SharePoint サイトのコンテンツを計画します。

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サイトのコンテンツが論理的に整理された状態を見つけやすい、方が簡単に維持し、管理、して、サイト ユーザーがより高い生産性とします。サイト コレクションの管理者またはサイト所有者は、サイトを作成する前に、サイト戦略を計画する場合があります。ここでは、次の操作を示します。

どのようなサイトが必要か

によっては、サイズ、または組織とがサイトを計画するコンテンツの量の場合は、コンテンツを整理するために、メインのサイトのサブサイトを作成します。サイトを作成する方法の詳細については、サイトを作成するを参照してください。

サイトの階層図

サブサイトを整理することもできますはさまざまな方法があります。例をいくつか次のとおりです。

  • チームまたは部署別

  • コンテンツ カテゴリ別

  • プロジェクト別

  • 顧客別

  • 権限レベルまたは秘密度別 (たとえば、制限する必要がある情報がある場合に、その情報を専用のサイトに分けることができます)

サイトを作成し始める前に、作成したいサイト数と、サイトを編成する方法を考えてください。サイト計画を編成するには、サイトの階層図を作成すると役に立ちます。階層図は紙やホワイトボードに簡単にスケッチしたものでもかまいませんが、Microsoft Word または Microsoft PowerPoint で SmartArt として用意されている階層図形を使って、よりきちんとした図を作成することをお勧めします。このようにすれば、保存して参照できるだけでなく、後で変更することもできます。

各サイトの用途や役割も考えてください。これによって、新しいサイトを作成するときにどのサイト テンプレートを使えばよいかを簡単に決められるようになります。SharePoint Online には、新しいサイトを作成するときに選べるさまざまなサイト テンプレートが付属しています。管理者が特定の目的のためにデザインされたサイト テンプレートを選ぶことで、ユーザーは仕事をすばやく開始できるようになります。たとえば、チーム メンバーが関心のあるニュースやアイデアを定期的に共有できるサイトを作成する場合は、そのようなタイプのコミュニケーションのために作られたブログ サイト テンプレートを使うことができます。

SharePoint に含まれているサイト テンプレートの例をいくつか次のとおりです。

  • チーム サイト

  • ブログ

  • プロジェクト サイト

  • コミュニティ サイト

サイト テンプレートの詳細については、さまざまな種類の SharePoint サイトを作成するのには、使用するテンプレートを参照してください。

サイトでどのようなコンテンツを使うか

必要なサイトの数と種類について検討したら、次に、それらのサイトに保存するコンテンツについて計画することをお勧めします。このコンテンツの計画の目的は、次の事項を決定することです。

  • どのような種類   リストはタスクや問題を追跡するために便利ですが、ドキュメントやその他のファイルを保存するライブラリを使用することができます。ページのコンテンツ、アプリ、リンク、およびその他を表示するサイト内の個々 のアイテムです。

  • どのようなアプリを追加します。   SharePoint Online ドキュメント ライブラリとリスト] などの組み込みのアプリが含まれていますが、自分のアプリを作成したりサード パーティの SharePoint ストアからアプリを購入できます。

  • コンテンツ タイプを作成するかどうか   コンテンツ タイプ、ヘルプを処理し、特定の種類のコンテンツを管理する方法をカスタマイズします。

この種の計画は、組織で一元的に行うだけでなく (コンテンツ タイプの計画の場合など)、個々のサイトの所有者がサイトをカスタマイズするときにも行われるようにする必要があります。

どのような種類のアプリを追加するか

コンテンツ タイプについて考えるだけでなく、サイトに保存される他の種類の情報や、組織のユーザーがサイトで行う管理タスクの種類についても考えることをお勧めします。これにより、作業を開始するためにサイトに追加するさまざまな種類のアプリについての計画を立てることができます。たとえば、ドキュメントを保存する場所が必要なことがわかったら、ドキュメント ライブラリを追加したいと考えるでしょう。重要な日付を追跡する必要があることがわかったら、予定表が必要になるでしょう。

