Outlook on the web のメッセージ フォルダーを操作する

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Outlook on the webでは、メッセージを整理する場合は、することができます新しいフォルダーを作成または名前を変更する、移動、または既存のフォルダーを削除します。Outlook on the webが指定した条件に従ってフォルダーにメッセージを自動的に移動できるようにルールを設定することができます。

この記事の内容

既定のフォルダー

フォルダーのショートカット メニュー

フォルダーを作成します。

フォルダーの名前を変更します。

フォルダーを移動します。

フォルダーを削除します。

[お気に入り]

割り当てるアイテム保持ポリシーとアーカイブ ポリシー

削除済みアイテム フォルダー

メッセージを処理するルールを設定します。

既定のフォルダー

既定では、アカウントにはまず次のようなフォルダーがあります。

[お気に入り] の既定のメール フォルダー
  • 受信トレイ 受信メッセージは、別のフォルダーにリダイレクトするように受信トレイのルールを作成していない限り、受信トレイに届くか、迷惑メールとして識別されます。

  • 低優先メール 過去に着信したメッセージの取り扱い方法に基づいてメールをフィルター処理するのに役立ちます。オンにすると、メール サーバーによって既読または未読のメッセージが追跡されます。未読のメッセージは低優先メール フォルダーに移動されます。

  • 送信済みアイテム 既定では、送信したすべてのメッセージのコピーが送信済みアイテム フォルダーに入れられます。

  • 削除済みアイテム メッセージを削除すると、削除済みアイテム フォルダーに移されます。

Outlook on the web では、[フォルダー] で [その他] を選択すると、該当する既定フォルダーが [お気に入り] の下に並んで表示されます。個人用フォルダーの下にも同じ既定フォルダーが一覧表示され、より長いフォルダー リスト (大部分は管理者により作成されたものと考えられます) の構成要素になります。管理者が追加したと考えられるフォルダーには、次のようなものがあります。

  • 下書き メッセージや返信を作成するときに、すぐにそれを終えることができない場合は、自動的に下書きフォルダーに保存されます。後からそのメッセージに戻って編集を続け、送信できます。

  • 迷惑メール メール ボックスに届く前にスパム フィルターによってブロックされなかったが、迷惑メールだと判断されたメッセージは、このフォルダーに自動的に移されます。迷惑メール フォルダーについては、記事「迷惑メールやフィッシング詐欺について」を参照してください。

  • これは読み取り専用のフォルダーです。このフォルダーの中でアイテムを作成または編集するには、Outlook を使う必要があります。

  • 会話履歴既定では、 Skype for Business内にあるすべての会話のコピーは、会話履歴] フォルダーに置きます。

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フォルダーのショートカット メニュー

フォルダーに対して行うことができる操作の大部分は、ショートカット (コンテキスト) メニューを見れば確認できます。このメニューは、フォルダーを選択し、右クリックすると表示されます。表示されるショートカットは、[お気に入り] の下でフォルダーを選択した場合と、個人用フォルダーの下でフォルダーを選択した場合とで異なります。

[お気に入り] フォルダー

[お気に入り] フォルダーには、上位のメール フォルダーが表示されます。ショートカット メニューには、これらのフォルダーを操作する際に最もよく使用または必要とされるオプションが用意されます。

メールの受信トレイを右クリックすると表示されるコンテキスト (ショートカット) メニュー

  • [一覧内で上へ移動] または[一覧内で下へ移動] いずれかのオプションを使用して、フォルダー階層内でフォルダーをより上の階層またはより下の階層に再配置します。

  • [お気に入りから削除] お気に入りからフォルダーを削除します。お気に入りからフォルダーを削除しても、個人用フォルダーから削除されることはありません。

  • [フォルダーを空にする] サブフォルダーを含むフォルダー内のすべてのアイテムを削除します。

  • 開封済みとしてマークする フォルダー内のすべてのアイテムを開封済みとしてマークします。

  • [ポリシーの割り当て] フォルダー内のメッセージにアーカイブまたはアイテム保持ポリシーを割り当てます。このオプションは、管理者が有効にしていない場合は、利用できない場合があります。

