SharePoint ライブラリのカスタム テンプレートを設定する

SharePoint ライブラリのカスタム テンプレートを設定する

SharePoint ドキュメント ライブラリを作成すると、新しいファイルを作成するときに開く既定のファイル形式を設定することができます (たとえば、開く既定のファイルの種類として PowerPoint ファイルを設定できます)。そのライブラリの既定のファイルのテンプレートをカスタマイズすることもできます。たとえば、ユーザー設定済みのヘッダーとフッター、またはその他のユーザー設定の機能を使用して Microsoft Word テンプレートを作成し、それをそのライブラリの既定のテンプレートにすることができます。以降は、自分やユーザーが新しいファイルを作成するときに、カスタマイズした機能を使って該当するプログラムでそのファイルが開きます。

注: テンプレートを設定するには、ライブラリへのフル コントロールのアクセス許可が必要です。

ライブラリを作成する際の既定のファイルの種類を設定する

この手順に従って、ファイルの種類を設定して該当するプログラムで空のファイルを開きます。

  1. ライブラリを作成するサイトに移動します。

  2. [設定] 歯車形の設定ボタン をクリックし、[アプリの追加] をクリックします。

  3. [ドキュメント ライブラリ] を選びます。

  4. [詳細オプション] をクリックします。

  5. 名前、説明 (省略可)、バージョン管理を追加します。該当する場合は、ライブラリでメールを受信するかどうかを指定します。

  6. [ドキュメント テンプレート] ドロップダウンから既定のアプリケーションのファイル形式とバージョンを選びます。

    テンプレートを選ぶ

  7. [作成] をクリックします。

ドキュメント ライブラリの既定のテンプレートをカスタマイズする

この手順を使用して、既定のテンプレートをカスタマイズします。既定のテンプレートを変更するには、次の 2 つの方法があります。

  • ドキュメント ライブラリまたはフォーム ライブラリに SharePoint と互換性のあるプログラムの既定のファイル テンプレートがある場合は、既定のテンプレートを編集できます。

  • その他のプログラムの場合、既定のテンプレートを直接編集することはできませんが、ライブラリの [フォーム] に新しいテンプレート ファイルをコピーし、カスタム テンプレートを指定できます。

既定のファイル テンプレートの編集

  1. ライブラリがあるサイトに移動します。

  2. SharePoint Server で、リボンの [ライブラリ] タブをクリックし、[ライブラリの設定] をクリックします。

    SharePoint Online では、[設定] 歯車形の設定ボタン をクリックし、次に [ライブラリの​​設定] をクリックします。

  3. [全般設定] で [詳細設定] をクリックします。

    [設定] ウィンドウから [詳細設定] をクリックする
  4. [ドキュメント テンプレート] セクションの [テンプレートの URL] フィールドで、[テンプレートの編集] をクリックします。 次のいずれかの処理が実行されます。

    サイトが Office365 サブスクリプションの一部である場合は、この時点で、Office365 サブスクリプションのユーザー名とパスワードの入力を求められることがあります。

    • ドキュメント ライブラリ    テンプレートは、SharePoint と互換性があり、かつ、現在のテンプレートのファイル タイプに関連付けられたアプリケーションで表示されます。 たとえば、既定のテンプレートが Word テンプレートである場合は Office Word で、既定のテンプレートが Excel スプレッドシートである場合は Office Excel で表示されます。

    • フォーム ライブラリ    テンプレートは、SharePoint と互換性のあるプログラム、InfoPath などの XML ベースのフォーム デザイン プログラム、または XML エディターで開きます。

      テンプレートを編集する
      既定のライブラリ テンプレートを編集する

    注: サイトのユーザーが、元のテンプレートに基づくフォームへの入力を既に完了している場合は、テンプレートに対する変更がこれらのフォームにどのように影響するかを検討してください。たとえば、ユーザーによる入力が必要なフィールドを追加すると、そのフィールドを追加する前に入力が完了している元のフォームでエラーが表示される可能性があります。

  5. 必要な変更を行い、テンプレートを保存します。サイトに切り替えるか、プログラムを開いておく必要がない場合はプログラムを終了します。

  6. フォーム デザイン プログラムによっては、プログラムからサイトのライブラリに対してテンプレートの再発行が必要になる場合があります。

  7. サイトのドキュメント ライブラリまたはフォーム ライブラリの [詳細設定] ページの一番下で [OK] をクリックします。

カスタム ファイル テンプレートを指定する

  1. SharePoint 互換のプログラムでカスタム テンプレートを作成し、保存します。 保存場所をメモしておき、SharePoint に切り替えます。

    注: 既定のドキュメント テンプレートが template.dotx 以外の名前になっている場合、リストまたはライブラリに既定のテンプレートは表示されません。

  2. カスタム テンプレートを指定するライブラリのあるサイトに移動します。

  3. この手順では、Internet Explorer を使う必要があります。SharePoint Online で、右上の [すべてのドキュメント] をクリックして、[エクスプローラーで表示] をクリックします。

