Publisher で郵便番号バー コードをラベルや封筒に追加する

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米国郵政公社 (USPS) は、米国内の 100 万を超える固有の配達先向けの郵便物の分類を自動化するための Delivery Point Barcode (DPBC) を開発しました。郵便物の各封筒やラベルに郵便番号バー コードを追加すると、自動化による料金割引の適用を受けることができる場合があります。

バーコード付きアドレス ラベル

この記事の内容

バーコードの要件

アドレス帳にバーコードを追加します。

開くか、封筒やラベル文書を作成します。

差し込み印刷を使って、文書にバーコードを追加するには

プレビューしてラベルまたは封筒を印刷します。

郵便番号バー コードの要件

ラベルや封筒に郵便番号バー コードを追加するには、郵便番号バー コード フォントがコンピュータにインストールされている必要があります。バー コード フォントは、さまざまな会社から入手できます。バー コード フォントを提供している会社を探すには、Office Online の Microsoft Office Marketplace、またはインターネットの検索エンジンから「バーコード フォント」または「バー コード フォント」を検索します。

購入したバー コード フォントに付属しているマニュアルをよくお読みください。マニュアルには、有効なバー コードを作成するために入力する必要がある文字や数字、USPS の要件を満たす場合に使用するフォント サイズ、バー コードの先頭と末尾のフレームを構成する長いバーの作成方法などが明記されています。

郵便バーコードは USPS ガイドラインが郵便物の種類によって変わります (文字、返信、雑誌など)。必ず、特定の使用に関連する要件のためのガイドラインを確認してください。一括メーリング率では、特定の処理および宛名の手順を実行することが必要です。また、USPS は定期的に郵便バーコードの計算方法を変更します。そのため、必ずローカル post office を使用してください。

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郵便番号バー コードを宛先リストに追加する

名前や住所を追加する場合と同じように、データ ソースを準備し、差し込み印刷を使用することにより、ラベルや封筒にバー コードを追加します。

データ ソースとは、ラベルや封筒に差し込む名前と住所が格納された、Microsoft Office Publisher 宛先リスト、Microsoft Office Access データベース テーブル、Microsoft Office Excel ワークシート、Microsoft Office Outlook 連絡先リスト、またはその他の構造化されたファイルです。

そのデータ ソース内に、バー コード列を作成する必要があります。バー コード列の各行には、2 つの長いバー (バーコード、Zip + 4 コード、Delivery point コード、および訂正文字を構成する) として郵便番号バーコードで印刷される文字と数字の組み合わせを指定する必要があります。

バー コード列を含む Excel ワークシート

1. データ ソース内の各列は、情報の分類を表します。列のプレースホルダ (データ フィールドとも呼ばれる) を最初のラベルまたは封筒文書に挿入すると、列の各行に格納されている固有の情報を、印刷するラベルまたは封筒に追加できます。

2. このセル内の文字と数字は、同じ行にある住所の郵便番号バー コードを定義します。この例では、かっこが、バー コードを構成する長いバーを表します。郵便番号バー コード フォントに付属のマニュアルで、使用する必要がある文字を調べます。

3. 各行の情報は、1 枚のラベルまたは封筒に表示される情報に対応します。

バー コードをデータ ソースに追加する

まだデータ ソースとして使用できるメーリング リストを持っていない場合は、いずれかを作成する必要があります。メーリング リストの作成方法の詳細については、宛先リストのヒントを参照してください。

宛先リストが既にある場合は、バー コード番号を各レコードに追加する必要があります。差し込み印刷で使用するデータ ソースの列にそれらの番号を入力できます。

Publisher でデータ ソースを作成した場合は、次の手順を使用してデータ ソースを更新できます。Access、Excel、Outlook、またはその他のプログラムでデータ ソースを作成した場合は、作成に使用したプログラムでデータ ソースを更新することをお勧めします。Publisher での差し込み印刷で宛先リストに接続した後に、それらのプログラムで作成されたデータ ソースを編集することもできます。

