PPM ソリューションの導入を実装後に維持するための 7 つの方法: ホワイト ペーパー

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このホワイト ペーパーは、「最前線の現場から」コレクションの一部です。

Project and Portfolio Management (PPM) ツールを使うと、たいてい、組織全体でプロジェクトの管理方法、追跡方法、報告方法に抜本的な変化が起こります。 ただし、ツールの実装と同様に継続的な導入にも重点的に取り組む必要がある組織には有効ではありません。 このホワイト ペーパーでは、新しい PPM ツールの使用が組織文化の一部になるまで、実装後に導入を維持するために注力できるいくつかの主要領域について考察します。

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PPM ソリューションの導入を実装後に維持するための 7 つの方法

概要

新しいアイデアや革新が次善の策と考えられ、全体で強力なサポートを得て、実施されながら、その後、実装から数か月以内に誰も使わなくなるようなプロジェクトに参加したことはあるでしょうか。 その答えがイエスであれば、そのようなプロジェクトで、変更管理作業、トレーニング作業などが不足していなかったことにも同意していただけるでしょう。 実装時には最高と考えられたツールでも、使うのを止めてしまうのはなぜでしょうか。

この疑問には多くの答えが考えられます。 たとえば、市場の条件によってツールが古くなった場合や、組織戦略が変化した場合などです。 ただし、多くの場合、よく確認してみると、プロジェクトの実装時に達成した導入を維持する努力をしなかったことが本当の理由です。 プロジェクトのライフサイクル中に変更を管理するだけでは十分ではありません。変更は、プロジェクトの完了後も管理する必要があります。 この考え方はどのプロジェクトにも当てはまりますが、PPM ソリューション実装の場合は特にそうです。PPM ツールを使うと、たいてい、組織全体でプロジェクトの管理方法、追跡方法、報告方法が抜本的に変化するためです。

このホワイト ペーパーでは、新しい PPM ツールの使用が組織文化の一部になるまで、実装後に導入を維持するために注力できるいくつかの主要領域について考察します。

導入を維持する 7 つの方法

組織で近い将来に PPM ソリューションを実装する (または新しいバージョンにアップグレードする) 予定があるとします。 また、プロジェクトのライフサイクル中に利用できる全力のトレーニング サポートと変更管理サポートもあるとします。 このような状況で、実装の完了後に本当に注意する必要がある主要領域は次のとおりです。

1) 30-60-90 日の目標を立てる   

PPM ソリューションを導入する前に、最初に必要なことは、実装について 30-60-90 日の目標を立てることです。 注意が必要なのは、 導入後ではなく導入前に目標を立てる、という点です。 まず、時間どおりに提出されたタイムシートの割合、作成されたプロジェクト数など、簡単に測定できることから始めて、継続的に測定し、結果について報告します。 これらの「目標」があると、次の利点があります。

  • まず、目標とメトリックがあれば、ツールがどの程度使われているかがわかります。 メトリックが良くない場合はすぐに対処し、ツールの使用を増やすために必要なサポートを提供できます。

  • 目標によって、 プロジェクトの成功または失敗に関する全般的なことではなく、具体的な作業内容がわかり、 PPM ソリューションの価値を経営陣に示すのに役立ちます。

    最終的に、小さな成果を喜ぶことができます。 PPM ソリューションが実装され、組織全体が劇的に変化したとしても、ソリューションへの関心と積極性を維持するには、短期間での成果とその評価が重要です。

また、30-60-90 日の目標にとどまらないでください。 長期間の目標を立て、監視する必要があります。

2) 価値があることを示す   

PPM ソリューションの実装前に、追跡とメンテナンスの簡易化、コラボレーションの強化、可視性と管理性の改善など、利益分析は完了しているも同然です。ただし、重要な点は、このような利益が生じるのは、PPM ソリューションのすべてのユーザーがデータの生成と維持に必要な作業を行っている場合のみということです。 つまり、エンド ユーザーは、タイムシートを時間どおりに提出するだけでは、自分が組織にもたらしている価値や、リソースの割り当てを監視することでリソース マネージャーがいかに役立つかを理解することはできません。

