SharePoint サイトのファイルを開く、編集する、更新する

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Microsoft Office Outlook 2007 を使用して SharePoint サイトのライブラリに接続し、ファイルの参照、編集、および検索を行うことができます。SharePoint ライブラリを Outlook に接続すると、職場を離れているときでも職場の自分のハード ディスク上のファイルで作業できます。

注: この記事で説明する機能は、 Windows SharePoint Services 3.0またはMicrosoft Office SharePoint Server 2007に実行されている SharePoint サイトを操作します。Microsoft SharePoint 製品のバージョンが不明テクノロジがサーバー上で実行している場合は、サーバー管理者に依頼します。

この記事の内容

概要

SharePoint ライブラリを Outlook に接続します。

ファイルを SharePoint ライブラリから Outlook にダウンロードします。

Outlook を使って SharePoint ライブラリからファイルを開く

Outlook を使って SharePoint ライブラリからファイルを編集します。

Outlook から SharePoint ファイルを削除します。

Outlook から SharePoint ライブラリを削除します。

電子メールを送信して、SharePoint ライブラリにファイルを追加します。

概要

情報管理に Outlook を使用することが多い場合、Web ブラウザでなく Office Outlook 2007 で直接 SharePoint ライブラリのファイルを操作できるとよい場合があります。たとえば、電子メールに返信していて、SharePoint サイトに記載されているチームのガイドラインを参照する必要が出てくる場合があります。SharePoint ライブラリを Outlook に接続している場合、電子メール メッセージと同様に Outlook の画面内でファイルを参照したり表示したりできます。

Outlook で表示した SharePoint ライブラリのドキュメント

1. Outlook 2007 では、SharePoint ライブラリのビューをさまざまに配置したり並べ替えたりすることができます。

2. ファイルをオフラインで操作しているときは、赤い矢印が表示されます。この矢印をクリックすると、ファイルの更新日時などを表示できます。

Outlook からファイルを編集するもう 1 つの利点は、作業中にファイルがハード ディスクに保存されることです。これにより、サーバーに保存されている場合よりも一般的に高速な処理が可能です。

Outlook でファイルを操作する場合

Outlook を使用して SharePoint サイトのファイルを操作するのは、ドキュメント ライブラリに保存されていて日常よく使用する文書、ワークシート、プレゼンテーションなどのファイルを参照および編集する場合に最適です。また、ドキュメント ライブラリ以外の画像ライブラリなどにあるファイルも参照できます。カスタム リストの操作やデータベース アプリケーションの更新など、複雑なデータ操作の場合は SharePoint サイトで直接作業する方が適しています。ライブラリの設定や構造を変更する場合、または新しいライブラリを作成する場合、SharePoint サイトで直接ライブラリを操作してください。

Office Outlook 2007 ではさまざまな種類のアプリケーションのファイルを開くことができます。ファイルが Windows SharePoint Services 3.0 または Office SharePoint Server 2007 と互換性を持つ場合、ファイルを編集し終えてからサーバー上で変更を反映できます。互換性のあるファイルには、Microsoft Office Excel 2007 ワークシート、Microsoft Office PowerPoint 2007 プレゼンテーション、および Microsoft Office Word 2007 文書などがあります。

飛行機に搭乗中など、ファイルをオフラインにして作業することもできます。職場に戻ったら、SharePoint サイトの版を更新できます。

ファイルに加えた変更は、ファイルを編集して保存する間はサーバーに自動的に反映されることがありません。つまり、作業中コンピュータとサーバーを接続する必要がないので、オフライン ファイルを使用して高速に処理できます。ファイルを閉じるとき、サーバーに変更を反映するかどうかを確認するメッセージが表示されます。特定のファイルに加えた変更のみが反映されるので、サーバーとライブラリ全体を改めて同期する必要がありません。

サーバーでファイルを更新する前に他のユーザーがそのファイルを変更している場合、サーバーでファイルを更新するときに両者の変更を結合するか、保持するバージョンを指定するかを選択するメッセージが表示されます。他のユーザーにファイルを変更されないようにするため、作業の前にファイルをチェックアウトできます。

Outlook 内でファイルが表示される場所

SharePoint ライブラリを Office Outlook 2007 に接続すると、ライブラリは [SharePoint リスト] というフォルダに表示されます。このフォルダでは、後で確認するためにファイルにフラグを設定する、ファイルを分類する、ファイルを仕事仲間に転送するなど、Outlook で通常使用する追跡機能や通信機能を使用できます。Outlook で設定したフラグや分類は、Web ブラウザでサイトを操作するときには使用できませんが、Outlook の中では作業の円滑化に役立ちます。

