SharePoint 2010 の承認ワークフローを理解する

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Microsoft SharePoint Server 2010 には、組織のビジネス プロセスを管理するために使用できる一連の承認ワークフローが含まれています。これらのワークフローは、プロセスに含まれる従業員の作業を管理および追跡し、プロセスの記録をその完了時に提供することで、ビジネス プロセスを効率化します。承認ワークフローを使用して、ドキュメント作成、経費明細書、従業員休暇などを管理できます。

ワークフローを設定するには、ワークフローの 1 つをリスト、ライブラリ、またはコンテンツ タイプに適用するだけです。これにより、承認者、各タスクの期限、ワークフローに表示されるメッセージなど、ワークフローの属性を変更できます。これらの設定が完了したら、承認ワークフローの使用をすぐに開始できます。ワークフローは、SharePoint Designer 2010 で直接編集してカスタマイズできます。SharePoint Designer では、ワークフロー フォーム、タスクの結果、完了条件、およびタスク処理の各段階がカスタマイズできます。これは、ビジネス プロセスの承認ワークフローをモデル化する強力な手段です。

この記事では、既定の承認ワークフローと SharePoint Designer 2010 での承認ワークフローのカスタマイズの両方について説明します。

この記事の内容

承認ワークフローの概要

シリアル順序の参加者

並列で参加者

既定の承認のワークフロー

SharePoint 2010 ワークフローを使用します。

リストまたはライブラリに、ワークフローを追加します。

リストまたはライブラリのコンテンツ タイプにワークフローを追加します。

サイト コンテンツ タイプにワークフローを追加します。

[追加] ページ

関連付けフォーム

ワークフローの開始

ワークフローを承認します。

SharePoint Designer 2010 のワークフローの編集

SharePoint Designer 2010 でカスタマイズすると、ブラウザーでカスタマイズします。

SharePoint Designer 2010 で承認ワークフローを開く

承認ワークフローの概要] ページ

ワークフロー エディターでの承認アクティビティ

[タスク プロセスの概要] ページ

タスク処理の完了条件を変更します。

1 つのタスクの動作を変更します。

タスク処理全体の動作を変更します。

次のステップ

承認ワークフローについて

承認ワークフローでは、SharePoint サイト内のアイテムが承認のために指定したユーザーに回覧されます。ワークフローは、プロセスに含まれる従業員の作業を管理および追跡し、プロセスの記録をその完了時に提供します。承認ワークフローは、承認のために仕事仲間または管理者にドキュメントまたはアイテムを回覧する必要があるビジネス プロセスをサポートします。

承認ワークフローがリストまたはコンテンツ タイプ用にいったん構成されれば、ビジネス ユーザーはいつでもワークフローを開始できます (ドキュメントが作成または変更されたときに自動的に開始されるようにワークフローが構成されていない場合)。ワークフローは、SharePoint から開始することも、ドキュメントの作成に使用される Microsoft Office 2010 アプリケーションから開始することもできます。ユーザーはワークフローを開始するときに、送信先 (承認者)、期限、関連する手順などを選択できます。ワークフローは開始されると、ワークフローの最初の参加者にタスクを自動的に割り当てます。電子メール通知が有効になっている場合は、参加者に電子メール メッセージが送信されます。

ワークフローに複数の参加者がいる場合、電子メール メッセージは、ワークフローが終了するまでに含まれるすべての参加者に対して、一度に 1 人ずつ (順次) かまたは同時に複数の参加者 (並列) に送信できます。ワークフローを設定または開始する際、順次または並列タスクを指定します。ワークフローを設定する際、段階によって異なる参加者を含む一連の順次タスクまたは並列タスクを設定することもできます。

参加者 (順次)

SharePoint Designer のワークフロー

参加者 (並列)

SharePoint Designer のワークフロー

参加者は、タスクの電子メールを受信したときかタスク リストに直接移動した後で、アイテムまたはドキュメントを確認し、承認、却下、変更依頼、または再割り当てできます。参加者はこれらのタスクを、SharePoint で直接操作することも、あるいは Word、Excel、および Outlook などの Microsoft Office 2010 アプリケーションから操作することもできます。

