SharePoint サイトでディスカッションに参加する

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ディスカッション掲示板を使用して、他のユーザーとの情報共有やディスカッションを行うことができます。SharePoint サイトにディスカッション掲示板を設置してある場合、Microsoft Office Outlook 2007 を使用していくつかの方法で掲示板を操作できます。

注: この記事で説明する機能は、 Windows SharePoint Services 3.0またはMicrosoft Office SharePoint Server 2007に実行されている SharePoint サイトを操作します。Microsoft SharePoint 製品のバージョンが不明テクノロジがサーバー上で実行している場合は、サーバー管理者に依頼します。

この記事の内容

概要

ディスカッション掲示板を Outlook に接続します。

Outlook を使ってディスカッション掲示板に投稿します。

Outlook を使ってディスカッション トピックに返信します。

ディスカッション掲示板に既存のメール アイテムを移動します。

Outlook からディスカッション掲示板を削除します。

ディスカッション掲示板に電子メールを送信します。

概要

ディスカッション掲示板は、プロジェクトの目標についてのブレーンストーミング、共通の関心事についてのディスカッションなど、さまざまな用途に使用できます。電子メールの処理に多くの時間を費やしているユーザーにとっては、Web ブラウザで SharePoint サイトを開くよりも、Office Outlook 2007 を使用してディスカッション掲示板を操作する方が簡単である場合があります。

ディスカッション掲示板を Outlook に接続する

SharePoint サイトのディスカッション掲示板を Outlook に接続すると、閲覧ウィンドウの SharePoint リスト フォルダにコンテンツが表示されます。SharePoint サイトのディスカッションに対し、Outlook からウィンドウを切り替えることなく閲覧、投稿、および返信が可能です。また、電子メール メッセージなど、メールボックスのアイテムをドラッグまたはコピーして、ディスカッション掲示板に追加できます。

ディスカッション掲示板を Outlook に接続した後は、ディスカッション トピックをオフラインにして作業できます。オフラインでトピックの作成またはトピックへの返信を行った場合、サーバーに再接続してブラウザの表示を更新したときに作業内容が投稿されます。

SharePoint サイトとディスカッション掲示板が電子メールを受信する設定になっている場合、ディスカッション掲示板を Outlook に接続していなくても、電子メールを送信してコンテンツを追加できます。ワーク グループが SharePoint グループとして設定されていて、独自の電子メール配布リストもある場合、このグループには既にディスカッション掲示板が用意されている可能性があります。その際、相互に送信した電子メールは自動的にディスカッション掲示板に追加されます。

ディスカッションを使用するのに最も適した技法を決定するために、次のガイドラインを参考にしてください。

ディスカッション掲示板を Outlook に接続するとき

  • ナビゲーション ウィンドウで電子メールや仕事を扱うのと同様に、ディスカッション掲示板のコンテンツを表示および操作する場合。

  • ディスカッションの投稿を電子メール メッセージとして送信せずに作成する場合。

  • メールボックスのアイテムをディスカッション掲示板にドラッグできるようにする場合。

  • Outlook で使用できる校正ツールなどの機能を使用する場合。SharePoint サイト上でもディスカッション トピックの書式設定を行うことはできますが、Outlook にはスペル チェック、類義語辞典など、SharePoint サイトにはないツールがあります。

  • ディスカッション掲示板またはサイトが、電子メールを受信する設定になっていない場合。

ディスカッション掲示板に電子メールを送信するとき

  • アイテムを電子メールで送信している場合。ディスカッション掲示板のアドレスをメッセージに追加し、通常どおり送信できます。

  • ディスカッション掲示板が SharePoint グループの一部であり、ディスカッション掲示板にチーム ディスカッションの通常のパーツとしてコンテンツが表示される場合。

  • Outlook で使用できる校正ツールなどの機能を使用する場合。SharePoint サイト上でもディスカッション トピックの書式設定を行うことはできますが、Outlook にはスペル チェック、類義語辞典など、SharePoint サイトにはないツールがあります。

  • サイトのリストが電子メールを受信する設定の場合。

注: ディスカッション掲示板がどのような設定かによって、掲示板を使用するために、ディスカッション掲示板が設置されているサイトのメンバになっている必要がある場合や、他の種類の権限を所有者から割り当てられている場合があります。詳細については、サイト所有者に問い合わせてください。

