SharePoint ドキュメント ライブラリ II: ライブラリの整理と構成

概要

フォルダー アイコン フォルダーと列を使用して SharePoint ドキュメント ライブラリを整理します。また、SharePoint のバージョン履歴を設定する方法および SharePoint サイトに対する権限を付与する方法について説明します。

このコースを完了すると、次のことができるようになります。

  • フォルダーを作成し、SharePoint ドキュメント ライブラリ内のファイルを整理する。

  • 列を作成し、SharePoint ドキュメント ライブラリ内のファイルの追跡、並べ替え、フィルターの適用がより簡単にできるようになる。

  • SharePoint のバージョン履歴を設定し、以前のバージョンを参照、および古いバージョンを復元する。

  • SharePoint ライブラリへのアクセスが必要なユーザーに権限を付与する。

このコースの内容は、次のとおりです。

  • 自分のペースで学習できる 1 つのレッスン。

  • コースの最後に印刷可能なクイック リファレンス カード。

ライブラリ内のファイルについて、閲覧、追加、編集、削除する方法を既に理解している必要があります。基本のコースについては、「SharePoint ドキュメント ライブラリ I: 概要」を参照してください。

その他のコースについては、Microsoft Office トレーニングをご覧ください。

オフライン バージョン (36.1 MB)

概要

お使いのブラウザーではビデオがサポートされていません。 Microsoft Silverlight、Adobe Flash Player、Internet Explorer 9 のいずれかをインストールしてください。

フォルダーの使い方

お使いのブラウザーではビデオがサポートされていません。 Microsoft Silverlight、Adobe Flash Player、Internet Explorer 9 のいずれかをインストールしてください。

列の使い方

お使いのブラウザーではビデオがサポートされていません。 Microsoft Silverlight、Adobe Flash Player、Internet Explorer 9 のいずれかをインストールしてください。

ヒント: フォルダーと列を一緒に活用する方法

お使いのブラウザーではビデオがサポートされていません。 Microsoft Silverlight、Adobe Flash Player、Internet Explorer 9 のいずれかをインストールしてください。

バージョン履歴の使い方

お使いのブラウザーではビデオがサポートされていません。 Microsoft Silverlight、Adobe Flash Player、Internet Explorer 9 のいずれかをインストールしてください。

権限を付与する方法

お使いのブラウザーではビデオがサポートされていません。 Microsoft Silverlight、Adobe Flash Player、Internet Explorer 9 のいずれかをインストールしてください。

ご意見/ご感想

クイック リファレンス カード

参照

フォルダーを作成する

ライブラリの場合は [新しいフォルダー] が既定で表示されます。ライブラリの所有者またはライブラリのデザインを変更する権限を持つユーザーは、リストの詳細設定を変更することによって、[新しいフォルダー] を表示するかどうかを決定できます。

  1. フォルダーを追加するライブラリまたはリストが含まれているサイトに移動します。

  2. サイド リンク バーでライブラリ名をクリックするか、[サイトの操作] をクリックして [すべてのサイト コンテンツの表示] をクリックし、該当するライブラリのセクションでライブラリ名をクリックします。

  3. リボンの [ライブラリ ツール] セクションで、[ドキュメント] タブをクリックし、[新規作成] グループの [新しいフォルダー] をクリックします。

  4. [新しいフォルダー] ダイアログ ボックスの [名前] ボックスにフォルダー名を入力し、[OK] をクリックします。

    メモ 後でフォルダー名を変更するには、フォルダー名を選択し、リボンの [ライブラリ ツール] セクションの [ドキュメント] タブにある [管理] グループで [プロパティの編集] をクリックし、[名前] ボックスのフォルダー名を変更します。

ライブラリにサイトの列を追加する

  1. リストまたはライブラリが開いていない場合は、サイド リンク バーでライブラリの名前をクリックします。リストまたはライブラリの名前が表示されない場合は、[すべてのサイト コンテンツの表示] をクリックし、リストまたはライブラリの名前をクリックします。

  2. リボンの [リスト] タブまたは [ライブラリ] タブをクリックします。タブの名前はリストまたはライブラリのタイプに応じて異なる場合があります。たとえば、リストが予定表の場合、タブの名前は [予定表] になります。

