SharePoint Server 2016 でドキュメントの削除ポリシーを作成します。

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組織は、法令遵守、法的事項、その他の規制により、一定期間ドキュメントを保持することを求められることがよくあります。ただし、必要な期間を超えてコンテンツを保持すると、法律的なリスクとなる場合があります。

ドキュメントの削除ポリシーを使用することができます積極的にリスクを軽減する特定の期間の後にサイト内のドキュメントを削除することによって、たとえば、自動的に削除できますユーザーの OneDrive のドキュメント ビジネス ドキュメントが作成された後、5 年間のサイトのします。

ドキュメント削除ポリシーを作成したら、それをサイト コレクション テンプレートに割り当てることができます。これにより、そのテンプレートから作成されたすべてのサイト コレクションでポリシーが利用できます。ポリシーを特定のサイト コレクションに割り当てることもできます。このポリシーは、該当するサイト コレクションのテンプレートに割り当てられている可能性のあるどのポリシーよりも優先されます。

コンプライアンス ポリシー センター

ポリシー テンプレート

ドキュメント削除ポリシーを 1 から作成することも、サンプル ポリシーのいずれかを使用することができます。コンプライアンス ポリシー センターにサンプル ポリシーがあります。これらのサンプル ポリシーはそのまま使用することも、出発点として使用して名前を変更したり内容を変更したりすることもできます。

ポリシー テンプレート

ドキュメント削除ポリシーの使用方法の例

サイト コレクションまたはサイト コレクション テンプレートには、2 つ以上のポリシーを割り当てることができ、各ポリシーにはそれぞれ 1 つまたは複数のルールを含めることができます。ただし、サイト当たりアクティブにすることができるポリシーは 1 つだけあり、またサイト内のライブラリに対してはいかなる場合も 1 つの削除ルールしかアクティブにすることはがきません。

ポリシーとルールを示す図

さらに、ポリシーを必須または既定のポリシーとして選び、削除ルールを既定のルールとして選ぶことができます。

  • 必須のポリシーは、サイト コレクションまたはテンプレートを 1 つのポリシーを割り当てることができる、ポリシーが必須としてマークされているときにします。ポリシーは、既定として設定する必要があり、すべてのサイトに適用されます。サイトの所有者では、ポリシーを停止ことはできません。

  • 既定のポリシーサイトの所有者で必要なアクションなしでに割り当てられているすべてのサイトで、ポリシーが自動的にアクティブなポリシーを設定すると、既定値としてします。

  • 既定の規則ポリシーを使用するサイト内のすべてのライブラリに自動的に適用される削除ルールは、既定に設定されている場合。

次の例では、どのようなときに必須のポリシー、既定のポリシー、および既定のルールを使用すればよいかを説明します。

例 1:1 つのルール を含む 1 つのポリシーをサイト コレクション テンプレートに適用する

あらゆる OneDrive for Business サイトまたはあらゆるチーム サイトなど、広い範囲の構造化されていないコンテンツにわたってドキュメント削除ポリシーを適用する場合を例に挙げます。サイト コレクション テンプレートから作成されたすべてのサイトで 1 つのドキュメント削除ポリシーのみがアクティブになるようにする場合は、次の作業を行います。

  1. 1 つの既定の削除ルールを含む 1 つのポリシーを作成します。

  2. ポリシーを必須および既定のポリシーとして設定します。

  3. ポリシーをサイト コレクション テンプレートに割り当てます。

この例では、既定の削除ルールは、テンプレートから作成されたすべてのサイト コレクション内のすべてのライブラリに適用されます。サイト所有者はポリシーを無効にすることができません。これは、ドキュメント削除ポリシーを広範囲に正確に適用するための最も簡単な方法です。

1 つの必須ポリシー] と [ルールの図

例 2:複数のルールを含む 1 つのポリシーをサイト コレクションのテンプレートに適用する

サイトの所有者は多くの場合、サイトに含まれるコンテンツの種類を十分に把握しているので、サイト所有者が自分のサイトに最も適した削除ルールを選択できるようにすることができます。サイト所有者がポリシー全体を無効にできるようにすることもできます。