最終的に必要なすべてのアプリをすぐに追加する必要はありません。サイトの所有者は、ビジネス ニーズの変化に合わせて、徐々に新しいアプリを追加したり削除したりできます。ただし、サイトのコンテンツのカスタマイズ方法についての計画を早期に立てておくと、サイトをすぐにユーザーに役立つようにすることができます。

SharePoint Online には、ドキュメントの保存や管理から、プロジェクトの管理やトラッキング、さらに情報の伝達まで、多岐にわたるビジネス目的に役立つ組み込みのアプリが用意されています。このような種類のアプリの複数のインスタンスをサイトに追加できます。また、SharePoint ストアからサードパーティ製アプリを購入して追加することもできます。

詳細については、「サイトにアプリを追加する (英語)」と「SharePoint ストアからアプリを購入する」を参照してください。

コンテンツ タイプを定義する必要はあるか

コンテンツ タイプを使うと、サイト ユーザーは、リストまたはライブラリで [新しいアイテム] または [新しいドキュメント] を使用して、特殊なコンテンツをすばやく作成できます。コンテンツ タイプを使うと、サイトの所有者はそのコンテンツがすべてのサイトで一貫性を持つようにすることができます。また、コンテンツ タイプを使うことで、1 つのリストまたはライブラリに複数のアイテムの種類またはドキュメントの種類を含めることもできます。サイトの所有者は、サイト、リスト、またはライブラリのコンテンツ タイプを設定するときにコンテンツの詳細をあらかじめ構成することができます。

サイトの所有者は、リスト項目、ドキュメント、またはフォルダーのコンテンツ タイプを定義できます。

コンテンツが次のいずれかの条件を満たす場合、いくつかのコンテンツにコンテンツ タイプを定義すると便利です。

判断条件

コンテンツ タイプが役に立つ操作

標準化された形式や目的の特殊なドキュメントがあり、組織全体でこのようなドキュメントに一貫性を持たせる場合。

チーム サイトのすべてのサブサイトで使用できるように、チーム サイト レベルでこのような種類のドキュメント用にサイト コンテンツ タイプを構成します。このようにして、組織内のすべてのユーザーは、一貫性のある方法でこのようなドキュメントを作成します。

特定の種類のドキュメントに使用する必要がある特定のテンプレートがある場合。

関連するコンテンツ タイプにこのようなドキュメント テンプレートを追加して、このコンテンツ タイプから作成された新しいドキュメントすべてでテンプレートが使用されるようにします。

特定の種類のドキュメントまたはアイテムについてトラッキングする標準的な情報がある場合。

コンテンツ タイプに列を追加してこの情報をトラッキングします。情報の一部が特に必要不可欠である場合は、このような列を必須として指定できます。また、コンテンツ タイプを構成するときに特定の列に既定値を指定することもできます。

ビジネス プロセスで、特定の種類のドキュメントが常にどのように処理されたり確認されたりするかが定義されている場合。

特定のコンテンツ タイプ用にワークフローを構成することを検討します。ワークフローを使うと、ドキュメントの校閲や承認などのビジネス プロセスを管理できます。

コンテンツ タイプを定義するコンテンツを特定したら、今度はコンテンツ タイプを定義する場所について考える必要があります。サイト コンテンツ タイプをサイト チーム サイト レベルで定義すると、チーム サイトのすべてのサブサイト内にあるリストやライブラリで、定義したサイト コンテンツ タイプを広く再利用できます。個人のサイトの所有者も、自身のサイトのコンテンツ タイプを定義できますが、このコンテンツ タイプは、そのサイトとそのサイト下にあるリストとライブラリでしか使えません。

コンテンツ タイプを定義する際に含める情報を把握するためのスプレッドシートや表を作成すると役立ちます。たとえば、次のような基本的な表を作成して、把握しておくと役に立つ情報 (コンテンツ タイプを使うサイトやチームなど) をすべて含めます。