  3. [設定] グループの [リストの設定] または [ライブラリの設定] をクリックします。

    リストの設定

  4. [リストの設定] ページまたは [ライブラリの設定] ページで、[] セクションの [サイト内の既存の列から追加] をクリックします。

  5. [サイト内の列から列を追加] ページで、[列の選択] セクションの [利用可能なサイト内の列] を選択し、[追加] をクリックします。

    [利用可能なサイト内の列] の列を選択した場合、列のグループが含まれ、説明がある場合は表示されます。

    サイト列の追加

  6. サイト上のユーザーがリストまたはライブラリを最初に開く際に自動的に表示される既定のビューに列を追加するには、[既定のビューに追加] がオンになっていることを確認します。

    リストまたはライブラリのタイプによっては、その他のオプションが [オプション] セクションに表示される場合があります。目的の追加オプションを選択します。

  7. [OK] をクリックします。

バージョン履歴を設定する

  1. 操作するライブラリへ移動します。ライブラリ名がサイド リンク バーに表示されない場合は、[すべてのサイト コンテンツ] をクリックし、ライブラリ名をクリックします。

  2. リボンで、[ライブラリ ツール] の [ライブラリ] タブをクリックします。

  3. SharePoint Foundation の [ライブラリ] リボンの [ライブラリの設定] ボタン [ライブラリの設定] をクリックします。

  4. [ライブラリの設定] ページで、[全般設定] の [バージョン設定] をクリックします。[バージョン設定] ダイアログ ボックスが開きます。

  5. [ドキュメントのバージョン履歴] セクションで、次のいずれかのオプションを選択します。

    • [メジャー バージョンを作成する]: このオプションをオンにした場合は、メジャー バージョンの数を制限できます。

    • [メジャー バージョンとマイナー (下書き) バージョンを作成する]: このオプションをオンにした場合は、メジャー バージョンの数と下書きを保持するバージョンの数の両方を制限できます。

  6. オプション: 保持するバージョンの数を制限します。

    • ライブラリに保持されるバージョンの数を制限する場合は、[次の数のメジャー バージョンを保存する] チェック ボックスをオンにします。それ以外の場合はオンにしないでください。チェック ボックスのすぐ下のボックスに、保持するバージョンの数を入力します。

    • 保持する下書きの数を制限する場合は、[次の数のメジャー バージョンの下書きを保存する] チェック ボックスをオンにします。このオプションを使用できるのは、[メジャー バージョンとマイナー (下書き) バージョンを作成する] オプションがオンになっている場合のみです。チェック ボックスのすぐ下のボックスに、下書きを保持するバージョンの数を入力します。

  7. オプション: ドキュメント ライブラリ内の下書きアイテムを表示できるユーザーを決定します。[下書きアイテムのセキュリティ] セクションで、次のいずれかを選択します。

    • [アイテムを閲覧できるすべてのユーザー]。サイトの読み取りアクセス許可を持つすべてのユーザーがアクセスできるようにする場合、このオプションをオンにします。このオプションは、[ドキュメントのバージョン履歴] セクションの [メジャー バージョンとマイナー (下書き) バージョンを作成する] オプションがオンになっている場合に使用できます。

    • [アイテムを編集できるユーザー]。編集する権限を持つユーザーのみに下書きの表示を制限する場合、このオプションをオンにします。このオプションは、[ドキュメントのバージョン履歴] セクションの [メジャー バージョンとマイナー (下書き) バージョンを作成する] オプションがオンになっている場合に使用できます。

    • [アイテムの作成者およびアイテムを承認できるユーザー]。アイテムの元の作成者、およびライブラリ内のアイテムを承認する権限を持つユーザーのみに表示を制限する場合、このオプションをオンにします。このオプションは [コンテンツの承認] セクションが [はい] に設定されている場合に使用できます。

  8. オプション: このライブラリでチェックアウトを必須にするかどうかを決定します。既定では、チェックアウトは必須ではありません。既定値を変更するには、[チェックアウトを必須にする] セクションで [はい] をオンにします。

  9. [OK] をクリックしてダイアログ ボックスを閉じ、[ドキュメント ライブラリの設定] ページに戻ります。

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