SharePoint リストをスプレッドシート プログラムと同期する

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SharePoint リストとスプレッドシート プログラムの間でデータを同期して、両方のデータを最新の状態に保つことができます。たとえば、共有および更新しやすいように商品在庫情報を SharePoint リストで保持し、一方で、Microsoft Excel 2010 などのスプレッドシート プログラムを使用して定期的な在庫分析を行うことができます。

内容

SharePoint リストとスプレッドシート プログラムの同期の概要

[スプレッドシートにエクスポート] コマンドを使用してリスト データを同期する

データシート ビューの [Excel でリストのクエリを実行] コマンドを使用してリスト データを同期する

Excel の [テーブルをエクスポート] を使用してリスト データを同期する

SharePoint リストをスプレッドシート プログラムと同期する

SharePoint リストとスプレッドシート プログラムの同期の概要

SharePoint リストと互換性のあるスプレッドシート プログラムとの間でデータを同期して、両方のデータを最新の状態に保つことができます。たとえば、共有および更新しやすいように商品在庫情報を SharePoint リストで保持し、一方で、Excel 2010 などのスプレッドシート プログラムを使用して定期的な在庫分析を行うことができます。

SharePoint リストとスプレッドシート プログラムの間でデータを同期する方法は 3 つあります。どの方法を選択しても、この同期は 1 方向です。SharePoint リストに加えられた変更を反映するようにスプレッドシート プログラムを更新することはできますが、スプレッドシート プログラムに加えられた変更は SharePoint リストに反映されません。

SharePoint リストを同期するには、クライアント コンピューターに Excel 2010 などの互換性のあるスプレッドシート プログラムがインストールされ、ユーザーがリストに対する読み取り権限を持っている必要があります。

SharePoint 2010 と Excel 2010 の併用に関する詳細については、[参照] セクションおよび Excel 2010 のヘルプを参照してください。

注: SharePoint 外部リストをスプレッドシート プログラムと同期することはできません。

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[スプレッドシートにエクスポート] コマンドを使用してリスト データを同期する

リストのリボンにある [スプレッドシートにエクスポート] コマンドを使用して、SharePoint リストのデータを互換性のあるスプレッドシート プログラムと同期できます。SharePoint リストが更新されたら、使用しているスプレッドシート プログラムによっては、スプレッドシート プログラムのコマンドを使用してスプレッドシートを最新のデータで手動更新することもできます。

たとえば Excel 2010 では、データ接続を更新することができます。データ接続を更新すると、Excel データが現在のリスト データに置き換えられます (現在のリスト データで上書きされます)。SharePoint リストにフォルダーが含まれている場合、フォルダー構造は更新後の Excel テーブルには表示されません。ただし、データの種類とリストの場所またはサブフォルダーに基づいてデータのフィルター処理と並べ替えを行うことができるように、"アイテムの種類" 列と "パス" 列が Excel テーブルに追加されます。

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データシート ビューの [Excel でリストのクエリを実行] コマンドを使用してリスト データを同期する

クライアント コンピューターに Excel 2010 がインストールされている場合は、データシート ビューの作業ウィンドウにある [Excel でリストのクエリを実行] コマンドを使用してデータシート ビューから SharePoint リストを同期することもできます。作業ウィンドウの追加のコマンドを使用すると、リスト データを同期し、次の作業を行うこともできます。

  • Excel グラフを作成する

  • Excel ピボットテーブルを作成する

  • Excel からリストを印刷する

詳細については、データシート ビューのヘルプを参照してください (データシート ビューの下部で、[ヘルプ] リンクをクリックします)。

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[スプレッドシートにエクスポート] コマンドを使用してリスト データを同期する

テーブルを SharePoint リストにエクスポート ウィザードを使用して、Excel 2010 から、既存の Excel テーブルを新しい SharePoint リストにエクスポートすることもできます。この方法は、データが既に Excel テーブル内にあり、同期プロセス中に SharePoint リストを作成する必要がある場合に便利です。

Excel テーブルのエクスポートの詳細については、Excel 2010 のヘルプを参照してください。

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SharePoint リストをスプレッドシート プログラムと同期する

注: 次の説明では、Excel 2010 を例として使用しています。別のスプレッドシート プログラムを使用している場合は、そのプログラムのヘルプ情報を参照してください。

  1. スプレッドシート プログラムと同期するリストが含まれている SharePoint サイトに移動します。

  2. サイド リンク バーの SharePoint リストの名前をクリックするか、[サイトの操作] をクリックし、[すべてのサイト コンテンツの表示] をクリックして、適切な [リスト] セクションでリストの名前をクリックします。

    注: SharePoint サイトの外観およびナビゲーションは大幅に変更することができます。コマンド、ボタン、リンクなどのオプションの場所がわからない場合は、管理者に問い合わせてください。

  3. リボンの [リスト] タブの [接続とエクスポート] で [スプレッドシートにエクスポート] をクリックします。

  4. 操作の確認メッセージが表示されたら、[OK] をクリックします。

  5. [ファイルのダウンロード] ダイアログ ボックスで、[開く] をクリックします。

  6. データ接続を有効にするかどうかを確認するメッセージが表示されたら、SharePoint サイトとのデータ接続を有効にしても安全である場合は、[有効] をクリックします。

Web クエリ ファイルに基づくデータ接続を使用した Excel テーブルが作成されます。

SharePoint リストに加えられたさらなる変更をスプレッドシート プログラムで確認するには、データを手動で更新する必要があります。たとえば Excel 2010 では、SharePoint リストに接続された Excel テーブルで、[デザイン] タブの [外部のテーブル データ] で [更新] をクリックします。

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