新しいコンテンツ タイプ

親コンテンツ タイプ

段組み

ドキュメント テンプレート

ワークフロー

作成するコンテンツ タイプの名前を指定します。

作成元の親コンテンツ タイプを指定します。

コンテンツ タイプに追加する新しい列または既存の列を表示します。

コンテンツ タイプに関連するドキュメント テンプレートがあるかどうかを指定します。

コンテンツ タイプに関連するワークフローがあるかどうかを指定します。

コンテンツ タイプの使用方法の詳細については、「コンテンツ タイプを作成またはカスタマイズする」を参照してください。

ユーザーはコンテンツをどのように見つけてアクセスするか

ユーザーが SharePoint Online サイトでコンテンツをどのように見つけて使うかについても検討してください。このような計画は、チーム サイトとそのサブサイトのナビゲーションと検索の両方をどのように構成するかを決定する際に役立ちます。

どのサイトをグローバル ナビゲーションに含めるか

ナビゲーションを計画する場合は、サイトの階層図を作成すると役立ちます。サイトの計画時に既に図を作成していた場合は、その図を使って変更を加えます。チーム サイトのすべてのサブサイトを含めます。また、チーム サイトとそのサブサイトに存在する重要なリストやライブラリもすべて含めることをお勧めします。これにより、サイト ユーザーは、トップレベル サイトのホーム ページから開始したときに、探している重要なアクセス先がひとめでわかります。

サイトのトップ ナビゲーションでは、グローバル ナビゲーションと呼ばれる機能が提供されます。

ページ上部のリンクが選択されています。

既定では、各サイトでは独自のトップ ナビゲーションが使われますが、親サイトからトップ ナビゲーションを継承して、ナビゲーション機能がすべてのサイトで一貫性を持つように指定することもできます。トップ ナビゲーションに表示するサイトを構成することができます。また、外部のリソースへのリンクをサイトのナビゲーションに統合する場合は、任意の他の URL へのリンクを含めることができます。トップ ナビゲーションをカスタマイズする方法の詳細については、「チーム サイトのナビゲーションのカスタマイズ」を参照してください。

チーム サイトにサブサイトが数多くある場合は、トップ リンク バーにすべてのサブサイトを公開するとサイト ユーザーにとって膨大な数になるため、すべてを公開するのは避けたいと考えるでしょう。ただし、重要なサイトやコンテンツが見つからないのも困ります。このためには、サイトの階層図を使用して、グローバル ナビゲーションで公開する重要なサイトを特定してください。

サイト内のナビゲーションはどのように行われるか

サイトでは、トップ ナビゲーションに加え、ページの左側にサイド リンク バーと呼ばれるナビゲーション要素も表示されます。

一般的に、サイド リンク バーには、現在のサイトに固有のリンクが表示されています。また、サイド リンク バーは、最も重要なコンテンツを強調表示するのに使用できます。新しい一覧またはライブラリを作成するときには、サイド リンク バーの [最近使用したファイル] の下に新しいリンクが自動的に表示されます。[最近使用したファイル] セクションには、最新のリンク 5 個のみが表示されます。

サイド リンク バーの [最近使用したファイル] リンクに、最近作成されたページ、リスト、およびライブラリが表示されます

追加またはリストおよびサイトのライブラリへのリンクを削除するには、サイド リンク バーをカスタマイズすることができます。ユーザー設定の見出しの下でグループ リンクすることもできます。すべてのサブサイトをグローバル ナビゲーションの継承する場合は、[ことが重要主ユーザーがコンテンツを検索するサイト内でにアクセスしているときに表示されるため、サイド リンク バーのナビゲーションをカスタマイズするのには、サイトの所有者にします。サブサイトからチーム サイトのグローバル ナビゲーションの継承しない場合は、[ユーザーはその中のコンテンツを検索するサブサイトのトップ リンク バーとサイド リンク バーの両方を使用できるようになります。サイド リンク バーのリンクの編集の詳細については、チーム サイトでのナビゲーションをカスタマイズするを参照してください。

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検索を計画する際の考慮事項

必要な情報を簡単に見つけることができると、ユーザーが SharePoint Online を使用する可能性が高くなります。コンテンツ タイプなどのコンテンツ機能を使う、またはメタデータ列をリストやライブラリに追加することで、検索でコンテンツを見つけやすくすることができます。