ワークフローの実行中、参加者とワークフローの所有者は、[ワークフローの状態] ページを使用して、ワークフローの承認プロセスのどのタスクが行われているかを確認できます。参加者がそれぞれのタスクを完了すると、ワークフローは終了し、ワークフローの完了を伝える通知が自動的に所有者に送信されます。

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既定の承認ワークフロー

Microsoft SharePoint Server 2010 には、すぐに使い始められ、組織の従業員ワークフローを管理できるいくつかの承認ワークフローが含まれています。各ワークフローは、リスト、ライブラリ、またはコンテンツ タイプに追加することで、ビジネス ユーザーが対応するリストまたはライブラリのアイテムやドキュメントを管理するために使用できます。

ワークフローを使用して、ドキュメントの承認実行、フィードバックの収集、署名の収集、資産の発行の管理、廃棄の管理、3 つの役職からの承認作成ができます。ワークフローを関連付けて開始する際、承認者、タスクの割り当て方法、期間、期限、ワークフロー メッセージなど、ワークフローの基本的動作を変更できます。ほとんどのワークフローは、SharePoint Designer 2010 でカスタマイズすることもできます。

ワークフロー間の主な違いや SharePoint Designer 2010 でのカスタマイズ可否など、各ワークフローの説明を次に示します。

ワークフロー

説明

SharePoint Designer で

承認

承認ワークフローでは、ドキュメントまたはアイテムが承認のためにユーザーのグループに回覧されます。

最初の一連の承認者が確認および承認すると、次の一連の承認者が確認および承認するというように、段階的承認がサポートされます。各段階の承認者は、順次 (一度に 1 人ずつ) か並列 (一度に全員) で確認を行うことができると共に、SharePoint Server 2007 でサポートされていた標準の順次または並列タスク割り当てを行うことができます。

タスクの期間と期限およびワークフロー内の全タスクの最終的期限は、日数、週数、月数で指定できます。[CC] フィールドにユーザーを追加できます。ワークフローは、最初の承認者が却下したときに終了するように設定できます。ワークフローは、確認対象のドキュメントが変更された場合に終了させることができます。また、ワークフローでは、必要に応じてコンテンツの承認を有効にすることができます。

ワークフローのタスクと電子メールがコンテンツの承認を要求するため、タスク フォームには承認、却下、変更依頼、および再割り当てのボタンが用意されています。承認者用に、前の承認者までのコメントのリスト全体を表示する統合済みコメントがサポートされています。また、承認ワークフローを使用して、最後のコンテンツ承認の状況を設定することもできます。

承認ワークフローは、既定でドキュメント コンテンツ タイプに関連付けられているため、ドキュメント ライブラリで利用できます。

: このワークフローが SharePoint Server 2010 で使用できるだけです。

はい

フィードバックの収集

フィードバックの収集ワークフローは、承認ワークフローによく似ています。このワークフローは、ユーザーのグループにアイテムまたはドキュメントを回覧します。このとき、承認者からのフィードバックを取得するように設計されています。フィードバックがまとめられ、ワークフローを開始したユーザーに返送されます。

承認ワークフローと同じように、このワークフローでは段階的承認がサポートされ、最終的期限を指定できるだけでなく、日数、週数、月数で期間や期限を指定することもできます。このワークフローは、ドキュメントが変更された場合は終了するように設定することもできるほか、[CC] フィールドにユーザーを追加することもできます。

承認ワークフローとは異なり、最初の却下でワークフローを終了するオプションはありません。却下自体がこのワークフローには存在しないためです。また、コンテンツの承認を有効にするにオプションもありません。

ワークフローのタスクと電子メールがコンテンツの承認を要求するため、タスク フォームにはフィードバックの送信、変更依頼、および再割り当てのボタンが用意されています。

フィードバックの収集ワークフローは、ドキュメント コンテンツ タイプに関連付けられているため、ドキュメント ライブラリで利用できます。

: このワークフローが SharePoint Server 2010 で使用できるだけです。

はい

署名の収集

署名の収集ワークフローは、デジタル署名を収集するため、Microsoft アプリケーションで作成されたドキュメントをユーザーのグループに回覧します。

署名は順次または並列で追加できるほか、各段階で追加することもできます。[CC] フィールドにユーザーを追加することもできます。(承認ワークフローやフィードバックの収集ワークフローとは異なり) このワークフローには追加のフィールドや動作はありません。

