロとデータ マクロ (IntelliSense による新しいマクロデザイン)

データベース オブジェクトへの移動

ナビゲーション ウィンドウ、スイッチボード

移動コントロールやその他のフォーム要素

重要: Web データベース内には多数のクライアント オブジェクトを作成できますが、ブラウザー内では使えません。ただし、クライアント オブジェクトは Web データベースの一部となるため、デスクトップ上の Access 2010 で使えます。ユーザーは、Access で Web データベースを開いて、クライアント オブジェクトを使えます。これによって、効率的にデータベースを共有でき、Web 上で共同作業を行えるようになります。SharePoint では、あらゆる同時実行の問題が処理されます。

Access Services にはなくデスクトップのみにある機能

注: その一部を次に示します。

  • ユニオン クエリ

  • クロス集計クエリ

  • フォーム上で重なり合うコントロール

  • テーブル リレーションシップ

  • 条件付き書式

  • マクロのさまざまなアクションと式

テンプレートの使用を検討する

アプリケーションで何を実行する必要があるかが決まったら、データベース テンプレートが使用できるかどうか検討します。 データベース テンプレートは、事前に作成されているアプリケーションで、そのまま使用することもできますし、特定のニーズに合うように変更することもできます。

使用可能なテンプレートは、Backstage ビューの [新規作成] タブで確認できます。Access 2010 に付属するテンプレートの詳細については、「Access テンプレートを選択して使用する」を参照してください。

最初に空の Web データベースを作成する

  • [ファイル] タブの [新規] をクリックします。

    Access の Backstage ビュー

[ファイル] タブで Backstage ビューが開きます。Backstage ビューは、Access インターフェイスの新しいパーツで、[SharePoint へ発行] など、データベース全体に適用されるコマンドがあります。

Backstage ビューの [新規作成] タブには、データベースを作成するためのコマンドがあります。

Backstage ビューの [新規] タブの機能

1. [使用できるテンプレート] で [空の Web データベース] をクリックします。

2. [ファイル名] ボックスで、表示されているファイル名を確認し、さらにその直下にリストされているデータベース ファイルのパスを確認します。 [ファイル名] ボックスに入力することで、ファイル名を変更できます。

3. パスを変更するには、[ファイル名] ボックスの横のフォルダー アイコンをクリックし、データベース ファイルを配置する場所を参照します。

4. [作成] をクリックします。 新しい Web データベースが開き、新しい空のテーブルが表示されます。

Web テーブルを設計する

Web テーブルを設計するには、データシート ビューを使用します。

最初に空の Web データベースを作成すると、新しいテーブルが作成されデータシート ビューで開きます。 [フィールド] タブと [テーブル] タブのコマンドを使用すると、フィールド、インデックス、入力規則、およびデータ マクロを追加できます。データ マクロは、データをイベントに基づいて変更できる新しい機能です。

新しいテーブルを編集して使用した後、ほとんどの場合、追加のテーブルを作成する必要が生じます。

新しい Web テーブルを作成する

Web データベースを開いた状態で、以下を実行します。

  • [作成] タブの [テーブル] で、[テーブル] をクリックします。

テーブルを作成した直後の時点では、フィールドは 1 つだけ (オートナンバー型の ID フィールド) です。そのテーブルに必要な情報項目を格納するための新しいフィールドを追加できます。たとえば、対象物のトラッキングを開始する日付を格納するフィールドを追加します。

フィールド ギャラリーからフィールドを追加する

フィールド ギャラリーを使用して、さまざまな書式設定済みフィールドから使用するものを選択し、それらをテーブルに追加できます。

  • [フィールド] タブの [追加と削除] で、目的のフィールドの種類をクリックします。

データシートをクリックしてフィールドを追加する

  1. テーブルが開いている状態で、[クリックして追加] をクリックし、フィールドの種類を選びます。

  2. フィールドに内容を表す名前を付けます。

    ヒント: 既存のフィールドの名前を変更するには、フィールド名をダブルクリックします。

  3. 作成する各フィールドについて、この操作を繰り返します。

フィールドのプロパティを変更する

書式設定とプロパティにより、格納できるデータの種類など、フィールドの動作方法が決まります。これらの設定を変更することで、フィールドの動作方法を目的に合わせることができます。