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ディスカッション掲示板を Outlook に接続する

  1. Web ブラウザで、SharePoint サイトのディスカッション掲示板を開きます。

    ディスカッション掲示板が見つからない場合、[すべてのサイト コンテンツの表示] をクリックしてからディスカッション掲示板の名前をクリックします。

  2. [アクション] メニューの [ メニューの画像Outlook に接続] をクリックします。

  3. ディスカッション掲示板を Outlook に接続するかどうかを確認するメッセージが表示されたら、[はい] をクリックします。

    ディスカッション掲示板が、Outlook の [SharePoint リスト] という新しいフォルダのフォルダ一覧に追加されます。ディスカッション トピックが表示された後、トピックの閲覧およびトピックへの返信が可能です。

ヒント: ディスカッション掲示板を Outlook に接続した後、ディスカッション掲示板に接続するその他のチーム メンバーに共有メッセージを送信できます。Outlook では、ディスカッション掲示板の名前を右クリックし、ショートカット メニューの [共有のディスカッション掲示板の名前をクリックします。これは、リンクとディスカッション掲示板に接続するためのコマンドを含む電子メール メッセージを作成します。

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Outlook を使用してディスカッション掲示板に投稿する

最初に SharePoint サイトのディスカッション掲示板のディスカッション トピックを投稿するには、 Office Outlook 2007で、次の手順を使用してには、ディスカッション掲示板を Outlook に接続する必要があります。詳細については、この記事のディスカッション掲示板を Outlook に接続するを参照してください。

  1. [メール]ナビゲーション ウィンドウで、 SharePoint リストフォルダーを展開するプラス記号をクリックし、[チーム ディスカッション マーケティング - など、ディスカッション掲示板の名前をクリックします。

    ディスカッション掲示板の名前を表示するフォルダーの一覧をスクロールする必要があります。

  1. [新規作成] メニューの [現在のフォルダに投稿] をクリックします。

  2. [件名] ボックスに、ディスカッション トピックの件名を入力します。

    件名のテキストは、Outlook のディスカッション掲示板と SharePoint サイトに表示されます。

  3. [件名] ボックス下の投稿本文上でクリックし、ディスカッション トピックのテキストを入力します。

    書式設定を適用したり校正ツールを使用したりして、メッセージを作成します。

  4. [投稿] をクリックします。

注: 投稿したトピックは、ブラウザの内容を更新すると、Outlook のディスカッション掲示板と SharePoint サイトに追加されます。

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Outlook を使用してディスカッション トピックに返信する

まずOffice Outlook 2007を使用して、SharePoint サイトのディスカッション掲示板のトピックに返信するには、ディスカッション掲示板を Outlook に接続する必要があります。詳細については、この記事のディスカッション掲示板を Outlook に接続するを参照してください。

トピックを投稿した本人に返信を直接送信する必要がなく、ディスカッション掲示板に返信を追加すればよい場合は、掲示板に返信を投稿します。ディスカッション トピックを投稿した本人に直接返信する場合、電子メール メッセージに通常返信する場合と同様に返信できます。

  1. [メール]ナビゲーション ウィンドウで、 SharePoint リストフォルダーを展開するプラス記号をクリックし、[チーム ディスカッション マーケティング - など、ディスカッション掲示板の名前をクリックします。

    ディスカッション掲示板の名前を表示するフォルダーの一覧をスクロールする必要があります。

  1. 返信先のディスカッション トピックを参照し、アイテムをダブルクリックして開きます。

  2. 次のいずれかの操作を行います。

    • メールを送信せずにディスカッション トピックに返信を追加するには、[返信を投稿] をクリックします。返信に含める情報を入力し、[投稿] をクリックします。

    • 電子メールで返信を送信するには、[返信] をクリックします。返信に含める情報を入力し、[送信] をクリックします。

      [返信] をクリックすると、ディスカッション トピックを投稿した本人のみに返信メッセージが送信されます。ディスカッション掲示板には返信が追加されません。

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既存のメール アイテムをディスカッション掲示板に移動する

電子メール メッセージ、予定表アイテムなどのメール アイテムをOffice Outlook 2007を使用して、ディスカッション掲示板に追加するには、まず [ディスカッション掲示板を Outlook に接続する必要があります。詳細については、この記事のディスカッション掲示板を Outlook に接続するを参照してください。