    SharePoint Server の場合は、リボンの [ライブラリ] タブをクリックし、[接続とエクスポート] で [エクスプローラーで開く] をクリックします。

    重要:  エクスプローラーが開かない、またはエラー メッセージが表示される場合は、ブラウザーの設定で、信頼済みサイトとして自分のサイトを追加することが必要な場合があります。詳細については、「Open in Explorer or View with File Explorer in SharePoint」 (エクスプローラで開くまたは SharePoint のエクスプローラーで表示する) をご覧ください。

  4. エクスプローラーで、作成したカスタム テンプレートがある場所に移動します。

  5. ファイルを右クリックし、ショートカット メニューの [コピー] をクリックします。

  6. ライブラリに戻るまで [戻る] をクリックし、[フォーム] をクリックして開きます。

  7. フォルダー ウィンドウの空白の領域を右クリックし、ショートカット メニューの [貼り付け] をクリックします。

  8. エクスプローラーを閉じ、サイトに戻ります。

  9. 左側にある [サイト コンテンツ] をクリックします。

  10. [コンテンツ] の下でドキュメント ライブラリを検索し、名前にマウス ポインターを置いて省略記号 (...) をクリックして、[設定] をクリックします。

    上のコマンドが見つからない場合は、クラシック SharePoint を使用している可能性があります。その場合は、ドキュメント ライブラリに移動し、リボンの [ライブラリ] タブ、[ライブラリの設定] の順にクリックします。

  11. [全般設定] で [詳細設定] をクリックします。

  12. [ドキュメント テンプレート] セクションで、次のいずれかの操作を行います。

    ドキュメント ライブラリ    [テンプレートの URL] ボックスに、カスタム テンプレートのアドレスを入力します。ここには、サイトにおけるテンプレートの Web アドレスを、サイト名に対する相対パスで指定します。たとえば、Watermark.dotx という名前のテンプレートを [共有ドキュメント] の [フォーム] に追加する場合は、次のように入力します。

    Shared Documents/Forms/Watermark.dotx

    フォーム ライブラリ    [テンプレートの URL] ボックスに、使用するカスタム テンプレートのアドレスを入力します。ここには、サイトにおけるテンプレートの Web アドレスを、サイト名に対する相対パスで指定します。たとえば、Orders.xml という名前のテンプレートを [購入] フォーム ライブラリの [フォーム] に追加する場合は、次のように入力します。

    Purchases/Forms/Orders.xsn

    注:  [ドキュメント テンプレート] ボックスの設定が利用できない場合、管理者によって複数のコンテンツ タイプが設定されている可能性があります。複数のコンテンツ タイプが有効になっているかどうかを確認するには、[ドキュメントのテンプレート] セクションのすぐ上にある [コンテンツ タイプ] 内の [コンテンツ タイプの管理を許可する] で [はい] が選ばれていることを確認します。この場合は、テンプレートのコンテンツ タイプを編集してください。

ドキュメント ライブラリまたはフォーム ライブラリのファイル テンプレートの詳細

以下は、テンプレートの作成と使用に関するヒントとガイドラインです。

SharePoint ライブラリに格納できるファイルの種類とできないファイルの種類

ライブラリ内にあるファイルに応じて、次のいずれかの状況が発生することがあります。

SharePoint テクノロジと互換性のあるファイル    ユーザーがドキュメント ライブラリで [新規作成] を使ってファイルを作成する場合、Microsoft Office Word などの、SharePoint と互換性のあるプログラムからファイル テンプレートを作成する必要があります。 フォーム ライブラリで新しいファイルを作成する場合は、Microsoft InfoPath などの、SharePoint と互換性のある XML ベースのフォーム デザイン プログラムを既定のプログラムとして指定できます。

その他のプログラム ファイル    その他のほとんどのプログラムでも、ファイルをライブラリに格納して管理できます。 ただし、ドキュメント ライブラリからファイルを直接作成する代わりに、特定のプログラムでファイルを作成した後、そのファイルをライブラリにアップロードすることもできます。

プログラムされたプログラム ファイル    セキュリティ上の理由から、.exe などの一部のプログラム ファイルの種類はライブラリに保存されないようにブロックされています。詳細については、「リストまたはライブラリに追加できないファイルの種類」を参照してください。

