Project Web Access から Outlook に割り当てをインポートする

Outlook 用の Microsoft Office Project アドインを使用すると、タスク割り当てをインポートできます。これにより、Microsoft Office Outlook を使用して、タイムシートの実績作業時間およびタスクの進捗状況を管理者にレポートできます。

注: アドインのインストール方法と構成方法については、「Outlook 用の Microsoft Office Project アドインをインストールおよびセットアップする」を参照してください。

タスク割り当てをインポートする

Outlook から Microsoft Office Project Web Access へ間の接続をセットアップしたら、タスク割り当てをインポートできます。

  1. Outlook で、Project Web Access ツールバーの [新しい割り当てのインポート] をクリックします。

    ツールバーが表示されていない場合は、[表示] メニューの [ツールバー] をポイントし、[Project Web Access] をクリックします。

    ヒント: このオプションは、[ツール] メニューにもあります。[Project Web Access] をポイントし、[新しい割り当てのインポート] をクリックしてください。

  2. Project Server 認証を使用して Microsoft Office Project Server に接続している場合は、[パスワード] ボックスにパスワードを入力し、[OK] をクリックします。

  3. インポートするタスクの一覧を確認し、[OK] をクリックします。

    ヒント: 次回からタスクのインポート時にこのダイアログ ボックスが表示されないようにするには、[Project Web Access からの割り当てのインポート] ダイアログ ボックスで [今後はこのダイアログを表示しないでインポートする] チェック ボックスをオンにします。この設定を元に戻すには、[ツール] メニューの [オプション] をクリックします。[Project Web Access] タブをクリックし、[インポートする前に確認のダイアログ ボックスを表示する] チェック ボックスをオンにします。

設定に基づいて、各タスクが Outlook の予定表フォルダまたは仕事フォルダに追加されます。

Outlook 予定表にタスクを表示することを選択した場合、各タスクは、そのタスクに割り当てられた 1 日の稼働時間ではなく、期間に基づいて表示されることに注意してください。たとえば、期間が 5 日間のタスクは、5 日間にわたって連続して表示されます。既定では、割り当て時間は、予定ありではなく、予定あり空き時間として表示されます。

ヒント: インポートした割り当てに対する予定表での既定の利用可能時間を変更する方法の詳細については、この記事の「インポート オプションを変更する」を参照してください。

新しいタスクが割り当てられたときに、Project Web Access ツールバーの [新しい割り当てのインポート] をクリックすると、これらのタスクを Outlook に追加できます。

注: タスクをインポートするときは、特定の日付範囲内で割り当てられているすべてのタスクがインポートされます。この日付範囲を設定する方法の詳細については、この記事の「インポート オプションを変更する」を参照してください。割り当てタスクが既に予定表にある場合、変更を反映するために更新されます。

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インポート オプションを変更する

アドインによるタスク割り当てのインポート方法を指定できるオプションがいくつかあります。これらのオプションを変更するには、[ツール] メニューの [オプション] をクリックします。次に、[Project Web Access] タブをクリックします。

  • インポートする割り当ての日付範囲を設定するには    [割り当てのインポート] セクションの [日付範囲] で [次の期間まで] をクリックし、日、週、および月の数を該当するボックスに入力します。

  • 割り当てのインポートが定期的に行われるようにスケジュールするには    [割り当てのインポート] セクションの [Project Web Access から Outlook の予定表にインポートする] で [間隔] をクリックし、日、週、および月の数を該当するボックスに入力します。次に、次回の更新の実行日を [次回の更新] ボックスに入力します。

    注: 割り当てを自動的にインポートするには、Windows ユーザー アカウントを使用して Microsoft Office Project Server にログオンしておく必要があります。

  • インポートする割り当てに対する予定表での既定の利用可能時間を変更するには    [詳細オプション] をクリックします。[割り当てのインポート] セクションの [プロジェクトの割り当て予定を次の空き時間として表示] で [空き時間]、[仮の予定]、[予定あり]、または [外出中] をクリックして、Project Web Access からインポートされるすべてのタスク割り当てについて既定で設定する利用可能時間を選択します。

  • インポートするタスクに対するアラームの設定を変更するには    [詳細オプション] をクリックします。[割り当てのインポート] セクションの [Project Web Access から Outlook にインポートする場合] で、設定するアラーム オプションをクリックします。[常にアラームを作成する] をクリックした場合は、アラーム時刻を一覧から選択してください。

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