SharePoint ライブラリのバージョン管理を有効にして構成する

SharePoint ライブラリの設定時にはさまざまな事を決定する必要がありますが、その中の 1 つがバージョン管理関連の事項です。たとえば、アイテムまたはファイルを編集するたびにそのバージョンを保持するかどうか、保持するのであれば、保持するバージョンの数はいくつにするか、というような事です。メジャー バージョンのみをトラッキングするか、メジャー バージョンとマイナー バージョンの両方をトラッキングするかどうかも決定します。または、すべてのサイト ユーザーがすべての下書きバージョンを表示できるようにするか、作成者およびデザイン アクセス許可またはフル コントロール アクセス許可を持つユーザーのみが下書きバージョンを表示できるようにするかを決定します。ここに挙げたそれぞれの場合に行う意思決定は、ライブラリ内のアイテムおよびファイルの種類と重要度、各アイテムまたはファイルの目的、ユーザー グループのニーズ、およびユーザーが維持する必要があるセキュリティのレベルによって決まります。

この記事の内容

バージョン管理を有効にする理由

バージョン設定の方法

SharePoint ライブラリでバージョン管理を有効にする

SharePoint ライブラリからバージョン管理を削除する

バージョン管理を有効にする理由

SharePoint ライブラリでバージョン管理を有効にすると、情報の変更をトラッキングおよび管理できます。必要に応じて、以前のバージョンを参照して復元できます。これは、ファイルが破損した場合や、以前のバージョンのファイルの方が新しいファイルより正確であると気付いた場合などに非常に便利です。法律上の理由または監査のために、複数のバージョンのファイルを保持する組織もあります。既定では、バージョン管理はオフになっています。バージョン管理をオンにし、バージョン管理に関する決定を実装するには、フル コントロール アクセス許可またはデザイン アクセス許可が必要です。

ファイルのメジャー バージョンとマイナー バージョンの両方をトラッキングすることもできます。これは、法律上の見解の変化や、現在開発中の新しいプログラムの意図を確認する場合などに便利です。メジャー バージョンは、多くのユーザーがドキュメントを確認できる状態になったことを意味するに対し、マイナー (下書き) バージョンは作業中のため、閲覧者を限定する必要があります。

メジャー バージョンは、直近のメジャー バージョンから大幅に変更されたバージョンで、2.0 などの整数で識別されます。通常、ライブラリへのアクセス権を持つすべてのユーザーがメジャー バージョンを表示できます。マイナー バージョンは、直近のメジャー バージョンから一部のみ変更されたバージョンです。マイナー バージョンは、2.1 などの少数で識別されます。通常、マイナー バージョンを表示できるのは、変更を加えたユーザー、およびフル コントロール アクセス許可またはデザイン アクセス許可を持つユーザーのみです。ただし、すべてのサイト ユーザーが使用可能なすべての下書きを表示できるようにライブラリを設定することもできます。

注: メジャー バージョンとマイナー バージョンを使用できるのは、ライブラリのみです (リストには使用できません)。

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バージョン設定の方法

[バージョン設定] ダイアログ ボックスには 4 つの主要なセクションがあり、一部のセクションは厳密にはバージョン管理に関係していません。ライブラリを設定するときに、各セクションについて決定を行う必要があります。必要なアクセス許可がある場合は、後で設定を変更することもできます。

選択するオプション

影響

バージョンを管理しない

サイト ユーザーが使用できるのは、最新バージョンのアイテムまたはファイルのみです。これは既定の設定です。

メジャー バージョンを作成する

バージョンが作成され、メジャー バージョンごとに保持されます。マイナー バージョンは作成および保持されません。

メジャー バージョンとマイナー (下書き) バージョンを作成する

メジャー バージョンとマイナー バージョンの両方が作成され、ファイルのチェックイン時にトラッキングされます。ファイルの作業を行っているユーザーは、チェックイン時にファイルがメジャー バージョンかマイナー バージョンかを指定する必要があります。

次の数のバージョンを保存する

このオプション設定のチェック ボックスをオンにした場合、ボックスの下の数は、ライブラリに保持されるメジャー バージョンの数を示します。たとえば、設定した数が 25 の場合、26 番目のバージョンが作成されると、最も古いバージョンが削除されます。削除後に使用できるのは、バージョン 2 ~ 26 のみです。バージョンの数が急増しないようにすると、ライブラリの管理が簡単になります。ただし、すべてのバージョン、または多数のバージョンを保持することが重要な場合は、上限を大幅に引き上げるか、制限を一切適用しないようにします。

次の数のメジャー バージョンの下書きを保存する

このオプション設定をオンにした場合、ボックスの数は、保持される下書きバージョンの数を示します。たとえば、メジャー バージョンは 25 個保持し、下書きについては最新の 5 つのバージョンのみを保持するように選択できます。法的要件または別の特別な要件がない限り、すべてのメジャー バージョンの下書きをすべて保持する必要はありません。

