SharePoint ライブラリでファイルのバージョン管理を行う

Windows SharePoint Services 3.0 サイトまたは Microsoft Office SharePoint Server 2007 サイトのドキュメント ライブラリからチェックアウトしたファイルは、ライブラリでバージョン管理が有効になっていれば、バージョン管理を行うことができます。

注: ここで紹介する手順の大部分は SharePoint ライブラリ内から行うことができますが、この記事では、2007 Microsoft Office system アプリケーション内から操作する方法について説明します。この手順を SharePoint ライブラリ内から行う方法の詳細については、[参照] セクションのリンク先を参照してください。

この記事の内容

メジャー バージョンとマイナー バージョンを操作します。

ライブラリでのバージョン管理を有効にします。

ファイルをメジャー バージョンまたはマイナー バージョンとして保存します。

以前のバージョンのファイルのプロパティを表示します。

以前のバージョンのファイルを表示します。

ファイルの以前のバージョンを復元します。

メジャー バージョンとマイナー バージョンを使用する

SharePoint ライブラリでバージョン管理を有効にすると、ファイルの以前のバージョンがライブラリに保存され、以前のバージョンに関する情報を確認したり、以前のバージョンのファイルを表示したりできるほか、現在のバージョンを以前のバージョンに置き換えることも可能になります。これらの操作は、いずれも 2007 Office リリース アプリケーション内から実行できます。SharePoint ライブラリでファイルのバージョン管理を行うことで、コンテンツの変更を管理しやすくなります。バージョン管理を行うと、さまざまなバージョンの間で行われた変更内容を比較できるため、複数のユーザーが共同で作業して 1 つのファイルを作成する場合や、ファイルが開発およびレビューの複数の段階を経る場合に特に便利です。

SharePoint ライブラリに保存されているバージョンのファイルを使用するには、最初に、バージョン管理が有効な SharePoint ライブラリからファイルを開く必要があります。ライブラリからファイルを開くと、Microsoft Office ボタンの下に、バージョン管理オプションを含む [サーバー] オプションが追加されます。

バージョン管理が有効なライブラリでは、ファイルのメジャー バージョンのみを管理するか、メジャー バージョンとマイナー バージョンの両方を管理するかを設定できます。

メジャー バージョンとマイナー バージョンの両方を管理する場合の主なメリットは、次のとおりです。

  • ファイルに対して大幅な変更が行われた場合、そのことがユーザーにすぐにわかります。

  • 特定のユーザーのみがマイナー バージョンを表示できるようにライブラリを設定することで、作業中の下書きの表示を許可するユーザーを制限できます。

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ライブラリでバージョン管理を有効にする

ファイルの以前のバージョンを保持するには、まず SharePoint ライブラリ内からバージョン管理を有効にする必要があります。

注: バージョン管理を有効にするには、リストまたはライブラリをデザインするためのアクセス許可が必要です。

  1. SharePoint サイトで、バージョン管理を有効にするライブラリを開きます。

    1. [設定] メニュー 設定メニュー で、開いているライブラリの種類の設定をクリックします。

      たとえば、ドキュメント ライブラリの場合は [ドキュメント ライブラリの設定] をクリックします。

  2. [全般設定] の [バージョン設定] をクリックします。

  3. [ドキュメントのバージョン履歴] で、目的のバージョン管理の種類を選択します。

    • メジャー バージョンのみを管理するには、[メジャー バージョンを作成する] をクリックします。

    • メジャー バージョンとマイナー バージョンの両方を管理するには、[メジャーとマイナー (下書き) バージョンを作成する] をクリックします。

  4. [OK] をクリックします。

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ファイルをメジャー バージョンまたはマイナー バージョンとして保存する

ファイルをメジャー バージョンとして保存するかマイナー バージョンとして保存するかの選択は、ライブラリへのファイルのチェックイン時に行うため、次の手順では、ライブラリからファイルをチェックアウトするところから始めます。ライブラリでメジャー バージョンとマイナー バージョンの両方を管理している場合、ファイルをライブラリからチェックアウトせずに変更して保存すると、そのファイルは自動的にマイナー バージョンとして保存されます。あらかじめファイルをチェックアウトした場合は、どちらのバージョンで保存するかを選択でき、そのバージョンに関するコメントも追加できます。

  1. ライブラリで、2007 Office リリース アプリケーションで開くドキュメントの名前をクリックします。

  2. ファイルをチェック アウトするには、 Office ボタンの画像Microsoft Office ボタンをクリックし、[サーバー] をクリックし、[チェック アウト] をクリックします。

    多くの場合、Word 文書は既定で全画面表示で開きます。文書が全画面表示で開いた場合は、[閉じる] をクリックして印刷レイアウト表示に切り替えてから、この手順を実行してください。