さらに、ポリシーの作成および管理は引き続き一元的に行うことができできます。また、1 つのポリシーとルールを既定値として選択することで、サイト所有者が別のポリシーを選択するか、ポリシーを無効にするまで、1 つのポリシーが常に有効になるようにすることができます。このような柔軟性をサイト所有者に提供する場合は、次の作業を行います。

  1. いくつかの削除ルールを含むポリシーを 1 つ作成し、そのうちの 1 つを既定のルールとして設定します。

  2. ポリシーを既定のポリシーとして設定します。

  3. ポリシーをサイト コレクション テンプレートに割り当てます。

サイト所有者は、代替削除ルールのいずれかを選択したり、ポリシーを無効にしたり、何もせずに既定のポリシーとルールを適用対象としたりすることができます。

多くのルールを含む 1 つのポリシーの図

例 3:1 つまたは複数のルールを含むいくつかのポリシーをサイト コレクションに適用する

この例ではサイト所有者に最大限の柔軟性を提供します。つまり、サイト所有者はポリシーを複数の選択肢の中から選び、その後、ルールを複数の選択肢の中から選ぶことができます。また、1 つのポリシーとルールが既定値として設定されると、既定のポリシーは、サイト所有者が別のポリシーを選択するか、ポリシーを無効にするまで、常に有効になります。なお、ポリシーとルールを既定値として設定しなかった場合は、サイト所有者がポリシーまたはルールを選択し適用するという作業を行うまで、サイト内のドキュメント ライブラリに対してポリシーまたはルールはアクティブになりません。

前述の 2 つの例とは異なり、これらのポリシーはサイト コレクション テンプレートではなく特定のサイト コレクションに割り当てられます。つまり、特定のサイト コレクションのコンテンツに合わせてポリシーを具体的にカスタマイズすることができます。

ポリシーとルールは継承されます。サイト所有者は各自のサイト用のポリシーとルールを選択することができます。すべてのサブサイトは親からポリシーを継承します。ただし、サブサイトの所有者は別のポリシーを選択することにより、継承を解除することができます。この場合、継承を再度解除するまで、そのポリシーがすべてのサブサイトに適用されます。

このシナリオを設定するには、次の作業を行います。

  1. それぞれ 1 つまたは複数のルールを含むポリシーをいくつか作成します。

  2. ポリシーとルールを既定値として設定します。

  3. 特定のサイト コレクションにポリシーを割り当てます。

さらに、ポリシーとルールが特定のサイト コレクションに合わせてカスタマイズされます。ここで、サイト所有者は各自のサイトに最適なポリシーとルールを選択して、継承を解除することができます。

多くのルールに多くのポリシーの図

ドキュメント削除ポリシーを作成する

  1. コンプライアンス ポリシー センターで > 左のナビゲーションで [ポリシーの削除] を選びます。

    削除ポリシー] リンク

  2. [新しいアイテム] を選択します。

  3. ポリシー名と説明を入力します。サイト所有者は、この名前と説明に基づいてサイトのポリシーを選ぶことがあるので、サイト所有者が適切なポリシーを選択できるように十分な情報を含めます。

  4. ルールを作成するには、[新規] を選択します。

  5. 名前を入力し、次のオプションを選択します。

    • ルールが完全にドキュメントを削除するかのごみ箱には、削除するかどうかを選択します。ごみ箱には、アイテムがサイトから完全に削除する前に済みセーフティ ネットが用意されています。ごみ箱の詳細については、ごみ箱を空にするかファイルを復元するを参照してください。

    • 削除日をドキュメントの作成日または前回の変更日のいずれを基に算出するかを選択します。

    • 日数、月数、または年数を入力します。ドキュメントは、これらの期間が経過すると削除されます。

    • ルールを既定のルールとするかどうかを選択します。最初に作成したルールは自動的に既定のルールとして設定されます。既定のルールは、ポリシーを使用するサイト内のすべてのライブラリに自動的に適用されます。

