SharePoint リスト V: 大きなリストを管理する方法

概要

Large list icon SharePoint リストが大きくなると、"リスト ビューのしきい値を超えている"、"最新の結果のみを表示する" などの警告が表示される場合があります。このような警告の原因を理解し、大きなリストでも有用な情報が得られるように構成する方法について学習します。

このコースを完了すると、次のことができるようになります。

  • リスト ビューのしきい値とは何か、その利点について理解する。

  • インデックスを作成し、ビューでより多くの情報を表示できるようにする。

  • フォルダーを作成し、大きなリストを整理しやすくする。

  • データシート ビューを使用し、大きなリストのフィルター処理と並べ替えを迅速にする。

  • 大きいクエリの実行時間帯について理解する。

  • 標準ビュー内でキー フィルターを使用し、迅速にフィルター処理を行う。

  • 大きなリストを SharePoint Workspace に同期する。

  • 大きなリストを Excel にエクスポートする。

  • 大きなリストを Access とリンクさせる。

このコースの内容は、次のとおりです。

  • 自分のペースで学習できる 1 つのレッスン

  • レッスン終了時の簡単なテスト (採点はありません)

  • コースの終了時に印刷できるクイック リファレンス カード

このコースは、SharePoint リストを扱った経験があるか、「リスト I: 概要」、「リスト II: さまざまなリストを作成および操作する」、「リスト III: スプレッドシートに基づいてリストを作成する」、および「リスト IV: カスタム リストを作成する」を受講済みであることが必要です。

追加情報

このコースでは、次の警告について、発生する理由と対応方法について説明します。

  • "最新の結果のみを表示します。すべての結果を表示するには、フィルターを追加してクエリを絞り込んでください。"

  • "フィルターの値を表示できません。フィルター処理できないフィールドであるか、管理者が設定したリスト表示のしきい値を超える数のアイテムが返された可能性があります。"

  • "このビューは、管理者が設定したリスト ビューのしきい値 (アイテム 5,000 個) を超えるため、表示できません。"

  • "管理者によって設定されたリスト ビューのしきい値を超えているので、実行しようとした処理は禁止されています。"

他のコースは、Microsoft Office トレーニングに用意されています。

オフライン バージョン (81.8 MB)

概要

お使いのブラウザーではビデオがサポートされていません。 Microsoft Silverlight、Adobe Flash Player、Internet Explorer 9 のいずれかをインストールしてください。

インデックスを作成し、使用する

お使いのブラウザーではビデオがサポートされていません。 Microsoft Silverlight、Adobe Flash Player、Internet Explorer 9 のいずれかをインストールしてください。

フォルダーを使用し、大きなリストを管理する

お使いのブラウザーではビデオがサポートされていません。 Microsoft Silverlight、Adobe Flash Player、Internet Explorer 9 のいずれかをインストールしてください。

データシート ビュー

お使いのブラウザーではビデオがサポートされていません。 Microsoft Silverlight、Adobe Flash Player、Internet Explorer 9 のいずれかをインストールしてください。

大きいクエリの実行時間帯

お使いのブラウザーではビデオがサポートされていません。 Microsoft Silverlight、Adobe Flash Player、Internet Explorer 9 のいずれかをインストールしてください。

キー フィルターを使用し、迅速にフィルター処理を行う

お使いのブラウザーではビデオがサポートされていません。 Microsoft Silverlight、Adobe Flash Player、Internet Explorer 9 のいずれかをインストールしてください。

チーム サイトの外にリストを持ち出す

お使いのブラウザーではビデオがサポートされていません。 Microsoft Silverlight、Adobe Flash Player、Internet Explorer 9 のいずれかをインストールしてください。

自己診断テスト

コースの内容を理解できたかどうかを、以下のテストで確認してみましょう。結果は画面に表示されますが、採点は行われません。

リスト ビューのしきい値の定義として正しいものは、次のうちどれですか。

10,000 アイテム

不正解です。リスト ビューのしきい値は 5,000 アイテムです (ただし、管理者は必要に応じてこの数を増減できます)。もう一度考えてみましょう。

SharePoint で大きなリストの使用が制限される限度

正解です。既定では、リスト ビューのしきい値は 5,000 アイテムです。それよりも多くのアイテムを作成すると、リストの使用を制限する警告またはエラーが表示されるようになります。