データ ソースを更新する

  1. Publisher で、[ツール] メニューの [宛名/カタログ] をポイントし、[アドレス帳の編集] をクリックします。

  2. [アドレス帳を開く] ダイアログ ボックスで、データ ソースを選択し、[開く] をクリックします。

  3. [データ ソースの編集] ダイアログ ボックスで、[列のカスタマイズ] をクリックします。

  4. [アドレス帳のユーザー設定] ダイアログ ボックスで、[追加] をクリックします。

  5. [フィールドの追加] ダイアログ ボックスで、「バー コード」などのフィールド名 (列見出し) を入力して [OK] をクリックし、もう一度 [OK] をクリックします。

  6. [データ ソースの編集] ダイアログ ボックスで、データを入力する新しい列の最初のセルをクリックします。

  7. バー コードを入力し、下方向キーを押して下の行に移動します。

  8. 使用するすべてのバー コードの入力が完了するまで、この手順を繰り返します。

  9. [OK] をクリックして、ファイルを保存して閉じます。

    注: データ ソースにバー コード列があっても、印刷するラベルまたは封筒の住所に郵便番号を表示させる場合は、郵便番号列が別に必要となります。

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封筒またはラベルの文書を開くまたは作成する

データ ソースの設定が終わると、封筒またはラベルの文書を開く準備が整います。過去に郵送に使用した文書が既にある場合は、その文書を開きます。文書を新たに作成する場合は、名前、住所、およびバー コードを印刷するラベルまたは封筒の大きさと一致する文書を開きます。ラベルを印刷する場合は、購入したラベルのパッケージに記載されている 5160 や L7163 などの製品番号に注意してください。適切な文書を開くには、この番号が必要になります。

既存の文書を開く

  1. Publisher を起動します。

  2. [ファイル] メニューの [開く] をクリックします。

  3. [文書を開く] ダイアログ ボックスで、目的の封筒またはラベルの文書を選択し、[開く] をクリックします。

封筒を新たに作成する

  1. Publisher を起動します。

  2. [文書の種類] の一覧で、次のいずれかの操作を行います。

    • 白紙の封筒から始める場合は、[白紙のページ サイズ] をクリックし、[封筒] をクリックします。

    • あらかじめデザインされた封筒から始める場合は、[文書の種類] の下の [封筒] をクリックし、必要な変更を加えて文書をカスタマイズします。

      [ユーザー設定] で、デザインに適用する配色パターン、フォント パターン、および勤務先情報セットを指定できます。

  3. [作成] をクリックします。

ラベルを新たに作成する

多くの文書は、特定のメーカーのラベル製品に印刷するように設定できます。たとえば、Publisher のデザインの 1 つを使用してラベルをデザインし、その文書をエイブリィ、NCR、Printec などの特定メーカーのラベル用紙に印刷することができます。

  1. Publisher を起動します。

  2. [文書の種類] の一覧で、[白紙のページ サイズ] をクリックし、次に、[宛名ラベル]、[メディア用ラベル]、または [その他のラベル] をクリックします。

    [ユーザー設定] で、デザインに適用する配色パターン、フォント パターン、および勤務先情報セットを指定できます。

  3. ラベルのメーカーの名前をクリックして、その一覧を表示します。

  4. ラベル文書をスクロールし、使用するラベルのパッケージと一致する製品番号またはサイズをクリックして、[作成] をクリックします。

    使用するパッケージの製品番号とまったく同じ文書番号が見つからない場合は、パッケージと、ラベルに付属している情報を確認してください。購入したパッケージのラベルとサイズやレイアウトが同じで、Publisher で使用可能な他の製品番号が記載されている場合があります。たとえば、エイブリィ 8163 を印刷するには、Publisher ではエイブリィ 8463、8663、15163、または 18163 を選択できます。

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差し込み印刷を使用して文書にバー コードを追加する

ラベルまたは封筒の文書を開くと、その文書をデータ ソース (追加する名前、住所、バー コードが格納されたファイル) に接続する準備が整います。接続した後、プレースホルダ (差し込みフィールド) を最初の文書に追加して、印刷するラベルまたは封筒のどこに住所やバー コードを表示するかを指定できます。

文書ページに画像を結合するかどうか: たとえば会社のロゴを追加する-データ ソースは、ファイル名または結合する画像ファイルのパスを含める必要があります。実際の写真または画像を使用するデータ ソースに含めないでください。

