Skype for Business (Lync) 会議のためのベスト プラクティス

Lync 会議のセットアップ、参加、発表を行うときに使うことができるオプションにはさまざまなものがあります。ここでは、仕事がしやすくなり、快適な会議を行うための機能を利用するうえでのベスト プラクティスついて説明します。

Lync 会議をセットアップする

会議をスケジュールする

  • 社内の人だけで行う小規模で略式の会議には、設定の変更は行わず、既定の会議オプションを使います。既定のオプションでは、全員が発表者になることができ、会議に直接参加できます。

  • 大人数である、データをセキュリティ保護する必要がある、社外の顧客が参加するなどの特別な要件がある会議の場合は、その要件に合わせて会議オプションを変更してください。詳細については、「Lync 会議のオプションを設定する」を参照してください。

注: 会議参加者の最大数は 250 です。

  • コンピューターを使わないで参加する出席者とオンライン出席者の両方がいる場合は、会議室で Lync 会議を開催できます。Outlook で [会議室の検索] をクリックして、建物内の会議室を見つけて追加します。または、部屋を別で予約し、会議出席依頼の [場所] ボックスに部屋の情報を追加します。

予備発表者の指定

自分が参加できなくなった場合や遅れた場合のために、予備発表者を選択します。予備発表者は、録音の開始、ユーザーの支援とその管理、会議で送信された質問の監視などを行うことができるので、自分はプレゼンテーションに集中できます。これは、大規模な会議またはイベントを開催する場合は特に重要です。

自分の PIN を確認する

ほとんどの場合、自分が電話で会議にコールインするときに暗証番号 (PIN) が必要になることはありません。主催者は、直接接続され、自分の番号が参加者リストに表示されます。しかし、リーダーまたは承認された発信元としてコールインしたい場合は、PIN と勤務先の電話番号または内線番号の入力を求められます。

注: 承認された発信元としてダイヤルインするということは、会議のセキュリティが確立されており、会議に参加するにはその前に身元が確認できなければならないということを意味します。

必要になったときのために、自分の PIN は知っておくことをお勧めします。自分の PIN が思い出せなくなった場合は、会議の招待状にある [ダイヤルイン PIN を忘れた場合] をクリックし、そのページに示された手順に従ってリセットします。

会議出席依頼にトレーニング ドキュメントまたはリンクを含める

Lync を使い慣れていない参加者を招待する場合は、会議に参加する前に会議機能を知ってもらうために、トレーニング方法のドキュメントか、Lync トレーニングへのリンクを会議出席依頼に含めます。

Lync 会議に参加する

  • 自分の会議には 10 ~ 15 分前にサインインして、セットアップしたり、必要に応じてトラブルシューティングしたりする時間を確保しましょう。

  • 会議前に、コンピューター オーディオ (Lync の統合された音声とビデオ) を使用するのか、会議のオーディオ部分に電話を使用するのかを決定します。

  • コンピューター オーディオを使う場合は、音声デバイスとビデオ デバイスをセットアップし、品質をチェックします。コンピューターのマイクとスピーカーを使用することも、ヘッドセットを差し込んで使用することもできます。詳細については、「Lync 音声を設定、テスト、トラブルシューティングする」を参照してください。

  • 音声会議に電話を使用する場合は、Lync の [折り返し先] 機能を利用します。[音声会議への参加方法] ウィンドウで、[折り返し先] を選択して、折り返し先電話番号を入力します。この機能を使用すると、会議 ID や PIN を入力する必要がなくなります。

  • 音声品質をよくするために、可能であれば、コンピューターのマイクとスピーカーではなくヘッドセットを使用します。

  • 音声品質は、ネットワークの状態に大きく左右されます。有線ネットワーク接続を使用して、コンピューター上の無線をオフにします。

  • 会議に参加したら、自分が話さないときは自分のマイクをミュートにしておきます。

Lync 会議でプレゼンテーションを行う

  • 会議の音声と表示の品質をチェックするために、同僚に一緒に会議にサインインしてもらいましょう。

  • 会議中のオプションをチェックして、出席者の権限、内容の表示、注釈の権限など、発表者以外の出席者用の機能を正しくオンやオフにしてあるかを確認します。

  • PowerPoint を使用する場合は、次のことも確認します。

    • スライド デッキのスライド数は約 15 枚までに抑え、大きめのフォント (30 ポイント以上) を使い、気が散らないように背景はシンプルにします。

    • プレゼンテーションは前もってアップロードしておき、コントロールを使って目的のスライドに移動したり、コメントしたりできるように練習しておきます。たとえば、レーザー ポインターやスタンプを使用して重要なポイントを示すことができます。

    • 発表者ノートを活用して、話したいポイントを忘れないようにします。詳細については、「Lync 会議で PowerPoint のスライドを共有する」を参照してください。

  • デスクトップまたはプログラムを共有する場合は、次のことも確認します。

    • プログラムを共有しているときには、出席者の画面には共有しているプログラムとファイルしか表示されません。発表者が他のプログラムにフォーカスを移動しても、それは会議には表示されません。

    • プログラム間で切り替える必要がある場合は、デスクトップ共有を使用します。

    • Lync 会議で [プレビュー] をクリックすると、デスクトップやプログラムを共有したときに出席者の画面に表示される内容を確認できます。

    • 参加者には、全画面モードにすることで表示領域を広げることができるということを伝えます。

      詳細については、「Lync 会議でのデスクトップまたはプログラムの共有」を参照してください。

  • 質疑応答のために十分な時間を残します。参加者に、インスタント メッセージング (IM) 領域で質問やコメントを入力できることを説明します。

    • 自分が話さないときは、ミュートにしておきます。必要であれば、参加者をミュートにしたり、ミュートを解除したりする方法も確認しておきます。Lync の使い方と、電話を使う場合は電話のタッチ トーン コマンドの使い方 (コマンドを音声で聞くには、電話のダイヤル パッドで *1 を押します) の両方を確認します。

    • 会議の開始時に、自分をミュートにする方法とミュートを解除する方法を参加者に説明します。

会議室で会議を開催する

会議が始まる前に会議室を準備し、会議室のオーディオ デバイスとビデオ デバイスが動作するように Lync を設定しておくことをお勧めします。

  • 必要に応じて、ノート PC をプロジェクターと会議室の電話に接続します。

  • エコーが発生する場合は、コンピューターのマイクとスピーカーをミュートにします。Lync にサインインしている他の参加者にも、各自のマイクとスピーカーをミュートにしてもらいます。

  • 会議室の電話をコンピューターに接続するか、電話を使って音声会議に発信することができます。

  • 室内のプロジェクターを使う場合、ケーブルをコンピューターに接続し、適切なディスプレイを選択します。キーボードで Windows キーを押しながら Pキーを押すとディスプレイが表示されます。次のいずれかをクリックします。

    • 複製: コンピューター モニターと室内のプロジェクターの両方にデスクトップを表示します。

    • 拡張: コンピューター モニターと室内のプロジェクターからデスクトップを拡張します。

    • プロジェクターのみ: 室内のプロジェクターにのみデスクトップを表示します。

モニターと室内ディスプレイの両方で会議を見られるように、[複製] を選択することをお勧めします。

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