SharePoint でファイルやフォルダーが変更されたときに知らせてくれる通知を作成する

SharePoint でファイルやフォルダーが変更されたときに知らせてくれる通知を作成する

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サイト上の SharePoint ドキュメントまたはアイテムが変更された場合に最新の状態に保つため、通知を作成することができます。管理者によるサーバーの設定方法に応じて、メールまたはテキスト メッセージ (SMS) を介して通知をチームに送信することができます。サイトが Office 365 サブスクリプションに属している場合は、サイトが最初に作成されたときに通知は有効になります。組織が管理するオンプレミスの SharePoint 展開にサイトが属している場合、通知は独自のメールで送信されます。

通知を電子メール メッセージとして受信するには、サーバー管理者が事前に SharePoint サーバーの全体管理で送信電子メールを構成しておく必要があります。同様に、通知をテキスト メッセージとして受信するには、サーバー管理者が事前にサーバーの全体管理で SMS/MMS サービス設定を有効にしておく必要があります。

他に、RSS フィードを使用して通知を取得する方法もあります。詳細については、「通知の作成または RSS フィードの購読を行う」を参照してください。

更新日: 2016 年 12 月 20 日。ユーザーからのフィードバックに感謝します。

通知は、リスト、ライブラリ、フォルダー、ファイル、またはリスト アイテムに対して設定できます。たとえば、ライブラリ内の特定のフォルダーについて通知を受け取るように設定し、ライブラリの他の部分に加えられた変更については通知を受け取らないように設定できます。

SharePoint Online でのアイテムの変更について通知を受け取る

ファイル、リンク、フォルダーが SharePoint Online のドキュメント ライブラリで変更されたときに通知を受け取ることができます。通知の設定時に表示されるオプションは、アイテム (ファイル、フォルダー、リンク) によって異なります。

  1. ドキュメント ライブラリを開き、通知を受け取るファイル、リンク、フォルダーの上にカーソルを合わせ、チェック マークをクリックします。

    チェック ボックスにカーソルが置かれているドキュメントが強調表示されている
  2. アイテム名の右にある省略記号 (...) をクリックし、[通知] をクリックします。

    [通知] が強調表示された [...] メニュー
  3. [アイテムの変更時に通知する] ダイアログ ボックスで、必要なオプションを選択し変更します。設定と説明については、「通知オプション」を参照してください。

  4. 完了したら [OK] をクリックします。

SharePoint Online のドキュメント ライブラリでのすべての変更について通知を受け取る

あらゆるファイル、リンク、フォルダーの変更に対して通知を受け取ることができます。通知オプションは、アイテム (ファイル、フォルダー、リンク) によって多少異なります。

  1. SharePoint Online のドキュメント ライブラリを開き、アイテムが選択されていないことを確認します。

  2. ページの一番上にあるツールバーの省略記号 (...) をクリックし、[通知] をクリックします。

    [通知] が強調表示された [...] メニュー (ライブラリ全体)
  3. [アイテムの変更時に通知する] ダイアログ ボックスで、必要なオプションを変更するか、入力します。設定と説明については、「通知オプション」を参照してください。

  4. 完了したら [OK] をクリックします。

SharePoint Online での通知の取り消し

  1. サイト上のページからの通知を表示するには、先頭行の省略記号 (...) をクリックし、[個人用通知の管理] をクリックします。

    強調表示された SharePoint Online の通知の管理ボタン

    注:  ドキュメント ライブラリまたはリストで、[ライブラリ] または [リスト] ([ページ] ではなく) をクリックし、[通知] を表示します。タスク リスト、予定表リストなどの特殊なリストの場合、タブの実際の名前は異なります。たとえば、予定表リストには [イベント] タブと [予定表] タブがあり、これらのタブに [通知] があります。