重要: ディスカッション掲示板に予定表アイテムをコピーするとき、アイテムに含まれるのはお知らせのテキストのみで、予定表アイテムの完全な機能は備わっていません。たとえば、会議出席依頼をディスカッション掲示板にコピーして今後の会議について出席者に通知できますが、Outlook であれば表示される会議出席依頼のアラームは、掲示板では表示されません。

まず、以下の手順で必要になる場所がわかるよう、[SharePoint リスト] フォルダでディスカッション掲示板の場所を特定しておきます。

  1. [ナビゲーション ウィンドウ] の [メール] で、ディスカッション掲示板に移動するメール アイテムを選択します。

  2. [標準] ツールバーは、ドロップダウン リストを表示するフォルダーに移動する ボタン イメージ をクリックし、[リストのフォルダーに移動] をクリックします。

    標準ツールバーの [フォルダへ移動] をクリックしたときに表示される一覧には、これまでにアイテムの移動先として指定したフォルダも表示されます。一覧にディスカッション掲示板の名前が表示されている場合、一覧の [フォルダへ移動] ではなくディスカッション掲示板をクリックできます。

  3. [アイテムの移動] ダイアログ ボックスで、ディスカッション掲示板のフォルダをクリックし、[OK] をクリックします。

    ディスカッション掲示板のフォルダは [SharePoint リスト] フォルダにあります。場合によっては、掲示板のフォルダを表示するためにスクロールする必要があります。

  4. [投稿] をクリックします。

ヒント: アイテムを移動する代わりに、メール フォルダからディスカッション フォルダにドラッグして [投稿] をクリックすることもできます。

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Outlook からディスカッション掲示板を削除する

  1. [メール] の [SharePoint リスト] フォルダで、削除するディスカッション掲示板の名前をクリックします。

  2. フォルダー名を右クリックし、ショートカット メニューの [ディスカッション掲示板の名前を削除] をクリックします。

  3. 削除の確認メッセージが表示されたら、[はい] をクリックします。

    注: この手順では、ディスカッション掲示板は Outlook からのみ削除され、Windows SharePoint Services サイトからは削除されません。

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ディスカッション掲示板に電子メールを送信する

ディスカッション掲示板が電子メールを受信する設定の場合、電子メールを送信してディスカッション トピックを追加できます。先にディスカッション掲示板を Outlook に接続しておく必要はありません。通常どおりメッセージを作成し、電子メール メッセージの [宛先] または [Cc] にディスカッション掲示板の名前を追加します。メッセージを送信すると、ディスカッション掲示板に新しいディスカッション トピックが作成されます。

電子メールの配布リストにディスカッション掲示板が含まれている SharePoint グループに所属している場合、このグループに送信する電子メール メッセージは自動的にディスカッション掲示板に追加されます。[宛先] または [Cc] にグループを指定して電子メールのディスカッション メッセージに返信した場合、返信はディスカッションの返信にもなります。

電子メールを使用してディスカッションに参加するには、まずディスカッション掲示板または SharePoint グループのアドレスを入手する必要があります。ディスカッション掲示板または SharePoint グループの電子メール アドレスは、アドレス帳に表示される場合もあります。アドレスがアドレス帳にない場合、自分の連絡先一覧に追加しておくと、後で簡単に検索できます。

  1. Outlook では、ディスカッション掲示板に追加するアイテムを、次のいずれかの方法で準備します。

    • 新しいディスカッション トピックを作成するには、通常どおり新しい電子メール メッセージを作成します。たとえば、[ファイル] メニューの [新規作成] をポイントし、[メッセージ] をクリックします。

    • 電子メールを使用して既存のディスカッション トピックに返信するには、元の電子メール メッセージを開いて [返信] をクリックします。

  2. [宛先] または [CC] ボックスに、ディスカッション掲示板または SharePoint グループのアドレスを追加します。

  3. 返信内容をメッセージに追加します。

  4. [送信] ボタンをクリックします。

注: 既存のディスカッションと同じ件名の電子メールを他のユーザーがディスカッション掲示板に送信した場合でも、既存の電子メール ディスカッションの返信でない限り、メッセージが自動的にそのディスカッションの返信として保存されることはありません。したがって、異なるディスカッションに属する複数のメッセージが、"契約" のような同一の件名を付けられていても、誤って同一のディスカッションに追加されることはありません。

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