SharePoint Server 2010 での基本タスク

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Office 2010 の使用を開始します。 Microsoft SharePoint Server 2010 の使い方を学習するうえで役立つ基本的な作業と情報について説明します。

この記事の内容

SharePoint Foundation および SharePoint Server の概要

SharePoint Server の機能

SharePoint サイトの構成要素

操作に影響するサイト特性

サイトにコンテンツを追加する

サイト コンテンツを管理および操作する

SharePoint Foundation および SharePoint Server の概要

SharePoint Foundation 2010 は、SharePoint サイトの基盤となるテクノロジで、無償で提供されています。以前のバージョンでは Windows SharePoint Services という名称でした。SharePoint Server 2010 では、SharePoint Foundation テクノロジを使用して、リストとライブラリ、サイトの管理、およびサイトのカスタマイズ用に一貫性のある使い慣れたフレームワークを提供しています。SharePoint Foundation で使用できる機能はすべて SharePoint Server 2010 でも使用できます。

SharePoint Server 2010 では、追加機能を提供することによって SharePoint Foundation を拡張しています。たとえば、SharePoint Server と SharePoint Foundation のどちらにも、チーム サイト、ブログ、および会議ワークスペースで仕事仲間と共同作業するためのサイト テンプレートがあります。さらに、SharePoint Server には、組織内のユーザーが情報を探して整理し、仕事仲間と共有する際に役立つ、タグ付けやニュース フィードなどの強化されたソーシャル コンピューティング機能が備わっています。また、SharePoint Server では SharePoint Foundation の検索テクノロジを拡張して、SAP、Siebel、および他のビジネス アプリケーションでビジネス データを検索する機能など、大規模な組織において有用な機能を搭載しています。

SharePoint Foundation および SharePoint Server はいずれも、他のプログラム、サーバー、およびテクノロジ (Microsoft Office system のプログラムなどを含む) と効率的に連携するように設計されています。たとえば、SharePoint Workspace でサイト、リスト、またはライブラリをオフラインで取得し、ネットワーク接続から切り離された状態でサイト コンテンツを操作し、再接続時に変更内容を自動的に同期することができます。多くの SharePoint タスクは、使い慣れた Microsoft Office プログラム内で実行できます。たとえば、Microsoft Word 内から経費明細書を承認するワークフローを開始したり、そのワークフローに参加したりできます。

SharePoint Server の機能

SharePoint Server 2010 の機能には、6 つの主要分野があります。ここではそれらの各機能について簡単に説明し、詳細情報が提供されている関連トピックへのリンクを紹介します。

共同作業とソーシャル コンピューティング

SharePoint Server 2010 では、SharePoint Foundation の共同作業機能を拡張することにより、ブラウザーや Microsoft Word などの使い慣れたアプリケーションからのコンテンツの容易な作成や、タグ付けやレーティング機能によるリソースの関連付け、ニュースフィードや人の検索によるすばやい問題解決がより容易にできるようになっています。

これらの機能を活用できる基本的な環境の 1 つに、個人用サイトがあります。個人用サイトは、オンライン プロファイルでドキュメント、リンク、および自分自身に関する情報を共有できるユーザー固有の SharePoint サイトです。また、関心のあるトピックについてブログを作成したり、業務上必要な情報を検索したりすることもできます。

WN プロファイル

個人用サイトでどの情報を共有にしてどの情報を個人用に指定するかは、ユーザーが決定します。その後、ユーザーは情報へのリンクにタグ付けして、他のユーザーがニュース フィードでタグ付けしたり共有したりしている情報を検索することができます。個人用サイトにおける情報の管理の詳細については、「個人用サイトとプロファイルで共有する情報を管理する」を参照してください。

また、SharePoint Server 2010 では、オンラインのときもネットワーク接続から切断されているときも SharePoint Workspace の高い操作性を提供し、ユーザーが自由に共同作業を行えるようにすることで、どこからでも参加できるようになっています。

エンタープライズ コンテンツ管理

Microsoft が提供するエンタープライズ コンテンツ管理 (ECM) は、管理されていない大量のコンテンツによって発生する課題を解決するのに役立ちます。SharePoint Server 2010 は Microsoft ECM ソリューションの中核部分であり、Microsoft Office system などの使い慣れたツールと統合することで、コンテンツ管理の対象者を組織内のすべての従業員へと拡張しています。Microsoft ECM ソリューションは、コンテンツの作成から編集、共同作業、期限切れまでのライフサイクル全体を単一の統合プラットフォーム上で管理する機能を提供します。

SharePoint Server 2010 には、次のような目標を達成するための機能のセットが用意され、組織はそれらを活用してコンテンツのライフ サイクル全体を管理できます。

