Project Web Access のタスク情報を更新する

Microsoft Office Project Web Access の 2007 リリースでは、現在オンラインでない場合でも、Microsoft Office Outlook の仕事フォルダおよび予定表を使用してタスク割り当ての表示と更新を行うことができます。これは、ネットワークへの常時アクセスのない環境で作業しているユーザーにとって便利な機能です。たとえば、タスク割り当てをオフラインで更新した場合、次回オンラインになったときに、時間および進捗に関する情報をサーバーで更新できます。

注: Outlook でタスクを表示および更新するには、Outlook 用の Microsoft Office 2007 Project アドインをインストールする必要があります。このアドインは、Microsoft Office Outlook 2007 および Microsoft Office Outlook 2003 と連携します。Outlook 用の Microsoft Office 2007 Project アドインのダウンロードとインストールの方法の詳細については、「Project Web Access から Outlook に割り当てをインポートする」を参照してください。

この記事の内容

Outlook でのタスク情報の更新について

タスクの状況を Project Web Access と管理者に送信する

タイムシートの時間を Project Web Access に送信する

連結したタスクの状況およびタイムシートの時間を Project Web Access に送信する

Outlook でタスクの自動更新をセットアップする

Outlook でのタスク情報の更新について

多くの場合、組織およびプロジェクト管理者は、タスクの状況と作業時間の管理にそれぞれ別の承認者を使用します。たとえば、ある作業者に 40 時間のタスクが割り当てられたが、この作業者はこのタスクを 30 時間で完了できたとします。組織がタスクの状況と作業時間を個別に管理している場合、この作業者は、タスクの達成率は 100% であるが、タスクに割り当てられた 40 時間のうちの 30 時間しか必要としなかったとレポートできます。組織がタスクの状況と作業時間を一緒に管理している場合、この作業者がタスクに割り当てられた 40 時間のうちの 30 時間を完了すると、作業時間の達成率は 75% であるとタスクの状況に示されます。

進捗状況と作業時間を Outlook でレポートするために使用するフォームは、組織またはプロジェクト管理者が採用している管理方法によって異なります。

それぞれのタスク割り当てで使用されている方法を確認するには、以下の手順を実行します。

  1. Office Project Web Access からインポートした Outlook のタスクまたは予定を開きます。

    • 予定を開いた場合は、[予定] タブの [表示] で [Project Web Access] をクリックして、タスクのレポートに使用するフォームを表示します。

    • タスクを開いた場合は、タスクのレポートに使用するフォームが既定で表示されます。

  2. タスクのレポートに使用するフォームで、以下を確認します。

    • [タスク管理] タブと [タイムシート] タブの 2 つが表示された場合、組織では、タスクの状況と作業時間を個別に管理しています。この場合、これらのデータを個別に Outlook で入力する必要があり、作業時間によってタスクの状況に関する情報が変更されることはありません。「タスクの状況を Project Web Access と管理者に送信する」および「タイムシートの時間を Project Web Access に送信する」に記載されている手順を実行してください。

      注: 組織によっては、タスクの実績作業時間の量と、そのために投入した労力の量を分離するために、作業時間とタスクの状況を個別に管理している場合があります。

    • 2 つのタブが表示されず、タスクの作業時間を入力するためのグリッドがある場合、組織では状況とタイムシートの管理を連結して行っています。作業時間を Outlook で入力すると、タスクの状況に関する情報が自動的に計算されます。「連結したタスクの状況およびタイムシートの時間を Project Web Access に送信する」に記載されている手順を実行してください。

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タスクの状況を Project Web Access と管理者に送信する

Outlook を使用してタスクの状況に関する情報を投稿すると、Office Project Web Access に以前に取り込まれたタスクの状況データがこの新しいデータで上書きされます。Office Project Web Access に以前に取り込まれたデータがよくわからない場合は、Outlook を使用してタスク情報を送信する前に、Office Project Web Access で状況データを確認してください。

  1. Outlook で、仕事フォルダまたは予定表からレポートしようとしている同期されたタスクまたは予定を開きます。予定を開いた場合は、[予定] タブの [表示] で [Project Web Access] をクリックして、タスクのレポート フォームを表示します。タスクを開いた場合は、タスクのレポート フォームが既定で表示されます。

