SharePoint Server 2010 でドキュメントとコンテンツを管理する

概要

SharePoint 2010 Training このコースでは、SharePoint Server 2010 で追加または更新された、ドキュメント管理に関する機能の概要を紹介します。基本的なドキュメント管理タスク (ドキュメントのチェックイン/チェックアウト、ドキュメント バージョン履歴の操作など) のことは既に理解しており、SharePoint Server 2010 における高度なドキュメント管理機能について知りたい方にお勧めします。新しいドキュメント管理機能によって、どのように作業の負担が軽減されるかがわかります。

このコースを完了すると、次のことができるようになります。

  • ドキュメント センター サイトを使用すると多数のドキュメントの管理が容易になることを理解する。

  • メタデータを使用してコンテンツを見つけ、大きなライブラリの中をナビゲートする。

  • ドキュメント セットを使用して、複数ドキュメントから成る作業生産物を作成および管理する。

  • リッチ メディア (ビデオやオーディオなどのファイル) を SharePoint Server 2010 サイト上で管理および作成する方法を理解する。

  • SharePoint Server と Office クライアント プログラムとの統合機能を活用して、使い慣れた Office クライアント プログラムの環境でドキュメント管理作業を行う。

このコースの内容は、次のとおりです。

  • 自分のペースで学習できる 4 つのレッスン。

  • コース終了時の簡単なテスト。テストは採点されません。

  • コースの最後に印刷可能なクイック リファレンス カード。

これまでに SharePoint サイト上のドキュメントを操作した経験がない場合は、基本的なタスク (ドキュメントのアップロード、チェックインとチェックアウトなど) を学習することをお勧めします。初めに、「SharePoint Server 2010 での基本タスク」を読んでください。

SharePoint Server 2007 からアップグレードする予定があり、新しいリボン インターフェイスを使用して生産性を上げる方法について知りたい場合は、初めにトレーニング コース「SharePoint 2010 ユーザー インターフェイスへの切り替え」を受講することをお勧めします。

オフライン バージョン (66 MB)

ドキュメント センター内でコンテンツを検索および管理する

お使いのブラウザーではビデオがサポートされていません。 Microsoft Silverlight、Adobe Flash Player、Internet Explorer 9 のいずれかをインストールしてください。

ドキュメント セットを使用して複数ドキュメントから成る作業生産物を作成および管理する

お使いのブラウザーではビデオがサポートされていません。 Microsoft Silverlight、Adobe Flash Player、Internet Explorer 9 のいずれかをインストールしてください。

デジタル資産を管理する

お使いのブラウザーではビデオがサポートされていません。 Microsoft Silverlight、Adobe Flash Player、Internet Explorer 9 のいずれかをインストールしてください。

Microsoft Word 2010 を SharePoint サイトと共に使用する

お使いのブラウザーではビデオがサポートされていません。 Microsoft Silverlight、Adobe Flash Player、Internet Explorer 9 のいずれかをインストールしてください。

セルフ テスト

コースの内容を理解できたかどうかを、以下のテストで確認してみましょう。結果は画面に表示されますが、採点は行われません。

ドキュメント センター サイトのコンテンツを効率的に見つける方法を 2 つ選択してください。

ドキュメント ID を使用してコンテンツを検索する。

正解です。ドキュメントの ID を使用して検索すると、ドキュメントが移動した後でも見つけることができます。

ブラウザー ショートカットとして保存されているリンクを使用する。

残念ですが、不正解です。SharePoint サイト上のリソースへのリンクを保存しておくと便利ではありますが、このような回避策は、ドキュメント センター サイトを使用しているときは必要ありません。