サイト コレクションの管理者やサイトの管理者は、ユーザーの検索環境をカスタマイズするためのさまざまな構成を実行できます。

実行する操作

参照トピック

検索結果に影響を与えるスタイルと設定をカスタマイズします。検索センターと、検索センター ページで使う Web パーツをカスタマイズできます。

SharePoint Online で検索センターを管理する

クエリ ルールを作成し、ユーザーの意図に近づけるように検索方法を改善します。

クエリ ルールを管理する

検索結果の検索先をカスタマイズします。

Manage result sources (検索先を管理する)

管理プロパティを表示、作成、変更し、クロールされたプロパティを管理プロパティにマップします。

SharePoint Online で検索スキーマを管理する

サイト間のカスタマイズされた検索構成設定をエクスポートまたはインポートします。エクスポートおよびインポートする設定には、カスタマイズ済みのすべてのクエリ ルール、検索先、結果の種類、ランク付けモデル、サイト検索設定が含まれます。

Export and import customized search configuration settings (カスタマイズした検索構成設定のエクスポートとインポート)

コンテンツが検索されるようになるしくみ

Search サービスは、5 分ごとに SharePoint Online コンテンツをクロールする予定です。SharePoint Online サイトに追加されると、アイテム、インデックスを作成、検索結果に返されるまでの期間があります。時間は、現在のユーザーの活動によって異なります。サイトの移行、アップグレード、および保守などのタスクには、インデックスのパイプラインの負荷が増加します。新しいコンテンツ アイテムは、1 時間以内通常検索結果に表示されます。

ユーザーはコンテンツをどのように使うか

サイトのユーザーがコンテンツをどのように扱う必要があるかについての基本的な質問を用意することで、特定のサイト、リスト、ライブラリをどのように構成する必要があるかだけでなく、サイト ユーザーが使う必要があると予想される特定の機能を把握できます。

掘り下げる質問

コンテンツの構成に関する考慮事項

特定の種類のドキュメントやリスト項目のバージョンを管理する必要はありますか。

  • このようなリストやライブラリのバージョン管理を有効にすることを検討してください。

  • ドキュメントやアイテムを変更する前にチェックアウトする必要があるかどうかを検討してください。

サイト ユーザーは特定の種類のドキュメントで同時に作業または共同作業する必要がありますか。

  • 関連するライブラリを共同作成できるようにして、共同作業を簡単にすることを検討してください。

特定の種類のコンテンツを承認して広範囲でアクセスできるようにする必要がありますか。

  • ライブラリのコンテンツの承認を有効にするか、ワークフローを使用して承認を管理することを検討してください。

特定の種類のドキュメントは特定のビジネス プロセスまたはヒューマン ワークフローの影響を受けますか。

  • このドキュメントに適用されるコンテンツ タイプやこのドキュメントが存在するライブラリ用にワークフローを作成または構成することを検討してください。

リストを使用してプロセスを開始または管理しますか。

  • 案件管理などのプロセス用のリスト ベースのワークフローを作成または構成することを検討してください。

通常アクセスから制限する必要のある、機密情報を含むコンテンツがサイトに存在しますか。

  • 機密情報を含むコンテンツを保存するための固有の権限を使用して構成する特定のサイトやライブラリを作成することを検討してください。

  • コンテンツへのアクセスの制限が最小限で良い場合は、アイテムレベルのアクセス許可を検討してください。

  • 対象ユーザーの設定を使用してユーザーに応じて異なるコンテンツを表示することを検討してください。

  • 特定のリストまたはライブラリを検索インデックスから除外するかどうかを検討してください。

ユーザーがコンテンツの変更について更新情報を受け取る必要がありますか。

  • 重要なリストとライブラリの RSS を有効にすることを検討してください。

注: 機械翻訳についての免責事項: この記事の翻訳はコンピューター システムによって行われており、人間の手は加えられていません。マイクロソフトでは、英語を話さないユーザーがマイクロソフトの製品、サービス、テクノロジに関するコンテンツを理解するのに役立てるため、こうした機械翻訳を提供しています。記事は機械翻訳されているため、用語、構文、文法などに誤りがある場合があります。

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