SharePoint Server 2007 を使用した共同作業の概要

多くのユーザーは労働時間の大半を共同作業に費やしています。情報を共有し、チームで共同作業し、プロジェクトを管理しています。大きなグループでのコミュニケーション、情報の共有、およびプロジェクトの詳細と期限の調整を簡単に行うためのツールがなければ、効率的な共同作業が困難になることがあります。

Microsoft Office SharePoint Server 2007 に備わっている、情報共有とチーム作業のためのプラットフォームを使用すると、作業を効率化できます。SharePoint サイトでは、チーム メンバーとのコミュニケーション、プロジェクトの追跡、期限の調整、ドキュメントの共同作成や編集のための、各種のツールやワークスペースを使用できます。

チームの生産性を向上させる

Office SharePoint Server 2007 には、サイトの作成に使用できるさまざまな種類のサイト テンプレートが用意されています。

注: この記事は、架空の自転車、自転車部品、および自転車アクセサリ メーカーである飛騨物産株式会社が作成した SharePoint サイトの例です。

たとえば、飛騨物産株式会社のマーケティング部門では、チーム サイト テンプレートから作成したサイトを使用して、チームのまさざまなプロジェクトとドキュメント関連タスクを管理しています。マーケティング部門のメンバーは日常的にチーム サイトを使用して、ドキュメントの作成と管理、問題とタスクの追跡、およびリンクと連絡先の共有を行います。これらの作業を集約的に実行できるため、マーケティング部門のメンバーは時間を節約し、生産性を向上することができます。

チーム サイトのサイト テンプレートには、次の要素が含まれています。

  • 共有ドキュメン ライブラリ

  • お知らせリスト

  • 予定表

  • チーム ディスカッション リスト

  • タスク リスト

  • リンク リスト

すぐにチームを組織して運用するには、チーム サイト用のサイト テンプレートを使用して簡単にサイトを作成します。この汎用的なテンプレートは広い範囲のニーズに対応できます。1 つの部門の長期的な日常の情報や複数の部門にまたがる特別なプロジェクトの短期的な情報を格納できます。チーム サイトを作成し、そのサイトを共同作業を行うためのワークスペースとして使用すると、効率と生産性の両方が向上し、最終的には優れたビジネス成果を得ることができます。また、チームやプロジェクトのニーズに合わせて、リスト、ライブラリ、その他の機能を追加してサイトをカスタマイズできます。

プロジェクトをより効率的に管理する

Office SharePoint Server 2007 サイトには、プロジェクトの管理およびタスクと期限の調整に使用できる機能がいくつか用意されています。飛騨物産株式会社のマーケティング部門のチーム サイトには、チーム メンバーが重要な会議、企業のイベント、およびトレード ショーの追跡に使用できる予定表があります。マーケティング チーム メンバーは、その予定表を Microsoft Office Outlook 2007 の自分の予定表にリンクさせ、その情報を自分の予定表の情報と共に表示できるようにしています。また、プロジェクト タスク リストを使用して、マーケティング プロジェクトの主要フェーズの視覚化と追跡を行っています。

チーム サイトを使用してプロジェクトをより効率的に管理するには、次のような方法があります。

  • プロジェクト タスク リスト テンプレートなどの組み込まれている機能を使用する。そうすると、自動化されたガント チャートを使用して、タスクの依存関係およびプロジェクトの状況を視覚化できます。

  • 共有した予定表、警告、および通知を使用して、チームの作業を調整する。SharePoint サイトの予定表を Office Outlook 2007 の自分の予定表に接続し、そこで自分の予定表と同じように表示および更新できます。

  • 会議ワークスペース サイトを作成して、会議に関する資料やドキュメントを収集する。

ドキュメントを作成、校閲、および共有する

Office SharePoint Server 2007 サイトは、ユーザーのグループが共同でドキュメントの作成および編集を行うのにも役立ちます。たとえば、飛騨物産株式会社のマーケティング部門では、次のように、2 種類のライブラリを使用してチームが作成したコンテンツを管理しています。

  • マーケティングや予算に関する一般的なドキュメントを、メンバー全員で簡単に読んだり、チェックアウトして編集したりできる共有ドキュメント ライブラリに保存しています。

  • さまざまなプレゼンテーション用のスライドの保存や再利用にスライド ライブラリを使用しています。

数人しかかかわらない特別なプロジェクトの場合は、チーム サイトにドキュメント ワークスペース サブサイトを作成することがあります。ドキュメント ワークスペース サイトは、1 つのドキュメントまたはドキュメントのグループを使用する作業の調整に役立ちます。

チーム サイトでドキュメントや他のファイルを保存および操作するには、次のような方法があります。

  • ドキュメント ライブラリを使用して、重要なドキュメントを保存および管理する。バージョン管理などの機能を使用すると、ドキュメントの変更箇所を追跡できます。複数のユーザーが同時に変更しないように、ドキュメントをチェックアウトすることもできます。

  • ドキュメント ワークスペース サイトを作成して、特定のドキュメントの開発を調整する。

  • スライド ライブラリを使用して、Microsoft Office PowerPoint 2007 スライドを集約的に共有および再利用する。

  • Office Outlook 2007 でドキュメント ライブラリをオフラインにして、ユーザーがネットワークに接続していないときにドキュメントを表示および編集できるようにする。

  • ワークフローを使用して、ドキュメントの検閲や承認などの共同タスクを管理する。ワークフローの詳細については、このトレーニング コースの「エンタープライズ コンテンツの管理」セクションを参照してください。

コミュニティの知識を取り込み、共有する

Office SharePoint Server 2007 サイトは、ベスト プラクティスの取り込み、情報の共有、ビジネス プロセスの標準化の促進を行うための一元的な場所を組織に提供します。飛騨物産株式会社のマーケティング部門では、Wiki サイトとブログ サイトの両方を使用して、チームに関連する情報の取り込みと伝達を行っています。マーケティング チーム メンバーは Wiki を使用して、新しいチーム メンバーの助けとなる、会社およびチームの作業に関する一般的な情報を集約しています。チーム メンバーであれば、だれでも Wiki に情報を追加したり、Wiki の投稿を更新したりできます。

また、チームの一部のメンバーは業界関連の情報やマーケティング関連の情報をブログ サイトに定期的に投稿しており、他のチーム メンバーはその投稿を読み、それに対するコメントを投稿できます。マーケティング部門のブログは、チーム メンバーが新しいアイデア、意見、発想を共有するための会議の場として利用されます。

次に、チーム サイトを使用して、収集されたチームの知識や重要な情報を取り込み、共有する方法をいくつか紹介します。

  • 通知または RSS (Really Simple Syndication) を使用して更新情報などを追跡する。

  • 情報の共有や促進のためにブログを使用する。

  • Wiki を使用してコミュニティの知識を蓄積したり、企業内のプロセスを図式化したりする。

  • 情報の収集や対話の促進にアンケートやディスカッションを使用する。

スキルを磨く
トレーニングの探索
新機能を最初に入手
Office Insider に参加する

この情報は役に立ちましたか?

ご意見をいただきありがとうございます。

フィードバックをお寄せいただき、ありがとうございます。Office サポートの担当者におつなぎいたします。

×