SharePoint に組み込まれているワークフローについて

SharePoint に組み込まれているワークフローについて

SharePoint ワークフローは、さまざまなビジネス プロセスを効率化および自動化するプログラム済みのミニアプリケーションです。署名、フィードバック、計画やドキュメントの承認の収集から、日常的な手続きの現在の状態のトラッキングまで、さまざまなワークフローがあります。SharePoint ワークフローは、時間と労力を節約して、定期的に実行するタスクの一貫性と効率を確保するように設計されています。

SharePoint ワークフローとは

フローチャートについては既に多くの方がご存じでしょう。フローチャートとは、プロセスを図で表したもので、各ステップで実行する処理についての指示が書き込まれています。

ワークフロー プロセス

SharePoint ワークフローは、自動化されたフローチャートのようなもので、標準のワークフロー プロセスから多くの労力、試行錯誤、不規則性を取り除きます。

たとえば、上の図のドキュメント承認プロセスを見てください。このプロセスを手動で実行する場合、ドキュメントを転送したり確認のメールを送信したりして、大量のチェックと追跡が行われることになります — そして、これらの作業をすべて自分や同僚が行わなければなりません。その結果、大量の追加作業が発生したり、(おそらくはさらに大きな問題として) 頻繁に作業を中断させられたりすることになります。

しかし、SharePoint のドキュメント承認ワークフローを使用してこのプロセスを実行すると、チェック、追跡、確認、転送の作業がすべてワークフローによって自動的に実行されます。タスクの完了が予定よりも遅れている人がいるなどの問題が発生した場合は、ほとんどの付属ワークフローで、そのことを知らせる通知が送信されます。問題を防止するためにグループのだれかがプロセスを監視する必要はありません。SharePoint ワークフローでは、プロセスが常に自動的に監視されています。

SharePoint ワークフローは、実行するのも簡単です。ワークフローの種類を選び、状況に最も適したオプションを指定するだけで、ワークフローが自動的に実行されます。もちろん、ワークフローは必要に応じていつでも取り消したり終了したりできます。

組み込まれている各種のワークフローは、テンプレートのように機能します。開始フォームを使用して、1 つのリスト用やライブラリ用、またはサイト コレクション全体用にワークフローのバージョンを追加します。これらのオプションと選択肢には、タスクを割り当てるユーザー、タスクの期限、ワークフローを開始する方法と開始するユーザー、タスク通知に含める指示などがあります。

重要:  既定では、承認、フィードバックの収集、および署名の収集の各ワークフローはアクティブ化されず、関連付けフォームの [ワークフロー テンプレートの選択] リスト ボックスに表示されません。これらのワークフローを使用できるようにするには、サイト管理者がサイト コレクション レベルでこれらをアクティブ化する必要があります。

プログラム済みのワークフローの種類が 5 つ用意されています。

チェック マーク 承認ワークフローは、ドキュメントやその他のアイテムを承認のために指定のユーザーに回覧します。承認ワークフローを使用して、リストまたはライブラリでコンテンツの承認を管理することもできます。詳細と手順については、「承認ワークフローの概要」を参照してください。

フィードバックの収集ワークフロー フィードバックの収集ワークフローは、ドキュメントやその他のアイテムをフィードバックのために指定のユーザーに回覧します。フィードバックの収集ワークフローは、参加者からのすべてのフィードバックをまとめて、校閲プロセスの記録と共にワークフローの所有者に提供します。詳細と手順については、「フィードバックの収集ワークフローについて」を参照してください。

署名の収集ワークフロー 署名の収集ワークフローは、Microsoft Office ドキュメントをデジタル署名のために指定のユーザーに回覧します。署名の収集ワークフローは、Word 文書、Excel ブック、InfoPath フォームを使用する場合にのみ機能します。詳細と手順については、「署名の収集ワークフローについて」を参照してください。

3 段階の状態管理ワークフロー 3 段階の状態管理ワークフローは、3 つの状態 (フェーズ) を介してリスト アイテムの状態をトラッキングするように設計されています。3 段階の状態管理ワークフローを使用すると、顧客サポートの問題、潜在顧客、プロジェクト タスクなど、大量の案件やアイテムの追跡が求められる組織のビジネス プロセスを管理できます。

