SharePoint Server 2016 で時間ベースのインプレース ホールドを作成する

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日数、月数、年数など、指定した期間、サイトのコンテンツを保留にすることができます。たとえば、法令遵守要件やビジネス上の規制を満たすために、営業部門サイトの全ドキュメントを 7 年間保持しなければならない場合などがあります。

時間ベースのインプレース ホールドは、指定した保留期間の終了前など、いつでも解除できます。

詳細については、「SharePoint Server 2016 のインプレース ホールドの概要」を参照してください。

時間ベースのインプレース ホールドを作成する

  1. インプレース ホールド ポリシー センターを開き、[新しいアイテム] を選びます。

    インプレース ホールド ポリシー センターの [新しいアイテム] オプション

  2. インプレース ホールドの名前を入力します。

  3. 次に [ソース]、[ソースの追加/管理] の順にクリックし、保留にするサイトの URL を入力して、[OK] をクリックします。

    保留されるサイトにはサブサイトが含まれます。

    ソースとしてサイトを追加するには、そのサイトに対して少なくとも読み取りアクセス許可が必要です。また、検索でサイトのインデックスを作成する必要があります。

    [ソースの追加/管理] ダイアログ

  4. [フィルター] に、ソースの絞り込みに使用するキーワードを入力します。

    たとえば、「契約書」と入力して、その単語が含まれるドキュメントのみを保留にすることができます。クエリは、キーワード クエリ言語 (KQL) をサポートしています。詳細については、「Searching and using keywords in eDiscovery」(電子情報開示でのキーワードの検索と使用) を参照してください。このトピックは、インプレース ホールドにも適用されます。

  5. [期間] に、保留にする日数、月数、または年数を入力し、ドロップダウン リストで増分を選びます。

    時間ベースのインプレース ホールドの期間は、保留の作成日時ではなく、ドキュメントの作成日または最終更新日に開始される点に注意してください。たとえば、今日 7 年間のインプレース ホールドを作成しても、2 年後に作成されたドキュメントは、作成日から 7 年間保持されます。

    [期間] オプション

  6. [結果のプレビュー] を選ぶと、保留にされるコンテンツのリンク一覧が表示されます。

  7. [Save] を選びます。

インプレース ホールドの作成後は、いつでもインプレース ホールドを変更し、サイトの追加または削除、フィルター クエリの変更、フィルター クエリの無効化を行うことができます。

コンテンツ ソースのインプレース ホールドの状態を確認する

時間ベースのインプレース ホールド ポリシーを作成するときに、ポリシーに含めるコンテンツ ソースの URL を入力します。それらすべてのコンテンツ ソースは、インプレース ホールド ポリシー センターの [ソース] リストに表示されます。

[処理中] の状態が表示された [ソース] リストのアイテム

各ソースの保留状態は、インプレース ホールド ポリシー センターの [ソース] リストの [インプレース保持の状態] 列で確認できます。

状態

説明

処理中

保留要求が処理中です。この状態は、インプレース ホールドの作成後に表示されます。少し待ってからページを更新すると、この値は以前の値のいずれかに切り替わります。

保留中

コンテンツ ソース全体が保留中です。フィルターなしでインプレース ホールドを作成すると、この値が表示されます。フィルターなしの場合、指定したソースのすべてのコンテンツが保留されます。

フィルター処理された状態で保留中

インプレース ホールドにフィルターが含まれ、指定したソースで検索条件を満たすすべてのコンテンツが保留されています。

保留中ではない

コンテンツ ソースは保留中ではありません。

保留にできません

コンテンツ ソースを保留にすることができません。

失敗

コンテンツを保留にする要求が失敗しました。

時間ベースのインプレース ホールドを無効にする

時間ベースのインプレース ホールドは、指定した保留期間の終了前など、いつでも解除できます。解除するには、ホールドを無効にします。ホールド ポリシーを削除するのではなく、ホールドを無効にすると、後でそのポリシーを再利用できます。

ホールドを解除すると、アイテム保管ライブラリに保持される条件のすべてのアイテムは、標準のクリーンアップ プロセスの対象になります。つまり、保留が解除されたアイテムは、アイテム保管ライブラリから直ちに削除されません。タイマー ジョブによってライブラリがクリーンアップされるまで保持されます。

  1. インプレース ホールド ポリシー センターを開き、解除するホールド ポリシーを選びます。

  2. [期間] の [インプレース保持を無効にする] を選び、[保存] を選びます。

    [インプレース保持を無効にする] オプション

時間ベースのインプレース ホールドを削除する

後で利用できるようにホールドを無効にして残すだけでなく、ホールドを削除することもできます。ただし、時間ベースのインプレース ホールドがまだ有効なときに、そのポリシーを削除することはできません。ホールド ポリシーを削除するには、まずホールドを無効にしてから (前のセクションを参照)、ホールド ポリシーを削除します。

  1. インプレース ホールド ポリシー センターを開き、[インプレース ホールド ポリシー] を選びます。

  2. 削除するポリシーを選び、[メニューを開く]、[アイテムの削除]、[OK] の順に選びます。

時間ベースのインプレース ホールドのソースを削除する

インプレース ホールドには、ホールド ポリシーの対象となるコンテンツのソースとしてサイトが含まれます。ソースが保留中ではないときにのみ、ソースを削除できます。

保留中の [ソース] リストからソースを削除するには、まずホールドからソースとして使用しているサイトを削除するか、それらのホールドを無効にする必要があります。ソースが保留中ではなくなると、削除できるようになります。

  1. インプレース ホールド ポリシー センターを開き、[ソース] を選びます。

  2. 削除するソースを選び、[メニューを開く]、[アイテムの削除]、[OK] の順に選びます。

詳細情報

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