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Outlook for Mac 2011 でルールを作成する

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ルールとは、指定した条件に基づいて、受信メッセージまたは送信メッセージに対して自動的に実行されるアクションです。 整理された状態を維持できるように、ルールを作成できます。 たとえば、自動的にメッセージをフォルダーに保存したり、メッセージを分類に割り当てたりするルールを作成できます。

この記事では、一般的に使用されるルールの作成方法について説明します。 また、使用しているメール アカウントの種類を調べる方法についても説明します。

一般的な種類のルールでは、送信者または受信者に基づいてメッセージをフォルダーへ移動するように Outlook に指示します。 たとえば、"Toni Poe" からのすべてのメッセージを "Mail from Toni" フォルダーに移動するルールを作成できます。 Outlook には、既存のメッセージからこのような種類のルールを作成するためのショートカットがあります。

ヒント: 連絡先グループ (配布リストとも呼ばれる) からメッセージを受信する場合、そのグループ宛てに送信したメッセージを自動的に 1 つのフォルダーに移動するルールを作成できます。

  1. メッセージ一覧で、ルールの作成対象とする送信者または受信者のメッセージをクリックします。

  2. [ホーム] タブで [ルール] をクリックして、[次の差出人からのメッセージを移動: (送信者の名前)] または [次の宛先へのメッセージを移動: (受信者の名前)] をクリックします。

    [ホーム] タブ、グループ 4

  3. フォルダーの検索ボックスで、メッセージの移動先のフォルダーの名前の入力を始めます。

  4. 目的のフォルダーが表示されたら、フォルダー名をクリックし、[選択] をクリックして、[OK] をクリックします。

    注: 

    • Microsoft Exchange Server 2010 以降によって管理されている Microsoft Exchange アカウントがある場合は、ルールは自動的に Exchange Server に保存されます。 詳細については、「 Outlook for Mac 2011 ヘルプ」を参照してください。

    • 複数のルールを作成した場合、Outlook は [ルール] ウィンドウに一覧されている順序でルールを実行します。 .

    • メッセージに対してルールを実行する前に、Outlook は最初にメーリング リスト マネージャー ルール、次に、迷惑メールからの保護ルールを適用します。 標準のルールは最後に適用されます。 ただし、標準のルールは、メッセージが迷惑ルール分類の場合でも適用されます。 メーリング リスト マネージャー ルールの詳細については、「メーリング リストのメッセージを整理する」を参照してください。

既存のメッセージからルールを作成すると、送信者、受信者、件名は自動的に、ルールの命令に事前登録されます。

  1. メッセージ一覧で、ルールの作成元にするメッセージをクリックします。

  2. [ホーム] タブの [ルール] をクリックし、[ルールの作成] をクリックします。

    [ホーム] タブ、グループ 4

  3. [新しいメッセージの受信時] で、必要に応じて条件を編集します。

    条件のいずれかを削除するには、 検索条件の削除ボタン をクリックします。 条件を追加するには、 [検索条件の追加] ボタン をクリックします。

  4. [以下を実行します] で、実行するアクションを指定します。

  5. [OK] をクリックします。

    注: 

    • Microsoft Exchange Server 2010 以降によって管理されている Microsoft Exchange アカウントがある場合は、ルールは自動的に Exchange Server に保存されます。 詳細については、「 Outlook for Mac 2011 ヘルプ」を参照してください。

    • 複数のルールを作成した場合、Outlook は [ルール] ウィンドウに一覧されている順序でルールを実行します。

    • メッセージに対してルールを実行する前に、Outlook は最初にメーリング リスト マネージャー ルール、次に、迷惑メールからの保護ルールを適用します。 標準のルールは最後に適用されます。 ただし、標準のルールは、メッセージが迷惑ルール分類の場合でも適用されます。 メーリング リスト マネージャー ルールの詳細については、「メーリング リストのメッセージを整理する」を参照してください。