  1. 書式やプロパティを変更するフィールドを選びます。

  2. リボンで、[フィールド] タブをクリックします。

  3. [書式設定] と [プロパティ] のコマンドを使って、設定を変更します。

集計フィールドを追加する

同じテーブル内の他のデータから集計される値を表示するフィールドを追加できます。他のテーブル内のデータは、集計データのソースとして使うことはできません。一部の式は、集計フィールドではサポートされていません。

  1. テーブルが開いている状態で、[クリックして追加] をクリックします。

  2. [集計フィールド] をポイントし、フィールドに対して指定するデータ型をクリックします。

    式ビルダーが起動します。

  3. 式ビルダーを使って、フィールドの計算を作成します。計算のデータ ソースとして使えるのは、同じテーブルの他のフィールドのみです。式ビルダーの使い方のヘルプについては、「式ビルダーを使用する」の記事を参照してください。

データの入力規則を設定する

式を使って、ほとんどのフィールドに入力規則を設定できます。式を使って、テーブルにも入力規則を設定できます。これは、入力規則をサポートしていないフィールドに入力規則を設定する場合や、テーブル内の他のフィールドの値に基づく入力規則をフィールドに設定する場合に便利です。入力規則の詳細については、「入力規則を使ってデータ入力を制限する」をご覧ください。

また、入力規則により入力が拒否された場合に表示するメッセージ (検証メッセージ) を指定することもできます。

フィールドの入力規則とメッセージを設定する

  1. 入力規則を追加するフィールドを選びます。

  2. リボンで、[フィールド] タブをクリックします。

  3. [フィールドの入力規則] で、[検証] をクリックし、[フィールドの入力規則] をクリックします。

    式ビルダーが起動します。

  4. 式ビルダーを使って入力規則を作成します。式ビルダーの使い方のヘルプについては、「式ビルダーを使用する」を参照してください。

  5. [フィールドの入力規則] で、[検証] をクリックし、[フィールドの検証メッセージ] をクリックします。

  6. 入力データが無効の場合に表示するメッセージを入力し、[OK] をクリックします。

レコードの入力規則とメッセージを設定する

レコードの入力規則を使用すると、レコードの重複を防いだり、レコード データの正しい組み合わせパターンを指定したりできます ([開始日] が 2010 年 1 月 1 日より後で、なおかつ [終了日] より前など)。

  1. 入力規則の追加先となるテーブルを開きます。

  2. リボンで、[フィールド] タブをクリックします。

  3. [フィールドの入力規則] で、[検証] をクリックし、[レコードの入力規則] をクリックします。

    式ビルダーが起動します。

  4. 式ビルダーを使って入力規則を作成します。式ビルダーの使い方のヘルプについては、「式ビルダーを使用する」を参照してください。

  5. [フィールドの入力規則] で、[検証] をクリックし、[レコードの検証メッセージ] をクリックします。

  6. 入力データが無効の場合に表示するメッセージを入力し、[OK] をクリックします。

2 つの Web テーブル間のリレーションシップを作成する

Web データベースでリレーションシップを作成するには、ルックアップ ウィザードを使ってルックアップ フィールドを作成します。ルックアップ フィールドは、リレーションシップの "多" 側のテーブルに配置され、リレーションシップの "一" 側のテーブルを指します。

データシート ビューでルックアップ フィールドを作成する

  1. リレーションシップの "多" 側に配置するテーブルを開きます。

  2. [クリックして追加] の横の矢印をクリックし、[ルックアップ/リレーションシップ] をクリックします。

  3. ルックアップ ウィザードの手順に従ってルックアップ フィールドを作成します。

データシート ビューでルックアップ フィールドを変更する

  1. 変更するルックアップ フィールドが含まれているテーブルを開きます。

  2. 次のいずれかの操作を行います。

    • [フィールド] タブの [プロパティ] で、[ルックアップの変更] をクリックします。

    • ルックアップ フィールドを右クリックし、[ルックアップの変更] をクリックします。

  3. ルックアップ ウィザードの手順に従います。

データ マクロを使ってデータの整合性を維持する

データ マクロを使うことで、連鎖更新と連鎖削除を実装できます。[テーブル] タブのコマンドを使うと、データを変更する埋め込みマクロを作成できます。次のビデオで、基本的な内容を説明します。