ワークフローの署名者は、タスクを受信すると、SharePoint のタスク リストや、Microsoft Word、Excel、および PowerPoint などホストの文書からタスクに署名できます。

タスク フォームには、タスクへの署名や再割り当てを行うためのボタンのみが用意されています。署名のメカニズムでは Microsoft Office 署名欄コントロールが使用されます。署名の画像は、ユーザーが提供することも、フォーム (具体的には、InfoPath フォームのルールとアクション) のロジックを使用して自動的に適用することもできます。

署名の収集ワークフローは、ドキュメント コンテンツ タイプに関連付けられているため、ドキュメント ライブラリで利用できます。ただし、ドキュメントに 1 つ以上の Microsoft Office 署名欄が含まれている場合は、そのライブラリにのみ表示されます。

: このワークフローが SharePoint Server 2010 で使用できるだけです。

はい

発行

発行ワークフローは基本的に承認ワークフローと同様に承認のためにコンテンツを回覧しますが、違いは発行機能対応のエンタープライズ コンテンツ管理サイト用に設計されていることです。

もう 1 つの違いはワークフロー フォームにあります。関連付け/開始フォームでは、承認者の追加、最初の却下でのワークフロー終了、ドキュメントが変更された場合のワークフロー終了、およびコンテンツ承認の有効化を行うオプションが表示されません。

メモ: SharePoint Server 2010 で使用できる [発行のワークフローは、発行機能を有効にします。

はい

3 段階の状態管理

3 段階の状態管理ワークフローは、案件またはアイテムの状態を 3 つの状態と 2 つの遷移で確認するため、大量案件を確認する際に役立ちます。

このワークフローは、[案件管理] リスト テンプレートと連携するように設計されていますが、ワークフローの状態として使用できる 3 つ以上の値を持つ [選択肢] 列が設定されたリストで使用できます。

ワークフローの参加者は、リストを直接操作することも、リストに関連するプロジェクトの外部で作業することもできます。このワークフローでは、リストの状態を更新し、次の参加者用に新しいタスクを作成します。このようにして、処理が続行されます。

ワークフローの参加者は、タスクの変更または完了、あるいはワークフロー アイテムの状態変更ができます。

: このワークフローは、SharePoint Foundation 2010 と SharePoint Server 2010 の両方で使用します。

いいえ

廃棄承認

廃棄承認ワークフローは、期限切れになったか陳腐化したために評価するか削除する必要があるコンテンツを確認します。

このワークフローは、レコード センター サイトや、レコード管理ドキュメント アイテム保持ポリシーをサポートしているサイトで特に役立ちます。このワークフローは、ドキュメントまたはアイテムが期限切れになったときに自動的に開始するように構成することも、参加者によって手動で開始することもできます。

このワークフローでは、タスク リスト内の特定のドキュメントおよびアイテムに対して、特定の参加者を割り当てずに、廃棄承認ワークフロー タスクを使用します。このタスク リストへのアクセス許可を持つユーザーのみが、タスクを完了する際に、削除対象のアイテムを承認または拒否できます。

また、このワークフローには一括タスク完了機能も含まれ、大量のアイテムをワン ステップで削除できます。この機能は、ワークフローによって生成される大量のタスクのためによく必要とされます。

: このワークフローが SharePoint Server 2010 で使用できるだけです。

いいえ

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SharePoint 2010 でのワークフローの使用

SharePoint 2010 でワークフローを使用するには、最初にワークフローをリスト、ライブラリ、またはコンテンツ タイプに追加します。追加すると、ワークフローがリストまたはライブラリのユーザーが利用できるようになります。これは、リストまたはライブラリを、ワークフローに直接関連付けたか、あるいはリストまたはライブラリで使用されるコンテンツ タイプに関連付けたかを問いません。ワークフローをコンテンツ タイプに関連付ける場合、サイト コンテンツ タイプまたはリスト コンテンツ タイプ (特定のリストまたはライブラリに追加されたサイト コンテンツ タイプのインスタンス) のいずれかに関連付けることができます。サイト コンテンツ タイプのメリットは、ワークフローが特定のコンテンツ タイプのアイテムのサイト コレクション内のリストまたはライブラリにわたって広範に利用できる点です。