既存のメッセージからルールを作成する代わりに、目的の条件に基づいてカスタムルールを作成することができます。 Microsoft Exchange Server 2010 以降で管理されているアカウントを使用していて、そのルールを自分のコンピューターに保存する場合は、カスタムルールを作成する必要があります。 (既存のメッセージに基づいてルールを作成する場合、Microsoft exchange server 2010 以降で管理されているアカウントのルールは、使用しているコンピューターではなく、Exchange サーバーに保存されます)。

アカウントが Exchange によって管理されているかどうかわからない場合は、「自分のアカウントの種類を確認する」を参照してください。

  1. [ツール] メニューの [ルール] をクリックします。

  2. [ルール] ダイアログ ボックスの左側のウィンドウで、次のいずれかの操作を行います。

    • Outlook が開いているときにコンピューター上で実行されるルールを作成するには、[このコンピューター上] でアカウントの種類をクリックします。

    • exchange サーバーで実行するルールを作成するには、[ exchange SERVERS] で、アカウント名をクリックします。 (このオプションは、Microsoft Exchange Server 2010 以降でのアカウント管理にのみ使用できます)。

  3. [追加] 追加 をクリックします。

  4. [ルール名] ボックスに、ルールの名前を入力します。

  5. [新しいメッセージの受信時] の最も左のポップアップ メニューで、特定する情報の種類をクリックします。

    多くの条件では、左から右へ移動すると、より多くのポップアップ メニューやテキスト ボックスを使用できます。 たとえば、同僚から送信されたすべてのメッセージを特定するには、条件として "差出人" "次を含む" "@alpineskihouse.com" を指定します。

    Exchange Server に保存されるルールで複数の条件を "または" で区切りたい場合は、次のようにします。

    1. 条件の最も左のポップアップ メニューで、[差出人]、[受信者]、[件名] などのテキストを含むフィールドを選びます。

    2. 右へ移動して、2 番目のポップアップ メニューで、[次を含む] を選びます。

    3. [検索用語の追加] をクリックし、[検索] ボックスの一覧で、追加する用語ごとに [追加 ] をクリックします。 

    コンピューターに保存されるルールの場合は、条件の上のポップアップ メニューを使用して、[条件のいずれかが一致した場合] などのオプションを選ぶことができます。

  6. 条件のいずれかを削除するには、 検索条件の削除ボタン をクリックします。 条件を追加するには、 [検索条件の追加] ボタン をクリックします。

  7. [以下を実行します] で、実行するアクションを指定します。

  8. [OK] をクリックします。

    注: 

    • Microsoft Exchange Server 2007 で管理されている Microsoft Exchange アカウントの場合は、Outlook for Mac を使って、Exchange サーバーに保存されるルール (Windows 版 Outlook で作成したルールなど) を作成または編集できません。 Outlook for Mac で作成したルールは、コンピューター上に保存され、Outlook for Mac と同期したタイミングでのみメッセージに対して実行されます。 詳細については、「 Outlook for Mac 2011 ヘルプ」を参照してください。

    • 複数のルールを作成した場合、Outlook は [ルール] ウィンドウに一覧されている順序でルールを実行します。

    • メッセージに対してルールを実行する前に、Outlook は最初にメーリング リスト マネージャー ルール、次に、迷惑メールからの保護ルールを適用します。 標準のルールは最後に適用されます。 ただし、標準のルールは、メッセージが迷惑ルール分類の場合でも適用されます。 メーリング リスト マネージャー ルールの詳細については、「メーリング リストのメッセージを整理する」を参照してください。

  1. [ルール] ダイアログ ボックスで、[すべて表示] をクリックし、[個人設定] で [アカウント] をクリックします。

  2. [アカウント] ダイアログ ボックスの左側のウィンドウで、アカウントをクリックします。 アカウントの説明の下に、アカウントの種類が表示されます。 この例では、アカウントは POP アカウントです。

    アカウントの種類を表示

  3. [ルール] ダイアログ ボックスに戻るには、[すべて表示] をクリックし、[電子メール] で [ルール] をクリックします。

関連項目

Outlook for Mac 2011 ヘルプ

Outlook for Mac 2011 から不在時の自動応答を送信する

作成したルールが動作しない

Office のスキルを磨く
トレーニングの探索
新機能を最初に入手
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