  2. タスクのレポート フォームの [タスク管理] タブで、組織の設定に従って [作業時間の達成率] ボックス、[残存作業時間] ボックス、または [実績作業時間] ボックスに該当するデータを入力します。これらのボックスのいずれかにデータを入力すると、残りの 2 つのボックスのデータが自動的に計算されます。

    たとえば、タスクに必要とされる作業時間の合計が 40 時間である場合、[作業時間の達成率] ボックスに「20%」と入力すると、1 日分の作業を反映するために [実績作業時間] ボックスが自動的に更新され、タスクを達成するための残りの日数 (4 日) を反映するために [残存作業時間] ボックスが自動的に更新されます。タスクの残りの作業時間が 4 日よりも長くなることが予想される場合は、残存作業時間を延長することにより、タスクの総期間を延長できます。

  3. 状況を Office Project Web Access と管理者の両方に送信する場合は、[プロジェクト管理者に提出] チェック ボックスをオンにします。

  4. [Project Web Access に保存] をクリックします。

    ヒント: 進捗を後で送信する場合は、[仕事] タブまたは [予定] タブの [保存] で [保存して閉じる] をクリックします。変更は、Office Project Web Access や管理者に送信されず、Outlook にローカルで保存されます。このオプションは、オフラインで作業するときに使用します。

また、複数のタスクの進捗情報を取り込んでいて、このすべてを Office Project Web Access に送信する場合は、Outlook の [Project Web Access] ツールバーの [Project Web Access の更新] をクリックします。これにより、すべての変更が一度に送信され、各タスクを個別に送信する必要がありません。

注: この方法でタスクの状況を送信した場合は、タイムシートの変更も送信されます。

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タイムシートの時間を Project Web Access に送信する

Outlook を使用してタイムシートの時間を投稿すると、Office Project Web Access に以前に取り込まれたタイムシートの時間がこの新しいデータで上書きされます。Office Project Web Access に以前に取り込まれたデータがよくわからない場合は、Outlook を使用してタスク情報を送信する前に、Office Project Web Access でタイムシートの時間を確認してください。

  1. Outlook で、仕事フォルダまたは予定表からレポートしようとしている同期されたタスクまたは予定を開きます。予定を開いた場合は、[予定] タブの [表示] で [Project Web Access] をクリックして、タスクのレポート フォームを表示します。タスクを開いている場合は、タスクのレポート フォームが既定で表示されます。

  2. タスクのレポート フォームの [タイムシート] タブで、グリッドに表示されるそれぞれの日について、実際にタスクで作業した時間を入力します。この時間によって、[タスク管理] タブに入力した状況データが変更されることはありません。

    [前へ] または [次へ] をクリックして、予定表の週をスクロールします。タスク割り当ての開始予定日の 1 週間前より以前の日付、または割り当ての終了予定日の 1 週間後より後の日付にタイムシートの時間を入力することはできません。

    ヒント: タイムシートの時間がタスク割り当ての予定作業時間とほぼ一致する場合は、予定作業時間をグリッドにコピーし、必要に応じて修正すると簡単です。[予定作業時間からコピー] をクリックすると、タスクの既定の作業時間がグリッドに自動的に入力されます。たとえば、1 週間の期間で 40 時間の作業時間が予定されているタスクがあり、1 日 8 時間で 5 日間作業する予定の場合、[予定作業時間からコピー] をクリックすると、表示されているレポート期間中でそのタスクが予定されているそれぞれの日に 8 時間が自動的に入力されます。実績作業時間と予定作業時間が多少異なる場合は、グリッドの数値を修正してから Office Project Web Access に作業を保存できます。

  3. [Project Web Access に保存] をクリックします。

    タイムシートを管理者に送信する準備ができたら、[Web タイムシートへ移動] をクリックします。新しいウィンドウが開き、[タイムシート センタ] ページが表示されます。

    ヒント: 後で Office Project Web Access に送信するためにタイムシートを保存するには、[仕事] タブまたは [予定] タブの [保存] で [保存して閉じる] をクリックします。変更は、Office Project Web Access や管理者に送信されず、Outlook にローカルで保存されます。このオプションは、オフラインで作業するときに使用します。

