SAP ワークフロー タスクの電子メール通知をカスタマイズする

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ユーザーまたはグループに SAP ワークフロー タスクが割り当てられると、Duet Enterprise for Microsoft SharePoint and SAP によって、タスク通知が記載された電子メールが、タスクの割り当て先のユーザーまたはグループに自動的に送信されます。Duet Enterprise で送信される電子メール通知メッセージの内容をカスタマイズできます。たとえば、関連情報へのリンクの追加や、タスクに関する詳細情報の追加を行うことができます。

通知メッセージは、特定のワークフローの内部定義の一部です。つまり、特定のワークフローのすべての個別タスクに、同じ電子メール通知メッセージが関連付けられます。このため、通知メッセージを変更するには、そのタスクの種類に関するワークフローを変更する必要があります。

重要: この記事に記載されている手順を実行するには、サイト所有者権限が必要です。

この記事の内容

手順 1 - 電子メール タスク通知のテンプレートにアクセス

SharePoint Designer でワークフロー サイトを開く

通知メッセージの設定にアクセスします。

手順 2 - タスク通知の内容を変更します。

タスク通知の受信者を指定します。

メッセージの静的テキストを変更します。

メッセージにハイパーリンクを追加します。

メッセージに動的コンテンツを追加します。

手順 3 - 変更を発行します。

ステップ 1: 電子メールによるタスク通知テンプレートにアクセスする

SharePoint Designer でワークフロー サイトを開く

電子メールによるタスク通知をカスタマイズできます。通知メッセージは、ワークフロー定義の一部です。通知メッセージを変更するには、Microsoft SharePoint Designer 2010 でワークフロー サイトを開きます。

  1. Windows の [スタート] メニューから [SharePoint Designer 2010] をクリックして起動し、[サイトを開く] をクリックします。

  2. [サイトを開く] ダイアログ ボックスの [サイトの URL] ボックスに、作業するワークフローの URL を入力します。これにより、ワークフローの [サイトの情報] ページが開きます。

  3. [ナビゲーション] ウィンドウで、ワークフローの設定を管理できるページを開くには、ワークフローをクリックします。

  4. [ワークフロー] パネルの [リストのワークフロー] セクションで、通知メッセージに関連するタスクの種類の名前を見つけます。たとえば、次の図では、TestTask という種類のタスクに関するページが表示されています。

    SharePoint Designer では、新しく作成された Duet ワークフローに移動できる

ページの先頭へ

通知メッセージの設定にアクセスする

Duet Enterprise では、個々のタスクについて通知メッセージが送信されます。メッセージを変更するには、ワークフローでの個々のタスクの処理方法を変更する必要があります。

各タスクに関するメッセージを変更するには

  1. タスクの種類の名前をダブルクリックして、ワークフローの設定を表示および管理できるページを開きます。

  2. [ワークフロー設定] ページで、ワークフローの編集 [ワークフローの編集] ボタンで、ワークフローの変更オプションが含まれるページを開く ワークフロー エディターを開く] をクリックします。

  3. エディター ウィンドウで、[ステップ 1] を見つけ、[承認] をクリックします。

  4. [承認] ページで、 1 つのタスクの動作を変更するタスクの動作] ページを開きます] をクリックします。

    メール通知の内容を変更するには、1 つのタスクの動作を変更する必要がある

  5. [タスクの動作] ページの [タスクの保留時] ウィンドウで、[現在のタスク: 担当者] をクリックします。

    次の図の設定では、操作が行われると、Duet Enterprise により、ワークフロー履歴リストにタスクが記録され、その後、そのタスクの担当ユーザーに電子メールによるタスク通知が送信されます。

    [タスクの保留時] ウィンドウが 1 つの完了していないタスクの動作を定義する

ステップ 2: タスク通知の内容を変更する

[電子メール メッセージの定義] ウィンドウ内のオプションを使用すると、電子メールによるタスク通知の内容を変更できます。メッセージの内容に、静的情報 (通常のテキストとハイパーリンク) および動的 (変数) 情報を含めることができます。Duet Enterprise は、特定のメッセージを作成するたびに、動的情報を取得します。

この図では、たとえば、次の静的な情報を使用する: 箇条書き、テキストを太字フォント、および 2 つのハイパーリンクは、このタスクを割り当てる詳細情報を使用します。さらに、図は、動的な情報を保持する変数のいくつかの例を示しています。: CurrentTask: に割り当てられている% 変数: MailSubject %% 変数: WFInitiatorUser %というようにします。

[電子メール メッセージの定義] ダイアログ ボックスでタスク通知メッセージをカスタマイズできる

タスク通知の受信者を指定する

既定では、Duet Enterprise は、タスク通知メッセージの動的形式の電子メール アドレスとして、現在のタスク: 担当者 という名前の変数を使用します。Duet Enterprise は、タスク通知を送信するとき、現在のユーザーまたは SAP ロールを検出し、そのアドレスに通知を送信します。

受信者アドレスを変更するには

  1. [電子メール メッセージの定義] ウィンドウの [宛先:] 行で [アドレス帳] ボタンをクリックします。

  2. [ユーザーの選択] ダイアログ ボックスで、[名前または電子メール アドレスを入力してください] ボックスに名前を入力するか、使用可能な受信者リストから選択し、[追加] をクリックします。

重要: 静的なアドレスを指定する場合、いつでもアドレスを変更する必要がある必要がありますSharePoint Designer 2010のワークフローを開いてし、受信者を手動で変更します。