リストの管理権限がある場合は、リスト、ライブラリ、またはコンテンツ タイプにワークフローを追加できます。次の手順に従って初期ワークフローを設定します。

リストまたはライブラリにワークフローを追加する

  1. ワークフローを追加するリストまたはライブラリを参照します。

  2. リストの場合は [リスト] タブ、ライブラリの場合は [ライブラリ] タブをクリックします。

  3. [設定] グループで [ワークフロー設定] をクリックします。

  4. [ワークフロー設定] ページで、[ワークフローの追加] をクリックします。

リストまたはライブラリ コンテンツ タイプにワークフローを追加する

  1. 変更するリスト コンテンツ タイプのインスタンスが含まれているリストまたはライブラリを参照します。

  2. リストの場合は [リスト] タブ、ライブラリの場合は [ライブラリ] タブをクリックします。

  3. リストの場合は [リストの設定]、ライブラリの場合は [ライブラリの設定] をクリックします。

  4. [コンテンツ タイプ] で、ワークフローを関連付けるコンテンツ タイプの名前をクリックします。
    ページにコンテンツ タイプが表示されない場合は、[詳細設定]、[コンテンツ タイプの管理を許可する] の順にクリックが必要になる場合があります。

  5. [設定] の [ワークフロー設定] をクリックします。

  6. [ワークフローの追加] をクリックします。

サイト コンテンツ タイプにワークフローを追加する

  1. サイト コレクションのホームページで、[サイトの操作]、[サイトの設定] の順にクリックします。

  2. [ギャラリー] の [サイト コンテンツ タイプ] をクリックします。

  3. ワークフローを追加するか関連付けるサイト コンテンツ タイプの名前をクリックします。

  4. [ワークフロー設定] をクリックします。

  5. [ワークフロー設定] ページで、[ワークフローの追加] をクリックします。

[ワークフローの追加] ページ

上記の手順のいずれかを実行すると、[ワークフローの追加] ページが表示されるので、このページでワークフローの種類、ワークフローの名前、使用するタスク リストなどを選択します。

SharePoint Designer のワークフロー

このページでは、次のワークフロー設定を構成できます。

  • 承認、フィードバックの収集、署名の収集などのワークフロー テンプレートを選択する。

  • ワークフローの名前を指定する。

  • このワークフローのタスクに使用するタスク リストを指定する。

  • このワークフローに使用する履歴リストを指定する。

  • ユーザーがワークフローを手動で開始できるようにする。

  • ワークフローの開始にリストの管理権限を必要とする。

  • アイテムのメジャーバージョンの発行を承認するために、ワークフローを開始する。

  • 新しいアイテムが作成されたときにワークフローを開始する。

  • アイテムが変更されたときにワークフローを開始する。

関連付けフォーム

次のページに、承認者、ワークフロー メッセージ、および期限など、変更できるワークフロー動作を示します。選択した値が、ユーザーがワークフローを開始したときの既定値になります。つまり、リスト、ライブラリ、またはコンテンツ タイプにワークフローを追加する際に、関連付けフォームに一度だけ入力した値が、ワークフローの後続の全インスタンスで使用されます。

関連付けフォームは、SharePoint に含まれるワークフローごとに異なります。これは、承認ワークフローを関連付けるときに表示されます。

SharePoint Designer のワークフロー

このページでは、次のワークフロー動作を指定できます。

  • ワークフローの承認者。

  • 承認者の順序: 順次または並列

  • 承認の段階。

  • グループを展開して、グループのすべてのメンバーにタスクを割り当てる。

  • ワークフローに表示される依頼メッセージ。

  • すべてのタスクの期限。

  • 各タスクの期間。

  • 期間の単位: 日、週、または月。

  • 割り当てられたタスクの CC 先。

  • 最初の却下でワークフローを終了する。

  • ドキュメントが変更された場合にワークフローを終了する。

  • ワークフロー完了時に承認の状況を更新してコンテンツの承認を有効にする。

ワークフローの開始

ワークフローがリスト、ライブラリ、またはコンテンツ タイプに関連付けられると、すべてのユーザーがワークフローの使用を開始できるようになります。([ワークフローの追加] ページで) アイテムが作成または変更されたときにワークフローを開始することを選択した場合、ユーザーには、変更による差異は表示されないほか、サイト上のドキュメントやリスト アイテムを作成および更新したときにも、ワークフローが開始したことも知らされません。これらのオプションを選択しない場合、ユーザーは自分の手でワークフローを開始します。