  • さまざまなコンテンツを管理する    SharePoint Server 2010 の "ドキュメント管理" 機能を使用すると、複数の場所に格納されている多様なコンテンツを、一貫した分類方法で一元管理できるリポジトリにまとめることができます。組織では、新しいドキュメント セット機能を使用して、複数のドキュメントにまたがる成果物を作成して管理できます。さらに、統合検索機能を使って、このような情報を検索、共有、および利用できます。新しい用語ストア機能などの "メタデータ管理" 機能は、組織が複数のサイトにあるメタデータを集中管理する際に役立ちます。メタデータとはデータに関する情報であり、情報の識別、構成、検出、および管理に使用されます。メタデータ ナビゲーションを新しくサポートし、ドキュメント内にメタデータ フィールドを埋め込む機能を提供することで、情報の検索と検出が改善されています。また、コンテンツは不正アクセスから保護されます。ワークフローなどの共同作業ツールを利用すれば、ユーザー間のより緊密な連携が可能となり、構造化された方法でドキュメントを作成、レビュー、および承認できるようになります。

  • コンプライアンスおよび法的要件に適合する    SharePoint Server 2010 には、組織が現在も編集作業を行っているドキュメントと同じ場所で行うインプレース レコード管理、またはロックダウンされた中央リポジトリでのレコード管理のいずれかで、業務レコードを保存し保護するための "レコード管理" 機能が搭載されています。有効期限ポリシーをレコードに適用することによって、規制または企業の業務ポリシーで指定された期間中はレコードが確実に保持されるため、組織の法的リスクが低減されます。内部/外部の監査担当者は監査記録によって、レコードが正しく保持された証拠を残すことができます。特定のレコードを法的開示の下に保留して、破棄されるのを防ぐこともできます。

  • 複数の Web サイトを効率的に管理する    SharePoint Server 2010 の "Web コンテンツ管理" 機能では、使いやすいコンテンツ作成ツールと組み込みの承認プロセスを使用して、Web コンテンツを発行できます。従業員は、IT スタッフから詳細なサポートを受けることなく、Web サイトにコンテンツ (イメージ、オーディオ、ビデオを含む) をアップロードできます。リッチ メディアの新規サポートには、新しい資産ライブラリが含まれます。このライブラリには、豊富なビューと選択機能、SharePoint コンテンツ タイプとしてのビデオのサポート、ストリーミング ビデオ インフラストラクチャ、およびスキン機能を搭載した Silverlight メディア プレイヤーが備わっています。また、マスター ページとページ レイアウトから構成されるテンプレートにより、ページに一貫したブランド イメージを持たせることができます。組み込みの Web Analytics 機能では、トラフィック、検索、およびコンテンツの分析レポートがサポートされています。SharePoint Server 2010 では、イントラネット サイト、エクストラネット サイト、インターネット サイト、および複数言語サイトに対応した単一展開および管理インフラストラクチャも提供しています。

エンタープライズ検索

SharePoint Server 2010 では、エンタープライズ コンテンツ管理やグループ作業などの他のビジネス生産性機能を補完する強力な検索インフラストラクチャを提供しているため、ユーザーは優れた回答をすばやく入手して、情報や専門知識の活用幅を広げることができます。

検索ではユーザーの個人用コンテキストが考慮され、ユーザーを必要な情報へと導くために対話的なナビゲーションを使用して検索対象を絞り込むことができます。SharePoint Server では、社内のすべての情報 (SAP、Siebel、カスタム データベースなどのエンタープライズ アプリケーションを含む) に接続して、ユーザーが必要な情報を利用できるように、検索範囲をより多くのコンテンツ ソースおよびコンテンツ タイプに拡大しています。

ビジネス インテリジェンス

ビジネス インテリジェンスは、組織のシステムに格納されている情報を取得し、その情報を最も必要としているユーザーがそれを入手しそれに基づいた意思決定を行えるようにするための方法論、テクノロジ、およびプロセスのセットです。Microsoft ビジネス インテリジェンス プラットフォームの重要な部分として、SharePoint Server 2010 では、組織内のすべての人が適切なデータにアクセスして正しい意思決定を行えるように、ビジネス インテリジェンス機能を利用できるようにすることができます。

通常、組織では、データをさまざまな形式 (データベース、電子メール メッセージ、スプレッドシート ファイルなど) で保存しています。SharePoint Server 2010 では、さまざまなソースからデータを抽出し、そのデータを分析および意思決定に役立つ形式で表示できます。

Excel Services を使用すると、意思決定者は SharePoint サイト上で Excel ブックを発行、共有、および管理できます。組織内のその他のユーザーは、データを分析する際に、ブラウザーからセルの値、数式、および書式を変更できます。