  2. 削除する通知の名前の隣にあるチェックボックスをクリックします。

  3. [選択した通知の削除] をクリックし、[OK] をクリックします。

    [選択した通知の削除] が強調表示された個人用通知マネージャー
  4. [OK] をクリックします。

テキスト メッセージまたはメールの通知なしで更新内容を確認する

電子メールやテキスト メッセージを受け取る必要はないが、ドキュメント ライブラリでの変更の状況を把握したい場合は、「ドキュメント ライブラリでのファイル アクティビティ」を参照してください。

SharePoint 2016、2013、または 2010 で通知を設定する

  1. 通知を設定する SharePoint のライブラリまたはリストに移動します。別のページでリストまたはライブラリのビューが表示されている場合は、リストまたはライブラリのタイトルを最初にクリックすることが必要になる場合があります。たとえば、[ドキュメント] ライブラリに移動するには、最初に [ドキュメント] をクリックすることが必要になる場合があります。

  2. 次のいずれかの操作を行います。

    • ライブラリまたはリスト全体に通知を設定するには、[ライブラリ] または [リスト] をクリックしてから [通知]、[このライブラリに​​通知を設定] の順にクリックします。

      [このライブラリに通知を設定] が強調表示されている [ライブラリ] タブ
    • ドキュメントに通知を設定するには、ドキュメントを選択し、[ファイル] または [ドキュメント] をクリックし、[通知] をクリックし、[このドキュメントに​​通知を設定] をクリックします。

      [ファイル] タブで、[このドキュメントに​​通知を設定] が強調表示されている
    • リスト アイテムに通知を設定するには、アイテムを選択し、[アイテム] タブをクリックし、[通知] をクリックし、[このアイテムに​​通知を設定] をクリックします。

      選択されたアイテムに対する SharePoint 2016 の [アイテムに通知を設定]
  3. 通知に関する必要なオプションを選択します。設定と説明については、「通知オプション」を参照してください。

注: 画像ライブラリ、タスク リスト、予定表リストなどの特殊なライブラリまたはリストの場合、手順 1 と手順 2 のタブとボタンの実際の名前は異なります。たとえば、予定表リストには [イベント] タブと [予定表] タブがあり、これらのタブに [通知] があります。

サイトおよびサーバーの設定によっては、通知の作成対象としたユーザーに通知の作成を知らせる電子メール メッセージが送信されることがあります。この通知の電子メール メッセージには、リストまたはライブラリへのリンク、通知の設定、通知を作成した個人の名前、モバイル ビュー、およびその他の情報とコマンドが含まれます。

SharePoint 2016、2013、または 2010 での通知の取り消し

  1. 通知を設定する SharePoint のライブラリまたはリストに移動します。別のページでリストまたはライブラリのビューが表示されている場合は、リストまたはライブラリのタイトルを最初にクリックすることが必要になる場合があります。たとえば、[ドキュメント] ライブラリに移動するには、最初に [ドキュメント] をクリックすることが必要になる場合があります。

  2. [ライブラリ] または [一覧] をクリックし、[通知] をクリックし、[個人用通知​​の管理] をクリックします。

    強調表示された SharePoint 2016 の通知の管理ボタン

    注:  ドキュメント ライブラリまたはリストで、[ライブラリ] または [リスト] ([ページ] ではなく) をクリックし、[通知] を表示します。タスク リスト、予定表リストなどの特殊なリストの場合、タブの実際の名前は異なります。たとえば、予定表リストには [イベント] タブと [予定表] タブがあり、これらのタブに [通知] があります。