  • [権限] メールボックス内のフォルダーに他のユーザーがアクセスできるようにします。

個人用フォルダー

個人用フォルダーは、利用できるすべてのメール フォルダーのコレクションです。個人用フォルダーに接続されているショートカット (コンテキスト) メニューには、[お気に入り] フォルダーの場合より多くのオプションが用意されています。ただし、すべてのオプションがすべてのフォルダーで使用できるわけではありません。一部のオプションは管理権限が必要なため、利用できない場合があります。

個人用フォルダーを右クリックすると表示されるコンテキスト (ショートカット) メニュー

個人用フォルダーのショートカット メニューに含まれているオプションのうち、4 つは、お気に入りフォルダーのショートカット メニューに含まれていないオプションです。

  • [新しいフォルダーの作成] 右クリックしたフォルダーの中に新しいサブフォルダーを作成します。

  • [名前の変更] フォルダーに別の名前を付けます。受信トレイ フォルダーなどの既定フォルダーの名前を変更することはできません。

  • [お気に入りに追加] 現在のフォルダーをお気に入りに追加 (リンク) します。

  • [移動] 選択したフォルダーをフォルダー階層内の新しい場所に移動できるようにウィンドウを開きます。また、フォルダーを選択して、新しい場所にドラッグすることもできます。

    注: 次回サインインするアルファベット順で作成したフォルダーが配置されます。

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フォルダーを作成する

新しいフォルダーを作成し、お好みの方法でメッセージを分類します。たとえば、特定のプロジェクト用、特定のユーザーによって送信されたすべてのメッセージ用、または属している配布グループに送信されたすべてのメッセージ用などにフォルダーを作成することができます。

新しいフォルダーを作成する

  1. [フォルダー] の下で、[その他] を選択します。

    Outlook on the web のナビゲーション ウィンドウ内の [その他] ボタンにカーソルを合わせたときのスクリーンショット。

  2. 次のいずれかの操作を行います。

    • お気に入りを個人用フォルダーの名前の横にある [新しいフォルダーの作成] ボタンをクリックします。 [新しいフォルダーの作成] ボタン します。

    • 個人用フォルダーを右クリックして、[新しいフォルダーの作成] を選択します。

  3. 新しいフォルダー ボックスに、フォルダーの名前を入力して、Enter キーを押します。

ヒント: 

  • 新しいフォルダーが自動的に作成され、既定フォルダーの下に表示されます。

  • [お気に入り] フォルダー内に作成した新しいフォルダーは、自動的に個人用フォルダーに追加されます。ただし、削除する場合は個人用フォルダーからしか削除できません。

  • ただし、お気に入りフォルダーを右クリックして [お気に入りに追加] を選択した場合にのみ、個人用フォルダー内に作成した新しいフォルダーがお気に入りフォルダーに表示されます。