状態から状態への移行時には、ワークフローによりユーザーにタスクが割り当てられ、タスクに関する通知がメールでそのユーザーに送信されます。このタスクが完了すると、アイテムの状態が更新されて、次の状態に進みます。3 段階の状態管理ワークフローは、[案件管理] リスト テンプレートと連携するように設計されていますが、3 つ以上の値を持つ [選択肢] 列が設定されたリストで使用できます。

詳細と手順については、「3 段階の状態管理ワークフローを使用する」を参照してください。

廃棄承認ワークフロー 発行承認のワークフローは、レビューと承認のために案件の専門家と利害関係者にコンテンツを自動的に回覧する点で他の SharePoint ワークフローと似ています。承認発行のワークフローは、新規および更新済みの Web ページの発行が細かく管理される発行サイト専用で設計されていることが他のワークフローとは異なります。これらの種類のサイトでは、ワークフロー内のすべての承認者によって承認されるまで新しいコンテンツは発行できません。詳細と手順については、「発行承認のワークフローの操作」を参照してください。

ワークフローを追加したり開始したりするには、ワークフローが実行されるリスト、ライブラリ、またはサイト コレクションに対する適切な権限が必要です。

  • ワークフローの追加    既定では、ワークフローを追加するにはリストの管理権限が必要です (既定では、所有者グループにはリストの管理権限が割り当てられていますが、メンバー グループと閲覧者グループには割り当てられていません)。

  • ワークフローの開始    既に追加されているワークフローを開始するには、既定ではアイテムの編集権限が必要です (既定では、メンバー グループと所有者グループにはアイテムの編集権限が割り当てられていますが、閲覧者グループには割り当てられていません)。
    所有者は、所有者グループのメンバーのみが開始できるように特定のワークフローを構成することもできます。

次の図は、SharePoint ワークフローの計画、追加、実行、変更のための基本的な段階の概要を示しています。各ステップについて以下で説明します。

ワークフロー プロセス

  • 計画    開始フォームを使用してワークフローのバージョンを追加するときに必要なオプションと情報を確認します。

  • 追加    開始フォームへの入力を行って、リスト、ライブラリ、またはサイト コレクションにワークフローのバージョンを追加します。

  • 開始    手動または自動で、リストやライブラリ内のドキュメントやその他のアイテムに対して新しいワークフローを開始します (手動で開始する場合は、ワークフローの関連付けフォームの一部の設定を、簡単な開始フォームで変更できます)。ワークフローを開始すると、タスクが作成され、通知メッセージが送信されて、アクションとイベントの追跡が開始されます。

  • 監視    ワークフローが実行されているときに、完了したタスクや発生したその他のアクションを [ワークフローの状態] ページで確認できます。必要な場合は、ここから現在および将来のタスクを調整できます。さらに、このワークフローの実行を取り消したり終了したりすることもできます。

  • 確認    実行が完了したら、[ワークフローの状態] ページで履歴全体を確認できます。[ワークフローの状態] ページでは、このワークフローの全般的なパフォーマンスに関する統計レポートを作成することもできます。

  • 変更    ワークフローが正しく機能しない場合は、ワークフローを追加するために使用した元の関連付けフォームを開いて変更を加えることができます。

組み込みのワークフローでより柔軟な変更が必要な場合は、SharePoint Designer 2013 などのツールを使用して、ワークフローをさらにカスタマイズすることができます。独自のワークフローを一から作成することもできます。

ワークフロー デザイナーを使用して、条件とアクションを SharePoint リストやライブラリ内のアイテムに関連付けるルールを作成します。リストまたはライブラリ内のアイテムを変更すると、ワークフローのアクションが実行されます。

たとえば、アイテムのコストが特定の金額を超えた場合に追加の承認ワークフローを開始するワークフローを設計できます。

関連するドキュメント セット用のワークフローを定義することもできます。たとえば、ワークフローがドキュメント ライブラリに関連付けられている場合や、ドキュメント コンテンツ タイプごとに選んで実行される場合は、状況に応じたドキュメント セットのアクションのグループが表示されます。ドキュメント セットによってドキュメントのグループが 1 つの単位として処理されるため、ドキュメント セットのワークフロー アクションはそのドキュメント セット内の各アイテムに対して実行されます。

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