SharePoint サイトに対する更新を管理する

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Microsoft Office Outlook 2007 を使用して、更新を追跡したり、SharePoint サイトからの通知を管理したりできます。

注: この記事で説明する機能は、 Windows SharePoint Services 3.0またはMicrosoft Office SharePoint Server 2007に実行されている SharePoint サイトを操作します。Microsoft SharePoint 製品のバージョンが不明テクノロジがサーバー上で実行している場合は、サーバー管理者に依頼します。

この記事の内容

概要

SharePoint リストまたはライブラリから RSS フィードを受信します。

SharePoint リストまたはライブラリの通知を作成します。

SharePoint リストまたはライブラリから RSS フィードをキャンセルします。

SharePoint リストまたはライブラリの通知を取り消す

概要

SharePoint サイトのリストやライブラリを変更する際、変更の追跡が困難である場合があります。案件リストに新しい案件が追加された場合に通知を受信して案件を追跡したり、SharePoint ライブラリに新しいファイルが追加され場合に通知を受信したりすることが可能です。

SharePoint サイトに対する更新についての通知を Office Outlook 2007 で受信する主な方法は、次の 2 つです。

  • RSS     RSS (Really Simple Syndication) を使用して、SharePoint のリストまたはライブラリに対する更新を購読できます。RSS とは、RSS リーダーに情報を標準の形式で定期的に配布するために、コンテンツ発行者が使用するテクノロジです。Outlook は RSS リーダーとしての機能があり、メールボックスで複数の発行者から定期的にコンテンツのフィードを受信できます。既に Outlook で RSS フィードを受信している場合、その場所に SharePoint サイトからの RSS フィードも表示されます。

  • 通知     アイテムが変更されたときに通知を受信できます。SharePoint サイトでコンテンツが変更されると、受信トレイにメッセージとして通知が送信されます。どのような変更が発生した場合でも通知する、新しいアイテムが作成されたときに通知するなど、通知を受信する条件を指定できます。また、通知をすぐに受信するか、日か週に 1 度概要を通知するかを選択できます。

通知を既に受信していてニーズが変わった場合は、RSS フィードおよび通知をキャンセルできます。たとえば、ディスカッション掲示板に電子メール ディスカッションをアーカイブする SharePoint グループに所属していて、電子メールでコンテンツを既に受信していることに気付いた場合、通知をキャンセルできます。

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SharePoint のリストまたはライブラリから RSS フィードを受信する

  1. Web ブラウザで、SharePoint サイトのリストまたはライブラリを開きます。

    リストまたはライブラリが見つからない場合、[すべてのサイト コンテンツの表示] をクリックしてからリストまたはライブラリの名前をクリックします。

  2. [アクション] メニューの [ メニューの画像RSS フィードの表示] をクリックします。

    リストまたはライブラリのアイテムの概要が記載された Web ページが表示されます。

  3. 表示された Web ページの [この RSS フィードを購読] リンクをクリックします。

  4. この RSS フィードを購読するかどうかを確認するメッセージが表示されたら、[はい] をクリックします。

    [RSS フィード] フォルダに、リストまたはライブラリの RSS フィードが表示されます。

    Outlook の RSS フィード

  5. [RSS フィード] の下で、SharePoint のリストまたはライブラリのフォルダを選択します。

    閲覧ウィンドウを有効にしている場合、そこにコンテンツが表示され、コンテンツを読んだり操作したりできます。

  6. リスト アイテムまたはファイルの RSS フィードをダブルクリックすると、フィードが開きます。

  7. RSS フィードのアイテムの中には、SharePoint リスト アイテム全体またはファイル全体の概要が記載されているものがあります。リスト アイテム全体またはファイル全体を表示するには、[記事の表示] リンクをクリックします。

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SharePoint のリストまたはライブラリの通知を作成する

リストまたはライブラリのアイテムが変更されたときに変更を知らせるため、通知を作成できます。通知は、Outlook 2007 または SharePoint サイトから作成できます。通知を作成するには、SharePoint サイトを実行しているサーバーに接続していて、かつそのリストまたはライブラリの通知を作成する権限を持っている必要があります。Office Outlook 2007 を使用して通知を作成する手順について、以下で説明します。

注: SharePoint 管理者では、変更が制限されている、およびサイト全体に対して通知を無効にすることができます。詳細については、SharePoint サイトの管理者を参照してください。

