SharePoint グループのメンバに電子メールを送信する

チームまたは Windows SharePoint Services 3.0 サイトに、SharePoint グループ という独自のメールの配布リストがある可能性があります。これは、グループのメンバーのメール アドレスが含まれるメール リストです。

この記事の内容

概要

SharePoint グループの詳細を確認する

SharePoint グループにメールを送信する

概要

SharePoint グループにメールを送信する操作は、通常のメール メッセージを同僚やグループに送信する場合と似ています。まず、メッセージの [宛先] または [CC] ボックスに入力できるように、グループのメール アドレスが必要です。

たとえば、自分が属する部門用の SharePoint グループがあるとします。グループの各メンバーを検索してメール メッセージに追加するのではなく、プロジェクトに関するメールをグループのアドレスに送信できます。

SharePoint グループの設定方法によっては、グループにメールを送信することで、サイトにコンテンツを追加できる場合があります。SharePoint グループに、サイトの複数のリストやライブラリのメール アドレスを含めて、メールを SharePoint グループに送信した場合に、そのコンテンツもサイトに追加することもできます。

たとえば、会社のローン部門用の SharePoint グループがあるとします。このグループは、メッセージと返信がディスカッション掲示板に追加されるように設定されています。ガイドラインに関する最新のメール メッセージを受信トレイから検索するのではなく、Windows SharePoint Services 3.0 サイトのディスカッション掲示板で閲覧することができます。

また、部門用の予定表があり、メールで送信された会議出席依頼や、サイトの予定表に直接追加したアイテムを保存することもできます。

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SharePoint グループの詳細を確認する

ほとんどの場合、使っているメール アプリケーションのアドレス帳で、SharePoint グループのメール アドレスを確認できます。アドレスが表示されない場合は、管理者またはサイト所有者にアドレスについて問い合わせてください。アドレスを入手したら、メール アプリケーションの個人用連絡先リストに追加し、後で見つけやすいようにします。

サイトのセットアップ時にグループもセットアップした場合、グループには、メールを受信するリストが既定で 2 つ含まれています。

  • 既定の [チーム ディスカッション] リストには、メール メッセージがアーカイブされます。既定のアドレスは <グループ名>.discussions です (たとえば、marketing.discussions)。

  • 既定の [予定表] リストには、会議出席依頼と他の予定表アイテムが格納されます。既定のアドレスは <グループ名>.calendar です (たとえば、marketing.calendar)。

サイトの作成後に SharePoint グループをセットアップし、メールを受信するリストまたはライブラリをセットアップした場合、管理者は、リストまたはライブラリのアドレスをメール リストに追加できます。

リストが SharePoint グループに含まれている場合、リストのメール アドレスを知っている必要はありませんグループのアドレス宛てにメッセージを送信または返信すると、メッセージと返信は自動的にサイトに格納されます。たとえば、メッセージと返信はディスカッション アイテムとして格納され、会議出席依頼はグループの予定表に追加されます。

グループ所有者または管理者は、Windows SharePoint Services 3.0 サイトにアイテムをアーカイブしないように指定している可能性があります。また、所有者または管理者が、ドキュメント ライブラリなど、追加のリストやライブラリをセットアップしている可能性があります。誰かがその SharePoint グループにメールを送信すると、コンテンツを受信できます。

メールを送信できる SharePoint グループやリストの詳細については、サイト所有者または管理者に問い合わせてください。

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SharePoint グループにメールを送信する

  1. 電子メール アプリケーションで、次のいずれかの方法により、送信するアイテムを準備します。

    • ディスカッション アイテムを送信またはチームのブログ (ウェブログ) にアイテムを投稿するには、メッセージの本文に内容を入力します。

    • 予定表アイテムを送信するには、電子メール アプリケーションまたは予定表アプリケーションから会議出席依頼や予定を送信します。

    • 画像、フォーム、またはドキュメントを送信するには、そのアイテムをメッセージに添付ファイルとして追加します。

    • 標準の電子メール メッセージまたは返信を送信するには、通常の電子メール メッセージと同様に、メッセージの本文に内容を入力します。

  1. [宛先] または [CC] ボックスに SharePoint グループのアドレスを追加します。

    ほとんどの場合、アドレスはアドレス帳に登録されています。登録されていない場合は、管理者にアドレスを問い合わせてください。

  2. メッセージを送信します。ほとんどの電子メール アプリケーションでは、[送信] をクリックするとメッセージを送信できます。

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