データ ソースに接続する

  1. [ツール] メニューの [宛名/カタログ] をポイントし、[差し込み印刷] をクリックします

  2. [差し込み印刷] 作業ウィンドウで、[アドレス帳の作成] の下の [既存のリストを使用] をクリックし、[次: アドレス帳の作成、またはアドレス帳に接続] をクリックします。

  3. [データ ファイルの選択] ダイアログ ボックスで、バー コードが格納されているデータ ソースをクリックします。

    既定では、データ ソースが [My Data Sources] フォルダに保存されます。データ ソースがそれ以外の場所にある場合は、データ ソースの場所を指定する必要があります。

  4. [開く] をクリックします。

    選択したデータ ソースの種類によっては、さらに別のダイアログ ボックスが表示されて、特定の情報の入力を求められる場合があります。たとえば、選択したデータ ソースが複数のワークシートを含む Microsoft Office Excel ブックである場合は、使用する情報が含まれるワークシートを選択してから [OK] をクリックする必要があります。

  5. [差し込み印刷の宛先] ダイアログ ボックスでは、データ ソース内のエントリを絞り込んだり、並べ替えたりできます。たとえば、特定の市の顧客だけに郵送する場合などがあります。情報の絞り込みや並べ替えを行わない場合は、[OK] をクリックします。情報の絞り込みや並べ替えを行う場合は、[OK] をクリックする前に、次の操作の一部またはすべてを実行できます。

    • 特定の行の情報をラベルまたは封筒に表示しない場合は、その行の先頭のチェック ボックスをクリックしてオフにします。

    • 特定の列の情報の昇順または降順で行を並べ替えるには、その列見出しをクリックします。

    • 特定の条件に従って行のリストを絞り込むには、列見出しの横にある矢印をクリックして条件を選択します。

      注: Outlook 連絡先ファイルをデータ ソースとして使用し、バー コードをいずれかの定義フィールド (たとえば、[定義フィールド 1]) に保存した場合、そのフィールドを表示するには、[差し込み印刷の宛先] ダイアログ ボックスをずっと右側にスクロールする必要があります。ダイアログ ボックス内のフィールドの位置を変更するには、そのフィールドの列見出しを左または右にドラッグします。

  6. [OK] をクリックして、[差し込み印刷] 作業ウィンドウに戻ります。

文書にプレースホルダを追加して書式を設定する

データ フィールドとも呼ばれるプレースホルダは、データ ソースの列見出しに対応します。ラベルまたは封筒の文書にバー コードのデータ フィールドを挿入することによって、バー コード列の情報を印刷文書のどこに表示するかを指定します。印刷するラベルまたは封筒に希望どおりの外観で情報が表示されるように、フィールドの書式を設定することができます。バー コード フィールドでは、フィールドの情報が郵便番号バー コード フォントで印刷されるように書式を設定する必要があります。

封筒にプレースホルダを追加して書式を設定する

  1. 勤務先情報セットを作成した場合、その情報は差出人住所として挿入されます。勤務先情報セットがなく、印刷する封筒に差出人住所があらかじめ印刷されていない場合や、白紙のページ サイズから封筒文書を作成した場合は、差出人住所を追加します。

    • 差出人住所のサンプル テキストがある場合、それをクリックし、差出人住所を入力します。

    • [オブジェクト] ツールバーの [差出人住所のテキスト ボックスがない場合は、テキスト ボックス ボタン イメージ をクリックします。封筒の差出人住所] のテキスト ボックスを作成するのにはマウスを斜めにドラッグし、[差出人住所を入力します。

  2. 次に、住所とバー コードのフィールドを追加します。

    • 封筒上に郵送先住所のサンプル テキストがある場合は、次の手順に進みます。

    • [郵送先住所のテキスト ボックスが存在しない場合は、[オブジェクト] ツールバーで、 ボタン イメージテキスト ボックスをクリックします。封筒 [郵送先住所のテキスト ボックスを作成するのにはマウスを斜めにドラッグします。

