Publisher で住所が異なるラベルを作成する

差し込み印刷を使って、リスト内のすべての人用にラベルを作成します。設定には少し時間がかかりますが、ラベルは一度にすべて印刷できます。また、ラベルの設定を保存して、次にラベルを印刷するときに使うことができます。

ラベルに適したテンプレートを選ぶ

特定の製品番号のついたラベル パッケージを持っている場合は、その製品のテンプレートを探します。

  1. [ファイル]、[新規] の順にクリックして、検索ボックスに製造元の番号 (Avery 8871 など) を入力します。

  2. テンプレートを選び、説明を表示してラベルの製品番号で使えることを確認して、[作成] をクリックします。

ラベル文書をアドレス帳に接続する

次の手順では、ラベルのシートをデータ ソースに接続します。データ ソースは、アドレス帳が含まれているファイルです。

Outlook の連絡先、または Excel スプレッドシートや Access データベースのアドレス帳を使うことができます。アドレス帳がない場合は、Publisher で入力できます。

アドレス帳がない場合

まず、アドレス帳に含めるすべての人の情報を収集します。

  1. Publisher で、[差し込み印刷]、[宛先の選択]、[新しいリストの入力] の順にクリックします。

    [差し込み印刷] の [宛先の選択] オプション

  2. 最初の行に、リストに含める最初の人の情報を入力します。

    [新しいアドレス帳] ボックス

    ヒント: Publisher の列を変更するには、[列のカスタマイズ] をクリックします。その後で、リスト内の列の追加、削除、名前変更、順序変更を行うことができます。

  3. その人の情報をすべて入力したら、[エントリの作成] をクリックし、リスト内の次の人の情報を入力します。

    アドレス帳の作成または変更オプション

  4. すべての人をリストに追加したら、[OK] をクリックします。

  5. [アドレス帳の保存] ダイアログ ボックスで、アドレス帳の名前を [ファイル名] ボックスに入力し、このリストを保存するフォルダーを選びます。

アドレス帳が既に存在する場合

  1. [差し込み印刷]、[宛先の選択] の順にクリックします。

    [差し込み印刷] の [宛先の選択] オプション

  2. リストがスプレッドシートまたはデータベースの場合は、[既存のリストを使用] をクリックし、リストが含まれているファイルを参照してクリックし、[開く] をクリックします (テーブルを選ぶように求められたら、[OK] をクリックします)。

  3. Outlook の連絡先を使う場合は、[Outlook の連絡先から選択] をクリックし、使う連絡先フォルダーをクリックし、[OK] をクリックします。

含める宛先を選ぶ

既存のリストまたは Outlook の連絡先を使う場合、Publisher では、ファイル内または連絡先フォルダー内のすべての人が含められます。プロジェクト用にリストを絞り込むことが必要な場合もあります。

  1. [アドレス帳の編集] をクリックします。

  2. [差し込み印刷の宛先] ダイアログ ボックスで、リストに含める人の横にあるボックスをオンにし、今回はリストに含めない人の横にあるボックスをオフにします。

    差し込み印刷の宛先リストのオプション

含める人を簡単に見つけられるようにするには、リストを並べ替えるか、フィルター処理する方法があります。

リストのアイテムを並べ替える

  1. [差し込み印刷の宛先] ボックスで、並べ替えを行う列の見出しをクリックします。

    たとえば、姓をアルファベット順に表示するには、[] 列の見出しをクリックします。

    ヒント: 複数のアイテムで並べ替える場合 (都道府県と市町村で並べ替える場合など) は、[差し込み印刷の宛先] ボックスの [アドレス帳の絞り込み] の [並べ替え] をクリックします。[フィルターと並べ替え] ダイアログ ボックスで、並べ替えの基準を選びます。

  2. リストに含める人の横にあるボックスをオンにし、今回はリストに含めない人の横にあるボックスをオフにします。

    チェック ボックスをオンにして行を選ぶ

リスト内のアイテムをフィルター処理する

  1. フィルター処理を行う列の見出しの横にある矢印をクリックします。

  2. 一般的なフィルターの場合は、[(空白)] または [(データあり)] をクリックします。特定の市町村に居住する人のみをフィルター処理するなど、より具体的なフィルター処理を行う場合は、[(詳細)] をクリックし、フィルター処理する内容について、ボックスに入力します。

    ヒント: [フィルターと並べ替え] ボックスで、複数の内容でフィルター処理することもできます。

  3. リストに含める人の横にあるボックスをオンにし、今回はリストに含めない人の横にあるボックスをオフにします。

    すべてのレコードを再表示するには、[(すべて)] をクリックします。

ラベルにアドレスを追加する

  1. [差し込み印刷]、[住所ブロック] の順にクリックします。

    差し込み印刷の [住所ブロック]

  2. 名前を表示する方法を選びます。

    [住所ブロック] オプション

    ヒント: リスト内の名前と住所が Publisher で確実に検索されるように [フィールドの対応] をクリックします。必要なフィールドがリストに表示されていることを確認します。必要なフィールドに [対応なし] と表示されている場合は、そのフィールドのドロップダウン リストをクリックし、リスト内のその列に対応する列名をクリックします。

  3. [OK] をクリックします。

    Publisher で、差し込み印刷フィールドが文書に追加されます。差し込みが終了すると、そのフィールドが各ラベル内のアドレスに置き換わります。

    注: 別の種類のラベルを作成しており、別の情報を追加したい場合は、[差し込み印刷]、[差し込みフィールドの挿入] の順にクリックし、追加する情報の名前をクリックします。

アドレスを書式設定する

  1. 文書内で [住所ブロック] フィールドを選びます。このとき、最初と最後のマークも含めます。

    選択された "住所ブロック" フィールド

  2. [テキスト ボックス ツール] の [書式] をクリックし、目的の [フォント]、[フォント サイズ]、[フォントの色] を選びます。

ラベルをプレビューする

ここで、差し込みを実行する前に、ラベルの外観を確認できます。

  • [結果のプレビュー] をクリックし、矢印をクリックして、ラベルの外観が意図したとおりであることを確認します。

ヒント: データ ソース内の特定のエントリを見つけてプレビューするには、[宛先の検索] をクリックし、何を検索するかを [エントリの検索] ボックスに入力し、[次を検索] をクリックします。

注記: 

  • 差し込みから除外する名前が表示された場合は、[この宛先を除外] をクリックしてその名前を削除できます。

  • リストが間違っていることがわかった場合は、[宛先リストの編集] をクリックし、並べ替えまたはフィルター処理を行って、必要なリストにします。

ラベルを印刷する

  1. [完了と差し込み]、[プリンターに差し込み] の順にクリックします。

    [差し込み印刷] の [完了と差し込み]

  2. [設定] で、Publisher に [用紙 1 枚に複数ページ] と表示されることを確認します。

  3. [印刷] をクリックします。

後で使えるようにラベル設定を保存する

差し込みが完了したら、後でもう一度使えるようにラベル ファイルを保存します。

  1. [ファイル]、[名前を付けて保存] の順にクリックします。

  2. ラベル ファイルを保存する場所をクリックし、[参照] をクリックします。

  3. [ファイル名] ボックスにラベル文書の名前を入力し、[保存] をクリックします。

ラベル ファイルはアドレス帳に関連付けられたままになります。ラベルをもう一度作成するには、このファイルを開き、この関連を維持するかどうかをたずねられたら [はい] をクリックします。その後、差し込みに含めるユーザーまたはアイテムを変更する必要がある場合は、[アドレス帳の編集] をクリックし、並べ替えやフィルター処理を行い、データを選びます。

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