SharePoint Workspace 2010 での連絡先の管理

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連絡先は、操作するユーザーです。起動バーで、[個人用] リストに連絡先を追加することができます。自分の連絡先を管理することもできます。

目的に合ったトピックをクリックしてください。

新しい連絡先を追加します。

連絡先をファイルとして保存します。

連絡先を他のユーザーに送信します。

連絡先 id を確認します。

連絡先の名前の競合を解決します。

連絡先のエイリアスを作成します。

連絡先を削除します。

連絡先を非表示にします。

連絡先の診断情報を表示します。

連絡先のプロパティを表示します。

新しい連絡先を追加する

連絡先を検索したり、新しい連絡先を起動バーの連絡先リストに追加したりするには、次の操作を行います。

  1. [ホーム] タブをクリックします。

  2. [連絡先の追加] をクリックします。

  3. [ユーザーの検索] ダイアログ ボックスの [検索するユーザー] フィールドに、検索する名前またはテキストを入力します。

    詳細

    [氏名]、[名]、[姓]、[勤務先の電子メール]、または [自宅の電子メール] を使用して検索を実行できます。検索を実行すると、有効なフィールド内で一致が見つかったすべての連絡先が返されます。たとえば、検索文字列に "野内" を指定した場合、"姓" フィールドの最初の 2 文字が "野内" に一致する "野内 良昭" という連絡先が返されます。一般的には、(より多くの文字を入力して) 具体的な検索文字列を指定するほど、より具体的で正確な検索結果が得られます。

    [ユーザーの検索] ダイアログ ボックスの列は、ドラッグしてその順序を変更することができます。また、列見出しを右クリックし、列名のチェックマークをオフにすることで、([氏名] を除く) 任意の列を非表示にすることができます。非表示にした列を再び表示するには、列見出しを右クリックし、列名のチェックマークを付けます。[ユーザーの検索] ダイアログ ボックスで加えた変更は、現在の検索セッションのみに適用されます。[ユーザーの検索] ダイアログ ボックスを次回開いたときは、すべての既定の設定が有効になります。

  4. オプション: [Workspace 連絡先のパブリック ディレクトリを含める] チェック ボックスをオンにすると、このディレクトリを検索の対象に含めることができます。

    既定では、SharePoint Workspace 検索企業ネットワーク (1 つに属している) 場合、既知の連絡先だけでなくします。

  5. [検索] をクリックします。

  6. 一致する連絡先が見つかったら、リストでその連絡先を選択します。

    リスト内の各連絡先名の横に在席情報アイコンが表示され、その連絡先がオンライン状態かどうかを確認できます。ただし、Workspace 連絡先のパブリック ディレクトリ内で一致する連絡先が見つかった場合、その連絡先を選択して自分の連絡先リストに追加するまでは、最初に必ず "不明" 状態アイコンが表示されます。

  7. 一致が見つかり選択状態になっている連絡先に関する情報を表示するには、[プロパティ] をクリックします。

    たとえば、連絡先の id を確認する手順を実行することがあります。

  8. [追加] をクリックして、連絡先をリストに追加します。

連絡先リストにワークスペース メンバーを追加する

ワークスペースに新しいメンバーが加わったとき、その連絡先を個人用リストに追加できます。追加するメンバーを右クリックし、[連絡先リストに追加] をクリックします。

また、ワークスペース メンバーを連絡先リストにドラッグして追加することもできます。

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連絡先をファイルとして保存する

連絡先をファイルとして保存した後、その連絡先ファイルを電子メールに添付することができます。

  1. 連絡先を右クリックし、[連絡先情報をファイルとして保存] をクリックします。

  2. [連絡先情報をファイルとして保存] ダイアログ ボックスで、連絡先ファイルを保存する場所を選択し、[保存] をクリックします。

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連絡先を他のユーザーに送信する

連絡先を他のユーザーに電子メール メッセージまたはGroove メッセージの添付ファイルとして送信できます。

  1. 連絡先を右クリックします。

  2. [選択した連絡先に電子メールで送信] を選択します。

  3. [宛先] フィールドに、1 つまたは複数の電子メール アドレスを入力します。

  4. 必要に応じて、件名とテキスト メッセージを編集します。

    標準テキスト メッセージには、受信者がアカウントを持っていない場合に備えて、SharePoint Workspace のダウンロード手順が含まれます。

  5. [OK] をクリックします。

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連絡先の ID を確認する

重要な情報を意図しないメンバーと共有する危険を回避するためには、連絡先 ID を確認することを強くお勧めします。アカウントのインストール環境によっては、組織の管理者が多くの連絡先 ID が既に確認している場合があります。SharePoint Workspace では、連絡先リストおよびメンバー リストに含まれるメンバーの確認状態が次の色で示されます。