お使いのブラウザーではビデオがサポートされていません。 Microsoft Silverlight、Adobe Flash Player、Internet Explorer 9 のいずれかをインストールしてください。

データ マクロの作成方法の詳細については、「データ マクロを作成する」を参照してください。

Web クエリを作成する

フォームとレポートのデータ ソースとしてクエリを使うことができます。クエリは、ネットワーク トラフィックを最小限に抑えるためにサーバーで実行されます。

たとえば、Web データベースを使って寄付金を管理し、イベントの開催中に寄付を行った人を確認するとします。それには、クエリを使ってデータを選び、フォームとレポートで使えるように検索します。

注: 次の手順は、寄付金テンプレートを使う例を示しています。この寄付金データベース テンプレートを使う手順に従って、新しいデータベースを作成することができます。

  1. [作成] タブの [クエリ] で [クエリ] をクリックします。

  2. [テーブルの表示] ダイアログ ボックスで、Web クエリに含める各テーブルをダブルクリックし、[閉じる] をクリックします。

    この例では、Constituents や Donations、Events、EventAttendees をダブルクリックします。

  3. クエリ デザイン ウィンドウで 1 つのオブジェクトから別のオブジェクトにフィールドをドラッグして、必要な結合を作成します。

    この例では、Constituents の ID フィールドを Donations の DonorConstituentID フィールドにドラッグし、Donations の DonorConstituentID フィールドを EventAttendees の ConstituentID フィールドにドラッグします。

  4. 使うフィールドを追加します。フィールドをグリッドにドラッグするか、フィールドをダブルクリックして追加できます。

    この例では、Events テーブルの Event や、Donations テーブルの DonationDate、Constituents テーブルの Greeting や FirstName、LastName を追加します。

  5. 適用する条件を追加します。

    この例では、DonationDate がイベントの StartDate と EndDate の間になるように制限する条件を追加してください。クエリ デザイン グリッドで、DonationDate の下の [抽出条件] に「>=[StartDate] And <=[EndDate]」を入力します。

Web フォームを作成する

フォームは、Web データベースのデータを入力、編集するための代表的方法で、データを確認する場合にも便利です。パフォーマンスを最適化するため、フォームはブラウザー内で実行されます。フォームを開くと、必要なデータが SharePoint サーバーからブラウザーに取り込まれます。フォームでデータのフィルターや並べ替えを行う場合、サーバーからデータを再度取得する必要はありません。

ヒント: 最高のパフォーマンスを得るには、主なフォームやレポートで取得されるレコードを制限します。

  1. データ ソースとして使うテーブルやクエリを選びます。

    注: 非連結フォームを作成する場合は、この手順をスキップします。

  2. [作成] タブの [フォーム] で、次のいずれかのボタンをクリックします。

    • フォーム    データ ソースとして選んだオブジェクトを使って、一度に 1 つのレコードを表示する単純なフォームを作成します。

      注: 非連結フォームを作成する場合には、このボタンは利用できません。

    • 複数のアイテム    データ ソースとして選んだオブジェクトを使って、一度に複数のレコードを表示するフォームを作成します。

      注: 非連結フォームを作成する場合には、このボタンは利用できません。

    • 空白のフォーム    何も表示されていないフォームが作成されます。

    • データシート    データ ソースとして選んだオブジェクトを使って、データシートに似た外観と動作を提供するフォームが作成されます。

      注: 非連結フォームを作成する場合には、このボタンは利用できません。

Web レポートを作成する

レポートは、Web データベースのデータを表示、印刷するための代表的方法です。パフォーマンスを最適化するため、レポートはブラウザー内で実行されます。レポートを開くと、必要なデータが SharePoint サーバーからブラウザーに取り込まれます。レポートでデータのフィルターや並べ替えを行う場合、サーバーからデータを再度取得する必要はありません。

