SharePoint ライブラリを作成して構成するためのロードマップ

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ライブラリは、チームのメンバーが共同でファイルを作成、更新、およびファイルを管理するサイト上の場所です。ライブラリを設定する最適な方法は、ライブラリの使用方法やライブラリを使用するユーザー数によって異なります。

ほんの少しの手順で、基本的なライブラリを設定し、チームのドキュメントを管理できるようにします。組織がドキュメント開発のプロセスを定義している場合、または複数のユーザーが同じドキュメントで作業している場合は、コンテンツ タイプやワークフローなど、より高度なドキュメント管理機能の使用を検討してください。

このロードマップは、Microsoft Office SharePoint Server 2007 サイトでライブラリを作成して、構成する個人を対象に構成されたもので、IT プロフェッショナルは対象にしていません。IT プロフェッショナルの場合は、TechNet がより適切です。

概念と計画

組織において大量のドキュメントで作業する場合は、他のユーザーがコンテンツを追加する前に、ドキュメントを整理して、管理するための戦略を開発することになります。たとえば、列やビューを使用して、1 度に表示できるドキュメント数を制限することができます。

ライブラリは、整合性を保ち、大量のコンテンツを管理し、コンテンツ開発のワークフローを制御するためのツールを備えた、ドキュメント管理プロセスの重要なキーにもなります。

ライブラリを理解する

組織によっては、SharePoint サイトに複数のライブラリがあります。チーム ドキュメント用の複数のライブラリ、Web ページ用のライブラリ、プレゼンテーション用のスライド ライブラリ、写真やその他の画像用の写真ライブラリなどがその例です。

概念

説明

ライブラリの概要

ライブラリの利点、種類、および機能を解説します。

ライブラリのファイルを整理する

ライブラリを作成する前に、ライブラリ内のファイルを整理する方法について説明します。

SharePoint ドキュメント ライブラリ トレーニングのロードマップ

5 つの異なるコースのロードマップをドキュメント ライブラリに表示します。

およびファイルを管理する方法を計画します。

SharePoint ライブラリは、チームを管理して、そのドキュメントを整理するための機能をいくつか備えています。事前に計画すると、組織に最適な構造を設定するために役立ちます。

ライブラリ内のファイルを整理する方法は、グループのニーズや、情報をどのように保存し、検索するかによって異なります。ビューやフォルダーはチームを整理する際に役立ちます。

チェックアウトは、チーム メンバーが専用ファイルで作業できるようにし、競合を避けるためのツールです。また、チームがバージョン管理を使用すると、ファイルのバージョン履歴が作成されます。バージョン管理はサーバーのスペースをかなり使用しますが、ミスをした場合に、ファイルの前のバージョンを復元することができます。

たとえば、組織ドキュメントのチェックアウト機能とバージョン管理を使用して、ユーザーがどのようにファイルで作業するかを管理できるようにします。専用ファイルで作業すると、誰かがファイルを確認するため、誤って他のユーザーがファイルを上書きすることはありません。バージョン管理を使用していると、誰かが間違えても、チームはバージョンの履歴を追跡し、前のバージョンに復元することができます。

概念

説明

バージョン管理のしくみをリストまたはライブラリで

バージョン管理について説明します。この機能により、バージョン履歴を追跡し、ドキュメントの以前のバージョンを復元することができます。

ライブラリのファイルを整理する

ライブラリ内のファイルを整理するさまざまな方法について説明します。ライブラリを作成して構成する前に、ライブラリの構造を計画することをお勧めします。

ユーザーにサイトおよびサイト コンテンツへのアクセスを与えるためのロードマップ

サイトおよびサイト コンテンツへのアクセス権を管理する概要について説明します。これには、サブサイトに同じ権限を継承させるか、固有のアクセス許可を適用させるかについても記載されています。

高度なドキュメントの管理を使用するかどうかを評価する

組織にイン プレースの公式ドキュメント管理システムがない場合、管理されていない、分散した方法で、散在する共有ファイルや個々のハード ディスクドライブにコンテンツが作成されたり、保存されたりします。このため、社員はコンテンツ内を効率的に検索したり、共有したり、共同作業を行ったりするのが困難になります。また、組織がコンテンツに重要なビジネス情報やデータを使用するのが難しくなります。

Office SharePoint Server 2007 は、組織のドキュメント管理のニーズに対応します。さまざまなドキュメント管理の機能を使用して、次のことができます。

  • ドキュメントを保存、整理、および検索します。

  • ドキュメントの整合性を確認します。

  • ドキュメントのメタデータを管理します。

  • 不正アクセスや不正使用からドキュメントを保護します。

  • ドキュメントの処理方法を整合性のあるビジネス プロセス (ワークフロー) で確認します。

概念

説明

ドキュメント管理の概要

組織内のコンテンツやプロセスを管理するさまざまなドキュメントの管理方法について説明します。

SharePoint ワークフローの概要

ワークフローについて説明します。また、タスクの管理や共同作業など、ドキュメントやリスト アイテムにビジネス プロセスを実装する際に、ワークフローがどのように役立つのかを解説します。

コンテンツ タイプの概要

コンテンツ タイプが、メタデータ、テンプレート、およびアイテムの動作を管理し、ドキュメントの整合性をどのように保つのかを説明します。コンテンツ タイプは、サイト レベルで定義され、リストとライブラリに使用されます。