それには、[ワークフロー] オプションを選択します。[ワークフロー] オプションは、ドキュメントを作成するために使用した Office 2010 アプリケーション内から選択することも、または、リスト アイテムの横のプルダウン メニューなど、アイテムが格納されているリストまたはライブラリから選択することもできます。

SharePoint Designer のワークフロー

ここをクリックすると、[新しいワークフローの開始] ページが表示され、開始できる利用可能なワークフローと共に、実行中または完了済みの他のワークフローの状態が表示されます。

SharePoint Designer のワークフロー

最後に、ワークフローの開始フォーム、ワークフローの主要な動作を指定することが表示されます。関連付けフォームとは異なり、ワークフローのインスタンスごとに別の開始フォームの値を使用できますが、同じ関連付けフォームの値を使用するたびにワークフローを手動で – 起動したら、開始フォームが完了したリスト、ライブラリ、またはコンテンツ タイプにワークフローが最初に追加されると、1 回だけを完了します。

SharePoint に付属しているワークフローごとに開始フォームは異なります。既定値を関連付けフォーム (既述) に追加している場合は、既定値が開始フォームに表示されます。既定値がない承認ワークフロー開始フォームの外観は、次のとおりです。

SharePoint Designer のワークフロー

ワークフローを開始するユーザーは、[開始] をクリックする前に、新しい値を追加するか既定値をそのまま採用することができます。これにより、タスクが作成され、リスト内の最初の承認者に割り当てられます。

ワークフローの承認

ワークフローにリストされている承認者は、割り当てられているタスクを受信し、電子メールによる通知を受信します。承認者は、Outlook などの特定の Office 2010 アプリケーション内から直接、タスクを承認または却下できます。または、タスク リストに直接移動すれば、自分に割り当てられた新しいタスクが表示されます。

タスクを開くと、タスク フォームが表示されるので、これを使用してタスクを承認、却下、変更依頼、または再割り当てできます。承認ワークフローのタスク フォームの外観は、次のとおりです。

SharePoint Designer のワークフロー

承認者の操作に応じて、タスクの処理は、次の承認者への割り当て、変更依頼の作成者への返送、または承認 (これによりワークフローは完了します) となります。

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SharePoint Designer 2010 でのワークフローの編集

SharePoint でワークフローを設定する際、承認者、タスクの期限、およびワークフローのメッセージなど、基本的な動作のいくつかを変更できます。これは承認ワークフローを簡単に使い始められる便利な方法であり、通常、一般的なほとんどのビジネス プロセス ニーズに対応できます。

ワークフローをこのように使用できるだけでなく、SharePoint Designer 2010 では、多くのワークフローを開き、外観、動作、およびワークフローの結果を完全にカスタマイズすることができます。ワークフローでは、表示されるフォーム、完了条件、およびタスクとタスク プロセスのすべての段階をカスタマイズできます。

ブラウザーでのカスタマイズと SharePoint Designer 2010 でのカスタマイズ

次の表では、ブラウザーで実行できるカスタマイズの種類と Designer 2010 SharePoint で実行できるカスタマイズの種類を比較します。これは、SharePoint Server 2010 の承認ワークフローをベースにしています。

SharePoint でのワークフローのカスタマイズ

SharePoint Designer でのワークフローのカスタマイズ

  • ワークフローの名前を指定する

  • 関連付けるタスク リストと履歴リストを指定する

  • 新しいアイテムが作成されたときにワークフローを自動的に開始されるようにする

  • アイテムが変更されたときにワークフローを自動的に開始されるようにする

  • ワークフローを手動で開始できるようにする。その際、必要に応じてリストの管理権限を要求できるようにする

  • アイテムのメジャー バージョンの発行をワークフローで承認するようにする

  • ワークフローの承認者を指定する

  • 承認の順序を指定する: 順次または並列

  • 承認段階を追加する

  • グループを展開し、各メンバーにタスクを割り当てる

  • ワークフローのメッセージを指定する

  • すべてのタスクの期限を指定する

  • タスクごとの期間を指定する (期間の単位は日、週、または月によって指定)