また、複数のタスクの作業時間を取り込んでいて、このすべてを Office Project Web Access に保存する場合は、Outlook の [Project Web Access] ツールバーの [Project Web Access の更新] をクリックします。これにより、すべての変更が一度に保存され、各タスクを個別に保存する必要がありません。Outlook で変更を保存した後に、Office Project Web Access で管理者にタイムシートを送信する必要があります。

注: この方法で作業時間を Office Project Web Access に保存した場合は、タスクの状況に対する変更も送信されます。

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連結したタスクの状況およびタイムシートの時間を Project Web Access に送信する

  1. Outlook で、仕事フォルダまたは予定表からレポートしようとしている同期されたタスクまたは予定を開きます。予定を開いた場合は、[予定] タブの [表示] で [Project Web Access] をクリックして、タスクのレポート フォームを表示します。タスクを開いた場合は、タスクのレポート フォームが既定で表示されます。

  2. グリッドに表示されるそれぞれの日について、タスクの実績作業時間を入力します。

    [前へ] または [次へ] をクリックして、予定表の週を移動します。タスク割り当ての開始予定日の 1 週間前より以前の日付、または割り当ての終了予定日の 1 週間後より後の日付にタイムシートの時間を入力することはできません。

    グリッドに入力した時間が自動的に計算され、[作業時間の達成率] ボックスと [合計作業時間] ボックスにデータが入力されます。

    たとえば、タスクの所要期間が 2 週間である場合、グリッド上の現在のレポート期間に 16 時間と入力すると、20% の達成率を反映するために [作業時間の達成率] ボックスが自動的に更新されます。作業を達成するために予定よりも時間がかかる場合は、[残存作業時間] ボックスに残存作業時間を入力して、タスクの期間を延長できます。[残存作業時間] ボックスの数値を小さくして、タスクの期間を短縮することもできます。

    ヒント: タイムシートの時間がタスク割り当ての予定作業時間とほぼ一致する場合は、予定作業時間をグリッドにコピーし、必要に応じて修正すると簡単です。[予定作業時間からコピー] をクリックすると、タスクの既定の作業時間がグリッドに自動的に入力されます。たとえば、1 週間の期間で 40 時間の作業時間が予定されているタスクがあり、1 日 8 時間で 5 日間作業する予定の場合、[予定作業時間からコピー] をクリックすると、表示されているレポート期間中でそのタスクが予定されているそれぞれの日に 8 時間が自動的に入力されます。実績作業時間と予定作業時間が多少異なる場合は、グリッドの数値を修正してから Office Project Web Access に作業を保存できます。

  3. [Project Web Access に保存] をクリックします。

    タイムシートを管理者に送信する準備ができたら、[Web タイムシートへ移動] をクリックします。新しいウィンドウが開き、[タイムシート リスト] ページが表示されます。

    ヒント: 後で Office Project Web Access に送信するためにタイムシートを保存するには、[仕事] タブまたは [予定] タブの [保存] で [保存して閉じる] をクリックします。変更は、Office Project Web Access や管理者に送信されず、Outlook にローカルで保存されます。このオプションは、オフラインで作業するときに使用します。

また、複数のタスクの作業時間を取り込んでいて、このすべてを Office Project Web Access に送信する場合は、Outlook の [Project Web Access] ツールバーの [Project Web Access の更新] をクリックします。これにより、すべての変更が一度に送信され、各タスクを個別に送信する必要がありません。Outlook で変更を送信した後に、Office Project Web Access で管理者にタイムシートを送信する必要があります。

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Outlook でタスクの自動更新をセットアップする

Office Project Web Access に割り当ての更新を送信するための既定のオプションを変更し、更新の方法とその頻度を指定できます。

重要: Project Web Access を自動的に更新するには、Windows ユーザー アカウントを使用して Microsoft Office Project Server にログオンしておく必要があります。

  1. Outlook で、[ツール] メニューの [オプション] をクリックします。次に、[Project Web Access] タブをクリックします。

  2. [割り当ての更新] の [間隔] をクリックします。

  3. 日、週、月の数を該当するボックスに指定し、[次回の更新] ボックスに次の更新の実行日を入力します。

  4. 各更新の実行後に要約の電子メール メッセージを受け取るには、[確認メッセージを送信する] チェック ボックスをオンにします。

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