  1. Outlook のナビゲーション ウィンドウで、[メール] が選択されていることを確認します。

  2. [ツール] メニューの [仕分けルールと通知] をクリックします。

  3. [通知の管理] タブをクリックします。

  4. [新しい通知] をクリックします。

  5. [新しい通知] ダイアログ ボックスで、作成する通知の発信元を選択します。通知を作成する SharePoint サイトが表示されていない場合、[Web サイト アドレス] ボックスにサイトのアドレスを入力します。

  6. [開く] をクリックします。

    [新しい通知] ページに SharePoint サイトが開きます。

  7. 通知を作成するリストまたはライブラリをクリックします。

  8. [次へ] をクリックします。

  9. [通知のタイトル] セクションに、通知のタイトルを入力します。入力したタイトルは、電子メール通知の [件名] ボックスで使用されます。

  10. 通知の送信先] セクションで、通知を送信する相手の名前を入力または、アドレス帳] ボタン ボタン イメージ 名前を選択する] をクリックします。自分に通知を送信するのには、電子メール アドレスを入力します。

    サイトの設定と与えられている権限によっては、自分の電子メール アドレスが既に表示されている場合もあります。その場合、他のユーザーには通知を追加できないことがあります。

  11. 通知の対象をすべての変更にするか自分で作成したアイテムの変更のみにするか、通知の頻度など、必要な設定を選択します。

  12. [OK] をクリックします。

  13. 他の通知を作成するには、[このサイトの個人用通知] の [通知の追加] をクリックします。

ヒント: SharePoint サイトのリストまたはライブラリにある特定のアイテムまたはファイルについての通知を設定することもできます。SharePoint サイトのリストまたはライブラリで、該当のアイテムまたはファイルをポイントし、表示される矢印をクリックして、[通知] をクリックします。

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SharePoint のリストまたはライブラリからの RSS フィードをキャンセルする

通常の RSS フィードをキャンセルするときと同様に、SharePoint のリストまたはライブラリから受信している RSS フィードをキャンセルできます。

  1. ナビゲーション ウィンドウの [メール] で、[RSS フィード] フォルダをクリックして展開します。

  2. キャンセルする RSS フィードを選択します。

  3. Del キーを押します。

  4. 削除の確認メッセージが表示されたら、[はい] をクリックします。

    注記: 

    • RSS フィードをそのまま保持し、ダウンロードされたアイテムを削除する場合は、RSS フィードのフォルダを開き、削除するアイテムを選択して、Del キーを押します。

    • ダウンロード済みのアイテムを削除せずに RSS フィードをキャンセルすることもできます。[ツール] メニューの [アカウント設定] をクリックします。次に、[RSS フィード] タブをクリックし、購読をキャンセルするリストまたはライブラリを選択して、[削除] をクリックします。

    • 削除の際、RSS フィードが同期中である場合は、同期が完了してから削除が行われることを示すメッセージが表示されます。

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SharePoint のリストまたはライブラリの通知をキャンセルする

通知は、Outlook 2007 または SharePoint サイトから管理できます。リストまたはライブラリの通知をキャンセルするには、そのリストまたはライブラリの通知を変更できる権限が必要です。Outlook 2007 を使用して通知をキャンセルするための手順は以下のとおりです。

注: SharePoint 管理者では、変更が制限されている、およびサイト全体に対して通知を無効にすることができます。詳細については、SharePoint サイトの管理者を参照してください。

  1. Outlook のナビゲーション ウィンドウで、[メール] が選択されていることを確認します。

  2. [ツール] メニューの [仕分けルールと通知] をクリックします。

  3. [通知の管理] タブをクリックします。

  4. キャンセルする通知を選択します。

  5. [削除] をクリックします。

  6. 削除の確認メッセージが表示されたら、[はい] をクリックします。

注: 仕分けルールと通知] ダイアログ ボックスをキャンセルする通知が表示されない場合は、SharePoint サイトからの通知をキャンセルすることができます。表示して、SharePoint サイトで、通知の管理、自分の名前の開始] メニューをクリックし、[個人用の設定] をクリックし、[個人用通知] をクリックします。

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注: 機械翻訳についての免責事項: この記事の翻訳はコンピューター システムによって行われており、人間の手は加えられていません。マイクロソフトでは、英語を話さないユーザーがマイクロソフトの製品、サービス、テクノロジに関するコンテンツを理解するのに役立てるため、こうした機械翻訳を提供しています。記事は機械翻訳されているため、用語、構文、文法などに誤りがある場合があります。

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