  • 黒: 未確認。

  • :自分で確認します。

  • 青緑: 組織で確認済み。

  • 青: 組織で確認済みだが、ドメイン外であるかまたは相互証明済み。

  • : 名前の競合します。ような名前が付いている 2 つの連絡先の確認状態に関係なく、赤色で表示します。詳細については、名前の競合を解決するを参照してください。

ID の識別に適用される通信ポリシーにより、他のユーザーとやり取りできるかどうかが、そのユーザー確認状態に基づいて判断されます。これらのポリシーは、次のいずれかの処理を適用します。

  • 組織の管理者によって確認されていないすべてのユーザーと連絡できないようにする。

  • [連絡先の確認の通知] ダイアログ ボックスを開き (以下で説明)、ID が確認されていないユーザーとの通信を許可する前に警告する。

  • 警告を出力したり制限を適用したりすることなく、任意の連絡先に連絡できるようにする。

他のユーザーの組織の検証可能性がありますを提供する身元について十分な保証します。場合によっては、機密性の高い情報は、操作している場合は特にすることも、ユーザーの idを手動で確認します。

[連絡先の確認の通知] ダイアログ ボックスが表示された場合の操作

ID が未確認のユーザーに関して警告を出力するように自分のアカウント ID の通信ポリシーが設定されているときに ID が確認されていないユーザーに連絡しようとすると、[連絡先の確認の通知] ダイアログ ボックスが表示されます。この場合、次の操作を実行できます。

  • ユーザーを選択し、[ID の確認] をクリックします。次のセクションの指示に従って、手動で連絡先の ID を確認します。

  • [プロパティ] をクリックして、選択したユーザーの連絡先プロパティを表示します。

  • [続行] をクリックして、ユーザーの確認通知を無視し、操作を続行します。

  • [キャンセル] をクリックして、ユーザーの確認通知の原因となった操作を取り消します。

手動で連絡先を確認する

SharePoint Workspace では、各連絡先 id を一意に「デジタル指紋」を割り当てます。長い文字と数字 (が読みやすくするための区切り記号) の文字列としてデジタル指紋が表示されます。これらのデジタル指紋は、ワークスペースに表示して連絡先リストの連絡先の実際の id を手動で確認するために使用されます。ユーザーに割り当てられているデジタル指紋を表示することもできます。

連絡先 ID を手動で確認するには、次の操作を行います。

  1. ID を確認する連絡先 (またはワークスペース メンバー) を右クリックし、[ID の確認] をクリックします。

    [ID の確認] ダイアログ ボックスに、選択した連絡先との現在の関係に関する情報 (共有しているワークスペース、交換したメッセージの数、組織の関係など) が表示されます。選択した連絡先との間に関係を持たない場合、[ID の確認] ダイアログ ボックスに、デジタル指紋をチェックして連絡先 ID を確認する手順が表示されます。

    注: 同じ名前の連絡先が複数検出された場合、この連絡先の ID を確認するときにエイリアスを割り当てるよう促す警告メッセージが [ID の確認] ダイアログ ボックスに表示されます。

  2. 次のいずれかの操作を実行します。

    • 表示されている情報から連絡先の ID を十分に確認できる場合は、[確認] をクリックします。

      [ID の確認] ダイアログ ボックスで、必要に応じて連絡先の代替名を入力し、[OK] をクリックします。

    • 連絡先の ID を十分に確認できず、さらに確認手順を実行する場合は、[それでも確信が持てない場合: デジタル指紋を確認してください] をクリックします。

      [ID の確認] ダイアログ ボックスで、連絡先のデジタル指紋をチェックする手順を実行し、[確認] をクリックします。

      [ID の確認] ダイアログ ボックスで、必要に応じて連絡先の代替名を入力し、[OK] をクリックします。

連絡先の ID を未確認状態にする

必要に応じて、手動で確認した連絡先の確認状態を変更し、未確認の状態にする場合があります。

  1. 未確認状態にする連絡先 (またはワークスペース メンバー) を右クリックし、[ID の確認] をクリックします。

  2. [未確認] をクリックします。

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連絡先名の競合を解決する

複数の連絡先が同じ表示名を持つ場合、連絡先リスト、ワークスペース メンバー リスト、およびその連絡先情報カードでそれらの連絡先の名前が赤色で表示されます。表示名は、先頭の空白、末尾の空白、および複数の埋め込まれた空白を削除して小文字のテキストに変換した後に正確に一致する場合、同一であると見なされます。

たとえば、"西村 美智江" と "西村 美智江" は、名前が競合していると判定されます。これに対し、"西村 美智江" と "西村美智江" の場合は、名前の競合は発生しません。