SharePoint Server 2010 の PerformancePoint Services では、組織の重要な目標および評価基準の可視性を向上させることができ、より詳細な分析と洞察が可能になります。自分や組織内の他のユーザーが、スコアカード、レポート、およびフィルターが含まれた対話型のダッシュボードを作成および使用して、傾向を把握することができます。また、SharePoint サイトに詳細なグラフを追加して、SharePoint リスト、外部データ リスト、Business Data Connectivity Services、Excel Services、またはその他の Web パーツなど、さまざまなソースのデータにグラフを接続することもできます。

ポータル

SharePoint Server 2010 を使用すると、組織ではビジネスのあらゆる側面に対応したポータル サイト (エンタープライズ イントラネット ポータル、企業のインターネット Web サイト、部門ポータル サイト) を構築して管理することができます。エンタープライズ イントラネット ポータルおよび部門ポータルでは、組織内の個別のサイトを関連付けて、既存のビジネス アプリケーションへのアクセスを統合できます。組織内のチームおよび個人はポータル サイトを使用して、業務上必要な専門知識、情報、およびビジネス アプリケーションにアクセスできます。

ポータル サイトを使用する組織内の各ユーザーは、個人用サイトを活用できます。個人用サイトは、ドキュメント、コンテンツ、リンク、連絡先などを集中して管理し保存できる個人のサイトです。個人用サイトは、組織内の他のユーザーが、あなたや、あなたのスキルや興味のある対象について情報を検索する玄関口として機能します。個人用サイトには、このトピックの前半で説明したソーシャル コンピューティング機能が備わっています。

SharePoint Server 2010 には、コンテンツのターゲットを特定のタイプのユーザーに限定するなど、組織が個々のユーザーのポータル サイトの操作性をカスタマイズするために使用できる機能も搭載されています。組織で SharePoint Server 2010 などの SharePoint と互換性のある Web デザイン プログラムを使用すると、ポータル サイトをさらにカスタマイズすることができます。

ビジネス プロセスとフォーム

SharePoint Server 2010 には、次に示すような、ビジネス プロセスの統合と合理化に役立つ多くの機能が用意されています。プロジェクトの承認やドキュメントの校閲などの一般的なビジネス プロセスに関連するタスクを管理することで、そのようなプロセスの調整に必要なコストを削減します。SharePoint Server 2010 にはユーザーが使用できる定義済みのワークフローが複数用意されており、ニーズに応じてそのまま使用したりカスタマイズしたりできます。また、SharePoint Designer を使用して、固有のビジネス プロセスに対応したカスタム ワークフローを作成することもできます。

ブラウザー ベースのフォームを作成して、Microsoft InfoPath 2010 を使用していない組織からデータを収集することもできます。

SharePoint サイトの構成要素

1 つのサイトは関連する複数の Web ページのグループで構成され、組織でプロジェクト作業を行い、会議を開催し、情報を共有できます。たとえば、チームがスケジュール、ファイル、および詳細な手順を保存する独自のサイトを所有している場合があります。チーム サイトは組織の大規模なポータル サイトの一部である場合があり、人事部門などの部署が他の部署のために情報やリソースを書き込んだり公開したりすることができます。

すべての SharePoint サイトには、使用する前に知っておく必要のある共通の要素があります。共通の要素には、リスト、ライブラリ、Web パーツ、およびビューがあります。

チーム サイト

リスト    リストは、組織が情報を格納、共有、および管理できる Web サイト コンポーネントです。たとえば、タスク リストを作成すると、作業割り当てを管理したり、チームのイベントを予定表上で管理したりできます。ディスカッション掲示板でアンケートを実施したりディスカッションを主催したりすることもできます。

ライブラリ    ライブラリは、ファイルおよびファイルに関する情報を格納する特殊なリストです。ライブラリ内のファイルの表示、管理、および作成の方法を制御できます。

ビュー    ビューを使用すると、リストまたはライブラリで重要なアイテムや用途に合ったアイテムを容易に確認できます。たとえば、リストに特定の部署に該当するすべてのアイテムのビューを作成したり、ライブラリ内の特定のドキュメントを強調表示したりできます。リストやライブラリには選択可能な複数のビューを作成できます。また、Web パーツを使用して、サイトの別のページにリストやライブラリのビューを表示することもできます。

自分のタスク ビュー

Web パーツ    Web パーツは、サイト上の多くのページの基本構成要素となる情報モジュールです。サイトのページを編集する権限を持っている場合は、Web パーツを使用してサイトをカスタマイズし、図やグラフ、他の Web ページの一部、ドキュメントの一覧、ビジネス データのカスタマイズしたビューなどを表示させることができます。