Outlook で作業しているときは、[SharePoint リスト] フォルダ内に自動的に用意される検索フォルダを使用して、作業中のファイルを簡単に検索できます。検索フォルダは実際に項目を格納しているのではなく、他のフォルダに格納されている項目を見つけやすくするためのビューです。

受信トレイのメッセージを表示するのと同様に、ライブラリ内のファイルのタイトルの表示および検索や、ファイルを開くことができます。ライブラリ内のフォルダ構造は Outlook でもすべて表示されます。ファイルは、受信トレイのサイズに加算されることはありませんが、ハード ディスクの個人用フォルダ ファイル (.pst) に保存されます。

Outlook で作業するファイルまたはフォルダが 1 つの場合、そのファイルまたはフォルダのみをダウンロードできます。作業するファイルが複数のフォルダに分散している場合、フォルダ構造もダウンロードされます。ただし、特定の部署で作成したファイルなど、フィルタ処理したライブラリのビューはダウンロードできません。

Outlook でファイルをプレビューする

Office Outlook 2007 のプレビュー ウィンドウでは、SharePoint ライブラリに保存されている各種ファイルをプレビューできます。ファイルの最終編集日時など、ファイルの状態についての詳細がファイル上部に表示される場合もあります。

プレビュー ウィンドウに表示される SharePoint ライブラリのファイルに関する情報

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SharePoint ライブラリを Outlook に接続する

  1. Web ブラウザで、SharePoint サイトのライブラリを開きます。

    ライブラリが見つからない場合は、[すべてのサイト コンテンツの表示] をクリックし、ライブラリの名前をクリックします。

  2. [アクション] メニューの [ メニューの画像Outlook に接続] をクリックします。

    共有ドキュメントの [アクション] メニュー

  3. ライブラリを Outlook に接続することを確認するメッセージが表示されたら、[はい] をクリックします。

    Outlook で、[SharePoint リスト] という新しいフォルダのフォルダ一覧にライブラリが追加されます。

    追加されたライブラリをクリックすると、中のファイルが電子メール メッセージと同様に表示されます。ファイルを開くにはダブルクリック、オプションを表示するには右クリックします。

    注記: 

    • ライブラリの中にフォルダがあり、すべてのフォルダおよびファイルを Outlook に接続する場合、ライブラリの最上位を表示しておいてから Outlook に接続します。ライブラリの中のフォルダの内容を参照しているときに接続した場合、そのフォルダの内容のみが接続されます。

    • あるフォルダの内容のみを Outlook に接続するには、2 つの方法があります。ファイルを含んでいるフォルダが開いていない場合、フォルダをポイントし、表示されている矢印をクリックし、[Outlook に接続] をクリックします。接続するフォルダが既に開いている場合、[アクション] メニューの [Outlook に接続] をクリックして、ライブラリを接続する手順を実行します。

ヒント: ライブラリを Outlook に接続した後は、ライブラリに接続するその他のチーム メンバーに共有メッセージを送信できます。Outlook では、ライブラリの名前を右クリックし、[ライブラリの名前を [共有] をクリックします。これは、リンクとライブラリに接続するためのコマンドを含む電子メール メッセージを作成します。

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SharePoint ライブラリのファイルを Outlook にダウンロードする

ダウンロードしていないファイルは、メッセージ一覧の [ダウンロード可能] グループに表示されます。このグループのファイルは、次に送受信を行うときにダウンロードするようマークを付けることや、SharePoint サイトに接続している場合はすぐにダウンロードすることができます。

  1. メッセージ一覧の [ダウンロード可能] グループで、ダウンロードするファイルを右クリックします。

    ヒント: Ctrl キーを押しながらファイル ヘッダーをクリックすると、一度に複数のファイルを選択できます。

  2. ショートカット メニューの [ドキュメントをダウンロード用にマーク] をクリックします。

注: まだダウンロードしていないファイルのプレビューで、[このドキュメントをダウンロード] ボタンが表示される場合があります。サーバーに接続しているときにこのボタンをクリックすると、ドキュメントがダウンロードされます。

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Outlook を使用して SharePoint ライブラリのファイルを開く

Office Outlook 2007でファイルを開く、最初にする必要があります、ライブラリを Outlook に接続します。詳細については、この記事の接続を Outlook に SharePoint ライブラリを参照してください。

ファイルを Outlook にダウンロードした後は、オフラインで作業している場合、ファイルを開くことができます。ファイルが保存されているかどうかを確認するには、空き時間情報に基づいて、ファイルを整列するビューに切り替えます。ダウンロード可能] グループで、すべてのファイルをダウンロードしていないが表示されます。Outlook では、「参照」セクションのビューを配置するに関する一般的な情報へのリンクを検索します。