10,001 アイテム

不正解です。既定では、リスト ビューのしきい値は 5,000 アイテムです。5,001 個目のアイテムを追加すると、リストの使用が一部制限されるようになります (ただし、管理者は必要に応じてこの数を増減できます)。もう一度考えてみましょう。

SharePoint でリストの新しいアイテムの作成が制限される限度

不正解です。リスト ビューのしきい値を超えても新しいアイテムを作成できます。もう一度考えてみましょう。

あるリストに 5,002 個のアイテムがあるとします。ビューを作成しました。このビューには、列 "製品 ID" が "A-101" であるアイテムのみを表示するフィルターが含まれています。このビューには 510 個のアイテムがあるはずですが、"最新の結果のみを表示します。" という警告が表示されます。

普段はこの警告を気にしていませんでしたが、今日、上司に 510 個のアイテムすべてを含むレポートを求められました。どうすればよいですか。

ビューを使用せずにリストをフィルター処理する。

不正解です。警告が表示され、リストのフィルター処理ができません。もう一度考えてみましょう。

管理者にビューを作成してもらう。

不正解です。管理者がビューを作成する必要はありません。もう一度考えてみましょう。

管理者に "製品 ID" 列のインデックスを作成してもらう。

正解です。"製品 ID" 列用のインデックスを作成する必要があります。メモ: アイテム数が 5,000 に到達する前にインデックスを作成することをお勧めします。その場合、管理者がインデックスを作成する必要がありません。

管理者に "製品名" 列のインデックスを作成してもらう。

不正解です。これはインデックスを作成する列としては正しくありません。もう一度考えてみましょう。

大きいクエリの実行時間帯の定義として正しいものは、次のうちどれですか。

大きなリストを制限なく使用できる時間帯

正解です。すべてのサイトで大きいクエリの実行時間帯が有効になっているわけではないことに注意してください。有効になっていない場合は管理者に問い合わせます。

毎日午後 7:00 ~ 午前 7:00 (グリニッジ標準時)

不正解です。大きいクエリの実行時間帯は管理者によって設定される必要があります。世界のすべての SharePoint サイトで同一であるはずはありません。

サーバーの全体管理で誰でも構成できる時間帯

不正解です。大きいクエリの実行時間帯を設定できるのは管理者です。誰でも設定できるわけではありません。

5,000 個以上のアイテムを含む大きなリストを作成できるように管理者が設定できる時間帯

不正解です。SharePoint では、5,000 個以上のアイテムを含むリストを作成できます。もう一度考えてみましょう。

あるリストに 5,002 個のアイテムがあります。"製品 ID" が "A-101" であるアイテムすべてを表示するように、列 "製品 ID" にフィルター処理を行う予定です。その結果として 510 個のアイテムが表示されるはずですが、列名をクリックしてフィルター処理を実行すると、"フィルターの値を表示できません" という警告が表示されます。

510 個のアイテムすべてをフィルター処理して表示する方法として正しくないものは、次のうちどれですか。

データシート ビュー。

不正解です。この操作を行うと、510 アイテムすべてがフィルター処理されて表示されます。もう一度考えてみましょう。

Excel にエクスポートする。

不正解です。この操作を行うと、510 アイテムすべてがフィルター処理されて表示されます。もう一度考えてみましょう。

"製品 ID" が "A-101" であるアイテムをフィルター処理するビューを作成する。

正解です。この操作を行っても、510 個のアイテムすべてがフィルター処理されて表示されません。"最新の結果のみを表示する" という警告が表示される可能性が高く、510 個のアイテムすべてを表示することはできません。

Access で開く。

不正解です。この操作を行うと、510 アイテムすべてがフィルター処理されて表示されます。もう一度考えてみましょう。

大きなリストを管理するための最適な戦略は、次のうちどれですか。

管理者に、午前 9:00 から午後 5:00 までを大きいクエリの実行時間帯に設定してもらう。

不正解です。多くの企業では、午前 9:00 から午後 5:00 までは多くのユーザーがサイトを使用しているピーク時間帯です。大きなクエリが一度に多数実行されると、サーバーの処理が停滞する可能性があります。もう一度考えてみましょう。