Web パーツ

操作に影響するサイト特性

SharePoint のインストールと構成の特性は、サイト上での表示内容や使用できるオプションに影響します。

アクセス許可    既定のフル コントロール アクセス許可レベルが割り当てられている場合、サイトを管理するためのオプションをすべて使用できます。共同作成または読み取りアクセス許可レベルが割り当てられている場合、使用できるオプションとアクセスできるサイト コンテンツが制限されます。このトピックで説明されている多くのオプションは、閲覧者アクセス許可レベルを持つユーザーは使用できません。そのようなユーザーは、コンテンツを読み取ることはできますが、コンテンツを変更できません。アクセス許可は柔軟でカスタマイズできるようにデザインされているため、独自の設定にすることができます。

カスタマイズ    組織では、サイトのアクセス許可とブランドをカスタマイズできます。さらには、サイト ナビゲーションをカスタマイズしたり、[サイトの操作] メニューなどのコントロールをページ上の別の場所に移動したりすることもできます。また、SharePoint 2010 で導入されたリボン機能を組織で使用しないようにすることも可能です。

SharePoint のバージョン    ここでは、SharePoint Server 2010 を使用する方法について説明します。組織で SharePoint Foundation 2010 を使用している場合は、「SharePoint Foundation 2010 の使用を開始する」を参照してください。以前のバージョンの SharePoint を使用している場合は、そのバージョンのヘルプを参照してください。

サイトにコンテンツを追加する

Web ブラウザーを使用して、リストにアイテムを追加したり、ライブラリにファイルを追加したりすることができます。最も一般的な操作の実行に使用するボタンはリボン上にあり、リボンはサイトのほとんどのページの上部付近にあります。

WN のリボン

リボン上のボタンが次のいずれかの理由で淡色表示されることがあります。

  • 使用できない操作であるか、他の操作に依存している。たとえば、ドキュメントをチェックアウトするには、ドキュメントのチェック ボックスをオンにしておく必要があります。

  • タスクを完了するための権限を持っていない。

  • サイトで対象の機能が対応していない。たとえば、サイトではワークフローを有効にできません。

また、SharePoint Server と互換性のある一部のクライアント プログラムから、ライブラリにファイルを保存することもできます。たとえば、Microsoft Word での作業中に Word 文書を SharePoint サイトのライブラリに保存することができます。

リストのアイテムやライブラリのファイルを追加するには、リストまたはライブラリへの投稿権限が必要です。組織で権限および権限レベルがどのように使用されているかの詳細については、サイトの所有者または管理者に問い合わせてください。

アイテムやファイルを追加すると、リストに対する読み取り権限を持つ他のユーザーは、承認を要求されない限り、そのアイテムやファイルを見ることができます。そのアイテムまたはファイルが承認を要求する場合は、承認の権限を持つユーザーによって承認されるまで、リストまたはライブラリ内で承認待ちの状態で保存されます。アイテムやファイルが追加された時点でリストまたはライブラリを既に表示していた場合は、追加されたアイテムやファイルが表示されるようにブラウザーの表示内容を更新することが必要な場合があります。

サイト上で電子メールの送受信が有効になっている場合、リストやライブラリで電子メールの機能を活用することもできます。予定表、お知らせ、ブログ、ディスカッション掲示板など、一部のリストについては、ユーザーが電子メールでコンテンツを追加できるように設定することが可能です。また、To Do リストや案件管理リストのように、アイテムが割り当てられたときに、ユーザーに電子メールが送信されるように設定できるリストもあります。

既存のリストおよびライブラリにコンテンツを追加することに加えて、新しいリストおよびライブラリを作成する権限が必要な場合があります。リスト テンプレートとライブラリ テンプレートを使用すると、容易に作成できます。権限レベルに応じて、新しいページやサイトを作成およびカスタマイズすることもできます。

リスト

リストにはさまざまな種類がありますが、アイテムをリストに追加する手順に大きな違いはないので、異なる種類のリストを操作する際に新しい手法を学習する必要はありません。リスト アイテムは、複数の列にテキストを格納する形式ですが、一部のリストにはアイテムに添付ファイルを追加することもできます。