  • [下書きアイテムのセキュリティ] セクション    ライブラリ内の下書きアイテムを表示できるユーザーを決定します。ライブラリの読み取りアクセス許可を持つすべてのユーザーが下書きアイテムを表示できるようにすることも、アイテムを編集できるユーザーまたはアイテムの作成者およびアイテムを承認できるユーザーのみが表示できるように制限することもできます。表示を制限する場合、指定された閲覧者のみがマイナー バージョン (下書き) を表示できます。他のユーザーはメジャー バージョンのみ表示できます。

  • [チェックアウトを必須にする] セクション    ユーザーがファイルを変更する前にチェックアウトする必要があるかどうかを指定します。詳細については、「ファイルのチェックアウトを必須にするように SharePoint ライブラリを構成する」を参照してください。

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SharePoint ライブラリでバージョン管理を有効にする

  1. 操作するライブラリへ移動します。ライブラリ名がサイド リンク バーに表示されない場合は、[すべてのサイト コンテンツ] をクリックし、ライブラリ名をクリックします。

  2. リボンで、[ライブラリ ツール] の [ライブラリ] タブをクリックします。

  3. SharePoint Foundation の [ライブラリ] リボンの [ライブラリの設定] ボタン (ライブラリの設定) をクリックします。

  4. [ライブラリの設定] ページで、[全般設定] の [バージョン設定] をクリックします。[バージョン設定] ダイアログ ボックスが開きます。

  5. [ドキュメントのバージョン履歴] セクションで、次のいずれかのオプションを選択します。

    • [メジャー バージョンを作成する]: このオプションをオンにした場合は、メジャー バージョンの数を制限できます。

    • [メジャー バージョンとマイナー (下書き) バージョンを作成する]: このオプションをオンにした場合は、メジャー バージョンの数と下書きを保持するバージョンの数の両方を制限できます。

  6. オプション: 保持するバージョンの数を制限します。

    • ライブラリに保持されるバージョンの数を制限する場合は、[次の数のメジャー バージョンを保存する] チェック ボックスをオンにします。それ以外の場合はオンにしないでください。チェック ボックスのすぐ下のボックスに、保持するバージョンの数を入力します。

    • 保持する下書きの数を制限する場合は、[次の数のメジャー バージョンの下書きを保存する] チェック ボックスをオンにします。このオプションを使用できるのは、[メジャー バージョンとマイナー (下書き) バージョンを作成する] オプションがオンになっている場合のみです。チェック ボックスのすぐ下のボックスに、下書きを保持するバージョンの数を入力します。

  7. オプション: ドキュメント ライブラリ内の下書きアイテムを表示できるユーザーを決定します。[下書きアイテムのセキュリティ] セクションで、次のいずれかを選択します。

    • [アイテムを閲覧できるすべてのユーザー]: サイトの読み取りアクセス許可を持つすべてのユーザーがアクセスできるようにする場合、このオプションをオンにします。このオプションは、[ドキュメントのバージョン履歴] セクションで [メジャー バージョンとマイナー (下書き) バージョンを作成する] がオンになっている場合に使用できます。

    • [アイテムを編集できるユーザー]: 下書きの表示を編集する権限を持つユーザーのみに制限する場合、このオプションをオンにします。このオプションは、[ドキュメントのバージョン履歴] セクションで [メジャー バージョンとマイナー (下書き) バージョンを作成する] がオンになっている場合に使用できます。

    • [アイテムの作成者およびアイテムを承認できるユーザー]: アイテムの元の作成者、およびライブラリ内のアイテムを承認する権限を持つユーザーのみに表示を制限する場合、このオプションをオンにします。このオプションは、[コンテンツの承認] セクションが [はい] に設定されている場合に使用できます。

  8. オプション: このライブラリでチェックアウトを必須にするかどうかを決定します。既定では、チェックアウトは必須ではありません。既定値を変更するには、[チェックアウトを必須にする] セクションで [はい] をオンにします。「ファイルのチェックアウトを必須にするように SharePoint ライブラリを構成する」を参照してください。

  9. [OK] をクリックしてダイアログ ボックスを閉じ、[ドキュメント ライブラリの設定] ページに戻ります。

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SharePoint ライブラリからバージョン管理を削除する

しばらくしてから、SharePoint ライブラリにバージョン管理が不要になることがあります。フル コントロール アクセス許可またはデザイン アクセス許可がある場合、ライブラリからバージョン管理を削除できます。

  1. 操作するライブラリへ移動します。ライブラリ名がサイド リンク バーに表示されない場合は、[すべてのサイト コンテンツ] をクリックし、ライブラリ名をクリックします。

  2. リボンで、[ライブラリ ツール] の [ライブラリ] タブをクリックします。

  3. SharePoint Foundation の [ライブラリ] リボンの [ライブラリの設定] ボタン (ライブラリの設定) をクリックします。

  4. [ライブラリの設定] ページで、[全般設定] の [バージョン設定] をクリックします。

  5. [バージョン設定] ダイアログ ボックスの [ドキュメントのバージョン履歴] セクションで、[バージョンを管理しない] をオンにします。これにより、このセクションで以前に作成したエントリが削除されます。

  6. [OK] をクリックしてダイアログ ボックスを閉じ、[ドキュメント ライブラリの設定] ページに戻ります。

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