[ユーザーの選択] ダイアログではメール タスク通知の受信者を選ぶことができる

  1. ユーザーの選択が完了したら、[OK] をクリックして [電子メール メッセージの定義] ウィンドウに戻ります。

  2. メッセージ内の静的テキストを変更する

メッセージに静的情報を含めることができます。この場合、ワークフローで電子メールによるタスク通知のインスタンスが作成されるとき、いつも同じテキストが使用されます。

静的情報を含めるには

[電子メール メッセージの定義] ウィンドウで、テキストを表示する場所にカーソルを移動します。次に、メッセージ本文または件名行に情報を直接入力します。

  • メッセージにハイパーリンクを追加する

静的ハイパーリンク、つまり、常に同じアドレスまたは場所にリンクするハイパーリンクを、ワークフロー タスク通知メッセージの本文に含めることができます。ハイパーリンクを追加するには、href 属性を含む HTML アンカー タグ (<a> および </a>) を使用し、href 属性の値として宛先アドレスを指定します。

たとえば、次のテキストおよびハイパーリンクを使用することで、タスク詳細へのリンクを追加できます。

結果として生成されるメッセージでは、アンカー タグの間のテキストが、指定したアドレスへのハイパーリンクとして表示されます。

You can find <a href="http://MyWorkflowURL.com/">detailed information </a> about this task in SharePoint. 

作成されたメッセージでは、アンカー タグの間のテキストとして指定したアドレスにジャンプするハイパーリンクが表示されます。

タスク通知メッセージのコンテンツにハイパーリンクを追加できる

タスク通知で動的に変更される情報を使用すると便利な場合があります。たとえば、ワークフローの他のユーザーからのコメントを含めたり、顧客 ID を含めてユーザーが特定の参照情報を確認できるようにしたりすると便利です。通常、動的コンテンツを追加する場合、現在のアイテム (ワークフローの現在のタスク) でフィールドの値を使用します。

電子メールによるタスク通知に動的コンテンツを追加するには

[電子メール メッセージの定義] ダイアログ ボックスで、[参照の追加または変更] をクリックして [文字列の参照] ダイアログ ボックスを開きます。

  1. 電子メール メッセージの定義] ダイアログ ボックスで、追加または変更するルックアップ文字列の検索] ダイアログ ボックスを開きます] をクリックします。

    [文字列を参照] ダイアログ ボックスのオプションを使って、タスク通知用の動的コンテンツを作成できる

    [データ ソース] ドロップダウン リストで、通知に追加する動的情報のデータ ソースを選択します。多くの場合、ワークフローでは、[現在のアイテム] データ ソース、または [ワークフローの変数とパラメーター] データ ソースの動的コンテンツが使用されます。選択するデータ ソースが不明な場合は、ワークフロー管理者に問い合わせてください。

  2. [ソースのフィールド] ドロップダウンで、使用するフィールドを選択します。

  3. [ソースのフィールド] リストに表示されるオプションは、選択した [データ ソース] によって異なり、ワークフロー サイト デザイナーがワークフローの [拡張されたビジネス プロパティ] を作成したかどうかによって異なります。

    次の表では、[現在のアイテム] データソースおよび [ワークフローの変数とパラメーター]データソースの既定のフィールドに関する追加情報を示します。これらのデータ ソースのフィールドに関する詳細を確認するには、この表の 1 つ以上の項目を展開してください。

    次の一覧には、ワークフローの変数とパラメーターのデータ ソースと現在のアイテムのデータ ソースで定義済みのフィールドに関する追加情報が用意されています。詳細については、これらのデータ ソースからフィールドを表示するには、このリストにアイテムの 1 つ以上を展開します。

    フィールドのデータ ソースの現在のアイテムを = します。

    [現在のアイテム] データ ソースには多数のフィールドがあるため、ここではすべてを紹介できません。ただし、次の表では、最も一般的なフィールドの一部を示します。

    承認の状況

    • 承認者のコメント

    • チェックインのコメント

    • 顧客コード

    • 作成者

    • ID

    • 名前

    • パス

    • テンプレートのリンク

    • URL パス

    • URL パス

    データ ソースのフィールド = ワークフローの変数とパラメーター

    フィールド名

    説明

    変数: Comments

    SAP タスク発信者からのコメントがある場合、この変数にはそれらのコメントが格納されます。

    変数: DueDateForAllTasks

    この変数には、ワークフローのすべてのタスクの完了期日が格納されます。

    変数: MailSubject

    この変数には、タスク通知電子メールの件名行が格納されます。

    変数: NotificationMessage

    この変数には、SAP タスク発信者からの通知メッセージが格納されます。

    変数: StartDeadline

    この変数には、すべてのタスクを開始させる必要のある期日が格納されます。

    変数: TaskPriority

    この変数には、タスクの優先順位が格納されます。

    変数: TaskTypeName

    この変数には、タスクの種類名が格納されます。

    変数: WFInitiatorUser

    この変数には、ワークフロー開始者の名前が格納されます。

    この変数には、[ワークフローの開始の名前が含まれています。

    .

  4. [OK] をクリックして、電子メールによるタスク通知に対する変更を受け入れます。

  5. ステップ 3: 変更を発行する

タスク設定ページのリボンで、[発行] をクリックします。これ以降のすべてのタスクで、送信される電子メールに変更内容が反映されます。

タスクの設定] ページで、リボンの発行を] をクリックします。結果のメールでは、将来のタスクすべてに加えた変更内容が含まれます。

注: 機械翻訳についての免責事項: この記事の翻訳はコンピューター システムによって行われており、人間の手は加えられていません。マイクロソフトでは、英語を話さないユーザーがマイクロソフトの製品、サービス、テクノロジに関するコンテンツを理解するのに役立てるため、こうした機械翻訳を提供しています。記事は機械翻訳されているため、用語、構文、文法などに誤りがある場合があります。

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