SharePoint 付属のワークフローについて

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SharePoint ワークフローは、さまざまなビジネス プロセス (署名、フィードバック、または計画やドキュメントの承認の収集から、日常的な手続きの現在の状態のトラッキングまで) を効率化および自動化するプログラム済みのミニアプリケーションです。SharePoint ワークフローは、時間と労力を節約して、定期的に実行するタスクの一貫性と効率を確保するように設計されています。

手動プロセスと自動化されたワークフローの比較

この記事は、SharePoint 2010 に含まれているプログラム済みのワークフローについて説明します。ワークフローのオプションは、リスト、ライブラリ、および全体のサイト コレクションで使用するためにこれらのバージョンを追加する際に、関連付けフォームで選択します。

含まれているこれらのワークフローの種類のより広範なカスタマイズを行うこともできます。さらに SharePoint Designer やその他のアプリケーションを使用して、独自のカスタム ワークフローを一から作成することもできます。これらのプロセスの詳細については、「ワークフローの作成およびカスタマイズの概要」の記事をご覧ください。

また、この記事では、含まれているワークフローのすべてについてより深く学ぶこともできます。

特定のワークフローの詳細な手順にすぐに進みたい場合は、「関連情報」セクションにそれぞれの手順へのリンクがあります。「関連情報」セクションは次の目次のリンクからアクセスできます。

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SharePoint ワークフローとは?

SharePoint ワークフローを使用して自動化できるプロセス

承認 (承認のためのドキュメントまたはアイテムの回覧)

フィードバックの収集 (フィードバックのためのドキュメントまたはアイテムの回覧)

署名の収集 (デジタル署名のためのドキュメント、ブック、またはフォームの回覧)

廃棄承認 (ドキュメントの期限切れと保持の管理)

3 段階の状態管理 (案件、プロジェクト、またはタスクの 3 つの状態 (フェーズ) の追跡)

SharePoint ワークフローの追加と開始ができるユーザー

SharePoint ワークフローを追加して実行する方法

自分のカスタム SharePoint ワークフローを作成することができますか。

関連情報

SharePoint ワークフローとは?

フローチャートについては既に多くの方がご存じでしょう。フローチャートとは、プロセスを図で表したもので、各ステップで実行する処理についての指示が書き込まれています。

ワークフロー プロセス

SharePoint ワークフローは、自動化されたフローチャートのようなもので、標準のワークフロー プロセスから多くの労力、試行錯誤、不規則性を取り除きます。

たとえば、上の図のドキュメント承認プロセスを見てください。このプロセスを手動で実行する場合、ドキュメントを転送したり確認のメールを送信したりして、大量のチェックと追跡が行われることになります — そして、これらの作業をすべて自分や同僚が行わなければなりません。その結果、大量の追加作業が発生したり、(おそらくはさらに大きな問題として) 頻繁に作業を中断させられたりすることになります。

しかし、SharePoint のドキュメント承認ワークフローを使用してこのプロセスを実行すると、チェック、追跡、確認、転送の作業がすべてワークフローによって自動的に実行されます。タスクの完了が予定よりも遅れている人がいるなどの問題が発生した場合は、ほとんどの付属ワークフローで、そのことを知らせる通知が送信されます。問題を防止するためにグループのだれかがプロセスを監視する必要はありません。SharePoint ワークフローでは、プロセスが常に自動的に監視されています。

SharePoint ワークフローは、実行するのも簡単です。ワークフローの種類を選び、状況に最も適したオプションを指定するだけで、SharePoint にワークフローを実行させることができます。もちろん、ワークフローは必要に応じていつでも取り消したり終了したりできます。

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SharePoint ワークフローを使用して自動化できるプロセス

SharePoint に組み込まれている各種のワークフローは、テンプレートのように機能します。1 つのリストやライブラリ、またはサイト コレクション全体でワークフローを使用するには、開始フォームでオプション (タスクを割り当てるユーザー、タスクの期限、ワークフローを開始する方法と開始するユーザー、タスク通知に含める指示など) を指定して、そのワークフローのバージョンを追加します。