リストにアイテムを追加する

  1. アイテムを追加するリストで、リボン上の [アイテム] タブをクリックします (予定表の場合は [イベント] タブをクリックします)。

  2. [新しいアイテム] (予定表の場合は [新しいイベント]) をクリックします。

    ヒント: 予定表の日付をポイントして [追加] をクリックしても、予定表にすばやくイベントを追加することができます。

  3. 必須フィールドおよび入力が必要なその他のフィールドに情報を入力します。

  4. [保存] をクリックします。

リスト内のアイテムを編集または削除する

  1. アイテムをポイントし、アイテムの隣に表示されているチェック ボックスをオンにします。

    ヒント: 複数のアイテムに対して操作を実行するには、複数のチェック ボックスをオンにします。

  2. リボン上の [アイテム] タブで、[アイテムの編集] または [アイテムの削除] をクリックします。

多くの種類のサイトに、いくつかのリストが作成されます。これを既定のリストと呼び、その種類はディスカッション掲示板から予定表リストまで多岐にわたっています。権限があれば、用意されているリスト テンプレートから適切なものを選択して、簡単にリストを作成することも可能です。

リストを作成する

  1. リストを作成するには、 [サイトの操作] メニュー ([サイトの操作] メニュー) をクリックし、[その他の作成オプション] をクリックします。

    注: [サイトの操作] メニューが表示されない場合や、作成するためのオプションが表示されない場合は、リストを作成する権限がない可能性があります。

  2. [作成] ページで、作成するリストの種類をクリックします。たとえば、[リンク] をクリックします。

  3. [名前] にリスト名を入力し、入力が必要なその他のフィールドに情報を入力してから、[作成] をクリックします。

ライブラリ

ライブラリは、チーム メンバーと共同でファイルの作成、収集、更新、および管理を行うことのできるサイト上の場所です。各ライブラリにはファイルの一覧とファイルに関する主要な情報が表示されるため、ユーザーが共同でファイルを使用する場合に有用です。

Web ブラウザーからファイルをアップロードすることで、ライブラリにファイルを追加することができます。ライブラリにファイルを追加すると、適切な権限のあるユーザーがそのファイルを見ることができます。ファイルが追加された時点でライブラリを既に表示していた場合は、追加されたファイルが表示されるようにブラウザーの表示内容を更新することが必要な場合があります。

SharePoint Server と互換性のあるプログラムを使用している場合、ライブラリで作業しながらテンプレートに基づいて新しいファイルを作成できます。また、SharePoint Workspace または Microsoft Word などの別のプログラムからライブラリにファイルを保存することもできます。

ライブラリにファイルを追加する

  1. ファイルを追加するライブラリで、リボン上の [ドキュメント] タブをクリックします。

  2. [ドキュメントのアップロード] をクリックします。

  3. ドキュメントを参照して、[OK] をクリックします。

ヒント: Microsoft Word 2010 などの SharePoint Server 2010 と互換性のあるプログラムを使用している場合、Windows エクスプローラーから [ドキュメントのアップロード] ダイアログ ボックスにドキュメントをドラッグ アンド ドロップできます。

ライブラリ内のファイルを編集または削除する

  1. ファイルをポイントし、ファイルの隣に表示されているチェック ボックスをオンにします。

  2. リボン上の [ドキュメント] タブで、[ドキュメントの編集] または [ドキュメントの削除] をクリックします。

既定のライブラリは [共有ドキュメント] と呼ばれ、多くの種類のサイトを作成する際に作成されます。[共有ドキュメント] は、数種類のファイルを格納するのに使用できるドキュメント ライブラリです。リストを管理する権限がある場合、イメージを格納するための画像ライブラリなど、複数のライブラリを作成できます。

ドキュメント ライブラリを作成する

  1. ドキュメント ライブラリを作成するには、 [サイトの操作] メニュー ([サイトの操作] メニュー) をクリックし、[新しいドキュメント ライブラリ] をクリックします。

    注: [サイトの操作] メニューが表示されない場合や、作成するためのオプションが表示されない場合は、ライブラリを作成する権限がない可能性があります。

  2. [名前] にライブラリ名を入力し、入力が必要なその他のフィールドに情報を入力してから、[作成] をクリックします。

作成できる他の種類のライブラリを表示するには、[サイトの操作] をクリックし、[その他の作成オプション] をクリックします。ライブラリ オプションをポイントすると、説明が表示されます。

別の種類のライブラリを作成する

  1. ライブラリを作成するには、 [サイトの操作] メニュー ([サイトの操作] メニュー) をクリックし、[その他のオプション] をクリックします。

    注: [サイトの操作] メニューが表示されない場合や、作成するためのオプションが表示されない場合は、ライブラリを作成する権限がない可能性があります。

  2. ライブラリ オプションをポイントすると、説明が表示されます。

  3. [名前] にライブラリ名を入力し、入力が必要なその他のフィールドに情報を入力してから、[作成] をクリックします。

    ライブラリをサイド リンク バーに表示するかどうかなどのオプションを設定するには、[作成] をクリックする前に [その他のオプション] をクリックします。

サイトとページ

サイトは、チームが頻繁に参照するスケジュール、ガイドライン、ファイル、その他の情報を保存するなど、一般的な用途で使用できます。また、会議の記録や、組織のメンバーが頻繁にニュースやアイディアを投稿するブログのホスティングなど、より具体的な目的で使用することもできます。