長期にわたって本当の意味でユーザーに導入するには、まず、ユーザーがツールと組織にもたらしている価値を各ユーザーに示すことが重要です。 生成されたレポートとダッシュボードをユーザーに示してください。 ユーザーがツールに送信したデータを使います。 上層部経営陣がこれらのレポートとダッシュボードを使い、各部門にもたらす価値について部門のメンバーに伝えます。 日が照っているときに植物が育つのと同様に、組織のリーダーが重視していることがわかった場合にのみ、エンド ユーザーはツールの重要性を感じます。

3) 学習方法を変える   

次の状況を考えてみてください。 ドライブ中にラジオを聴いていると、子供のころは本当に好きだったが、長い間聴いていなかった歌が流れてきました。 歌の正確な歌詞を思い出せなくても、曲に合わせて大部分をハミングできるのではないでしょうか。 ハミングできるのはなぜでしょう。 それには 2 つの理由があります。

  1. その歌を何度も何度も聴いたことがあります。

  2. 歌詞は "情報" ですが、曲はそれに付随する "感情" です。 人間は、情報だけよりも感情も記憶する傾向があります。

この例は、このドキュメントの話にどのように当てはまるでしょうか。

PPM ソリューションの従来のトレーニングでは、大量のデータや情報をレクチャー、トレーニング セッション、マニュアルなどに詰め込むことを重視していました。 ただし、その情報に感情や気持ちは付随していないので、セッションの完了後はその情報は保持されません。 実際、ユーザーが初めて学習した内容は 20% も保持されないと想定する必要があります。 この状況を解決するには、 好きだった歌と同じように対応しましょう。

  • トレーニングを受けるための手段を増やしてください。 すべてのユーザーが同じように理解する訳ではありません。 資料を読むのに向いているユーザーもいれば、ビデオを見ることを好むユーザーもいます。 情報やトレーニングを利用する方法を複数用意するようにします。

  • また、ユーザーが情報に感情を関連付けられるようにします。 たとえば、少人数のグループ ランチと学習セッションにユーザーを参加させる、グループ内でユーザーが質問できるようにする、ディスカッション フォーラムを開設するなどの方法です。 自分の質問に特定の相手が回答した内容はきっと覚えているはずです。 同じことがすべてのユーザーに当てはまります。

  • 良いアイデア、質問、参加には報奨を与えます。 Project TechCenter とフォーラムは良い例です。すべての正しい答えにはコミュニティ内で報奨が与えられ、それによって情報と専門知識の共有がさらに活発になっています。

4) 再評価と再確認   

ある事例で、PPM 実装について顧客と取り組んでいるときに、PPM ソリューションからのすべてのレポートに OLAP キューブを使うことを決定しました。 OLAP キューブの機能がよくわからない場合は、この事例のために、定義されたスケジュールにのみ基づいてデータが更新される点を理解してください。 この事例では、1 日に 1 回更新することに合意しました。 ただし、ソリューションの導入が完了すると、レポートが正しくない、ユーザーが入力したデータを示していないなどの不満が出るようになりました。 問題を掘り下げて調べると、エグゼクティブは (リアルタイムのデータを期待して) データを時間単位で確認し、ユーザーは必要に応じた頻度でデータを更新していることが判明しました。 OLAP データは毎晩更新されていたので、明らかにレポートは最新ではありませんでした。 そのため、オプションを評価し、データベースのデータを直接使うようにレポートを修正し、リアルタイムのレポートになるようにしました。

この話の教訓は、 プロジェクトの設計フェーズでプロジェクト チームが考えた内容、発見、想定、設計が、実際にうまく行くとは限らないということです。 そのため、変更を受け入れるようにしてください。 最初のソリューション実装がユーザーの日常的な仕事で実際に行っている内容と合わないことがわかったら、かたくなに設計をユーザーに強制しないでください。 必ずユーザーの関心を失う結果になります。

5) ガバナンスを確立する   

変更などを含め、PPM ソリューションを維持するガバナンス モデルを確立することは、私の意見では必要不可欠です。 このトピックの詳細については、ホワイト ペーパー「半減期 (t ½) の克服: 実装後の PPM ソリューションのガバナンス: ホワイト ペーパー」を参照してください。 ガバナンス戦略は PPM ソリューションの維持に役立ちますが、実装のすべての段階を気に入る必要はない、とユーザーに示すこともできます。 変更要望を出しても良いと示すことができるのです。 結果として自由な雰囲気になり、ユーザーを推進者にすることができます。 導入について、単に全員が実装された内容に同調していると推定するよりも、ソリューションを改善できることについて積極的に話す方がはるかに望ましいのではないでしょうか。

