受信トレイ内のメールが多くなると、すべてのメールを処理するための新しい方法を探す必要があります。 ルールは、すべてを並べ替え、最初に最も重要なメールに移動するのに役立ちます。 Outlook for Mac は、設定した条件に基づいて、受信メッセージまたは送信メッセージに対してルールを自動的に実行できます。
ルールは、指定した条件に基づいて、受信メッセージまたは送信メッセージに対して自動的に実行されるアクションです。 整理に役立つルールを作成できます。 たとえば、自動的にメッセージをフォルダーに保存したり、メッセージを分類に割り当てたりするルールを作成できます。
重要: 新しいOutlook for Mac (2020 年 10 月現在) では、サーバー ルールのみが使用でき、クライアント ルールはサポートされなくなりました。
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[name] から送信されたすべてのメッセージを "[name] からのメール" というフォルダーに移動するルールを作成できます。 連絡先グループ (配布リストとも呼ばれます) からメールを受信する場合も同様に特定のフォルダーに自動的に移動できます。
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ルールによって送信されるメール メッセージを格納するフォルダーを作成するには、ルート メールボックスを選び、[整理] タブで、[新しいフォルダー] をクリックして、フォルダーの名前を入力し、Enter キーを押します。
ヒント: フォルダーを既に作成している場合は、手順 2 に進んでください。
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メッセージの一覧で、ルールを作成する送信者または受信者を含む電子メール メッセージをクリックします。
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[ホーム] タブで [ルール] をクリックし、[次の差出人からのメッセージを移動: (送信者名)] または [次の宛先へのメッセージを移動: (受信者名)] をクリックします。
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フォルダー検索ボックスに、メッセージを移動するフォルダーの名前の入力を開始します。
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目的のフォルダーが表示されたら、フォルダー名をクリックし、[選択] をクリックして、[OK] をクリックします。
注:
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Microsoft Exchange Server 2010 以降で管理されている Microsoft Exchange アカウント がある場合は、ルールは自動的にサーバーに保存されます。
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複数のルールを作成する場合は、[ルール] ウィンドウに表示される順序で Outlook によってルールが実行されます。
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既存のメッセージからルールを作成すると、送信者、受信者、件名がルールの指示に自動的に事前設定されます。
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ルールによって送信されるメール メッセージを格納するフォルダーを作成するには、ルート メールボックスを選び、[整理] タブで、[新しいフォルダー] をクリックして、フォルダーの名前を入力し、Enter キーを押します。
ヒント: フォルダーを既に作成している場合は、手順 2 に進んでください。
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メッセージ一覧で、ルールの作成元のメッセージを選びます。
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[ホーム] タブの [ルール] をクリックし、[ルールの作成] をクリックします。
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[新しいメッセージの受信時] で、必要に応じて条件を編集します。
条件を削除するには、[ ] をクリックします。 条件を追加するには、[ ] をクリックします。
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[ 次の操作] で、メールの送受信時に発生する操作を選択します。 たとえば、他のユーザーからメールを受信する場合は、[ フォルダーに移動] を選択し、メール メッセージを移動するフォルダーを選択し、[ フォルダーの選択] をクリックします。 [検索] ボックスで、このルールのために作成したフォルダーを見つけ、[選択] をクリックして、[OK] をクリックします。
この手順を使用して、IMAP または POP アカウントのカスタム ルールを作成します。 IMAP および POP インターネット サービス プロバイダーには、Gmail、Yahoo!、AOL、Hotmail/Outlook.com などがあります。
注: アカウントの種類がわからない場合は、「自分のアカウントの種類を確認する」を参照してください。
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[ツール] メニューの [ルール] をクリックします。
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[ルール] ボックスの左側のペインの、[クライアント ルール] で、アカウントの種類をクリックします。
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[ ルール ] ボックスの下部にある [ の追加] をクリックします。
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[ルール名] ボックスに、ルールの名前を入力します。
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[ 新しいメッセージが届いたとき] で、最初のボックスの矢印をクリックして一覧を開き、識別する情報の種類を選択します。
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[ 新しいメッセージが届いたとき] で、引き続き左から右に移動し、矢印をクリックしてルールの条件を選択します。
条件を削除するには、[ ] をクリックします。 条件を追加するには、[ ] をクリックします。
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[ 次の操作] で、ルールを実行するアクションを指定します。
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[OK] をクリックします。
自分のアカウントが Exchange サーバーで実行されている場合は、この手順を使用します。
注: アカウントの種類がわからない場合は、「自分のアカウントの種類を確認する」を参照してください。
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[ツール] メニューの [ルール] をクリックします。
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[ ルール ] ボックスの左側のウィンドウの [ EXCHANGE SERVERS] で、アカウント名をクリックします。 (このオプションは、Microsoft Exchange Server 2010 以降で管理されているアカウントでのみ使用できます)。
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[ 新しいメッセージが届いたとき] で、最初のボックスの矢印をクリックして一覧を開き、特定する情報の種類 ( From、 Recipients、Subject など) を選択 します。
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[ 新しいメッセージが届いたとき] で、引き続き左から右に移動し、矢印をクリックしてルールの条件を選択します。
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[ 検索語句の追加] をクリックし、検索リストで、追加する用語ごとに [ の 追加] をクリックします。
Outlook for Macでルールを作成しようとして、持っているメール アカウントの種類がわからない場合は、次の方法を確認してください。
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[ルール] ボックスで、[すべて表示] をクリックします。
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[Outlook 環境設定] ボックスの [個人設定] で、[アカウント] をクリックします。
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[ アカウント ] ボックスの左側のウィンドウで、ルールを作成するアカウントをクリックします。
[アカウント] ボックスの右上のウィンドウに、IMAP アカウント、Exchange アカウント、POP アカウントなどのアカウントの種類が表示されます。
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[ルール] ボックスに戻るには、[すべて表示] をクリックし、[電子メール] の [ルール] をクリックします。