    新しいルール ページ

  6. [Save] を選びます。

  7. サイト所有者が別のルールを選んでサイトに適用できるようにする場合は、別のルールを作成します。サイト所有者が何も行わなければ、既定のルール (存在する場合) が適用されます。

  8. ポリシーからルールを削除するには、ルールを選択 >を削除します。

    注: ルールを削除するポリシーには、既定のルールが含まれていない場合は、[ルールがであるなし有効そのポリシーのつまり、ドキュメントは削除されません。

サイト コレクション テンプレートにドキュメント削除ポリシーを割り当てる

ドキュメント削除ポリシーに対して指定される期間は、ドキュメントが割り当てられてからの時間ではなく、ドキュメントが作成または変更されてからの時間であることに注意してください。ポリシーを最初に割り当てると、サイト内のすべてのドキュメントが評価され、条件を満たしているドキュメントがあれば削除されます。この処理は、ポリシーの割り当てられて以降に新規に作成されたドキュメントだけでなく、すべての既存のドキュメントに適用されます。

  1. コンプライアンス ポリシー センターで > 左のナビゲーションで [テンプレートのポリシーの割り当て] を選びます。

    テンプレートのポリシーの割り当てをリンクします。

  2. [新しいアイテム] を選択します。

  3. 次のいずれかの操作を実行します。

    • など、チーム サイト テンプレートをサイト コレクションのテンプレートのポリシーを割り当てるには、サイト コレクションのテンプレートに割り当てるを選択し、[サイト コレクションのテンプレートを選択します。

    • ポリシーを割り当てるユーザーの Onedrive for Business のサイトに、 OneDrive for Business のテンプレートに割り当てる] の下にあるが強調表示を選択します。

      サイト コレクション テンプレートにポリシーを割り当てると、ポリシーは、テンプレートから作成された既存のサイト コレクションと、将来的に作成されるサイト コレクションの両方で利用できるようになります。

      OneDrive for Business テンプレートへの割り当てオプション

  4. [Save] を選びます。

    注: 各テンプレートには、1 つだけの一連の割り当てポリシーことができます。このテンプレートが、それに割り当てられているポリシーを既に持っていることを示すエラーが表示された場合は、キャンセル]をクリックして > 左のナビゲーションで、テンプレートのポリシーの割り当て> 表示し、既に割り当てられているポリシーの設定を管理するテンプレートを選択します。

  5. [割り当てポリシーの管理] を選択し、割り当てるポリシーを選択し、1 つのポリシーを既定のポリシーとするかどうかを選択します。既定のポリシーを設定すると、サイト所有者が操作を行わなくても、そのポリシーに割り当てられたすべてのサイトでそのポリシーが自動的にアクティブになります。

    [ポリシーの追加と管理] ページ

  6. [Save] を選びます。

  7. すべてのサイトに対してポリシーを適用し、サイト所有者による無効化を許可しない場合は、[ポリシーを必須としてマークする] を選択します。ポリシーを必須としてマークすると、サイト コレクション テンプレートにはそのポリシーしか割り当てることができなくなります。ポリシーは既定値としてマークすることも必要です。

    場合は、このオプションが淡色表示、割り当てポリシーの管理を選択し、1 つ以上のポリシーが割り当てられているし、既定として設定することかどうかを確認します。

  8. [Save] を選びます。

サイト コレクションにドキュメント削除ポリシーを割り当てる

ドキュメント削除ポリシーに対して指定される期間は、ドキュメントが割り当てられてからの時間ではなく、ドキュメントが作成または変更されてからの時間であることに注意してください。ポリシーを最初に割り当てると、サイト内のすべてのドキュメントが評価され、条件を満たしているドキュメントがあれば削除されます。この処理は、ポリシーの割り当てられて以降に新規に作成されたドキュメントだけでなく、すべての既存のドキュメントに適用されます。

