PowerPoint と Excel を使って作る対話型ダッシュボード

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スタイルと機能を備えたビジネス インテリジェンス

PowerPoint MVP、Glenna Shaw

対話型ダッシュボードとは何でしょうか。また、重要な情報を伝えるにはダッシュボードをどのように使えばよいでしょうか。この記事では対話型ダッシュボードを作成して使う方法を紹介します。あわせてサンプルのファイルとプレゼンテーションへのリンクも掲載しています。

この記事の内容

ダッシュボードの概要

ダッシュボードの背景

ダッシュボードの要素

対話型ダッシュボード

ダッシュボードの共有

結論

ダッシュボードの概要

ビジネス インテリジェンスは今や欠かせないものであり、ダッシュボードはこの情報を提供するのに最もよく使われる方法です。

ダッシュボードとはどのようなものでしょうか。私が気に入っている定義は、Stephen Few 氏によるものです。彼によれば「ダッシュボードとは、1 つ以上の目標の達成に必要となる最も重要な情報を、ひとめで確認できるように 1 つのコンピューター画面に収めた視覚的な表示」です。これは以前、PowerPoint Live Conference の David Paradi 氏によるセッションで聞いた、GAR (Glance: 確認、Absorb: 吸収、Return: 返答) 原則の使用に関するテーマとも重なります。「The Presentation Summit」のホストである Rick Altman 氏は、この記事に使用するサンプル ダッシュボードの作成に、彼の会議のデータを使うことを快諾してくれました。ただし、機密性の高いビジネス情報と発表者のプライバシーを守るために、トピックと発表者は別名を使用しています。

SharePoint と Excel は、ダッシュボードの作成に最もよく使われるツールです (Microsoft のヘルプ記事:「ビジネス インテリジェンスの機能の概要」を参照してください)。 よく見過ごされることですが、PowerPoint を Excel と組み合わせて使うと、便利で機能的なダッシュボードを作成できます。 さらに、PowerPoint には他のアプリケーションにはない対話型機能があります。

ダッシュボードを作成する際の大原則は、データを主役にするということです。 不要な要素を画面に詰め込むと、表示される情報から注意がそらされますから、KISS (Keep It Simple Stupid: 構造をできるだけ簡単にせよ) の原則に従うのがベストです。 見る人の関心を引くような魅力的なダッシュボードにしつつ、表示される情報が埋もれてしまうほど様式にこだわりすぎないように、うまくバランスを取りましょう。ベスト プラクティスは、3D グラフを避けることと、グラフより表のほうがわかりやすい場合は表を使うことです。 Excel には優れた条件付き書式機能があり、表の中にグラフを表示することもできます。

ダッシュボードの背景

まず初めにすることは、ダッシュボードの要素を入れる背景の作成です。 ここでは、濃い青色の背景に灰色のユーザー設定図形を配置しました。 そして、[内側 (中央)] の影の効果を図形に適用しました。 これで、ダッシュボードの要素を入れるボックスが埋め込まれているように見えます。 こうすると、図形の内部に目が引き付けられるので、ダッシュボードの要素がスライドの焦点になります。

対話型のダッシュボード

ダッシュボードの要素

背景を作成したら、ダッシュボードに入れる要素を決めます。 ダッシュボードには 1 つ以上のビジネス目標に合うデータを表示することを忘れないでください。このサンプルでは、「The Presentation Summit」のコスト、出席者、トピック、発表者を比較して示すことにしました。中心になる目標が決まったら、要素の表示をいろいろ試して、どのように表示すれば見る人に情報がうまく伝わるかを判断するとよいでしょう。この例ではシンプルな表とグラフにこだわり、表には Excel の条件付き書式を利用しました。

ダッシュボード内の表

次の表は、セッションの頻度を視覚的に表示し、セッションとスピーカーでは、[状況説明マークの評価します。ベル型曲線に柔軟に基づいている条件付き書式設定のインジケーターの既定の設定を選択します。 Excel の機能を使用して複雑な統計分析を使用して情報を表示することができます ( Microsoft ヘルプと使い方に関する記事) を確認する必要があります常に残したい場合は、対象ユーザーに注意します。ダッシュ ボードの要素目的しない場合は、参加者がについて理解することはできません。