ブログ サイト

組織では、ページ、サブサイト、およびトップレベル サイトを使用して、サイトのコンテンツを個別の独立した管理しやすいサイトに分けることができます。たとえば、規模の大きいポータル サイトの一部として、組織内の部署ごとにチーム サイトを作成することもできます。

リストやライブラリを追加することで、サイトにコンテンツを追加できます。権限があれば、サイトにページを追加することもできます。また、Web パーツ ページを追加すると、Web パーツを使用して、動的なコンテンツを簡単に追加することができます。

新しいサイトを作成する必要がある場合は、サイトの新規作成時に数種類のサイト テンプレートから適切なものを選択できます。ユーザーがサイトおよびサブサイトを作成できるかどうかは、組織がそのサイトおよびそれを作成する権限をどのようにセットアップしているかにより決まります。組織でサイトに対する権限がどのように管理されているかの詳細については、サイトの所有者または管理者に問い合わせてください。

サイトを作成する

  1. サイトを作成するには、 [サイトの操作] メニュー ([サイトの操作] メニュー) をクリックし、[新しいサイト] をクリックします。

    注: [サイトの操作] メニューが表示されない場合や、作成するためのオプションが表示されない場合は、サイトを作成する権限がない可能性があります。

  2. [タイトル] にサイトのタイトル、[URL 名] にサイトの URL を入力します。

  3. [テンプレートの選択] で、サイト テンプレートを選択します。

  4. その他の必要なオプションを選択し、[作成] をクリックします。

ページを作成する

注: ページの作成手順は、作業中のサイトの種類、発行機能が有効かどうか、およびページの発行に承認が必要かどうかによって異なります。

  1. ページを作成するには、 [サイトの操作] メニュー ([サイトの操作] メニュー) をクリックし、[新しいページ] をクリックします。

    注: [サイトの操作] メニューが表示されない場合や、作成するためのオプションが表示されない場合は、ページを作成する権限がない可能性があります。

  2. ページの名前を入力し、[作成] をクリックします。

  3. 作成した新しいページで、次の操作のいずれか、または複数の操作を行います。

    • テキストを追加するには、テキスト ボックスにテキストを入力するかコピーします。

    • テキストの書式を設定するには、リボンの [テキストの書式設定] タブをクリックし、該当するボタンをクリックします。

    • Web パーツまたは既存のリストを挿入するには、[挿入] タブをクリックし、該当するボタンをクリックします。次に、挿入する Web パーツまたはリストを選択し、[追加] をクリックします。

    • 新しいリストを挿入するには、[挿入] タブをクリックし、リストのタイトルを入力します。次に、リストの種類をクリックして選択し、[OK] をクリックします。

  4. ページの編集が完了したら、リボンの [上書き保存] をクリックします。

ページを編集する

  1. ページを編集するには、リボンの [編集] をクリックします。

    注: [編集] ボタンが表示されない場合、ページを編集する権限がない場合があります。

  2. 次の操作のいずれか、または複数の操作を実行します。

    • テキストを追加するには、テキスト ボックスにテキストを入力するかコピーします。

    • テキストの書式を設定するには、リボンの [テキストの書式設定] タブをクリックし、該当するボタンをクリックします。

    • Web パーツまたは既存のリストを挿入するには、[挿入] タブをクリックし、該当するボタンをクリックします。次に、挿入する Web パーツまたはリストを選択し、[追加] をクリックします。

    • 新しいリストを挿入するには、[挿入] タブをクリックし、リストのタイトルを入力します。次に、リストの種類をクリックして選択し、[OK] をクリックします。

  3. ページの編集が完了したら、リボンの [上書き保存] をクリックします。

サイト コンテンツを管理および操作する

チームの生産性を向上させるために、リスト、ライブラリ、およびサイトのコンテンツを管理および拡張するいくつかの方法があります。情報の検索や操作を効率的に行うための機能があります。情報へのアクセスを管理するための機能もあります。

コンテンツに移動する

ナビゲーション用の要素を使用すると、必要なコンテンツの閲覧が容易になります。カスタマイズできるナビゲーション用の要素は、トップ リンク バーとサイド リンク バーの 2 つです。