  3. 削除する通知の名前の隣にあるチェックボックスをクリックします。

  4. [選択した通知の削除] をクリックし、[OK] をクリックします。

    [選択した通知の削除] が強調表示された個人用通知マネージャー
  5. [OK] をクリックします。

SharePoint 2007 で通知を作成する

  1. リストまたはライブラリが開いていない場合は、サイド リンク バーでその名前をクリックします。

    目的のリストまたはライブラリの名前が表示されない場合は、[すべてのサイト コンテンツの表示] をクリックして、リストまたはライブラリの名前をクリックします。

  2. 次のいずれかの操作を行います。

    • リストまたはライブラリに通知を設定するには、[アクション] メニュー メニューの画像 で [通知] をクリックします。

    • アイテムまたはドキュメントに通知を設定するには、通知を作成するアイテムをポイントし、表示される矢印をクリックし、[通知] をクリックします。

      通知が強調表示されている SharePoint 2007 ドロップダウン

      予定表のアイテムのビューなど、いくつかのビューでは、アイテムをクリックしてから、[通知] をクリックすることが必要な場合があります。

  3. [新しい通知] ページで、通知に関する必要なオプションを選択します。設定と説明については、「通知オプション」を参照してください。

    SharePoint 2007 の通知オプション ページ
  4. [OK] をクリックします。

サイトおよびサーバーの設定によっては、通知の作成対象としたユーザーに通知の作成を知らせる電子メール メッセージが送信されることがあります。この通知の電子メール メッセージには、リストまたはライブラリへのリンク、通知の設定、通知を作成した個人の名前、モバイル ビュー、およびその他の情報とコマンドが含まれます。

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SharePoint 2007 での通知の取り消し

  1. リストまたはライブラリが開いていない場合は、サイド リンク バーでその名前をクリックします。

    目的のリストまたはライブラリの名前が表示されない場合は、[すべてのサイト コンテンツの表示] をクリックして、リストまたはライブラリの名前をクリックします。

  2. [アクション] メニュー メニューの画像 の [通知] をクリックします。

  3. [新しい通知] ページの [このサイトの個人用通知を表示] をクリックします。

    SharePoint 2007 の通知オプション ページ
  4. 削除する通知の名前の隣にあるチェックボックスをクリックします。

  5. [選択した通知の削除] をクリックし、[OK] をクリックします。

    [選択した通知の削除] が強調表示された個人用通知マネージャー
  6. [OK] をクリックします。

通知オプション

[アイテムの変更時に通知する] ダイアログ ボックスで、アイテム、ファイル、リンク (サポートされている場合)、またはフォルダーの通知には次の設定を利用できます。

注: 通知の種類または SharePoint のバージョンによっては、利用できない設定がある場合があります。

  • 通知のタイトル    これは電子メールやテキスト メッセージの件名です。ドキュメント ライブラリの名前やアイテム名が事前入力されていますが、変更できます。

  • 通知の送信先    これは通知の送信先となるユーザーの名前や電子メールです。複数の送信先を入力するには、アドレスをセミコロンで分割します。

  • [配信方法   メールまたはテキスト メッセージ通知を選択します。テキスト メッセージの電話番号を追加し、[アイテムの URL を送信する場合は、チェック ボックスをオンします。SMS が使えない場合は、 SharePoint管理者または IT 部門にメンバーと話すこと

  • 種類の変更   新しいアイテムが追加されたり、既存の項目を変更または削除されていると、すべての変更に関する通知を受信する] を選びます。 アイテムがビューから削除されると、通知は送信されません。

  • 指定の変更に関する通知の送信    通知を受け取る変更の種類を選択できます。通知のタイミングは、誰かがファイル、リンク、フォルダーを変更したとき、またはあなたが作成または最終変更したファイル、リンク、フォルダーを誰かが変更したとき、のいずれかを選択できます。

  • 通知を送信するタイミング    通知を受け取る頻度を指定します。通知は、変更された直後に受け取ることも、1 日または 1 週間ごとの概要を受け取ることもできます。1 日ごとの概要を受け取る場合、時刻を設定できます。1 週間の概要を受け取る場合、曜日と時刻を設定できます。既定では通知は変更の直後に送信されます。仕事が忙しい場合や、すぐに知る必要がない場合は、1 日または 1 週間ごとの概要の送信を選択できます。

通知オプション設定のリスト

メールまたは SMS のサービスを構成する

送信電子メールまたは SMS サービスを構成する方法の詳細については、「SharePoint の送信電子メールを構成する」または「SharePoint でモバイル アカウントを構成する」を参照してください。

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