  1. [ナビゲーション ウィンドウ] の [メール] で、[SharePoint リスト] フォルダを展開し、SharePoint ライブラリの名前を選択します。

    [SharePoint リスト] フォルダが表示されていない場合、[すべてのメール アイテム] 横の矢印をクリックし、[SharePoint リスト] が選択されていることを確認します。

  2. ファイルを開くには、名前をダブルクリックします。ファイルが信頼できる所からのものであることを確認するメッセージが表示されたときは、開いても安全と判断した場合 [開く] をクリックします。

  3. Outlook にダウンロードした後にファイルがサーバー上で更新された場合、最新版のファイルを開くかどうかを選択するメッセージが表示されることがあります。ハード ディスクにあるコピーを開くかサーバーのコピーを開くかによって、[はい] または [いいえ] をクリックします。

  4. ファイルを作成したプログラムがコンピュータにインストールされていれば、ファイルはそのプログラムで開かれます。

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Outlook を使用して SharePoint ライブラリのファイルを編集する

Office Outlook 2007でファイルを編集するには、まず [ライブラリを Outlook に接続する必要があります。詳細については、この記事の接続を Outlook に SharePoint ライブラリを参照してください。

ヒント: 作業中のファイルを他のユーザーが変更しないようにするため、最初に SharePoint サイトのライブラリからファイルをチェックアウトできます。ファイルを開く前にチェックアウトすると編集モードで開かれるので、すぐに変更することができます。

ファイルを Outlook にダウンロードした後は、オフラインで作業している場合、ファイルを開くことができます。ファイルが保存されているかどうかを確認するには、空き時間情報に基づいて、ファイルを整列するビューに切り替えます。ダウンロード可能] グループで、すべてのファイルをダウンロードしていないが表示されます。Outlook では、「参照」セクションのビューを配置するに関する一般的な情報へのリンクを検索します。

  1. [ナビゲーション ウィンドウ] の [メール] で、[SharePoint リスト] フォルダを展開し、SharePoint ライブラリの名前を選択します。

    [SharePoint リスト] フォルダが表示されていない場合、[すべてのメール アイテム] 横の矢印をクリックし、[SharePoint リスト] が選択されていることを確認します。

  2. ファイルを開くには、名前をダブルクリックします。ファイルが信頼できる所からのものであることを確認するメッセージが表示されたときは、開いても安全と判断した場合 [開く] をクリックします。

  3. Outlook にダウンロードした後にファイルがサーバー上で更新された場合、最新版のファイルを開くかどうかを選択するメッセージが表示されることがあります。ハード ディスクにあるコピーを開くかサーバーのコピーを開くかによって、[はい] または [いいえ] をクリックします。

  4. ファイルを作成したプログラムがコンピュータにインストールされていれば、ファイルはそのプログラムで開かれます。

    Word 2007、Excel 2007、PowerPoint 2007 など、Windows SharePoint Services 3.0 と互換性があるプログラムでファイルを作成した場合、ファイルの上部にメッセージ バーが表示されることがあります。メッセージ バーは、ファイルのタイトル バーおよびファイル上部に表示されるツールバーの下に表示されます。メッセージ バーには、[オフライン サーバー文書] というテキストと [オフライン編集] ボタンが含まれています。

  5. [オフライン編集] をクリックします。

    ハード ディスクの SharePoint 下書きフォルダへのリンク、およびプログラムの [オフライン編集オプション] へのリンクなど、オフライン作業についての情報が記載されたメッセージが表示される場合があります。

  6. ファイルに変更を加え、通常どおり保存します。

  7. ファイルを閉じます。

    ファイルを閉じるときにサーバーに接続している場合、変更をサーバー上で反映するための [オフライン編集] ダイアログ ボックスが表示されることがあります。SharePoint サイトのサーバーに接続していない場合、このダイアログ ボックスはファイルを閉じるときには表示されませんが、再度接続し、ファイルを開き直すときに表示されることがあります。

  8. サーバーのファイルを更新する準備ができている場合、[更新] をクリックします。

  9. ファイルをチェックアウトすると、そのファイルをチェックインするまで他のユーザーはサーバー上で変更を確認できません。ファイルがチェックアウトされている場合、チェックインするかどうかを確認するメッセージが表示されることがあります。チェックインの準備ができている場合、[はい] をクリックします。

    行った変更についてのコメントなど、ファイルについての詳細を入力するよう求められる場合があります。

  10. サーバーから切断した状態でファイルを操作すると、ファイルを閉じるときに更新を確認するメッセージが表示されません。サーバーのファイルを更新する準備ができたら、ファイルを再度開き、改めて必要な変更を加えて閉じます。[オフライン編集] ダイアログ ボックスが表示されたら、[更新] をクリックします。