SharePoint 2010 には、5 種類のプログラム済みのワークフローが用意されています

注:  SharePoint Server 2010 と、SharePoint Online for Office 365 for enterprises には、次の 5 種類のワークフローがすべてが含まれています。しかし、SharePoint Online for Office 365 for small businesses および professionals には、3 段階の状態管理ワークフローしか含まれていません。

承認 (承認のためのドキュメントまたはアイテムの回覧)

チェック マーク 承認ワークフローは、ドキュメントまたはその他のアイテムを、承認または却下のために指定された人に送付します。

承認ワークフローを使用して、リストまたはライブラリのコンテンツの承認を制御することもできます。

詳細および手順については、「All about Approval workflows (承認ワークフローの概要)」の記事をご覧ください

(Web 発行サイトで使用するための同様の種類のワークフロー、発行承認のワークフローもあります)。

フィードバックの収集 (フィードバックのためのドキュメントまたはアイテムの回覧)

フィードバックの収集ワークフロー フィードバックの収集ワークフローは、ドキュメントまたはその他のアイテムを、フィードバックのために指定された人に送付します。

フィードバックの収集ワークフローは、ワークフローの所有者のためにすべてのの参加者からのフィードバックを統合し、確認プロセスの記録を提供します。

詳細および手順については、「All about Collect Feedback workflows (フィードバックの収集ワークフローについて)」の記事をご覧ください。

署名の収集 (デジタル署名のためのドキュメント、ブック、またはフォームの回覧)

署名の収集ワークフロー 署名収集ワークフローは、デジタル署名のために Microsoft Office ドキュメントを指定された人に送信します。

署名収集ワークフローは、Word 文書、Excel ブック、InfoPath フォームでのみ機能することに注意してください。

詳細および手順については、「All about Collect Signatures workflows (署名収集ワークフローについて)」の記事をご覧ください。

廃棄承認 (ドキュメントの期限切れと保持の管理)

廃棄承認ワークフロー 廃棄承認のワークフローは、組織内でのレコード管理のニーズをサポートするためのものです。このワークフローは、有効期限に達したドキュメントやアイテムを保持するかまたは削除するかを参加者が決定できるようにすることで、ドキュメントの期限切れと保持のプロセスを管理します。

廃棄承認のワークフローが開始すると、ワークフローのタスク リスト内の特定のドキュメントおよびアイテムに対して廃棄承認のワークフロー タスクが作成されます。アイテムが有効期限に達すると廃棄承認のワークフローが自動的に開始するように特に構成されている場合、廃棄承認のワークフローによって、大量のタスクが生成される可能性があるため、廃棄承認のワークフローはタスクの一括処理をサポートしており、レコードの管理者や他の承認された個人は、多数のアイテムの削除を一度に処理できます。

廃棄承認のワークフローを情報管理ポリシーの有効期限ポリシー機能と連動するように構成して、サイト上のドキュメントまたはアイテムの有効期限が切れるたびに自動的にワークフローが開始されるようにすることができます。

詳細および手順については、「廃棄承認のワークフローを使用する」の記事をご覧ください。

3 段階の状態管理 (案件、プロジェクト、またはタスクの 3 つの状態 (フェーズ) の追跡)

3 段階の状態管理ワークフロー 3 段階のワークフローは、3 つの状態 (フェーズ) を介してリスト アイテムの状態を追跡するように設計されています。3 段階のワークフローは、顧客サポートの案件、セールス リード、プロジェクト タスクなどの大量の案件またはアイテムを追跡することが求められる組織のビジネス プロセスを管理するために使用できます。

それぞれの状態間の切り替えで、ワークフローは人にタスクを割り当て、その人にタスクに関するメール通知を送信します。このタスクが完了すると、ワークフローはアイテムの状態を更新し、次の状態に進みます。3 段階の状態管理ワークフローは、案件管理リスト テンプレートで使用するために設計されていますが、3 つ以上の値を持つ選択肢列が含まれている任意のリストで使用できます。

詳細と手順については、「3 段階の状態管理ワークフローを使用する」の記事をご覧ください。

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SharePoint ワークフローの追加と開始ができるユーザー