リストに 5,000 個以上のアイテムを追加しない。

不正解です。リストのアイテム数を 5,000 個未満にする必要はありません。もう一度考えてみましょう。

ほとんどのユーザーがサイトを使用しない深夜時間帯にリストを使用するよう、ユーザーに依頼する。

不正解です。これはリストを操作するのに現実的な方法ではありません。もう一度考えてみましょう。

フィルターが含まれるビューを作成し、ユーザーが全アイテムより少ないデータを表示できるようにする。

正解です。フィルターが含まれるビューを作成すると、ユーザーが表示できるデータが少なくなります。

ご意見/ご感想

クイック リファレンス カード

関連項目

インデックスを作成する方法

  1. インデックスを設定するリストに移動します。

  2. [リスト] タブで [リストの設定] をクリックします。

  3. [] の [インデックス付きの列] をクリックします。

  4. [新しいインデックスの作成] をクリックします。

  5. [このインデックスのプライマリ列] で、フィルター処理や並べ替えをよく行う列を選択します。

  6. [作成] をクリックします。
    メモ: インデックスを作成できないという内容のエラーが表示された場合、管理者にインデックスを作成してもらうか、または、大きいクエリの実行時間帯にインデックスを作成する必要がある場合があります。

フォルダーを作成する方法

  1. まず、[新しいフォルダー] コマンドを有効にします。インデックスを設定するリストに移動します。[リスト] タブで [リストの設定] をクリックします。

  2. [詳細設定] をクリックします。

  3. [[新しいフォルダー] コマンドを表示する] で [はい] をクリックし、[OK] をクリックします。

  4. リストに戻ります。[アイテム] タブの [新しいフォルダー] をクリックします。

リストにフォルダーを作成した後、アイテムをこれらのフォルダーに移動できます。

  1. [サイトの操作] メニューの [サイトの設定] をクリックします。

  2. [サイトの管理] の [コンテンツと構造] をクリックします。
    メモ: 適切な権限を持っていない場合、または SharePoint Server を使用していない場合は、このリンクは無効になります。

  3. 左側で、大きなリストの名前をクリックします。
    メモ: リストを表示できないという内容のエラーが表示された場合、管理者にアイテムを移動してもらうか、または、大きいクエリの実行時間帯にアイテムを移動する必要がある場合があります。

  4. 右側で、フォルダーに移動するアイテムのチェック ボックスをオンにします。

  5. [アクション] メニューの [移動] をクリックします。

  6. [移動...] ダイアログ ボックスで、大きなリストの横にあるプラス記号をクリックし、アイテムを移動する先のフォルダーをクリックします。

  7. [OK] をクリックします。

キー フィルターを構成する方法

  1. キー フィルターを設定するリストに移動します。

  2. [リスト] タブで [リストの設定] をクリックします。

  3. [メタデータ ナビゲーションの設定] をクリックします。

  4. [使用可能なキー フィルター フィールド] で、フィルター処理を行う列を選択し、[ 追加] をクリックします。
    メモ: キー フィルターを作成できないという内容のエラーが表示された場合、管理者にキー フィルターを作成してもらうか、または、大きいクエリの実行時間帯にキー フィルターを作成する必要がある場合があります。

  5. [OK] をクリックします。

大きなリストでインデックスやキー フィルターを作成する、またはアイテムを移動する

リストに 5,000 個以上のアイテムがある場合、エラーによって、インデックスやキー フィルターを作成したり、アイテムを移動したりできない場合があります。しかし、次の方法によってこの問題を解決できます。

  • これらのタスクを大きいクエリの実行時間帯に行う。管理者がその時間帯を設定できます。管理者は、この後の「大きいクエリの実行時間帯を有効にする方法」というセクションを参照してください。

  • 管理者にインデックスやキー フィルターを作成したり、アイテムを移動するように依頼する。

  • エラーや警告なしにインデックスやキー フィルターを作成したり、アイテムを移動するための権限を取得する。具体的には、Windows Server の Administrators グループのメンバーになる。メモ: 大きな組織では現実的でない場合があります。

大きいクエリの実行時間帯を有効にする方法

  1. サーバーの全体管理で、左側の [アプリケーション構成の管理] をクリックします。

  2. [Web アプリケーションの管理] をクリックします。

  3. 大きなリストを含む Web アプリケーションを選択します。

  4. [全般設定] をクリックし、[リソースの調整] をクリックします。

  5. [大きいクエリの実行時間帯] で [大きいクエリに対して時間帯を指定できるようにする] をクリックします。

  6. ほとんどのユーザーが作業しない開始時刻と期間を設定します。

  7. [OK] をクリックします。

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