注: チェックアウトを行わずにファイルの操作を始め、操作中に他のユーザーがサーバー上でファイルを更新した場合、サーバー競合のメッセージが表示されます。指示に従い、変更の差分を調整します。

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Outlook から SharePoint ファイルを削除する

ライブラリが大きい場合、Outlook 2007 ですべてのファイルを表示したくないことがあります。Outlook の [SharePoint リスト] から、作業に必要ない個々のファイルまたはフォルダを削除できます。この操作によって、SharePoint ライブラリからファイルが削除されることはありません。

  1. [ナビゲーション ウィンドウ] の [メール] の [SharePoint リスト] フォルダで、ファイルを削除するライブラリを選択します。

  2. メッセージ一覧で、除外するファイルを選択します。

    複数のファイルを選択するには、Ctrl キーを押しながらファイル ヘッダーをクリックします。すべてのファイルを選択するには、Ctrl キーを押しながら A キーを押します。

  3. 選択した部分を右クリックし、[オフライン コピーの削除] をクリックします。

削除したファイル ヘッダーは、[ダウンロード済みのドキュメント] グループから [ダウンロード可能] グループに移動します。削除したファイルはローカル コピーが削除されるため、ヘッダーをクリックしても、閲覧ウィンドウにプレビューが表示されません。

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Outlook から SharePoint ライブラリを削除する

  1. [ナビゲーション ウィンドウ] の [メール] の [SharePoint リスト] フォルダで、削除するライブラリを選択します。

  2. フォルダーを右クリックし、ショートカット メニューの [ライブラリの名前を削除] をクリックします。

  3. 削除の確認メッセージが表示されたら、[はい] をクリックします。

    注: この手順では、ライブラリは Outlook からのみ削除され、Windows SharePoint Services サイトからは削除されません。

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電子メールを送信して SharePoint ライブラリにファイルを追加する

電子メールを受信する設定の SharePoint サイトおよびライブラリには、電子メール メッセージの添付ファイルとして送信したファイルを追加できます。これは、電子メール メッセージの添付ファイルを仕事仲間に送信するのと同様の方法で行うことができます。ライブラリを Outlook に接続する必要はありません。

電子メールをライブラリに送信するには、ライブラリが電子メールを受信する設定になっているかどうかを確認し、受信する設定の場合はアドレスを入手する必要があります。

  1. ライブラリの電子メール アドレスは、次の方法で入手できます。

    • アドレス帳を検索します。アドレス帳の中に電子メール アドレスがない場合、ライブラリを設定した人からアドレスを入手できます。そのアドレスを連絡先一覧に追加すると、後で簡単に検索できます。

    • SharePoint サイトで、ライブラリのタイトルのすぐ下に表示されている説明を読みます。サイト所有者が、説明の中にライブラリの電子メール アドレスを記入している場合があります。

    • ライブラリの設定を参照する権限がある場合は、次の手順でライブラリの電子メール設定を参照します。

      1. ブラウザーでサイトで、開くライブラリの名前をクリックします。
        場合は、ライブラリの名前が表示されない場合は、すべてのサイト コンテンツの表示] クリックして、ライブラリの名前をクリックします。

      2. [設定] メニューの [ 設定メニュー で開こうとしているライブラリの種類の設定] をクリックします。
        など、ドキュメント ライブラリのドキュメント ライブラリの設定] をクリックします。

      3. ライブラリが電子メールを受信できる場合、[電子メール アドレス] 横の [リスト情報] の下にアドレスが表示されます。

    • SharePoint グループの電子メール アドレスを使用して、ファイルを添付ファイルとして送信します。組織で SharePoint グループという独自の電子メール リストを持っている場合があり、このリストを使用するとグループのメンバは相互にメールを送信できます。SharePoint グループ アドレスには、ライブラリのアドレスも含めることができるので、グループのメンバに電子メールを送信するとメッセージの添付ファイルが Windows SharePoint Services 3.0 サイトに自動的に追加されます。

  2. Outlook で、文書やワークシートなどのファイルを電子メール メッセージに添付します。

  3. [宛先] ボックスまたは [Cc] ボックスで、ライブラリのアドレスを追加します。ライブラリが既に SharePoint グループに含まれている場合、SharePoint グループの電子メール アドレスを追加します。

  4. [送信] をクリックします。

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注: 機械翻訳についての免責事項: この記事の翻訳はコンピューター システムによって行われており、人間の手は加えられていません。マイクロソフトでは、英語を話さないユーザーがマイクロソフトの製品、サービス、テクノロジに関するコンテンツを理解するのに役立てるため、こうした機械翻訳を提供しています。記事は機械翻訳されているため、用語、構文、文法などに誤りがある場合があります。

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