要素が決まったら、次に要素をグループ分けして互いの関連性をわかりやすくします。これには、いくつかの方法があります。このサンプルでは、色、近さ、囲みを使うことにしました。つまり、近くに配置する、グラフ上で同じ色を使う、色付きのアウトラインを使って囲むという方法で、要素をグループ分けしました。コストは青、出席者は緑、トピックは紫、発表者はオレンジ、特別トピックと一般トピックの比較は水色で囲んでいます。赤と緑は同時には使っていません。これは、色覚障碍 (赤/緑) をお持ちの方が人口のかなりの割合を占めているためで、そういう方にとっては赤と緑の区別が難しいからです。

最後に、ダッシュボード上のテキストを読みやすくします。 ダッシュボードは各自のコンピューター画面に表示されるため、従来のスライド プロジェクターの場合より柔軟に設定できますが、それでも難しい処理です。 リボンの [フォント サイズの拡大] ボタンと [フォント サイズの縮小] ボタンを使って、いろいろ試してみてください。

Excel のフォント グループ

対話型ダッシュボード

PowerPoint のとても便利な機能の 1 つが、複雑なプログラミングをしなくても対話機能を簡単に追加できることです。 ダッシュボードの対話機能は、注意が必要な場合があります。 対話機能は通常、見る人が特定の要素の詳細を表示できる「ドリルダウン」として追加します。 この機能のマイナス面として、1 つのウィンドウから別のウィンドウに切り替えると、情報をさっと理解するのが難しいことがあります。 時には理解するまで何度も切り替えなければなりません。 PowerPoint には、この問題を解決する「動くダッシュボード」とでも呼びたい独特の機能があります。

このサンプルでは、画面の上部にボタンを作って、Rick が各年の同じ情報を表示するダッシュボードにドリルダウンできるようにしました。 これらのボタンは、各年の詳しい情報を示す別々のスライドにリンクしています。 影の効果を適用して、どのボタンが押されているかがわかるようになっています。 ダッシュボードの要素からも直接リンクできます (グラフをクリックすると詳細を表示できます)。PowerPoint の対話機能の詳細については、「Dynamic PowerPoint」にあるチュートリアルを参照してください。

対話型のダッシュボード

年ごとの詳しいスライドには意図的に全く同じデータを表示し、グラフには気を付けて同じ軸を設定しました。 ドリルダウンすると、それぞれの年の詳しい情報を表示できるようになっています。 ですが、最も優れている点はここではありません。 各年の詳しいスライドの 1 つの要素に注目すると、(ダッシュボード ボタン、矢印キー、PageUp キーと PageDown キー、スクロール ボタンを使って) スライドの間を行き来して、その要素の年ごとの変化を確認できるのです。 文字通りグラフが動くわけです。

グラフの比較

これは PowerPoint に固有の特性で、複数のスライドやウィンドウ上の情報を理解する際の問題が簡単に解消します。 この方法を使う場合は、要素をスライド上のまったく同じ場所に配置して、グラフの軸をスライド間で一致させるようにします。これで、よく似たものの比較ができます。この配置が適切でないと、誤った結果になる可能性があります。

ダッシュボードの共有

ダッシュボードが完成したら、PowerPoint スライド ショー (*.ppsx) として保存します。これで、このファイルをクリックしたときにダッシュボードが自動的に開きます。このファイルは共有ネットワーク ドライブに保存するか、メールで送れます。 ダッシュボードをオンラインに配置する場合は、新しい Office Online が最適です。 この機能は PowerPoint 2010 の [保存と送信] オプションに組み込まれていますが、PowerPoint 2007 を使っている場合でも、Windows Live アカウントがあれば大丈夫です。 Windows Live アカウントで OneDrive にアクセスして、ドキュメントを投稿すると共有できます。

結論

ダッシュボードの価値とは、そこから得られる情報が持つ価値です。それでは、Rick のダッシュボードから何がわかるでしょうか。このダッシュボードからは、The Presentation Summit がコストを抑えながら毎年成長し、高い顧客満足度を達成している健全な会議であることがわかります。この会議の熱心な参加者でありサポーターである私にとっては驚きではありませんが、既に感じていたことを実際に証明するダッシュボードを Rick に提供できたのは幸いでした。

Glenna Shaw の写真

Glenna Shawは、ほとんどの値を持つ Professional (MVP) PowerPoint およびGlenna Shaw の視覚的な通信およびVisualologyブログの所有者は、です。ユーザーは、アクセシビリティの高い情報技術、グラフィック デザインおよび Professional 技術文書内の証明書を保持します。

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