Project Online の需要管理でワークフローを使用する

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この記事では、需要管理がどのように Project Web App に実装されているかについて説明します。

Project Web App で需要管理ツールを使用すると、プロジェクトに関するアイデアをすべて 1 か所から取り込み、ビジネス要件に即した意思決定プロセスでそれらを処理できます。 ユーザーは、これらのツールを使用して、どの提案を承認するべきか判断し、作業完了までプロジェクトの進捗を追跡できます。

Project Online の需要管理では、以下を使用します。

  • プロジェクト詳細ページ    - Project Web App の各ページで、ユーザーがプロジェクト情報の表示や更新を行うことができます。

  • ステージ    - プロジェクト ライフサイクルの 1 つの領域に固有の、プロジェクト詳細ページのセットです。

  • フェーズ    - 複数のステージを整理するために使用します。

  • ワークフロー    - プロジェクトがさまざまなフェーズやステージを移動するときに、ビジネス プロセスを実行するために使用します。

  • エンタープライズ プロジェクトの種類    - フェーズ、ステージ、プロジェクト詳細ページをワークフローとまとめて、標準化された方法でプロジェクトを実行するために使用します。

それぞれについて、次の各セクションで説明します。

プロジェクト詳細ページ

Project Web App のユーザーは、プロジェクト詳細ページでプロジェクト データを表示または更新します。 ユーザーは、表示したいフィールドを使用する Web パーツを選んで、プロジェクト詳細ページをカスタマイズできます。 需要管理では、プロジェクトのさまざまなステージで、ユーザーが情報を収集する必要があるときやユーザーに情報を表示する必要があるときには、いつでもプロジェクト詳細ページがユーザーに表示されます。

ステージ

ステージには、プロジェクトに関する情報を集約するためにグループ化された 1 つまたは複数のプロジェクト詳細ページが含まれます。 この情報は、ワークフローで使用または更新できます。

Project Web App では、特定のステージで表示されるプロジェクト詳細ページ、必須フィールド、読み取り/書き込みフィールドや読み取り専用フィールド、ステージが含まれるフェーズ (フェーズについては次のセクションで説明します) を定義できます。

プロジェクトのステージごとに、実行する必要があるアクションや収集する必要がある情報を、プロジェクトのビジネス要件に基づいて定義することをお勧めします。 この情報は、プロジェクト詳細ページで表示する必要があるフィールドの一覧や、ワークフローで実行する必要があるアクションを定義するときに役に立ちます。 次に、一般的な手順を示します。

  1. それぞれのステージでプロジェクトに必要な出来事を定義します

  2. プロジェクト詳細ページを使って取得する、必要な情報を定義します

  3. それぞれのステージのフィールドの状態 (必須、読み取り/書き込み、または読み取り専用) を定義します

フェーズ

需要管理のフェーズは、プロジェクトのライフサイクルで共通のアクティビティのセットを構成する、複数のステージを編成するために使用されます。 フェーズの例としては、プロジェクト作成、プロジェクト選択、プロジェクト管理があります (既定の Project Web App フェーズでは、作成、選択、管理として表されます)。 フェーズ自体は、ステージを編成するための手段に過ぎず、ステージを実行する順序を決定するわけではありません。 (ステージの順序は、関連付けられたワークフローで決定されます。)

詳細については、フェーズとステージを作成するためのベスト プラクティスを参照してください。

ワークフロー

ワークフローでは、ビジネス プロセスを実行して、プロジェクトがフェーズやステージを移動するための構造化された方法を提供します。 各ステージでユーザーの入力に基づいて、メール送信、タスクの割り当て、特定のプロジェクト アクションの待機など、さまざまなアクションを実行するように、ワークフローを設定できます。

たとえば、「初期提案」というステージを設定して、プロジェクト詳細ページにプロジェクト コストのユーザー設定フィールドを含めるとします。 プロジェクト コストが一定の制限を超えるかどうかに基づいて、ワークフローがそのプロジェクトを自動的に承認または拒否するように構成できます。

下の図には、Project Web App に含まれる需要管理の 5 つのフェーズと、相互の関係を示しています。 各フェーズには、「アイデアの提案」、「最初のレビュー」などのステージのサンプルがあり、各ステージには、1 つまたは複数のプロジェクト詳細ページを関連付けることができます。 ステージの全体的な集合は、エンタープライズ プロジェクトの種類と関連付けることができる 1 つのワークフローを表します。

ワークフローのフェーズとステージを示す図

Project Web App でワークフローを作成するときには、一般的に次の 4 つの作業を実行します。

  1. ビジネス要件に基づいてワークフローを設計します。

  2. Project Web App で、必要なユーザー設定フィールド、プロジェクト詳細ページ、フェーズ、ステージを作成します。

  3. SharePoint Designer 2013 でワークフローを作成して、それを Project Web App に展開します。

  4. そのワークフローを使用するエンタープライズ プロジェクトの種類を作成します。

エンタープライズ プロジェクトの種類

エンタープライズ プロジェクトの種類は、1 つのワークフローをそのフェーズやステージ、さらに部署やプロジェクトのサイト テンプレート定義と組み合わせて、需要管理のすべての要素をまとめます。 通常、エンタープライズ プロジェクトの種類は個別の部署に対応します (マーケティング プロジェクト、IT プロジェクト、人事プロジェクトなど)。 エンタープライズ プロジェクトの種類を使用すると、プロジェクト ライフ サイクルが似ている、同じ組織内の複数のプロジェクトを分類できます。 ユーザーがプロジェクト センターで [新しいプロジェクト] をクリックすると、そのユーザーに対して、エンタープライズ プロジェクトの種類がドロップダウン リストに表示されます。

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