ワークフローを追加したり開始したりするには、ワークフローが実行されるリスト、ライブラリ、またはサイト コレクションに対する適切な権限が必要です。

  • ワークフローの追加    既定では、ワークフローを追加するにはリストの管理権限が必要です (既定では、所有者グループにはリストの管理権限が割り当てられていますが、メンバー グループと閲覧者グループには割り当てられていません)。

  • ワークフローの開始    既に追加されているワークフローを開始するには、既定ではアイテムの編集権限が必要です (既定では、メンバー グループと所有者グループにはアイテムの編集権限が割り当てられていますが、閲覧者グループには割り当てられていません)。
    所有者は、所有者グループのメンバーのみが開始できるように特定のワークフローを構成することもできます。

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SharePoint ワークフローを追加して実行する方法

次の図は、SharePoint ワークフローの計画、追加、実行、変更のための基本的な段階の概要を示しています。各ステップについて以下で説明します。

ワークフロー プロセス

計画 開始フォームを使用してワークフローのバージョンを追加するときに必要なオプションと情報を確認します。

  • 学習    どの含まれているワークフローの種類が、目的のジョブを行えるかを調べます。

  • 追加    開始フォームへの入力を行って、リスト、ライブラリ、またはサイト コレクションにワークフローのバージョンを追加します。

  • 開始    手動または自動で、リストやライブラリ内のドキュメントやその他のアイテムに対して新しいワークフローを開始します (手動で開始する場合は、ワークフローの関連付けフォームの一部の設定を、簡単な開始フォームで変更できます)。ワークフローを開始すると、タスクが作成され、通知メッセージが送信されて、アクションとイベントの追跡が開始されます。

  • 監視    ワークフローが実行されているときに、完了したタスクや発生したその他のアクションを [ワークフローの状態] ページで確認できます。必要な場合は、ここから現在および将来のタスクを調整できます。さらに、このワークフローの実行を取り消したり終了したりすることもできます。

  • 確認    実行が完了したら、[ワークフローの状態] ページで履歴全体を確認できます。[ワークフローの状態] ページでは、このワークフローの全般的なパフォーマンスに関する統計レポートを作成することもできます。

  • 変更    ワークフローが正しく機能しない場合は、ワークフローを追加するために使用した元の関連付けフォームを開いて変更を加えることができます。

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独自のカスタム SharePoint ワークフローの作成

組み込みのワークフローでより柔軟な変更が必要な場合は、SharePoint Designer などのツールを使用して、ワークフローをさらにカスタマイズすることができます。独自のワークフローを最初から作成することもできます。

ワークフロー デザイナでルールを作成し、条件とアクションを SharePoint リストおよびライブラリのアイテムと関連付けることができます。リストまたはライブラリのアイテムを変更すると、ワークフローのアクションが実行されます。

たとえば、アイテムのコストが特定の金額を超えた場合に追加の承認ワークフローを開始するワークフローを設計できます。

関連するドキュメント セット用のワークフローを定義することもできます。たとえば、ワークフローがドキュメント ライブラリに関連付けられている場合や、ドキュメント コンテンツ タイプごとに選んで実行される場合は、状況に応じたドキュメント セットのアクションのグループが表示されます。ドキュメント セットは、SharePoint Server 2010 の新機能です。これによってドキュメントのグループが 1 つの単位として処理されるため、ドキュメント セットのワークフロー アクションはそのドキュメント セット内の各アイテムに対して実行されます。

詳細については、「ワークフローの作成およびカスタマイズの概要」をご覧ください。

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関連情報

含まれているワークフローの種類の使用に関する詳細な手順については、次の記事をご覧ください。

含まれる基本的なワークフローの種類のいずれかに、関連付けのフォームを使用して行える以上の追加のカスタマイズを行う場合、または最初から独自のワークフローを作成する場合は、「ワークフローの作成およびカスタマイズの概要」の記事をご覧ください。

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注: 機械翻訳についての免責事項: この記事の翻訳はコンピューター システムによって行われており、人間の手は加えられていません。マイクロソフトでは、英語を話さないユーザーがマイクロソフトの製品、サービス、テクノロジに関するコンテンツを理解するのに役立てるため、こうした機械翻訳を提供しています。記事は機械翻訳されているため、用語、構文、文法などに誤りがある場合があります。

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