各リストまたはライブラリの設定用ページを使用して、サイド リンク バーに表示するリストやライブラリを選択できます。また、リンクの順序を変更したり、リンクを追加または削除したり、リンクを整理するセクションを追加または削除したりすることができます。たとえば、[リスト] セクションに含まれるリストが多すぎる場合、タスク リスト用の新しいセクションを追加して、タスク リストへのリンクを含めることができます。サイド リンク バーに対するこのような変更のすべてを SharePoint Server 2010 互換ブラウザで行うことができます。サイトの外部にあるページへのリンクを追加することもできます。

クイック起動

サイトの各ページ最上部にタブの並びが表示されており、このトップ リンク バーから、サイトのユーザーはサイト コレクションの他のサイトに移動できます。サイトの新規作成時に、そのサイトを親サイトのトップ リンク バーに含めるかどうかや、親サイトのトップ リンク バーを使用できるようにするかどうかを選択できます。

トップ リンク バー

サイトで固有のトップ リンク バーを使用している場合、サイトのトップ リンク バーに表示されるリンクをカスタマイズできます。また、親サイトのトップ リンク バーを継承するように設定すると、親サイト内に作成されるサイトをトップ リンク バーに表示することができます。サイト コレクション以外のサイトへのリンクを含めることもできます。

コンテンツへのアクセスを管理する

サイトの所有者や管理者は、ユーザーや、ユーザーを含む SharePoint グループに権限レベルを設定できます。権限の対象となるのは、サイト、サイト上のリストとライブラリ、およびリストとライブラリ内のアイテムです。

特定のサイト、リスト、ライブラリ、リストまたはライブラリ内のフォルダー、リスト アイテム、ドキュメントなど、オブジェクトごとに異なるアクセス権限レベルを割り当てることができます。

リストとライブラリを整理する

リストとライブラリをどのように整理するかは、グループのニーズや、情報の格納と検索に使用する方法によって異なります。いくつかの点を考慮することにより、組織に最も適した構造をセットアップできます。

リストおよびライブラリの情報は、[役職]、[姓]、[会社] などの列に格納されます。Excel ワークシートの場合と同様に、リストまたはライブラリの列でも、列見出しをクリックしてアイテムの並べ替えやフィルターを行うことができます。また、リストまたはライブラリに含まれる重要なアイテムをビューを使用して表示することもできます。

リストまたはライブラリのビューを変更する

  1. ビューを変更するリストまたはライブラリで、リボンの [リスト] タブまたは [ライブラリ] タブをクリックします。

  2. [ビューの管理] の [現在のビュー] で、ビューの一覧の横にある矢印をクリックし、ビューを選択します。

自分のタスク ビュー

リスト アイテムやライブラリ内のファイルに関する追加の情報を格納する必要がある場合は、列を追加することができます。追加した列で並べ替えやグループ化を行い、リストの複数のビューを作成することもできます。たとえば、期限に基づいてリストを並べ替えたり、部署名ごとにアイテムをグループ化したりすることができます。

作成できる列の種類として、1 行テキスト、オプションのドロップダウン リスト、他の列から計算される数値、サイトのユーザーの名前と写真など、いくつかのオプションが用意されています。

列を作成する

  1. ファイルを追加するリストまたはライブラリで、リボンの [リスト] タブまたは [ライブラリ] タブをクリックします。

  2. [列の作成] をクリックします。

  3. 列の名前を入力し、列の種類を選択します。

  4. 必要に応じてその他の設定を選択し、[OK] をクリックします。

また、リストまたはライブラリの特定の列を使用してビューを作成すると、優先度が最も高いタスク、各ユーザーに割り当てられているすべてのアイテムなど、特定の部署にとって最も関心のある情報を見つけやすくなります。ビューの作成方法や変更方法については、「ビューを作成、変更、または削除する」を参照してください。

複数のリストまたはライブラリにまたがるアイテムを効率的に作成および管理するのに役立つリストの機能もあります。たとえば、リスト アイテムに関する情報を示す列を作成して、他のリストでそれを共有することができます。また、ファイルを複数のライブラリで利用できるようにする場合、そのファイルをサイト上の他のライブラリに簡単にコピーできます。そのファイルが変更された場合、更新を促すメッセージを表示することができます。

大規模なリストやライブラリの管理については、「多数のアイテムがあるリストとライブラリを管理する」を参照してください。

ユーザー補助機能を使用する

サイトは、キー操作だけでリスト、ライブラリ、およびその他の機能に完全にアクセスできるようにデザインされます。また、アクセシビリティ テクノロジの利用者がより簡単にメニューやその他のコントロールを操作できるモードも用意されています。キーボード ユーザーは、[メイン コンテンツにスキップ] リンクを使用すると、定型的なナビゲーション リンクをスキップしてより重要なコンテンツへのリンクにアクセスできます。