ファイル テンプレートを使う 2 種類のライブラリ

テンプレートを使うライブラリには、ドキュメント ライブラリとフォーム ライブラリの 2 種類があります。

ドキュメント ライブラリ    ドキュメント ライブラリを使うと、ドキュメント、スプレッドシート、プレゼンテーション、テキスト ファイルなど、さまざまな種類のファイルを保存および管理できます。 多くの場合、ドキュメント ライブラリは、チーム メンバーと共にファイルの作成、収集、更新、および管理を行い、ビジネスまたは企業全体で他の同僚と共有する、サイト上の最も一般的な場所です。 ドキュメント ライブラリは、汎用的なファイル リポジトリ、または特定用途に使えます。 たとえば、マーケティング チームで、計画資料、ニュース リリース、または発表に使う固有のドキュメント ライブラリを管理することが考えられます。

フォーム ライブラリ    フォーム ライブラリを使うと、情報の収集に使う XML ベースのフォームを簡単に共有および管理できます。たとえば、部門の経費報告書フォーム用のフォーム ライブラリを作成できます。経費報告書フォーム テンプレートは、そのフォーム ライブラリの既定のファイル テンプレートとして格納されます。ユーザーが経費報告書を作成するたびに、経費報告書のレイアウト、フィールド、および計算式が設定された空白のフォームとしてテンプレートが開きます。ユーザーがフォームへの入力を完了すると、フォーム ライブラリに経費報告書のデータ (データのみ) が XML ファイルとして保存されます。データとフォームを分離することにより、他のシステムでの各経費報告書の個別処理、データの結合、追加の処理や分析を行うためのエクスポートなどの操作を簡単に実行できます。

ライブラリ内のファイル テンプレートの格納場所

ドキュメント ライブラリまたはフォーム ライブラリに既定のファイル テンプレートを作成すると、そのテンプレートは、ライブラリの [フォーム] に格納されます。

エクスプローラーでライブラリを開くと、ライブラリのファイル テンプレートが含まれている [フォーム] フォルダーを確認できます。

テンプレートを保存するための [フォーム] フォルダー

既定では、ドキュメント ライブラリには template.dotx という名前のファイル テンプレートが格納されていますが、このファイルは必要に応じて変更できます。 独自のテンプレートを指定するには、最初に、SharePoint 互換のプログラム (Office Word など) でテンプレートを作成し、それをライブラリの [フォーム] に保存しておく必要があります。 その後、ライブラリから、カスタム テンプレートのアドレスを指定します。

既定では、フォーム ライブラリには template.xml という名前のプレースホルダー ファイルが付属していますが、作成するフォーム テンプレートでこのファイルを置き換える必要があります。

フォーム ライブラリのファイル テンプレートを作成する

フォーム ライブラリのテンプレートを作成またはカスタマイズするには、SharePoint と互換性のある、InfoPath などの XML ベースのフォーム デザイン プログラムを使用します。 フォーム デザイン プログラムを使う方法には多くの利点があります。 たとえば、InfoPath を使うと、次の操作を行うことができます。

  • InfoPath でフォーム ライブラリおよびテンプレートを直接作成する。

  • 簡単にフォーム テンプレートを編集してフォーム ライブラリに再発行する。

  • いくつかのフォーム テンプレートで作成した個々の XML データ ファイルをさらに処理するために結合する。

  • XML データのフィールドをフォーム ライブラリのライブラリ列のレベルに上げる。

ユーザーがフォームを作成すると、既定では、ユーザーのクライアント コンピューター上の、SharePoint と互換性のあるフォーム編集プログラムでそのフォームが開きます。 互換性のあるプログラムがインストールされていない場合、ブラウザーで開くようにデザインされているフォームは、ブラウザーで開くことができます。 必要に応じて、特定のブラウザーで開くようにデザインされたフォームを常にそのブラウザーで開くように指定できます。 ライブラリの詳細設定で、[ブラウザーで開くドキュメント] の既定の動作を変更できます。

[設定]、[ライブラリの設定] に移動します。
SharePoint online では、[設定]、[ライブラリの設定] の順にクリックします。
リボン上の [リストの設定]
SharePoint Server では、リボンの [ライブラリ] タブで [ライブラリの設定] をクリックします。

[設定] ウィンドウから [詳細設定] をクリックする

ドキュメント ライブラリを設定する

SharePoint ドキュメント ライブラリの [高度な設定] ページの画面ショット

ブラウザーでドキュメントを開く

複数のコンテンツ タイプが有効になっていて、これらのコンテンツ タイプに対してテンプレートが指定されていた場合、ライブラリはコンテンツ タイプで指定されたテンプレートを使用し、既定のファイル テンプレートは使用しません。その場合、ライブラリのテンプレートをカスタマイズするには、コンテンツ タイプを変更する必要があります。コンテンツ タイプの詳細については、「コンテンツ タイプとコンテンツ タイプ発行の概要」をご覧ください。

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