新しいサブフォルダーを作成する

  1. [フォルダー] の下で、[その他] を選択します。

    Outlook on the web のナビゲーション ウィンドウ内の [その他] ボタンにカーソルを合わせたときのスクリーンショット。

  2. 個人用フォルダーで、サブフォルダーを追加するフォルダーを右クリックして [新しいサブフォルダーの作成] を選択します。

  3. 新しいフォルダー ボックスで、サブフォルダーの名前を入力し、Enter キーを押します。

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フォルダーの名前を変更する

注: [受信トレイ]、[下書き]、[削除済みアイテム] などの既定のフォルダーの名前は変更できません。

  1. [フォルダー] の下で、[その他] を選択します。

    Outlook on the web のナビゲーション ウィンドウ内の [その他] ボタンにカーソルを合わせたときのスクリーンショット。

  2. 個人用フォルダーで、名前を変更するフォルダーを右クリックして [名前の変更] を選択します。

  3. フォルダーの名前を入力し、Enter キーを押します。

フォルダーを移動する

フォルダー階層内の新しい場所にフォルダーにドラッグすることができますか、ショートカット メニューの [移動] オプションを使用することができます。

注: 次回サインインするアルファベット順で作成したフォルダーが配置されます。

  1. [フォルダー] の下で、[その他] を選択します。

    Outlook on the web のナビゲーション ウィンドウ内の [その他] ボタンにカーソルを合わせたときのスクリーンショット。

  2. 個人用フォルダーで、移動するフォルダーを右クリックして [移動] を選択します。

  3. [フォルダーの移動] ウィンドウが開いたら、フォルダーを移動する新しいフォルダーを選択し、[移動] を選択します。

さらに、フォルダーの移動先として新しいフォルダーを作成することもできます。そのためには、目的の親フォルダーを右クリックし、[新しいフォルダーの作成] をクリックします。[受信トレイ ルール] を使用すると、選択した条件に基づいて、受信メッセージを特定のフォルダーに自動的に移動することができます。

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フォルダーを削除する

注: [受信トレイ] や [送信済みアイテム] などの既定のフォルダーを削除することはできません。

  1. [フォルダー] の下で、[その他] を選択します。

    Outlook on the web のナビゲーション ウィンドウ内の [その他] ボタンにカーソルを合わせたときのスクリーンショット。

  2. 削除するフォルダーまたはサブフォルダーを右クリックし、[削除] を選択します。

  3. 確認メッセージが表示されたら、[OK] を選択します。

お気に入り

Outlook on the web では、[お気に入り] フォルダーには、[受信トレイ]、[送信済みアイテム]、[低優先メール]、[削除済み] のフォルダーが自動的に含められます。[お気に入り] にフォルダーを追加すると、最も重要なフォルダーを容易に追跡できるようになります。フォルダーを [お気に入り] に追加しても、フォルダーが移動されるわけではなく、代わりにフォルダーと [お気に入り] との間にリンクが作成されます。[お気に入り] に追加されたフォルダーは、個人用フォルダーにそのまま維持されます。

  • [お気に入り] にフォルダーを追加するには、個人用フォルダーの下にあるフォルダーを右クリックし、[お気に入りに追加] を選択します。

  • フォルダーを整列するには、フォルダーを選択し、そのフォルダーをフォルダー階層内の新しい位置までドラッグします。または、フォルダーを右クリックし、[一覧内で上へ移動] または [一覧内で下へ移動] を選択します。

  • フォルダーを削除するには、[お気に入り] から削除するフォルダーを右クリックし、[お気に入りから削除] を選択します。この操作では、フォルダーへのリンクのみが削除されます。個人用フォルダー内のフォルダーはそのまま維持されます。

組織のポリシーによっては、パブリック フォルダーをお気に入りに追加することができます。Outlook on the webでパブリック フォルダーを作成し、[お気に入り] に追加する方法については、作成、共有パブリック フォルダーを参照してください。

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保持ポリシーとアーカイブ ポリシーの割り当て

注: ポリシーは、組織の管理者によって管理されます。 ポリシーは、お使いのアカウントで利用できないことがあります。

アーカイブ ポリシーと保持ポリシーを使って、メールボックス内に残っているメッセージを一定時間の後に、自動的に移動または削除できます。ポリシーとその割り当て方法の詳細については、「Retention and archive policies in Outlook on the web for business」 (一般法人向け Outlook on the web の保持ポリシーとアーカイブ ポリシー) を参照してください。

削除済みアイテム フォルダー

メッセージを削除すると、[削除済みアイテム] フォルダーに移動します。できますか、手動でメッセージを削除するフォルダーからまたはサインアウトするときに自動的に削除済みアイテム] フォルダーを空にOutlook on the webを設定することができます。管理者も設定しているポリシーを空のアイテムを削除済みアイテム フォルダーからあらかじめ設定された日数のあるされたした後にします。