  3. [オブジェクト] ツールバーで、テキスト ボックス ボタン イメージ をもう一度クリックします。封筒の印刷用のアドレス] ボックスの上にある斜めにドラッグ バーコードの別のテキスト ボックスを作成するのには。バー_コードのガイドラインは USPS で指定されたオフセットに従ってテキスト ボックスを描画します。たとえば、バー_コード可能性がありますには、少なくとも.04 インチ郵送先住所のテキスト ボックスの上部、封筒の端と、バーコードのテキスト ボックスの下部から遠い方があります。テキスト ボックスいる可能性が高いする必要がありますほぼ 3 インチ (in) 印刷されたバーコード全体に対応する時間。

    注: USPS のガイドラインで、封筒上の他の要素からのオフセット寸法を確認してください。

  4. 郵送先住所テキスト ボックス内をクリックします。

  5. [差し込み印刷] 作業ウィンドウで、[その他のアイテム] の下の [住所ブロック] をクリックします。

  6. [住所ブロックの挿入] ダイアログ ボックスで、宛先の氏名の書式を選択し、[フィールドの対応] をクリックします。

  7. [フィールドの対応] ダイアログ ボックスで、住所に使用する各住所項目 (左側に表示されている) が右側のデータ ソースの列と対応していることを確認します。[OK] をクリックし、もう一度 [OK] をクリックします。

    封筒文書に ≪住所ブロック≫ フィールドが表示されます。

  8. バー コード テキスト ボックス内をクリックします。[差し込み印刷] 作業ウィンドウの [文書の準備] の下のリストで、バー コードのデータ フィールドをクリックして ≪バー コード≫ フィールドを封筒文書に追加します。

    [差し込み印刷] 作業ウィンドウのデータ フィールドのリスト

    Outlook 連絡先ファイルからバー コードを差し込む場合、バー コードを含むフィールドは、多くの場合、[定義フィールド 1]、[定義フィールド 2]、[定義フィールド 3]、[定義フィールド 4] などの名前になっています。

  9. 追加した ≪バー コード≫ または ≪定義フィールド≫ フィールドを、二重山かっこ (≪ ≫) を含めて選択します。

  10. [書式] メニューの [フォント] をクリックします。

  11. [フォント] ダイアログ ボックスの [フォント] で、郵便番号バー コード フォントを選択します。[サイズ変更] では、フォントのマニュアルに従って、USPS 要件を満たすフォント サイズを選択します。

  12. [OK] をクリックします。

    ≪バー コード≫ または ≪定義フィールド≫ フィールドのサイズや外観を変更することもできます。

    郵送先住所テキストについても、フォント、サイズ、色などを変更できます。≪住所ブロック≫フィールドを二重山かっこ (≪ ≫) を含めて選択し、目的の書式を適用します。

ラベルにプレースホルダを追加して書式を設定する

  1. 次のいずれかの操作により、住所用フィールドとバー コード用フィールドを追加します。

    • ラベル上にサンプル テキストがある場合は、それをクリックします。テキスト ボックス上部にある小さな白い円をポイントします。テキスト ボックスのサイズを元のサイズの約 2/3 または 1/2 になるまでドラッグして縮小します。テキスト ボックスの外側をクリックして、テキスト ボックスの選択をキャンセルします。

    • ない場合のサンプル テキスト ラベルで、 [オブジェクト] ツールバーで、テキスト ボックス ボタン イメージ をクリックします。ラベルに斜めにドラッグし郵送先住所のテキスト ボックスを作成するのには約 2 分の各端にあるインチの高さと長さ約.25 を除き、ラベルのほとんどを半分します。必ず約.125 インチのラベルの下部にある空白のままにしてください。

  2. [オブジェクト] ツールバーで、テキスト ボックス ボタン イメージ ] をクリックします。

  3. ラベル上部の空き領域で、マウスを斜めにドラッグしてバー コード用のテキスト ボックスを作成します。この新しいテキスト ボックスの長さは、ラベル上の他のテキスト ボックスと同じ長さにし、テキスト ボックス上部とラベル上部との間、およびバー コード テキスト ボックス下部とその下のテキスト ボックスとの間には少なくとも約 0.1cm の間隔を空けます。