メタデータ ナビゲーションを使用して、コンテンツを参照画面から選択する。

正解です。ライブラリに対してメタデータ ナビゲーションが構成済みの場合は、コンテンツをフィルタリングして効率的に見つけることができます。

ドキュメントへのリンクを同僚に教えてもらう。

残念ですが、不正解です。この方法でも、求めている結果が得られることはありますが、コンテンツを自分で見つけるためのツールがあります。

SharePoint Server 2010 の新しいメディア ライブラリ テンプレートに関する以下の記述のうち、正しいものを 2 つ選んでください。

メディア ライブラリには縮小表示ビューがあり、写真やビデオを一覧から簡単に見つけることができる。

正解です。縮小表示ビューを使用すると、メディアを見ながら一覧から選択できるので、名前を指定する必要はありません。

メディア ライブラリは新しいビジネス インテリジェンス機能の 1 つであり、財務資産の追跡や管理に使用できる。

残念ですが、不正解です。メディア ライブラリの目的は、デジタル資産 (オーディオ、ビデオ、イメージなどのファイル) を格納することです。

メディア ライブラリでは、オーディオ、ビデオ、およびイメージ ファイルという新しいデジタル資産コンテンツ タイプがあらかじめ構成されている。

正解です。メディア ライブラリを作成するとすぐに、写真やビデオをライブラリにアップロードできる状態になります。

メディア ライブラリでは、ドキュメント管理の基本的機能 (チェックイン/チェックアウト、バージョン管理など) はサポートされない。

残念ですが、不正解です。メディア ライブラリは、ドキュメント ライブラリと同じ機能をすべて備えており、さらにオーディオ、ビデオ、イメージのファイルを管理できます。

ドキュメント セットに関する以下の記述のうち、正しいものを 2 つ選んでください。

ドキュメント セットの新しいインスタンスを作成すると、コンテンツは必ず自動的に作成される。

残念ですが、不正解です。作成されるかどうかは、ドキュメント セットのコンテンツ タイプがどのように構成されているかによって異なります。既定のコンテンツを自動的に作成するようにドキュメント セットを構成できますが、 既定のコンテンツを作成しないように構成することもできます。どちらの場合でも、新しいドキュメントをアップロードまたは作成してドキュメント セットに追加することができます。

ドキュメント セットとはフォルダー ベースのコンテンツ タイプであり、複数ドキュメントから成る作業生産物の作成と管理に使用できる。

正解です。ドキュメント セットは、プロジェクトの関連するドキュメントをまとめて作成して管理する必要がある場合に便利です。

ドキュメント セットのバージョン スナップショットを作成できる。

正解です。ドキュメント セットのウェルカム ページに表示されるリボンの [バージョンの取得] コマンドを使用します。

ドキュメント セットに対してワークフローを実行することはできない。

残念ですが、不正解です。ワークフローをドキュメント セット全体に対して実行することも、ドキュメント セット内の個々のアイテムに対して実行することもできます。

Microsoft Office クライアント アプリケーション (Word、Excel、PowerPoint など) でドキュメントを保存するときや開くときに表示されるショートカットにライブラリを追加するには、次のどのリボン コマンドを使用しますか。

エクスプローラーで開く

残念ですが、不正解です。[エクスプローラーで開く] コマンドを実行すると、ライブラリが Windows エクスプローラーの標準のフォルダーとして開きます。

Excel にエクスポート

残念ですが、不正解です。[Excel にエクスポート] コマンドを実行すると、ライブラリ内のアイテムのリストが Excel ワークシートにエクスポートされます。

Office に接続

正解です。[Office に接続] コマンドを選択してから [SharePoint サイトへの追加] オプションを選択すると、ライブラリへのショートカットが追加され、クライアント プログラムの [ファイルを開く] や [名前を付けて保存] のダイアログ ボックスにこのショートカットが表示されるようになります。また、クライアント プログラムの中から、そのライブラリに対して設定されている任意のテンプレートを使用してドキュメントを新規作成することもできるようになります。

SharePoint Workspace と同期

残念ですが、不正解です。ただし、[SharePoint Workspace と同期] コマンドは非常に便利です。このコマンドを実行すると、ライブラリ全体のコピーをローカル コンピューターに作成して同期させることができます。これに使用されるクライアント プログラムが SharePoint Workspace です。この機能を利用すると、オフラインのときに更新したドキュメントを、後でオンラインに戻ったときに同期させることができます。

ご意見/ご感想

クイック リファレンス カード

See also

メタデータ ナビゲーション コントロールの場所

ページの左側に、次のように表示されます。

メタデータ ナビゲーション コントロール

ドキュメント セットを作成する方法

ドキュメント セットがライブラリに対して構成済みの場合にドキュメント セットを作成するには、[新しいドキュメント] メニューで [ドキュメント セット] を選択します。

[新しいドキュメント] メニューの [ドキュメント セット] コマンド

イメージに対する操作をメディア ライブラリ内の縮小版プレビューから実行する方法

プレビューの上にマウス ポインターを置き、プレビュー ウィンドウに表示されたリンクのうち目的のものをクリックします。

Image preview in an Asset Library

Microsoft クライアント プログラム (Word、Excel、PowerPoint など) の [ファイルを開く] や [名前を付けて保存] のダイアログ ボックスに表示される SharePoint サイトのリストにライブラリを追加する方法

リボンの [ライブラリ] タブの [Office に接続] コマンドをクリックし、[SharePoint サイトへの追加] をクリックします。

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