サインアウトするときに [削除済みアイテム] フォルダーを空にする

  1. 画面の上部にある、 設定アイコン設定] をクリックします。

  2. [アプリの設定] で、[メール] を選択します。

  3. [自動処理]、[メッセージのオプション]、[サインアウトするときに削除済みアイテム フォルダーを空にする] の順に選択します。

  4. [保存 [グループの作成] ボタン ] をクリックします。

削除されたメッセージを復元する方法については、削除済み web 版 Outlook で電子メール メッセージを復元するを参照してください。

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メッセージの処理

Outlook on the webのメニュー バーでコマンドを使用してまたはOutlook on the webが自動的にメッセージを受け取ったときのフォルダーに移動するルールを設定します。

コマンドを使用してメッセージを自動的に処理する

[一括処理し、移動などのコマンドを使用すると、自動的に削除または特定の送信者からのメッセージを移動することができます。受信トレイのメッセージを選択すると、 Outlook on the webメニュー バーのコマンドが表示されます。

メニュー バーのスクリーンショット。

  • [一括処理] では、受信トレイの不要なメールをすばやく削除することができます。メッセージを選択すると、その送信者からのすべての受信メールを自動的に削除したり、最新のメールのみを保持したり、10 日間経過したメールを削除したりすることができます。

  • [移動先] を使用すると、メッセージを特定のメッセージに移動したり、その送信者からのすべてのメッセージを別のフォルダーに自動的に移動したりすることができます。

ルールを設定してメッセージを自動的に処理する

ルールを使用して、メッセージを受信したときに自動的にフォルダーに移動します。

  1. 受信トレイのルールを割り当てる] をクリックするメッセージを選択[その他のコマンド] アイコン。Outlook on the webメニュー バーでします。

    Outlook のメニュー バーの [その他のコマンド] ボタンのスクリーンショット。

  2. [仕分けルールの作成] をクリックします。新しい受信トレイのルール] ダイアログ ボックス (フォーム) が開きます。

    • 名前 送信者の名前を示します。

    • [メッセージを受信したとき、次のすべての条件と照合する] 既定では、受信したメッセージに対して 3 つの条件が設定されています。矢印を選択してその他の条件を選びます。追加の条件が必要な場合は、[条件の追加] を選びます。

    • [次のすべての操作を実行] 既定では、事前に定義された 3 つのアクション条件のいずれかが設定されています。矢印を選択してその他のアクションを選びます。他のアクションを追加する場合は、[アクションの追加] を選択します。

    • いずれの条件にも一致しない場合の例外 既定では、例外は設定されていません。矢印を選択して上記の条件の例外を設定します。複数の例外が必要な場合は、[例外の追加] を選びます。

    • [ルールの処理を中止する] 既定では、チェック ボックスはオンになります。これがオンになっている場合は、それ以降のルールがメッセージに適用される場合でも無視されます。

  3. ルールを保存するのには、 [ok]をクリックします。によっては、自分のアカウントの構造を警告するルールを変更する方法があります。必要に応じて、管理者に問い合わせてください。

注: メールボックスの外にメッセージを移動しても、メッセージを保存しておきたい場合は、Outlook を使って、メッセージを .pst ファイルに保存できます。これらのメッセージは、Outlook を使用していて、.pst ファイルにアクセスできる場合にのみ利用できます。詳細については、「Outlook データ ファイル (.pst および .ost) の概要」、および「情報を保存する Outlook データ ファイル (.pst) を作成する」を参照してください。

注: 機械翻訳についての免責事項: この記事の翻訳はコンピューター システムによって行われており、人間の手は加えられていません。マイクロソフトでは、英語を話さないユーザーがマイクロソフトの製品、サービス、テクノロジに関するコンテンツを理解するのに役立てるため、こうした機械翻訳を提供しています。記事は機械翻訳されているため、用語、構文、文法などに誤りがある場合があります。

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