ヒント: 最高のパフォーマンスを得るには、主なフォームやレポートで取得されるレコードを制限します。

  1. データ ソースとして使うテーブルやクエリを選びます。

  2. [作成] タブの [レポート] で、次のいずれかのボタンをクリックします。

    • レポート    データ ソースとして選んだオブジェクトを使って、基本的なレポートが作成されます。

    • 空白のレポート    何も表示されていないレポートが作成されます。

ナビゲーション フォームを作成し、起動時に表示する既定のフォームとして設定する

ユーザーには、アプリケーションの使い方を示す案内が必要です。ナビゲーション ウィンドウは、Web ブラウザーでは使えないのでご注意ください。ユーザーがデータベース オブジェクトを使えるようにするための方法を用意しておく必要があります。ナビゲーション フォームを作成して、ユーザーが Web ブラウザーでアプリケーションを開いたらそのナビゲーション フォームが必ず表示されるように指定することができます。アプリケーションの起動時に表示するフォームを指定しないと、どのフォームも開かないため、アプリケーションが使いづらくなります。

ヒント: すべてのオブジェクトをナビゲーション フォームに追加できるように、ナビゲーション フォームは最後に作成するのが適切です。

  1. リボンで、[作成] タブをクリックします。

  2. [フォーム] で、[ナビゲーション] をクリックし、リストからナビゲーション レイアウト フォームを選びます。

  3. アイテムを追加するには、ナビゲーション ウィンドウから移動コントロールにアイテムをドラッグします。

    注: 移動コントロールには、フォームとレポートのみ追加できます。

  4. 必要なその他のコントロールをナビゲーション フォームの本体に追加します。たとえば、いくつかのコントロールをナビゲーション フォームに追加して、すべてのフォームで使える検索機能を用意しておくと便利な場合があります。

ナビゲーション フォームを既定の Web 表示フォームとして設定する

  1. [ファイル] タブで [ヘルプ] の [オプション] をクリックします。

  2. [Access のオプション] ダイアログ ボックスで、[カレント データベース] をクリックします。

  3. [アプリケーション オプション] の [Web 表示フォーム] をクリックし、一覧から希望するフォームを選びます。

    注:  ナビゲーション フォームを Web 表示フォームとして選ぶ必要はありません。任意の Web フォームを指定できます。

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アプリケーションの変更を発行、同期する

Web データベースを発行する

概要」のビデオでこのプロセスを説明しています。

  1. [ファイル] タブの [保存して発行] をクリックし、[Access Services に発行] をクリックします。

  2. [互換性チェックの実行] をクリックします。
    Access の Backstage ビューの [互換性チェックの実行] ボタン
    互換性チェックにより、データベースを正しく発行することができます。問題が見つかった場合は、発行する前に解決してください。

    注: 問題が見つかった場合は、[Web 互換性の問題] というテーブルに問題が保存されます。テーブルの各行には、トラブルシューティング情報へのリンクが含まれます。

  3. [Access Services に発行] で、次の情報を入力します。

    • [サーバーの URL] ボックスに、データベースの発行先の SharePoint サーバーの Web アドレスを入力します (たとえば、http://Contoso/)。

    • [サイト名] ボックスに Web データベースの名前を入力します。この名前をサーバー URL の末尾に付加したものがアプリケーションの URL となります。たとえば、サーバー URL が http://Contoso/ でサイト名が CustomerService ならば、URL は http://Contoso/CustomerService となります。

  4. [Access Services に発行] をクリックします。

Web データベースを同期する

デザインの変更後やデータベースをオフラインにした後には、最終的に、Web データベースを同期してください。同期することにより、コンピューター上のデータベース ファイルと SharePoint サイトの間の相違を解消できます。

概要」のビデオでこのプロセスを説明しています。

  1. Access で Web データベースを開いてデザインを変更します。

  2. 終了したら、[ファイル] タブをクリックし、[すべて同期] をクリックします。
    Access の Backstage ビューの [すべて同期] ボタン

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