  3. ファイルを編集します。

  4. ファイルをチェックインするには、 Office ボタンの画像Microsoft Office ボタンをクリックし、[サーバー] をクリックし、[チェックイン] をクリックします。

  5. メジャー バージョンとマイナー バージョンのどちらをチェックインするかの確認を求められたら、小さな変更を行った場合はマイナー バージョンのオプション ボタンをクリックし、大きな変更を行った場合はメジャー バージョンのオプション ボタンをクリックします。

    • メジャー バージョンは発行されたファイルと見なすことができ、そのファイルの読み取りアクセス許可を持つすべてのユーザーが参照できます。

    • マイナー バージョンは下書きと見なすことができ、そのファイルの編集アクセス許可を持つユーザーだけが参照できます。

      注: どのユーザーが下書きを表示できるかは、ライブラリの [ドキュメント ライブラリの設定] の [バージョン設定] で指定する [下書きアイテムのセキュリティ] セクションの設定によって決まります。

  6. 必要に応じてコメントを追加し、[OK] をクリックします。

注: バージョンを発行する前に承認を必要とするように設定されているライブラリの場合、ライブラリの他のユーザーは、承認が得られるまでそのファイルを表示することはできません。また、ファイルのチェックイン方法を選択した後にワークフロー フォームが表示されることもあります。下書きを表示できるユーザーおよびワークフロー フォームの詳細については、[参照] セクションのリンク先を参照してください。

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ファイルの以前のバージョンのプロパティを表示する

2007 Office リリース アプリケーションでファイルを表示または編集しているときに、そのファイルの以前のバージョンのプロパティ (メタデータ) を表示できます。このプロパティには、ファイルの変更日時やファイルを変更したユーザーについての情報が含まれます。ライブラリ内のバージョン履歴には、変更を行ったユーザーのコメントも含まれている場合があります。

注: この手順は、バージョン管理が有効になっているライブラリのファイルにのみ適用されます。

  1. ファイルに2007 Office リリースプログラムで開き、 Office ボタンの画像Microsoft Office ボタンをクリックしてサーバー] をクリックし、[バージョン履歴を表示する] をクリックします。

    [ファイル名のバージョンの保存] ダイアログ ボックスでは、変更とに含まれているすべてのコメントを行った人、それぞれのバージョンが変更されたときのすべてのバージョン番号などの情報と共に、ファイルの以前のバージョンの一覧が表示されます。

    コメント全体を表示するには、"コメント" 列のコメントをクリックして [チェックインのコメント] ダイアログ ボックスを開きます。

    注: 場合は、ライブラリは、メジャー バージョンとマイナー バージョンを許可する設定が、[ファイル名のバージョンの保存] ダイアログ ボックスで[いいえ]列を使って番号はメジャーとマイナー バージョンを表示します。メジャー バージョンが整数で指定されているし、マイナー バージョンが 10 進数を指定します。

ライブラリ内からバージョン履歴を表示することもできます。詳細については、[参照] セクションのリンク先を参照してください。

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ファイルの以前のバージョンを表示する

2007 Office リリース アプリケーションでファイルを表示または編集しているときに、現在のバージョンを上書きすることなく、そのファイルの以前のバージョンを表示できます。.aspx ファイルの場合は、ファイルに対して行われた変更の詳細は表示できますが、ファイルによって生成される実際のページは表示できません。

注: この手順は、バージョン管理が有効になっているライブラリのファイルにのみ適用されます。

  1. Office ボタンの画像Microsoft Office ボタンをクリックして、サーバー] をクリックし、[バージョン履歴を表示する] をクリックします。

  2. [ファイル名のバージョンの保存] ダイアログ ボックスを表示するには、前のバージョンをクリックし、[開く] をクリックします。

ライブラリ内から以前のバージョンを表示することもできます。詳細については、[参照] セクションのリンク先を参照してください。

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ファイルの以前のバージョンを復元する

ときには、現在のバージョンに間違った変更を加えてしまうことがあります。または、ファイルの一部を削除したために、復元が必要になる場合があります。2007 Office リリース アプリケーションでファイルを表示または編集しているときに、現在のバージョンを簡単に以前のバージョンに置き換えることができます。この場合、現在のバージョンは、バージョン履歴の一部になります。

注: この手順は、バージョン管理が有効になっているライブラリのファイルにのみ適用されます。

  1. Office ボタンの画像Microsoft Office ボタンをクリックして、サーバー] をクリックし、[バージョン履歴を表示する] をクリックします。

  2. ファイル名のバージョンを保存] ダイアログ ボックスで、以前のバージョンを復元するをクリックし、[復元] をクリックします。

現在のファイルを、ライブラリに保存されている以前のバージョンに置き換えることもできます。詳細については、[参照] セクションのリンク先を参照してください。

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注記: 

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