大容量のライブラリを管理する

SharePoint ライブラリは、大容量のファイルを処理できるように設計されており、組織にフォルダーを使用している場合は、最大 500 万まで利用できます。ただし、パフォーマンスを最適化するために使用する戦略が必要です。

標準の SharePoint Server 2007 ブラウザー ベースのユーザー インターフェイスを使用する一般的なシナリオの場合、1 つのリストには、2,000 以上のアイテムを置かないことをお勧めします。この場合のコンテナは、リストのルーツを意味し、リスト内のすべてのフォルダーに当てはまります。フォルダーはコンテナです。その他のリスト アイテムを格納するためにあります。

たとえば、AdventureWorks 社では、マニュアルや価格リストなど、ライブラリ内で、さまざまなタイプのドキュメントに合わせたフォルダーを使用しています。ビューとインデックスは、パフォーマンスとユーザーのブラウジング体験を向上するために使用できます。次の記事を読んで、大容量のリストやライブラリを扱う際の計画に役立ててください。

概念

説明

エンタープライズのコンテンツ ストレージを計画する

多数のファイルを持つライブラリを構成し、管理する方法についての説明を入手します。

ドキュメント センターを使用して、多数のファイルを管理する

ドキュメント センターの利点、種類、および機能について解説します。

多数のアイテムを含むリストおよびライブラリを管理する

推奨される容量について説明します。表示するアイテム数を制限し、コンテンツを取得するために最も適した方法を選択して、リストのパフォーマンスを最適にする方法についても解説します。

ライブラリを作成して構成する

ライブラリを作成するには、サイト名の所有者グループのメンバーであるか、サイトを設計する特定の権限、またはリストやライブラリを作成する特定の権限が付与されている必要があります。ライブラリを作成するときに設定を適用することができます。後で、追加の設定を適用するときは、ライブラリの [設定] メニューを利用します。

ライブラリを作成する

タスク

説明

ライブラリを作成します。

ライブラリを作成して、チームのメンバーとファイルを作成、収集、更新、および管理する方法について説明します。

フォーム ライブラリを作成する

経費報告書など、フォームに特化したライブラリを作成する方法について説明します。

ライブラリを構成する

タスク

説明

リスト、ライブラリ、またはコンテンツ タイプのワークフローを追加または変更する

既定のワークフローを使用します。または、ドキュメントとビジネス プロセスを管理するために、ワークフローをカスタマイズして設定します。

有効にして、リストまたはライブラリのバージョン管理を構成します。

バージョン履歴でバージョンを追跡し、以前のバージョンに復元するようにライブラリを有効にします。

ビューを作成または変更する

最も重要なドキュメントや、関連するアイテムをユーザーに表示するビューを作成します。

ライブラリでファイルのチェックアウトを必須にする

この要件を設定する場合、作業を開始する前に、すべてのユーザーがファイルをチェックアウトするように求める方法について解説します。チェックアウトを要請すると、複数のユーザーが同時に変更を加えることができなくなり、変更による競合が発生して、混乱を招くことを防ぐことができます。

リストまたはライブラリのコンテンツ タイプを変更する

コンテンツ タイプを構成して、ライブラリに追加する方法について説明します。

ライブラリのテンプレートを設定する

コンテンツ タイプを使用しない場合は、ライブラリにテンプレートを追加する方法について説明します。

ライブラリへのアクセスを提供する

サイト内でリストやライブラリをカスタマイズして、ユーザーがリストやライブラリにアクセスできる権限範囲を調整したり、リストやライブラリのコンテンツに行える操作を指定することができます。

既定では、リストまたはライブラリは親サイトの権限を継承します。リストまたはライブラリがあるサイトを親サイトと呼びます。親サイトの権限を変更すると、すべてのリスト、ライブラリ、およびこの親サイトの権限を継承するその他のコンテンツに変更が適用されます。

SharePoint の親サイトから権限が継承されないようにし、リストまたはライブラリに対して固有の権限を作成することができます。たとえば、従業員のレコードを含むリストや、完成していない製品の計画ドキュメントを含むリストに対して、固有の権限を作成することができます。給与や個人情報など、特定のフォルダーやリスト アイテムへのアクセス権限範囲を調整することもできます。

概念

説明

リストまたはライブラリへのユーザー アクセスをカスタマイズする

ライブラリへのユーザー アクセスをカスタマイズする方法について順を追って説明します。他のカスタマイズについても、詳細に解説します。

フォルダー、リスト アイテム、およびライブラリ ファイルへのユーザー アクセスをカスタマイズする

組織が特定のコンテンツへのアクセスをカスタマイズする必要がある場合、特定のファイルやフォルダーへのアクセス権限を調整する方法について解説します。

ユーザーにサイトおよびサイト コンテンツへのアクセスを与えるためのロードマップ

サイトおよびサイト コンテンツへのアクセス権を管理する概要について説明します。これには、サブサイトに同じ権限を継承させるか、固有のアクセス許可を適用させるかについても記載されています。

注: 機械翻訳についての免責事項: この記事の翻訳はコンピューター システムによって行われており、人間の手は加えられていません。マイクロソフトでは、英語を話さないユーザーがマイクロソフトの製品、サービス、テクノロジに関するコンテンツを理解するのに役立てるため、こうした機械翻訳を提供しています。記事は機械翻訳されているため、用語、構文、文法などに誤りがある場合があります。

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