SharePoint Designer を使用してカスタム ワークフローを設計する

Microsoft Office SharePoint Server 2007 には、ドキュメントのフィードバックの収集、承認のためのドキュメントの送信など、最も一般的なビジネス プロセスの処理にすぐに使用できるワークフローが用意されています。

しかし、定義済のワークフローでは対応しきれないプロセスがある場合はどうしたらよいでしょうか。たとえば、承認やフィードバック プロセス以外にも、発行の準備が完了したときにドキュメントを別のライブラリにコピーするなどのアクションを実行するワークフローが必要な場合はどうしたらよいでしょうか。

Microsoft Office SharePoint Designer 2007 を使用すると、コードを必要としないアプリケーション ロジックを SharePoint サイトに追加するカスタム ワークフローを設計できます。ワークフロー デザイナを使用して、SharePoint リストおよびライブラリのアイテムに条件とアクションを関連付けるルールを作成します。リストまたはライブラリのアイテムが変更されると、ワークフローのアクションが開始されます。

注: この記事は、架空の自転車、自転車部品、および自転車アクセサリ メーカーである飛騨物産株式会社が作成した SharePoint サイトの例です。

たとえば、飛騨物産株式会社のテクニカル ドキュメント チームがカスタム ワークフローを設計するとします。Office SharePoint Server 2007 に用意されている承認ワークフローでは、タスクに承認または却下というオプションを割り当てることができます。しかし、チームの編集担当者の阿部さんは、タスクの実行時に、もう少し柔軟性と機能性が必要だと考えました。そこで、Office SharePoint Designer 2007 のワークフロー デザイナを使用して、次のオプションを備えたカスタム ワークフローを設計しました。

  • 承認と発行

  • 承認、ただし確認のために法務部門に転送

  • 却下、作成者に返却

これらの各オプションに応じて、カスタム ワークフローのさまざまなアクションが開始されます。

ルール ベースのワークフローを作成する

Office SharePoint Designer 2007 を使用すると、ルールに基づいたワークフローを作成できます。ワークフロー デザイナで、ワークフローを開始するイベントを選択します。次に、ワークフローが実行するアクションを指定し、そのアクションが実行される条件を特定します。また、ワークフローには多くの手順を含めることができるため、複数の条件とアクションをまとめて評価し、処理することができます。

ワークフローの基本構成要素について理解することで、カスタム ワークフローを簡単に設計できるようになります。次に、基本的な構成要素を示します。

  • イベント    イベントによって、ワークフローが開始されます。カスタム ワークフローは、1 つのリストまたはライブラリに常に関連付けられます。ワークフローを設計する際に、関連付けるリストを選択します。このリストのイベントによって、ワークフローが開始されます。ワークフローを開始できるイベントは、次の 3 つだけです。(1) アイテムを作成する。(2) アイテムを変更する。(3) ワークフロー参加者がワークフローの開始フォームで [開始] ボタンをクリックする。

  • アクション    アクションはワークフローの作業の基本単位です。Office SharePoint Designer 2007 には一連の再利用可能なアクションが標準で用意されており、それらをカスタム ワークフローに取り込むことができます。たとえば、カスタム ワークフローで、リストのアイテム (またはライブラリ内のファイル) の作成、コピー、変更、または削除、アイテムのチェックインまたはチェックアウト、電子メール メッセージの送信、タスク リスト内の他のユーザーに対するタスクの作成を行うことができます。

  • 条件    ワークフローの設計時に条件を設定するルールを作成すると、その条件が満たされた場合にのみ関連付けられたアクションが実行されます。Office SharePoint Designer 2007 には再利用可能な条件がいくつか標準で用意されており、それらをカスタム ワークフローに取り込むことができます。たとえば、アイテムが特定の時間間隔内で作成または変更された場合、あるいはアイテムが特定のユーザーによって作成または変更された場合にのみ、関連付けられたアクションを実行するように指定できます。

  • 手順    ワークフローは 1 つ以上の手順で構成されます。各手順に、任意の数のアクションと関連付けられた条件を含めることができます。手順を使って、条件とアクションをグループ化し、ルールのセット (条件とアクション) を順番に評価して実行することができます。

より動的で柔軟性のあるワークフローを作成するには、開始フォームまたはユーザー設定のタスク フォームをワークフローに追加します。フォームを使用して、ワークフローに定義した時間にワークフロー参加者から情報を収集したり、参加者にそのワークフローのタスクを操作させたりできます。フォームの設計には、ウィザードを使用します。ワークフローの設計が終了すると、Office SharePoint Designer 2007 によって自動的にフォームが生成されます。

たとえば、テクニカル ドキュメント チームのカスタム ワークフローには、3 つの異なる承認オプションが必要です。各オプションに応じて、異なるワークフロー アクションが開始されるようにします。阿部さんはワークフローの設計時に、ユーザー設定タスク ウィザードを使用してユーザー設定のタスク フォームを作成します。次の図を参照してください。

ウィザードの [フィールドの追加] ダイアログ ボックス

阿部さんがワークフローの設計を終了すると、Office SharePoint Designer 2007 によって、ユーザー設定のタスク フォームが生成されます。これで、チームのメンバがドキュメントを承認するときに、次のフォームがブラウザに表示されるようになりました。このフォームには、阿部さんがユーザー設定タスク ウィザードで指定したオプションが含まれています。

[ユーザー設定のタスク フォーム]

ビジネス プロセスを自動化する

ビジネス プロセスの自動化に役立つ Web アプリケーションを作成している場合、Office SharePoint Designer 2007 のワークフロー デザイナは新たな可能性をもたらします。ワークフロー デザイナを使用すると、サーバー コードを記述することなく、業務規定やワークフロー ロジックを Web アプリケーションに統合することができます。

たとえば、テクニカル ドキュメント チームはドキュメントの承認以外のプロセスも自動化するワークフローを必要としています。阿部さんは、ワークフロー デザイナを使用して、ドキュメントの承認準備ができたときにチームのメンバが手動で開始できるワークフローを設計します。ドキュメントを校閲するタスクがワークフローによって作成され、校閲者は前に説明した 3 つのオプションから 1 つを選択します。

阿部さんは、校閲者がユーザー設定のタスク フォームから送信したオプションに応じて、さまざまなアクションが実行されるようにワークフローを設計します。

  • 校閲者が [承認と発行] を選択した場合は、"発行準備完了" という名前のドキュメント ライブラリにドキュメントがコピーされ、ドキュメント チームにメッセージが送信されます。

  • 校閲者が [承認、ただし確認のために法務部門に転送] を選択した場合は、"要法務部門確認" という名前のドキュメント ライブラリにドキュメントがコピーされ、法務部門にメッセージが送信されます。

  • 校閲者が [却下、作成者に返却] を選択した場合は、校閲者のフィードバックと共にメッセージが作成者に送信され、"ドキュメント" ライブラリ内にあるそのアイテムが更新されて、最新のフィードバックが表示されます。

ワークフロー デザイナでは、この条件ロジックを含む手順は次の図のように表示されます。

ワークフロー デザイナーの条件ロジック

このワークフローの手順は、これ 1 つだけです。時間の経過と共に、このワークフローを修正し、手順を追加して拡張できます。"発行準備完了" ライブラリおよび "要法務部門確認" ライブラリに関連付けるカスタム ワークフローを新たに作成し、ドキュメント校閲ワークフローによってそこにアイテムが作成されるたびに、それらのワークフローが開始されるように設計することもできます。ワークフロー デザイナは、ビジネス プロセスの自動化と Web アプリケーションへの条件ロジックの追加をすばやく行うことができる強力なツールです。

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