  • CC フィールドにユーザーを追加する

  • 最初の却下でワークフローを終了する

  • ドキュメントが変更された場合にワークフローを終了する

  • ワークフローでのコンテンツ承認を有効にする

  • ワークフローの名前、説明、所有者を指定する

  • [ワークフローの状態] ページの視覚エフェクトを有効にする

  • 新しいアイテムが作成されたときの自動ワークフロー開始を無効にする

  • アイテムが変更されたときの自動ワークフロー開始を無効にする

  • ワークフローの手動開始を無効にする

  • タスク完了フォームのフィールドを追加および削除する

  • すべてのワークフロー フォームの外観や動作をカスタマイズする: 関連付けフォーム、開始フォーム、およびタスク フォーム

  • タスクの受信者とプロセスの所有者のみがタスクの読み取りおよび編集ができるように指定する

  • タスクの再割り当てを許可する

  • タスクの変更依頼を許可する

  • 承認と却下など、タスクの結果ボタンを変更する

  • 関連フォームと開始フォームのパラメーターを変更する

  • ワークフローで使用するローカル変数を追加およびカスタマイズする

  • ワークフローの完了条件を変更する

  • 個々のタスクの各段階 (割り当て済み、承認待ち、期限切れ、削除、および完了) をカスタマイズする

  • 全タスク処理の各段階 (起動、実行中、キャンセル、および完了) をカスタマイズする

  • 既存のワークフローに組み込むワークフロー機能を上記および承認プロセスの前後にさらに追加します。

  • カスタマイズするには、ワークフローのコピーを作成します。

  • カスタム ワークフローをテンプレートとして保存します。

  • ワークフローをグローバルに発行することで、サイト コレクション内のすべてのサイトで利用できるようにします。

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SharePoint Designer 2010 での承認ワークフローの起動

SharePoint Designer 2010 を開いてナビゲーション ウィンドウからワークフローを開くと、サイトで利用できるすべてのワークフローが表示されます。リストのワークフロー、サイトのワークフロー、および再利用可能なワークフローが表示されます。これらのほかに、グローバルに再利用可能なワークフローも表示されます。これは、SharePoint 2010 の既定の承認ワークフローが表示される場所にあります。

SharePoint Designer のワークフロー

ここでは、承認、フィードバックの収集、署名の収集、および発行の各ワークフローのみが表示されます。これは、これらのワークフローがすべて SharePoint Designer 2010 でサポートされている機能を使用して構築されているためです。たとえば、これらのワークフローでは、OfficeTask ワークフロー アクション、統合された InfoPath フォーム、および Visio ベースのワークフローに対するサポートを使用します。ただし、3 段階の状態管理ワークフローおよび廃棄承認ワークフローはサポートされていません。これらは、編集されたワークフローであり、ワークフロー アクティビティを複製するためには、Microsoft Visual Studio などの開発アプリケーションが必要となるためです。ここでは、SharePoint Designer 2010 でサポートされているワークフローに焦点を当てます。

ワークフローを編集するには 2 つの方法があります。元のワークフローを直接編集して変更するか、元のワークフローのコピーを作成してカスタマイズするかのいずれかです。サイト コレクションの管理者の場合には、どちらの方法でも利用できます。サイトの所有者またはデザイナーの場合は、ワークフローが読み取り専用になるため、コピーを作成して編集する必要があります。ここで、元のワークフローが現在会社の職務で使用されている場合に備えて、ワークフローのコピーを編集することは良い習慣です。

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承認ワークフローの概要ページ

(オリジナルを編集するかコピーを編集するかに関係なく) 承認ワークフローを開くと、ワークフローのユーザー インターフェイスの最初のレイヤーである概要ページが表示されます。このページには、主なワークフロー設定とワークフローに関連したオブジェクトが表示されます。