  1. コンプライアンス ポリシー センターで > 左のナビゲーションで [サイト コレクションのポリシーの割り当て] を選びます。

    サイト コレクションのポリシーの割り当てをリンクします。

  2. [新しいアイテム] を選びます。

  3. サイト コレクションを選択して > 名または URL をサイト コレクションの検索 > サイト コレクションの選択 >を保存します。

    ヒント: サイト コレクションを検索するときに、検索コレクションのタイトルを検索するときに、アスタリスク (*) ワイルドカードを使用することができます。たとえば、検索する * サイト *「コンテンツ サイト」と"既定の発行サイト] サイト コレクションの両方を返します。また、アスタリスクを 1 つだけを検索ボックスに入力して、[検索をすばやく表示多くには、(はすべて)、サイト コレクションのします。

    サイト コレクション] のダイアログ ボックスを選択します。

    注: 各サイト コレクション ポリシーを割り当てる一連の 1 つだけことができます。このサイト コレクションに既にあるポリシーに割り当てられていることを示すエラーが表示された場合は、キャンセル]をクリックして > 左のナビゲーションでのサイト コレクション ポリシーの割り当て> を表示して、既に割り当てられているポリシーの設定を管理するサイト コレクションを選択します。

  4. [割り当てポリシーの管理] を選択し、割り当てるポリシーを選択し、1 つのポリシーを既定のポリシーとするかどうかを選択します。既定のポリシーを設定すると、サイト所有者が操作を行わなくても、そのポリシーに割り当てられたすべてのサイトでそのポリシーが自動的にアクティブになります。

    [ポリシーの追加と管理] ページ

  5. [Save] を選びます。

  6. すべてのサイトに対してポリシーを適用し、サイト所有者による無効化を許可しない場合は、[ポリシーを必須としてマークする] を選択します。ポリシーを必須としてマークすると、サイト コレクション テンプレートにはそのポリシーしか割り当てることができなくなります。ポリシーは既定値としてマークすることも必要です。

    場合は、このオプションが淡色表示、割り当てポリシーの管理を選択し、1 つ以上のポリシーが割り当てられているし、既定として設定することかどうかを確認します。

  7. [Save] を選びます。

ポリシーの割り当てを削除する

割り当てを削除すると、割り当て済みのポリシーは、サイト コレクションに含まれている、またはサイト コレクションのテンプレートから作成されたすべてのサイトに適用されません。

  1. コンプライアンス ポリシー センターで > 左のナビゲーションで、テンプレートのポリシーの割り当てまたはサイト コレクションのポリシーの割り当てのいずれかを選択します。

  2. 割り当てアイテムを選択し、[...]、[アイテムの削除] の順に選択します。

ポリシーを削除する

使用中のポリシーを削除することはできません。ポリシーを削除するには、前にまず、サイト コレクションとそのポリシーを含むテンプレートにすべての割り当てを削除するのには必要があります。

  1. コンプライアンス ポリシー センターで > 左のナビゲーションで [ポリシーの削除] を選びます。

  2. ポリシーを選択します。

  3. リボンの [アイテム] タブを選択し、[ポリシーの削除] を選択します。

    リボンの [ポリシーの削除] ボタン

  4. ポリシーが使用中である場合、そのポリシーを使用しているすべてのサイト コレクションから削除するかどうかを尋ねるメッセージが表示されます。削除しても問題ないことを確認したら、[OK] を選択します。

詳細情報

注: 機械翻訳についての免責事項: この記事の翻訳はコンピューター システムによって行われており、人間の手は加えられていません。マイクロソフトでは、英語を話さないユーザーがマイクロソフトの製品、サービス、テクノロジに関するコンテンツを理解するのに役立てるため、こうした機械翻訳を提供しています。記事は機械翻訳されているため、用語、構文、文法などに誤りがある場合があります。

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