正しくない連絡先に対して誤って処理を開始することがないように、連絡先の名前を区別できるようにすることが重要です。競合する連絡先の名前にはエイリアスを作成できます。

また、アカウントに古い連絡先が保存されていることが原因で名前の競合が発生することもまれにあります。たとえば、ある連絡先が新しいアカウントをアクティブ化し、以前のアカウントでのすべての処理を破棄したにもかかわらず、両方のアカウントで同じ表示名を使用しているケースがこれに該当します。この場合、次に説明するように古い連絡先を非表示にして、どの連絡先リストにも表示されないようにすることができます。

名前の競合を解決するには、次の操作を行います。

  1. 競合している名前を右クリックし、[名前の競合の解決] をクリックします。

  2. 次のいずれかの手順に従います。

    • [vCard の表示] をクリックして、選択されている連絡先の詳細を表示します。この操作は、同じ名前の連絡先を区別するのに役立ちます。

    • [連絡先のエイリアス] をクリックして、[エイリアス] ダイアログ ボックスを開き、連絡先の一意な表示名を入力します。

    • [ID の確認] をクリックして、連絡先の ID を確認するための手順を実行します。

  3. [完了] をクリックします。

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連絡先のエイリアスを作成する

エイリアスを使用して (自分以外の) 任意の連絡先を表示することができます。この機能は、同じ名前を持つ複数の連絡先を区別するのが困難な場合に便利です。

  1. 連絡先を右クリックし、[連絡先のエイリアス] をクリックします。

  2. エイリアス名を入力し、[OK] をクリックします。

    元の名前の代わりにエイリアス名が表示されます。できますが、連絡先の元の名前を表示するには、連絡先情報を開くには、またはエイリアス時点の元の名前を表示するポップアップ ウィンドウを表示する名前します。

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連絡先を削除する

起動バーの連絡先リストから連絡先を削除するには、次の操作を行います。

  1. 削除する連絡先を選択します。

  2. Del キーを押し、[はい] をクリックして削除を確認します。

起動バーの連絡先リストから削除した連絡先は、他の連絡先リスト (たとえば、[メッセージの送信] ダイアログ ボックスや [招待の送信] ダイアログ ボックスの [宛先] ボックスの一覧) に表示される場合があります。これは、SharePoint Workspace では、連絡先であるすべてのユーザーの連絡先情報が "既知の連絡先" 集計リストに格納されるためです。このリストには、起動バーの連絡先リストに追加した連絡先と、ワークスペースのメンバーが登録されています。ワークスペース メンバーであっても連絡先リストに登録されていない場合があることに注意してください。

既知の連絡先リストで表示できるユーザーの連絡先を削除することはできません。ただし、実行できます。 少なくともこれらの連絡先を非表示にします。

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連絡先を非表示にする

連絡先は、いろいろな理由でその情報が古くなる場合があります。連絡先の情報が古くなった場合は、その連絡先を非表示にして、連絡先のドロップダウン メニューに表示されないようにすることができます。

  1. 連絡先マネージャーを開きます。

  2. 非表示にする連絡先を選択します。

  3. [表示しない] をクリックして、選択した連絡先を [表示しない連絡先] ボックスの一覧に登録します。

  4. [OK] をクリックします。

注: 連絡先を非表示にする、関連する名前の競合自動的に解決されます。名前の競合と非表示に連絡先が表示されている場合は、情報の名前の競合を解決するを参照してください。

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連絡先の診断情報を表示する

選択した連絡先の診断情報を表示できます。診断情報は、テクニカル サポートを受ける際に必要になる場合があります。診断情報をサポート技術者に送る必要がある場合は、[診断] ダイアログ ボックスの情報をコピーし、電子メールに貼り付けることができます。

  1. 連絡先マネージャーを開きます。

  2. 目的の連絡先を選択します。

  3. [診断] をクリックします。

    [連絡先] ウィンドウの情報をコピーするには、右クリックして [すべて選択] をクリックします。次に、右クリックして [コピー] をクリックします。

    [在席情報] ウィンドウまたは [ネットワーク診断] ウィンドウの情報をコピーするには、[クリップボードにコピー] をクリックします。

  4. [OK] をクリックします。

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連絡先のプロパティを表示する

連絡先の "プロパティ" を表示するには、目的の連絡先を右クリックし、[プロパティ] をクリックします。連絡先のプロパティ画面から、次の操作を行うことができます。

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注: 機械翻訳についての免責事項: この記事の翻訳はコンピューター システムによって行われており、人間の手は加えられていません。マイクロソフトでは、英語を話さないユーザーがマイクロソフトの製品、サービス、テクノロジに関するコンテンツを理解するのに役立てるため、こうした機械翻訳を提供しています。記事は機械翻訳されているため、用語、構文、文法などに誤りがある場合があります。

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