SharePoint Designer のワークフロー

たとえば、名前および説明フィールドならびにワークフローの種類とコンテンツ タイプが表示されます。言語や、ワークフローの視覚エフェクトを有効にするかどうかなど、一般的なワークフロー設定の一部が表示されます。視覚エフェクトとは、SharePoint Server 2010 の Visio Services によって提供される、ワークフロー状態の Web ベースの視覚的表示のことです。また、開始オプションも表示されます。開始オプションには、ワークフローの手動開始の無効化、新しいアイテムが作成されたときのワークフローの自動開始、およびアイテムが変更されたときのワークフローの自動開始があります。これらのオプションのいずれかを選択すると、SharePoint 内の対応するワークフロー開始オプションが無効になります。

さらに、ワークフローに関連付けられているフォームである関連付けフォームと開始フォーム (同一のフォームがこれらの用途で使用されます) とタスク フォームも表示されます。これらのフォームは、ここから開くことができる InfoPath 2010 フォームであり、InfoPath フォーム エディターで直接カスタマイズできます。リボンでは、ワークフローの開始フォーム パラメーター、ローカル変数、および関連付けられた列をカスタマイズできます。これらは、すべてワークフロー プロセス全体を通じてデータを収集、格納、および取得するために使用されます。また、リボンを使用して、関連付けられたリストやコンテンツ タイプを変更できるだけでなく、Visio 2010 との間でワークフローをインポートおよびエクスポートできます。

ワークフローの定義とロジックをより詳細にカスタマイズするには、[カスタマイズ] グループの [ワークフローの編集] をクリックします。

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ワークフロー エディターでの承認アクティビティ

次の画面に、SharePoint Designer 2010 の標準的ワークフロー エディターを示します。これは全画面のワークスペースであり、あらゆる種類のワークフローを作成およびカスタマイズできます。通常、このスペースを使用して、システム プロセスを自動化するカスタム ワークフローを作成したり、変更されるデータ ソースに基づいて自動的にデータを更新、変更、または移動するワークフローを作成します。

承認ワークフローの場合、ワークフローに指定する 1 行だけで、(ワークフローを作成したときに指定する) 承認者のグループによる特定アイテムの承認プロセスが開始されます。

SharePoint Designer のワークフロー

これは当初、比較的シンプルな外観で表示されますが、この "承認処理を開始する" アクションは実際にはコンポジット ワークフロー アクションであり、承認処理全体のタスク階層および中心的な回覧ロジックを含んでいます。実際、このアクションは、タスク割り当て、回覧の詳細、および SharePoint コンテンツへのデータのバインドなどの複数の動作とレイヤーを含む、ワークフロー アクションです。

最初から新しい承認ワークフローを作成する場合は、アクション ギャラリーから "承認処理を開始する" アクションを追加するだけで、承認プロセスのフレームワークおよびロジックが直ちに持てるようになります。

この承認ワークフローの内容を表示および編集するには、[承認] をクリックします。これにより、タスク処理の概要ページが表示されます。

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タスク処理の概要ページ

タスク処理の概要ページには、タスク処理に関連するすべてのオブジェクトが表示されます。表示方法は、ワークフローの概要ページに、ワークフローに関連するすべてのオブジェクトが表示される方法と同じです。タスク処理は、メイン ワークフロー内にネストされたサブ ワークフローのようなものと考えることができます。タスク処理の概要ページは、オブジェクトの階層において、ワークフローの概要ページの 1 つ下のレベルです。

概要ページでは、名前と所有者を変更できます。タスクの受信者やプロセスの所有者のみがワークフロー タスクを追加および編集できるように指定できます。ワークフローの再割り当てや変更依頼を許可できます。個々のタスク完了フィールドを追加および削除できます。また、承認や却下など、タスクの結果を変更できます。

SharePoint Designer のワークフロー

最も重要な設定は [カスタマイズ] グループにあり、ここではワークフローの完了条件、個々のタスクの動作、全タスク処理の動作を変更できます。(このセクションには [ワークフローに戻る] もあり、これは前画面のワークフロー エディターに戻るだけです。)