6) 熱心なサポートを提供する   

現在では、コンピューターで行うあらゆる作業について、無料ツールを入手できると考えられているようです。 誤解しないでください。私も無料のものは大好きです。 ただし、無料ツールの欠点は、サポートがないことです。 問題が発生すると、自力で解決策を探して調べ、いくつかの解決策を試してどれかがうまく行くことを願うしかありません。 PPM ソリューションのユーザーをこのような状況に置いてはいけません。

個人的には、サポートするアプリケーションやプロセスが何であっても、誰もがユーザーのサポートに熱心になるべきだと思っています。 解決策がない場合でも、常にできるだけ早く回答しましょう。 誰かが自分の問題に注意を払ってくれているとユーザーがわかれば、ほとんどの場合、それだけで安心するものです。 その後は解決策を示すか、少なくとも適切な方向性を示します。 サポート対象の PPM ツールは、ユーザーが日常的な業務に使っている多くのツールの 1 つに過ぎないということ、そして問題を解決してユーザーが安心するまでの時間が短いほど、ユーザーの満足度が高くなるということを常に忘れないでください。

実装後に強力なサポートがなければ、PPM 実装はあっという間に破綻すると断言できます。 また、適切なサポートと解決のプロセスを考えてください。 解決策をユーザーに提供する場合、ナレッジ ベースを構築すれば、今後の問題については、ユーザーが自力で解決策を検索できるように指示できます。

7) 報奨がある行動は繰り返される   

お子さんをお持ちなら、子供が何かしたときに褒めると喜び、うんざりするほどその行動を続けるということはすぐに理解していただけるでしょう。 報奨を与える行動が何であっても、何かを変更するまで行動は繰り返されます。 導入しようとしているユーザーがあまり乗り気ではない場合でも、実際にツールを学習し、理解し、使おうとしている早期導入者が少なくとも 3 人はいます。

このような縁の下の支持者を忘れないでください。 早期導入者は変更を受け入れ、ツールを使い、最終的には他のユーザーを助けて指導します。 このような早期導入者にはできるだけサポートを提供してください。 早期導入者が活動を続け、他のユーザーが早期導入者から学ぶことができるように、その活動を認識し、報奨を与えるようにします。 また、早期導入者をスーパー ユーザーにして、ヘルプ記事の草稿を作成できるようにします。 大事なことは、望ましい行動を推奨し、最終的に望ましくない行動を圧倒するようにすることです。

結論

ここで列挙した手法だけがエンドユーザーの導入に役立つものではありません。この一覧には追加することができます。 理解する必要がある重要な点は、実装時のユーザーの導入と変更管理、または実装の数か月後を重視するだけでは不十分である、ということです。 これは標準であり、決して終わりがない継続的なプロセスです。継続的な注目と注意が必要です。

著者について

Prasanna Adavi 氏 (PMP、MCTS、MCITP、MCT) は、Microsoft Project、Microsoft Project Server、Microsoft SharePoint などのプラットフォームを専門にしている上級エンタープライズ プロジェクト マネジメント (EPM) コンサルタント兼トレーナーです。最高の投資収益率を達成できるように組織を支援するビジネス ソリューションを構築し運用できるようにすることに重点を置いています。

また、IT、ERP (SAP)、製造、アプリケーション開発、自動車、独創的サービスなどのさまざまな産業や領域でプロジェクトを最初から最後まで主導する広範な経験も積んでいます。全国のさまざまな Project Server、EPM、SharePoint のイベントでのレギュラー プレゼンターであり、SharePoint と EPM コミュニティのレギュラー投稿者です。

Prasanna 氏はレギュラー ブロガー (http://www.prasannaadavi.com) であり、主に Microsoft Project と Project Server ソリューションに焦点を当てながら隔週のポッドキャスト (http://www.msprojectpodcast.com) も運営しています。Prasanna 氏は EPMA 社 (http://www.epmainc.com) の上級コンサルタントです。

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