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Outlook で低優先メール機能を使って優先度の低いメッセージを並べ替える

Windows 版 Outlook 2016 では、”低優先メール” を使用して優先度の低いメールをフィルターでき、最も重要なメッセージの処理に時間を割くことができます。 低優先メールを使用しない場合は、オフにすることもできます。

メール サーバーは開封済みメールと未開封のメールを追跡します。 低優先メールをオンにすると、低優先メールの処理はその後自動的に行われます。 新着メールが届くと、ユーザーが注目しない可能性があるメッセージは “低優先メール” フォルダーに入れられます。

注: メールボックスに [低優先メール] フォルダーが表示さない場合は、[優先受信トレイ] オプションを使用している可能性があります。 詳細については、「Outlook の優先受信トレイ」をご覧ください。

  1. Outlook の [低優先メール] フォルダーを選びます。 メールが表示されます。

  2. [低優先メール] フォルダーから [受信トレイ] にメールをドラッグできます。

  3. デバイスを使って [低優先メール] フォルダーにメールを移動したり、このフォルダーからメールを移動したりすると、対象のメールが低優先メールであるかどうかを低優先メール機能システムに学習させることができます。 たとえば、Outlook デスクトップや携帯電話のメール アプリでメールを [低優先メール] フォルダーに移動すると、すべてのメール アプリでの操作が低優先メール機能システムに記録されます。 この操作をアプリごとに行う必要はありません。

低優先メールの設定を管理するには

  1. Windows 版の Outlook 2016 を使用している場合は、[低優先メール] フォルダーを右クリックし、[低優先メールの管理] を選びます。

    低優先メールの管理

    Outlook on the web にリダイレクトされます。

  2. Microsoft 365 ユーザー ID とパスワードを使用してサインインします。 次に、[ 低優先 設定] ページに直接移動します。

低優先メール機能では、システムがユーザー設定を記録し、その情報を使ってそれ以降の同じようなメッセージが特定されるため、ユーザー設定が十分に適用されるには、数日かかる場合があります。 ただし、いくつかの簡単な操作を実行すると、低優先メール機能にユーザー設定をより早く学習させることができます。

  • 受信トレイで優先度が低いメールを確認したら、そのメッセージを右クリックし、[低優先メールに移動] を選ぶか、そのメールを受信トレイからドラッグして [低優先メール] フォルダーにドロップします。

    Outlook on the web

    Outlook

    低優先メールに移動

    低優先メールに移動

  • [低優先メール] に誤って移動されたメッセージを確認したら、そのメッセージを右クリックし、[受信トレイへ移動] を選ぶか、[低優先メール] フォルダーからメールをドラッグして受信トレイにドロップします。

    Outlook on the web

    Outlook

    受信トレイへ移動

    受信トレイへ移動

低優先メールと迷惑メールは、受信トレイに届く前にフィルター処理されます。 最初に迷惑メールの評価とフィルター処理が行われてから、Outlook によってルールが処理されます (ルールを設定している場合)。 次に、ユーザーの過去の動作に基づいて、残りのメッセージが分析され、通常無視したり、返信しなかったりするメッセージの種類がフィルター処理されます。

次の特定の相手からのメッセージが低優先メールとして識別されることはありません。

  • 自分

  • 同じ上司を共有するユーザー

  • 直属の部下

一般的に読まれていないものを理解するために、メッセージのさまざまな側面を見て乱雑にします。 次に例を示します。

  • 送信者

  • 会話に参加したかどうか

  • 自分が唯一の受信者であるかどうか

  • メッセージの重要度

読むメッセージの種類が変わると、その傾向が学習されて、それに応じて動作も変わります。

Outlook on the web と Outlook の両方で低優先メール機能を使うには、Outlook on the web で低優先メール機能をオンにする必要があります。

  1. Outlook on the web にサインインします。 ヘルプについては、「一般ビジネス向け Outlook on the web にサインインする」をご覧ください。

    注: Light バージョンの Outlook on the web では、低優先メール機能をオンにすることはできません。 ただし、[オプション]、[全般]、[Light バージョン] の順に選び、[Outlook on the web の Light バージョンを使用する] チェック ボックスをオフにすると、標準バージョンに切り替えることができます。

  2. ページの左上隅で、 Outlook Office 365 のアプリ起動ツールのアイコン > アプリ起動ツールを選択します。

    Outlook アプリが強調表示された Microsoft 365 アプリ起動ツール。

  3. ナビゲーション バーで、[ 設定] 設定: プロファイルを更新し、ソフトウェアをインストールし、クラウドに接続する > [オプション] > [ メール ] > [自動処理 ] > [クラッター] に移動します。

  4. [低優先メールとして識別されたアイテムを分離する]、[保存] [保存] の順に選びます。

    [低優先メール] のオプション

注: 

  • [低優先メールとして識別されたアイテムを分離しない] を選ぶと、低優先メール機能をいつでもオフにできます。

  • この機能をオフにした後も、[低優先メール] フォルダーは Outlook に残ったままになります。

重要:  Office 2016 for Windows を 1 回限りの購入として購入し、 Microsoft 365 サブスクリプションを持っていない場合、クラッターなどの一部の機能にはアクセスできません。 今後は、新しい機能を使用するために Microsoft 365 サブスクリプションを用意する必要がある定期的な更新プログラムがあります。

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