見出しのマークアップによって、構造が明確に定義され、スクリーン リーダーの利用者に使いやすいナビゲーション機能が提供されます。サイトにアップロードされたイメージには、ユーザー設定の代替テキストを定義できます。たとえば、サイト イメージ Web パーツでホーム ページに表示されるイメージや、画像ライブラリに追加する画像に、カスタムの代替テキストを設定することができます。サイトを表示するにあたって、視覚に障碍のあるユーザーには、Windows のハイ コントラスト オプションが有効です。

バージョンを管理する

ミスした場合に前のバージョンを復元したり、変更のバージョン履歴を表示できるように、リストやライブラリのバージョンを管理するように設定することができます。バージョンを管理すると、アイテムやファイルとそれらのプロパティの改訂が保存されます。これにより、コンテンツの改訂を詳細に管理することができ、現在のバージョンにミスがある場合は前のバージョンに戻すこともできます。複数のユーザーがプロジェクトで共同作業する場合や、情報が開発とレビューの複数の段階で使用される場合は、特にバージョン管理が役立ちます。

バージョン履歴

1. 現在発行されているメジャー バージョンは強調表示されます。メジャー バージョンのバージョン番号は整数です。

2. プロパティやメタデータが変更されると、新しいバージョンが作成されます。

3. ファイルの最初のバージョンは、常にマイナー バージョン番号 0.1 です。

バージョン管理は、あらゆる既定の種類のリスト (予定表、案件管理リスト、ユーザー設定のリストなど) のリスト アイテム、およびライブラリに保存されるすべての種類のファイル (Web パーツ ページなど) で利用できます。

ドキュメントを共同編集する

2 人以上のユーザーが同時に Word 文書または PowerPoint プレゼンテーションを編集できます。この新機能を利用すると、SharePoint に格納されているファイルの読み取りと書き込みを行うことができます。たとえば、あるユーザーが Word 文書内のある段落で作業しているときに、仕事仲間が同じ文書内の別の段落で作業を行うことができます。

変更時に更新を受け取る

RSS は、標準化された形式で情報を送受信するための便利な方法で、リストやライブラリの更新にも使用できます。標準化された XML ファイル形式を使用することにより、情報をさまざまなプログラムで表示できます。通知を設定してリストやライブラリを購読すると、コンテンツの変更を知ることができます。

チームでフィードを使用すると、チームのフィードを購読するチーム メンバー向けにコンテンツをカスタマイズしたり、チームの Web サイトへのリンクを提供することができます。RSS フィードを使用すると、チームの進捗やプロジェクトの更新状況を簡単に管理できます。複数のチーム Web サイトを参照する代わりに、それらのサイトからの最新のニュースまたは更新を自動的に入手できます。

ワークフローを管理する

ワークフローは、サイトのドキュメントとアイテムに特定のビジネス プロセスを実装することで、ユーザーがドキュメントで共同作業したり、プロジェクト タスクを管理するのに役立ちます。ワークフローは、組織が一貫したビジネス プロセスに従うように支援します。また、特定のビジネス プロセスに関するタスクと手順を管理することで、組織の効率と生産性を向上させます。これにより、これらのタスクを実行するユーザーは、ワークフローの管理を気にする必要がなく作業に集中できます。

ワークフローにより、一般的なビジネス プロセス (プロジェクトの承認やドキュメントのレビューなど) に関連する人的作業を管理して、これらのプロセスの調整に必要なコストおよび時間を合理化することができます。たとえば、組織で定義済みの承認ワークフローを使用したり、別のビジネス プロセスを管理するカスタム ワークフローを作成して展開したりできます。

コンテンツ タイプを操作する

リストやライブラリは、複数のコンテンツ タイプをサポートできます。コンテンツ タイプを使用すると、組織は大量のコンテンツをより効率的に整理、管理、および処理できます。リストやライブラリで複数のコンテンツ タイプを許可するように設定した場合、利用可能なオプションの一覧からマーケティング プレゼンテーション契約など、組織でよく使用されるコンテンツ タイプを追加できます。

リストまたはライブラリにコンテンツ タイプを追加した後で、そのリストまたはライブラリにそのタイプのアイテムを含めることができます。そのリストまたはライブラリで [新しいアイテム] をクリックすると、その種類の新しいアイテムを作成することができます。

リストおよびライブラリにおけるコンテンツ タイプの重要な利点の 1 つは、1 つのリストまたはライブラリに、それぞれが一意のメタデータ、ポリシー、または動作を持つ複数のアイテム タイプまたはドキュメント タイプを含むことができることです。コンテンツ タイプの操作の詳細については、「コンテンツ タイプとコンテンツ タイプの発行の概要」を参照してください。

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