ワークフローの動作および完了条件をカスタマイズするには、タスク処理エディターを使用します。このエディターは、大規模な SharePoint Designer ワークフロー エディターに含まれるサブ ワークフロー エディターとして機能します。タスク処理エディターで、承認ワークフロー フレームワークとそのタスクおよびタスク処理のレイヤーを詳しく調べ、その場で、利用可能なワークフロー コマンドを使用して必要なロジックを追加、カスタマイズできます。

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タスク処理の完了条件を変更する

利用可能な最初のオプションは、タスク処理の完了条件を変更することです。承認ワークフローの完了条件を開くと、ワークフローが完了と見なされるために満たしている必要があるすべての条件が表示されます。たとえば、承認済みタスク数が完了したタスク数と等しい場合は、承認済み変数が [はい] に設定されます。ここで、ワークフローが完了となるために別の条件セットが必要となるようにロジックを追加することも、既存の条件のままにしておくこともできます。

注: 既定のワークフロー操作に加えて承認ワークフローには、使用できるワークフローにタスクに固有のロジックを追加するタスクの動作のアクションのグループが含まれます。たとえば、アクションを追加、エスカレート、および新しいタスクの通知を送信を挿入することができます。

SharePoint Designer のワークフロー

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単一タスクの動作を変更する

タスク処理エディターを使用して、個々のタスクの各フェーズの動作を変更できます。具体的には、タスクの割り当て、承認待ち、期限切れ、削除、および完了の各時点で行われる動作を変更できます。承認ワークフローでは、これらの各フェーズに追加されたロジックが表示されます。

SharePoint Designer のワークフロー

たとえば、特に、タスクが期限を過ぎても完了していない場合など、タスクの期限が切れている場合は、現在のタスクが割り当てられている個々のユーザーに電子メール通知が送信されます。

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全タスク処理の動作を変更する

個々のタスクの動作を変更できるだけでなく、すべてのタスクをまとめた全タスク処理の動作を変更できます。具体的には、タスク処理の開始、実行中 (削除済みと変更済みを含む)、キャンセル、および完了の全時点に対する動作を変更できます。承認ワークフローでは、ワークフローのこれらの段階にさらに多くのロジックが追加されています。

SharePoint Designer のワークフロー

たとえば、タスク処理が完了する際には、いくつかの動作が行われます。承認済み変数が [はい] の場合は、ワークフローの状態が [承認済み] に設定されます。[コンテンツの承認の有効化] パラメーターが [はい] に設定されている場合は、ワークフロー アイテムのコンテンツ承認が [承認済み] に設定されます。これらは、全タスク処理に追加されたロジックのごく小さな例です。

ここでも、ロジックを変更したり、タスク処理の 1 つまたは複数の段階に独自のロジックを追加できます。既存のロジックについて調べるだけでも、ワークフロー デザインの作成および適用方法について大いに学べます。

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次のステップ

非公式なコンテンツ レビューから構造化された経費明細書に至るまで、多くのビジネス プロセスでは類似の回覧パターンをとるため、SharePoint 2010 の承認ワークフローを使用することができます。したがって、これらのニーズに対応している既定のワークフローを使用できます。ワークフローの種類、承認者、期限などのみ変更します。

企業や部署で異なる可能性があるのは、ワークフロー プロセスの各段階に固有の動作です。そして、それらに SharePoint Designer 2010 とそのワークフロー エディターを使用して、ビジネス ワークフロー全体の一般的動作を保持しながら、プロセスの各フェーズにおいてロジックを新規追加またはカスタマイズすることができます。

最も早く承認ワークフローが使い始められるようになるための方法は、承認者の小グループを使用してサイトに承認ワークフローを適用し、フォームおよび電子メール、承認するドキュメントまたはアイテム、および関連付けられたタスクと履歴リストを監視することです。次に、ブラウザーで最初に SharePoint、その後で SharePoint Designer 2010 を使用して、変更を行います。

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注: 機械翻訳についての免責事項: この記事の翻訳はコンピューター システムによって行われており、人間の手は加えられていません。マイクロソフトでは、英語を話さないユーザーがマイクロソフトの製品、サービス、テクノロジに関するコンテンツを理解するのに役立てるため、こうした機械翻訳を提供しています。記事は機械翻訳されているため、用語、構文、文法などに誤りがある場合があります。

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