  4. ラベル上の郵送先住所テキスト ボックス内をクリックします。[差し込み印刷] 作業ウィンドウで、[その他のアイテム] の下の [住所ブロック] をクリックします。

  5. [住所ブロックの挿入] ダイアログ ボックスで、宛先の氏名の書式を選択し、[フィールドの対応] をクリックします。

  6. [フィールドの対応] ダイアログ ボックスで、住所に使用する各住所項目 (左側に表示されている) が右側のデータ ファイルの列と対応していることを確認します。[OK] をクリックし、もう一度 [OK] をクリックします。

    ラベル文書に ≪住所ブロック≫ フィールドが表示されます。

  7. バー コード テキスト ボックス内をクリックします。[差し込み印刷] 作業ウィンドウの [文書の準備] の下のリストで、バー コードのデータ フィールドをクリックして ≪バー コード≫ フィールドを封筒文書に追加します。

    [差し込み印刷] 作業ウィンドウのデータ フィールドのリスト

    Outlook 連絡先ファイルからバー コードを差し込む場合、バー コードを含むフィールドは、多くの場合、[定義フィールド 1]、[定義フィールド 2]、[定義フィールド 3]、[定義フィールド 4] などの名前になっています。

  8. 追加した ≪バー コード≫ または ≪定義フィールド≫ フィールドを、二重山かっこ (≪ ≫) を含めて選択します。

  9. [書式] メニューの [フォント] をクリックします。

  10. [フォント] ダイアログ ボックスの [フォント] で、郵便番号バー コード フォントを選択します。[サイズ変更] では、フォントのマニュアルに従って、USPS 要件を満たすフォント サイズを選択します。[OK] をクリックします。

    ≪バー コード≫ または ≪定義フィールド≫ フィールドのサイズや外観を変更することもできます。

    郵送先住所テキストについても、フォント、サイズ、色などを変更できます。≪住所ブロック≫フィールドを選択し、目的の書式を適用します。

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封筒またはラベルのプレビューを表示し、印刷する

これで、データ ソースの情報を文書に差し込んで、差し込み用に選択した情報の行ごとに新しいラベルまたは封筒を作成する準備が整いました。文書のプレビューを表示すると、印刷する前に、修正の必要がある問題を特定できます。

住所とバー コードのプレビューを表示する

  1. 順序のエントリをプレビューするには、差し込み印刷文書で各エントリの表示方法を表示するナビゲーション ボタン 転送ボタン [戻る] ボタン をクリックします。

    次に、差し込み文書の外観の例を示します。

    バーコードを含むラベルのプレビュー

  2. 問題がある場合は、この時点で修正を行います。次に、発生する可能性がある問題の例を示します。

  3. プレビューの表示に問題がなければ、作業ウィンドウの下部にある [次 : 差し込み文書の作成] をクリックします。

バー コードの一部が表示されない

バー コード テキスト ボックスが短かすぎてバー コード全体が表示されないことがあります。その場合は、テキスト ボックスの枠線をクリックし、白いハンドルをドラッグして、テキスト ボックスを適切な長さにします。

住所が正しく表示されない

アドレスを正しく表示されない場合があります。[差し込み印刷] 作業ウィンドウで、[住所ブロック] をクリックします。[住所ブロックを含むテキスト ボックスの左上隅にカーソルを移動、差し込みフィールドのドロップ ダウン メニュー 差し込みフィールドのオプション をクリックし、[住所ブロックの変更] をクリックします。住所ブロックの変更] ダイアログ ボックスで、[フィールドの対応] をクリックします。[フィールドの対応] ダイアログ ボックスで、左側のアドレスで使用している各アドレス コンポーネントが右側にデータ ソースの列と一致することを確認します。[OK] をクリックし、もう一度[ok]をクリックします。

テキストの書式設定が適切ではない

住所ブロックのフォントやフォント サイズ、および色の変更が必要になることがあります。その場合は、≪住所ブロック≫ フィールドを二重山かっこ (≪ ≫) を含めて選択します。[書式] メニューの [フォント] をクリックし、[フォント] ダイアログ ボックスで必要な変更を行います。

差し込み文書を印刷する

これで、印刷する準備が整いました。封筒に住所とバー コードを印刷する場合は、文書を個別用紙に印刷します。ラベルに住所とバー コードを印刷する場合は、ラベル用紙上の各ラベルに一定の範囲の住所とそのバー コードを印刷するか、または用紙上のすべてのラベルに同じ住所とそのバー コードを印刷することができます。

住所とバー コードを封筒に印刷する

封筒を作成して、目的のページ サイズを選択すると、封筒を印刷する準備が整います。

  1. [差し込み印刷] 作業ウィンドウで、[印刷] をクリックし、[文書および用紙の設定] タブをクリックします。

  2. [プレビュー] ウィンドウを確認します。封筒を挿入する方法がわからない場合、[給紙方法を表示する] をクリックして [[封筒の設定] ダイアログ ボックスを開いてください。] をクリックします。

  3. 封筒の設定] ダイアログ ボックスでは、太い青の枠線の画像は、プリンターの推奨される] オプションを表示します。
    封筒設定の図

    トレイとオプションの数は、使用するプリンタの製造元、種類、モデルによって異なります。

  4. [OK] をクリックして、[印刷] をクリックします。

  5. [ファイル] メニューの [保存] をクリックして、文書を保存します。

    注: 保存する文書は、印刷した一連の封筒ではないことに注意してください。保存するのは、データ ソースへの接続とプレースホルダ フィールドが設定された文書です。この文書を保存しておくと、必要なときに別の一連の封筒をすばやく作成できます。この文書では、接続先のデータ ソースへのリンクが保持されているため、プレビュー手順にすぐに進むことができます。

住所とバー コードをラベルに印刷する

  1. [ファイル] メニューの [プリンタの設定] をクリックします。

  2. [プリンタの設定] ダイアログボックスで、次のいずれかの操作を行います。

    • 用紙上のラベルごとに異なる住所とそのバー コードを印刷するようにラベルを設定するには、[印刷オプション] の [用紙 1 枚に複数ページ] をクリックし、[OK] をクリックします。

    • 各用紙のすべてのラベルに同じ住所とそのバー コードを印刷するようにラベルを設定するには、[印刷オプション] の [用紙 1 枚に複数部] をクリックし、[OK] をクリックします。

  3. 印刷結果のプレビューを表示して、ラベルの情報がラベル用紙に正しく配置されていることを確認します。[差し込み印刷] 作業ウィンドウで、[差し込み印刷文書の作成] の下の [印刷プレビュー] をクリックします。必要な場合は、ラベル上の住所とバー コードの配置を調整します。

    方法

    1. [閉じる] をクリックして印刷プレビュー ウィンドウを閉じます。

    2. [ファイル] メニューの [ページ設定] をクリックします。

    3. [ページ設定] ダイアログ ボックスで、[詳細設定] をクリックします。[ユーザー設定のページ サイズ] ダイアログ ボックスで、必要に応じて余白と間隔を変更し、[OK] を 2 回クリックします。

    4. [差し込み印刷] 作業ウィンドウで、[差し込み印刷文書の作成] の下の [印刷プレビュー] を再度クリックして、調整結果を確認します。

  4. [閉じる] をクリックして印刷プレビュー ウィンドウを閉じます。

  5. [差し込み印刷] 作業ウィンドウで、[差し込み印刷文書の作成] の下の [印刷] をクリックします。必要な印刷オプションを選択し、[OK] をクリックします。

  6. [ファイル] メニューの [保存] をクリックして、文書を保存します。

    注: 保存する文書は、印刷した一連の封筒ではないことに注意してください。保存するのは、データ ソースへの接続とプレースホルダ フィールドが設定された文書です。この文書を保存しておくと、必要なときに別の一連の封筒をすばやく作成できます。この文書では、接続先のデータ ソースへのリンクが保持されているため、プレビュー手順にすぐに進むことができます。

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注: 機械翻訳についての免責事項: この記事の翻訳はコンピューター システムによって行われており、人間の手は加えられていません。マイクロソフトでは、英語を話さないユーザーがマイクロソフトの製品、サービス、テクノロジに関するコンテンツを理解するのに役立てるため、こうした機械翻訳を提供しています。記事は機械翻訳されているため、用語、構文、文法などに誤りがある場合があります。

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